ТЕМА № 3. Документооборот. Правила регистрации, систематизации и хранения служебных документов.

ВОПРОСЫ:

1.Понятие документооборота документации.

2.Правила регистрации, систематизации и хранения служебных документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки адресату, или до сдачи дел в архив. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждений, его функций, количества звеньев управления и объема документооборота. Объем документооборота складывается из числа исходящих, входящих и внутренних документов за определенный период (обычно за год). При этом отдельно учитываются копии документов. Общий объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражается количество основных документов, а в знаменателе – число экземпляров их копий.

Согласно основному положению Единого Государственного Стандарта Документов (ЕГСД) документооборот документов делится на четыре категории:

1- объем документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2- от 25 до 100 тысяч;

3- от 10 до 25 тысяч;

4- до 10 тысяч документов в год.

Следственная практика также идет по пути типизации уголовно-процессуальных документов. Так, следователи МВД и лица, производящие дознание, используют при написании уголовно-процессуальных документов стандартные бланки (бланк – лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию –ГОСТ 16487-70, утвержденные распоряжением МВД СССР № 200 от 09.09.1970 г. «Единые образцы бланков и документов, составляемые следователями при расследовании преступлений».

Анализ учета рабочего времени руководителей показывает, что значительную его часть они уделяют чтению и просмотру поступающих документов. Основные этапы документооборота: прием документов, их первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация документов, рассмотрение, направление в структурное подразделение, организация доставки документов, исполнение, согласование и подписание отчетных документов, подготовка документов к отправке, отправка документов, сдача документов в архив.

 

Требования к бланкам документов и оформлению документов.

Как отмечалось выше, документы изготавливаются на бланках двух основных видов: А4 и А5, однако допускается использование еще двух форматов А3 и А6 по ГОСТ-9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее

(в редакции Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

 

Бланки документов следует составлять на белой нелинованной бумаге или бумаге светлых тонов. Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью вычислительной техники ЭВМ, ПК) непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, порядок изготовления которых мы рассмотрим ниже.

Бланки документов проектируют в соответствии с правилами, установленными ГОСТ.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

-общий бланк;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа, кроме письма.

 

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право на подпись.

Общий бланк в зависимости от учредительной документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. тему № 2).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ, зон расположения реквизитов 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14 и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, целесообразно использование продольного бланка, при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа)) на одном уровне продольного бланка.

 

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа (см. предыдущие темы).

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники (компьютера).

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

 

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее- организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

 

При поступлении бланков:

-наименование вида гербового бланка;

-дата поступления;

-номер сопроводительного документа;

-наименование организации-поставщика гербовых бланков;

-количество экземпляров;

-серии и номера гербовых бланков;

При выдаче бланков:

-наименование вида гербового бланка;

-количество экземпляров;

-серия и номера гербовых бланков;

-наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;

-расписка в получении;

-примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

 

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации (канцелярия, секретариат, отдел кадров).

Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации, а о результатах проверки делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи в ней. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.