Организация документооборота и внутренней аналитики предприятия

Объединять эти два процесса в один раздел не совсем корректно. Но сделал я это сознательно, потому что без правильного документооборота внутренней аналитикой заниматься невозможно. А самой аналитике можно посвятить отдельное исследование. Мы же (как начинающие бизнесмены) коснемся ее поверхностно, рассмотрев самое простое и самое необходимое.

Частично внутренняя аналитика появится у вас раньше, чем документооборот. Ее основа — финансовый план. Почти все, что в него входит, является предметом анализа. Проводить его обязательно раз в месяц. Можно раз в неделю, но это даст слишком много цифр, исчезнет эффект масштаба, лучше раз в месяц.

Документооборот включает в себя возникновение документа в организации, движение документа в организации и хранение документа в организации. Движения документов внутри организации мы рассматривать не будем, тал как в небольшой организации это просто, а в большой необходимо разбираться индивидуально. Мы же считаем, что ваша фирма пока небольшая. В основном рассмотрим, как правильно разносить документы по папкам.

Документооборот возникает при написании самого первого документа — Решения о создании предприятия (Протокола № 1). С этого момента вы и ваши бумаги станете неразлучны вплоть до ликвидации предприятия, если, конечно, такое случится.

С самого начала необходимо разделить учредительные и регистрационные документы и все остальное.

Учредительные и регистрационные документы — это:

1) протоколы. Все. С первого до последнего;

2) устав;

3) учредительный договор (при одном учредителе отсутствует);

4) свидетельство о регистрации;

5) свидетельство о постановке на налоговый учет с присвоением идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) и коды причины постановки (КПП). (Что такое КПП не знаю, из названия понять не сумел, но его присваивают и спрашивают обязательно.) Оба кода указываются в одном документе;

6) свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде Российской Федерации;

7) свидетельство о постановке на учет в Фонде социального страхования;

8) свидетельство о постановке на учет в Фонде обязательного медицинского страхования;

9) справка Госкомстата о присвоении кодов статистики;

10) лицензия на осуществление деятельности (если деятельность лицензируемая).

На настоящий момент все. Что там еще придумают, добавят, отменят наши законодатели — предугадать невозможно. Одни документы выглядят очень внушительно, другие похожи на туалетную бумагу. Внимания на внешний вид обращать не стоит. Все хранить особо тщательно.

Для перечисленных документов необходимо завести отдельную папку-скоросшиватель или папку с вклеенными пластиковыми вкладышами, так называемыми «файлами». Мне лично нравится папка с вклеенными файлами, но это дело сугубо индивидуальное.

Под каждый документ необходим отдельный файл. Не экономьте на них. Стоят недорого, зато порядок обеспечивают близкий к идеальному.

К этим документам в процессе работы предприятия будут добавляться изменения в Уставе и протоколы. Вкладывайте их в ту же папку.

Ко всем учредительным и регистрационным документам необходимо сделать хотя бы по одной, а лучше по две нотариальные копии. Копии протоколов нотариально не заверяются. Все эти копии понадобятся обязательно. Сразу при получении документов о регистрации фирмы обычно делается один комплект нотариальных копий. Этого мало. Он будет использован при открытии расчетного счета. После этого желательно, чтобы на руках осталось еще хотя бы по одной нотариальной копии документов. Если денег на нотариальные копии жалко, то сделайте хотя бы обычные копии, чтобы потом заверить у нотариуса. Хорошим вариантом является наличие одной нотариальной копии и двух ксерокопий. Копии вкладываете в файл сразу за оригиналом все в ту же папку. Если места не хватает (например, для копии Устава), используйте следующий файл. Как только израсходовали копию — делайте новую. Отсутствие их сразу видно. Для контроля удобно.

Другие документы в эту папку добавлять нецелесообразно, может быть, только документы о праве собственности на недвижимость, находящуюся у вашего предприятия.

Все остальные бумаги лучше хранить отдельно. Их необходимо разделить на входящие, исходящие и внутренние документы. Папок может получиться много. Часть документов можно объединить, но об этом позже.

Итак, документы входящие и исходящие:

1) договоры входящие;

2) договоры исходящие;

3) письма входящие;

4) письма исходящие;

5) приходные накладные;

6) расходные накладные;

7) приходные счета-фактуры;

8) расходные счета-фактуры;

9) входящие акты выполненных работ;

10) исходящие акты выполненных работ;

11) счета исходящие;

12) счета входящие.

Внутренние документы:

1) заявления;

2) приказы;

3) распоряжения.

Большую часть внутренних документов составляют бухгалтерские документы. Некоторые из них связаны с расчетами по оплате труда — это табели рабочего времени, штатное расписание, ведомости на зарплату. Часть относится к производственной и торговой деятельности предприятия — это журналы учета выставленных счетов-фактур, журналы учета полученных счетов-фактур, книги покупок, книги продаж, расчеты себестоимости и пр. Другие документы относятся к наличным средствам организации: кассовая книга, отчет кассира. На них мы подробно останавливаться не будем. Изучайте бухгалтерский учет. Нам необходимо рассмотреть документы, с которыми вы как руководитель будете иметь дело достаточно часто.

С самого начала систематизируйте официальные бумаги и подписывайте все папки. Часть документов возможно объединить. Например, накладные и акты выполненных работ. Вкладываете их в одну папку через разделитель таким образом: входящие — отдельно, исходящие — отдельно.

Особо увлекаться объединением документов не рекомендую. Можно запутаться, особенно при большом документообороте. Если объединяете, то обязательно подписывайте на папке, что с чем идет.

Как я говорил выше, папок может получиться много, но если вы научитесь систематизировать правильно, количество папок не будет иметь значения. Сразу будете искать либо во входящих, либо в исходящих, либо во внутренних, либо в «остальном».

«Остальное» — это:

1. Данные на конкурентов.

2. Данные на поставщиков.

3. Предложения разные.

4. На ваше усмотрение.

Не обманывайтесь тем, что сейчас вы все помните. Если вы планируете прибыльный бизнес, то через какое-то время вы начнете забывать информацию, используемую редко. Это нормально. Все и не нужно помнить. Ваша задача: МЫСЛИТЬ МАСШТАБНО. Но пренебрежение к деталям способно сгубить даже самый интересный и перспективный проект. Не пренебрегайте ими.

Ну и, получив документ и при необходимости введя его в компьютер, подшейте его сразу. Доверенности подкалываются степлером к накладным. Бесхозных бумажек болтаться не должно. Отчеты в налоговую инспекцию и в фонды по почте отправляйте ценным письмом с описью вложенного. Ценность можно объявить символическую — рубль или два за вложенный документ. Опись и кассовый чек (чек — обязательно) подшиваете к вашим экземплярам отчетов и храните их в папке «Отчеты». Оригинал кассового чека бухгалтер может подшить к авансовым отчетам. Сделайте на копии чека, подшитого к отчету, отметку о дате и номере авансового отчета с оригиналом кассового чека почты. При необходимости быстро найдете.

Часть этих документов является первичными документами. Первичные — это оттого, что они возникают первыми и затем служат основой для создания других документов, осуществления действий и составления отчетов (бухгалтеры называют их «первичка»). Существует альбом унифицированных форм первичных документов. Можете посмотреть его сами, можете спросить о первичных документах у бухгалтера. Первичные документы — самые важные в бухгалтерском и налоговом учете. Они — «фундамент» этих учетов. Именно первичные документы первыми будут изучать во время проверок.

Кроме систематизации и учета документов существует еще непосредственное движение их внутри организации. Это тоже часть документооборота. В больших организациях контроль за движением документов между отделами должен существовать обязательно. Если у вас есть какие-либо примеры хорошей организации внутреннего документооборота, запоминайте их на будущее.

Когда у вас будет порядок в документах, легче станет производить финансовый учет. Современное программное оборудование значительно облегчает задачу. Обработать с применением компьютера данные и получить цифры для финансового учета просто. Самое трудное в финансовом учете — это извлекать из него объективные выводы. Если дела идут хорошо, то получить реальный финансовый результат проблемой обычно не является. Если дела не очень — то это уже вопрос. Несмотря на то что цифры врать не могут, результат может отличаться от фактического. Такое происходит от желания улучшить показатели. Например, платеж пришел в этом месяце, а отгрузка произойдет лишь в следующем, мы все отражаем этим месяцем. Или, например, поставщик вам отгрузил продукцию в конце недели, железнодорожная квитанция есть — товар еще не пришел, а вы его уже показываете в приходе. Происходит увеличение товарных остатков без самого товара. Возможно завышение оборотов за счет учета их с НДС. В общем, варианты возможны. Чтобы этого не произошло, определите себе систему учета данных. Она должна быть принята и понята всеми учредителями. Никогда не пытайтесь улучшить показатели.

Принятую систему учета данных необходимо менять обоснованно, когда ясно, что она мешает работе и развитию вашего бизнеса. При этом надо будет обязательно скорректировать данные с учетом внесенных изменений и не пытаться напрямую сопоставлять результаты до принятых изменений и после них. Это все равно что сравнивать напрямую температуру по Цельсию и по Кельвину. Получится полный бред.

Еще раз подчеркиваю: порядок в ведении и хранении первичной документации всегда упрощает аналитику.

С начала рабочей деятельности систематически вносите данные в таблицу финансового плана на текущий месяц и сравнивайте показатели с планом. Для первого времени этого достаточно. Вообще это необходимо делать всегда. Даже тогда, когда вы будете уверенно стоять на ногах и перекрывать «Кока-колу» и РАО «ЕЭС России» вместе взятые. Просто масштабы будут другие, а принципы те же.

Вообще в анализе работы организации придумать можно очень много. Рассчитывать различные показатели, выдавать цифры, рисовать графики. Не увлекайтесь особо. Нужно понимать, для чего вы делаете те или иные подсчеты. Иначе будете тратить на это слишком много сил и времени и можете просто запутаться в цифрах. Ведь все данные необходимо еще и увязать друг с другом. Причем сделать это нужно правильно. В противном случае вместо картины получите превосходный набор мозаики.

При всей важности внутреннего анализа данных работы фирмы помните, что он денег не приносит. Продаете вы не его. Это всего лишь отчет о прошедшем периоде. Он служит для оценки прошлого, уточнения состояния организации и планирования дальнейших действий, более ни для чего. Поэтому основные усилия должны быть направлены на продажу вашего продукта, а не на аналитику того, что уже было. Основная цель финансового учета — знать реальное состояние финансов организации и сколько денег вы должны изъять из бизнеса.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

Для меня самое трудное определение и занятие. Мы уже рассмотрели бухгалтерский и финансовый учет. Управленческий учет венчает эти два учета. Служит он для целей управления. Вообще, «учетом» называть его не совсем корректно, но название существует, прижилось, приходится использовать. Фактически состоит из двух слов: «управлять» и «учитывать». От этого и оттолкнемся.

Управленческий учет состоит из плана задач, действий и целей на текущий и последующий периоды работы предприятия, опирается на данные финансового и бухгалтерского учета.

Еще одна формулировка.

Управленческий учет — процесс сбора, анализа и подготовки информации для управленческого персонала, которая позволяет ему увидеть полную картину деятельности предприятия и принимать обоснованные управленческие решения.

Служит для целей управления.

В современной литературе управленческий учет обычно сводят к управлению ресурсами предприятия, т. е. запасами сырья и товаров, расчету себестоимости, движением сырья и товаров по складу. Для этого существуют специальные компьютерные программы управления предприятием. Это все правильно. И действительно, управление себестоимостью и ресурсами вашего предприятия — это огромная часть управленческого учета. Для вашего персонала управленческий учет на этом заканчивается. Но вы как руководитель должны смотреть вперед, в будущее вашего предприятия. Вы должны производить планирование с помощью данных управленческого учета. Именно в этом состоит истинное предназначение управленческого учета для руководителя. Вы должны определять с помощью его данных, на какой величине вам необходимо удержать себестоимость, как вы это будете делать, какими ресурсами вы обладаете, какие задачи будут у вашей организации в следующем периоде.

Планирование производят обычно на год, полугодие, квартал, месяц. На месяц определяются наиболее точные цифры, конкретные задачи. На год — только общие показатели. Но они являются ориентиром. Сверяться с ними необходимо постоянно.

Управленческий учет сравним с бизнес-планом. Просто бизнес-план — это проект, а управленческий учет производится на основе фактических показателей прошедшего периода. Не пренебрегайте управленческим учетом, не забрасывайте его. Он является наиболее трудным из трех видов учета (финансового, бухгалтерского и управленческого). Финансовый и бухгалтерский учеты, во-первых, оперируют только цифрами, во-вторых, они работают с уже прошедшим периодом, с готовыми данными. Управленческий учет направлен вперед — это планирование. Необходимо правильно понять имеющиеся цифры, сделать выводы, принять необходимые решения и поставить новые задачи. Я не случайно пишу про правильное понимание цифр. Даже себестоимость можно рассчитать более чем одним способом. То же относится и к затратам: какие виды затрат относить к постоянным издержкам, какие — к переменным. Вам необходимо знать логику получения цифр, откуда они берутся. Это трудно. Будут не только правильные, но и ошибочные решения, завышенные и заниженные цели. Совет тут только один — учитесь. Других рецептов нет. Главное, чтобы вы это делали. Иначе организация будет развиваться, как получится. Причем получаться может замечательно. Возможно, будет расти, как на дрожжах. Все равно необходимо научиться планировать, предугадывать ситуацию, верно анализировать имеющиеся данные и улавливать тенденции. Опять же появится хорошая привычка. При ухудшении состояния дел поможет. А то, что ситуация временами будет ухудшаться, — это я вам гарантирую. Да и жизненный опыт говорит, что все хорошее когда-нибудь заканчивается. То же самое происходит с безудержным ростом — он тоже заканчивается. И начинается та самая конкурентная борьба. Вот тут вам эта хорошая привычка и пригодится. Так что управляйте и учитывайте.