Реферативный обзор системы электронного документооборота

«DIRECTUM» …………………………………………………………….

Реестр документов ФГБОУ ВПО «БГУЭП», регламентирующих

образовательную деятельность по программе бакалавриата «Экономика строительства и недвижимости»….……………………………………………….

Анализ достоинств и недостатков организации электронного

Документооборота ФГБОУ ВПО «БГУЭП» по обеспечению

образовательной деятельности бакалавриата……………………………...

4. Список использованных источников ……………………………………

 

Задание 1. Система электронного документооборота с расширенным функционалом.

Система DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% документов распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Это априори неэффективный формат взаимодействия с контентом. Поэтому переход на электронный документооборот — решение, повышающее производительность, прозрачность бизнеса, сокращающее издержки и времязатраты. Когда вы принимаете это решение, вы выбираете подходящую вашей компании СЭД.

Система электронного документооборота DIRECTUM обладает расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать работу канцелярии и закрыть более 20 прикладных задач коммерческих и государственных заказчиков.

Функциональность системы DIRECTUM зависит от ее конфигурации. В поставку могут входить восемь модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования. ECM-система DIRECTUM позволяет строить инфраструктуру электронного взаимодействия, закрывающую различные задачи бизнеса на разных уровнях: от делопроизводителей до топ-менеджмента.

Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности.

В составе DIRECTUM выделяются три основных слоя:

Платформа, построенная на обязательных компонентах системы,

Модули системы и технические решения,

Бизнес-решения – не только система, но консалтинг и продуманное внедрение.

Широкий функционал DIRECTUM

Внедрение СЭД начинается с решения базовых задач по организации архива электронных документов и автоматизации бизнес-процессов. Затем вы выбираете варианты развития системы, расширяете возможности системы электронного документооборота за счет прикладных бизнес-решений по управлению договорами, счетами на оплату, совещаниями и так далее. DIRECTUM становится полноценной системой класса ECM (Enterprise Content Management).

Функциональные модули

Модуль Управление электронными документами поддерживает полный комплекс работ с электронными документами: создание и редактирование в форматах различных приложений, структурированное хранение; управление доступом, защита от изменений посредством шифрования и ЭЦП; атрибутивный и полнотекстовый поиски; протоколирование работы с документами.

Модуль Управление деловыми процессами автоматизирует процессы согласования и обработки электронных документов (docflow); обеспечивает выдачу электронных заданий и контроль их исполнения (workflow).

Модуль Канцелярия организует работу с бумажными документами в соответствии с требованиями ГСДОУ: регистрация документов, контроль их местонахождения и списание в архив, ведение номенклатуры дел, поиск документов по атрибутам.

Модуль Управление совещаниями и заседаниями предназначен для подготовки и проведения совещаний: обсуждение состава участников, повестки, места и времени проведения, формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений.

Модуль Управление взаимодействием с клиентами создан для работы с базами организаций и контактных лиц: история встреч, звонков, переписки, сопровождение процесса продаж, планирование маркетинговых мероприятий, анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Модуль Управление договорами автоматизирует процессы согласования, визирования и регистрации входящих и исходящих договоров, обеспечивает конфиденциальность информации, дает возможность выделения ответственного за регистрацию, служит для централизованного хранения информации по договорам.

Модуль Обращения граждан и организаций автоматизирует работу с обращениями граждан и организаций в соответствии Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ): регистрация обращений, рассмотрение, исполнение поручений по обращению, контроль исполнения, направление ответа заявителю. Ведение номенклатуры дел обращений, поиск информации по атрибутам.

Модуль Управление показателями эффективности предназначен для автоматизации работы с количественными оценками тех или иных процессов организации. Модуль позволяет разрабатывать алгоритмы получения оценок, накапливать статистику и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм.

Модуль Интеграция с системами обмена документами предназначен для обмена электронными юридически значимыми документами с другими организациями через системы обмена документами. К таким системам относятся Synerdocs и Диадок. Модуль позволяет принимать документы и сохранять их в DIRECTUM, регистрировать, согласовывать и отправлять документы DIRECTUM в другие организации через системы обмена документами.