Средства обработки и хранения документов в офисе

Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скап­ливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средства­ми оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комп­лекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов (за исключени­ем программирования работы самих устройств). В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий в дальнейшем эф­фективно ее использовать.

Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассо­выми или металлическими пружинами (биндеры), термопереплет­ные машины (термобиндеры), резаки для бумаги настольного ис­полнения.

Некоторые из этих средств можно применять и в других дело­производственных процессах, но в большинстве своем они являют­ся технической базой финишных (финишерных) операций процес­са копирования и тиражирования документов.

Ламинаторы

Для увеличения сроков сохранности документов применяются ламинаторы, наносящие на поверхность листа документа различ­ные покрытия. Если другие средства обработки документов могут использоваться не только в отношении документов, т. е. листов бу­маги с нанесенной на них информацией, но и в отношении чистых листов бумаги (например, бумагорезальные устройства, сшивате­ли и т.п.), то применение ламинаторов целесообразно лишь в отно­шении законченных документов.

Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид до­кумента, предохраняют его от загрязнения и воздействия агрес­сивных сред, повышают его механическую прочность.

Нанесение защитной пленки на документ осуществляется на­клеиванием ее на поверхности (холодный процесс) либо термиче­ским скреплением ее с поверхностью (термическое закрепление). Этот способ получил наиболее широкое распространение, посколь­ку он обеспечивает более прочное скрепление пленки с материалом носителя, высокую химическую и механическую стойкость по­крытия.

В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленочных материалов. Выбор материалов определяется целью процесса использования документа (необходимость сохранить гиб­кость или придать ему твердость), а также сроком службы этого материала. Защитные пленки с течением времени деформируются (например, могут потрескаться) и теряют прозрачность (мутнеют). Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.

Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде, документы служат потенциальным источником неприятностей и способны причинить серьезный финансовый, моральный или ка­кой-либо другой ущерб.

Шредеры

Решением проблем защиты информации сегодня и в будущем становится использование шредеров — новейших уничтожителей бумаги. Английским словом «шредер» называется устройство для уничтожения документов. Если фирма заботится о конфиденци­альности своей деятельности, то шредеры должны быть необходи­мой частью оборудования офиса. Шредеры достаточно «всеядны». Помимо бумаги, они в состоянии «проглотить» пластиковые карточ­ки, дискеты, компакт-диски, документы в твердой обложке и другие материалы со схожими характеристиками, но только не «мягкий» пластик (полиэтиленовые обложки и т. п.).

Главными характеристиками шредеров являются уровень сек­ретности, обеспечиваемый при уничтожении документа, и произ­водительность устройства. Уровни секретности определяются не­мецким стандартом DIN 32757, принятым в январе 1995 г.

Шредеры первого уровня секретности нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно сложить вместе и прочесть, поэтому такой шредер можно применять только для уничтожения общей корреспонденции.

Шредерам второго уровня можно поручить резку внутренней корреспонденции компании. Их конечный продукт — полосы ши­риной не более б мм.

Секретность при уничтожении конфиденциальных документов обеспечивают устройства третьего уровня. Такие шредеры либо разрезают документ на полосы шириной не более 2 мм, либо произ­водят обрезки документа шириной до 4 мм и длиной до 80 мм.

Для уничтожения секретных документов требуются шредеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие — не шире 2 мм и не длиннее 15 мм.

Наконец, если уж необходимо уничтожать совершенно секрет­ные документы, не обойтись без шредеров пятого уровня. После ножей такого шредера от документа остаются частички шириной до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого недостаточно, то некото­рые модели пятого уровня превращают документ в совсем мелкий бумажный порошок.

Кроме выбора подходящего уровня секретности, следует обра­тить внимание и на производительность шредера, которая опреде­ляется количеством листов бумаги, обрабатываемых (уничтожае­мых) за одну загрузку (технологический цикл). Подобно копиро­вальным аппаратам и другому офисному оборудованию, шредер окупается лишь в том случае, когда реальная загрузка соответ­ствует расчетной для данного аппарата. Емкость самых маленьких, индивидуальных, шредеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать документы приходится посто­янно, существуют шредеры, перерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов. Существуют и специализированные шредеры, например для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.

Средства хранения документов

Процесс хранения документов является важным технологиче­ским процессом в работе офиса. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, верти­кальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее вре­мя разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

Вертикальная библиотечная система предназначена для хране­ния папок (325 x 230 x 60 мм) и коробок (350 x 245 x 180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных докумен­тов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.

Горизонтальную систему, предназначенную для документов в коробках (180 х 350 х 245 мм), которые размещают в один или два ряда на стеллажах, применяют в основном для постоянного хране­ния документов.

В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выд­вижными ящиками для подвесного хранения документов. Их при­меняют для оперативного текущего хранения документов.

Вертикальная каталожная система — это шкафы с выдвижны­ми ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для нескрепленных документов, карточек. Си­стема предназначена для оперативного текущего хранения доку­ментов.

Для хранения документов применяют первичные и вторичные средства хранения.

Первичные средства хранения документов. Роль первичных средств во время хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, мик­роорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения сред­ства должны отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огне­стойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.

Для их изготовления применяют пять основных типов материа­лов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.

Различают следующие виды первичных средств хранения: ко­робки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бу­мажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевым и рас­пространенным видом упаковок документов во всех архивах. Од­нако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые де­фекты в виде царапин, потертостей и т. д. Кроме того, при длитель­ном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают в горизонтальном поло­жении стопками по 5—6 штук. В металлических коробках хранят­ся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализиро­ванных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеоб­разным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей.

Наилучшим материалом для изготовления металлических ко­робок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.

Применение комбинированных материалов позволяет изгото­вить прочные водонепроницаемые упаковки (четырехслойные ко­робки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

В настоящее время разработаны новые типы коробок для упа­ковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пласт­массовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей гермети­зации коробки могут быть снабжены мягкими резиновым или пласт­массовым уплотнителями (между крышкой и основанием).

Вторичные средства хранения. Одной из важнейших деталей оборудования для хранения являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохран­ности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания архива необходимо предусматри­вать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость пла­нировки и помещений хранилища должна также позволять в буду­щем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные.

Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраня­ются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.

В большинстве случаев при строительстве архивных зданий высоту потолков в хранилищах обычно планируют не более 2,3 м. Соответственно и высота стеллажных установок не должна превы­шать этих размеров. Низкие потолки позволяют сотрудникам ар­хива свободно пользоваться документами, лежащими на верхних стеллажах, без стремянок и лестниц. Во многих архивах ширина проходов варьируется от 0,76 м до 1,22 м, ширина одностороннего стеллажа равна обычно 40 см, а двухстороннего — 75 см. Расстоя­ние между стеной и стеллажом, параллельным ей, должно быть 75 см, расстояние между стеной и торцом стеллажа равно 45 см, расстояние от пола до нижней полки — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см. Стеллажи должны быть установлены па­раллельно стенам с окнами. Если высота хранилища более 4 м, то стеллажи размещаются в два яруса.

Широко применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей конструкции с архитектурной структурой зда­ния. Иногда арматуру самих металлических стеллажных конст­рукций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на метал­лические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарно­го типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.

Также для хранения документов очень удобно использовать компактные стеллажи. Они позволяют оптимально решить про­блему размещения на предельно малой площади наибольшего ко­личества документов. Удобство пользования компактными стелла­жами обусловлено тем, что они имеют большую вместимость, от­лично защищают документы от несанкционированного доступа. Но и эти стеллажи имеют ряд недостатков: они требуют хранения только абсолютно здоровых документов, так как в условиях ком­пактного хранения из-за отсутствия притока свежего воздуха био­логическое поражение документов происходит быстрее. Плотность размещения документов делает эту систему тяжелой и требует значительного укрепления перекрытий в хранилищах. Компакт­ные стеллажи являются подвижными. Принцип их действия: одна часть стеллажной секции или пролетов может приближаться к другой: Перемещаются стеллажи с помощью различных систем продольного и бокового перемещения и систем вращения на крю­ках. В системе продольного размещения подвижными являются секции. Передвижение осуществляется с помощью рельс, уложен­ных на полу. В системе стеллажей с боковым перемещением пере­двигаются не все стеллажи, а их секции, причем не параллельно центральному проходу, а перпендикулярно ему.

В ряде случаев удобнее использовать стеллажи со сплошной бо­ковой стойкой, преимуществами которых являются:

— небольшой собственный вес стеллажей. Для их производства используется многослойный электрический прокат с полимерным покрытием толщиной 0,8—1,0 мм. Жесткость конструкции дости­гается специальным профилированием деталей;

— небольшая распределенная нагрузка на перекрытия благо­даря передвижению стеллажей по системе параллельных, близко расположенных рельс и малому собственному весу;

— технологичная и быстрая сборка стеллажей благодаря сплош­ным боковинам с перфорацией и быстросъемному клипу;

— быстрое изменение конструкции стеллажей под текущие требования пользователя архивом.

Для хранения наиболее ценных и секретных документов, а так­же специальных видов документов (карты, планы, чертежи, руко­писи и т. д.) применяются стальные шкафы. Могут быть использо­ваны также сейфы и контейнеры.

Наряду со всеми перечисленными разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно ис­пользовать площади и объем помещения, способствует уменьше­нию трудоемкости поиска выдачи документов, ограничивать дос­туп к хранимым документам.

Картотечное оборудование

Механизированная картотека — устройство для хранения кар­точек, в котором, в отличие от обычных картотек, процесс поиска карточек механизирован. В механизированных картотеках носи­тели информации (карточки) размещаются в коробках (кассетах) или непосредственно на полках, как правило, в вертикальном по­ложении. При составлении картотеки карточки группируют по ка­кому-либо признаку (по алфавиту, адресам, виду информации, по характеру данных, заносимых на карточку, и т. п.), и каждой груп­пе присваивается свой индекс (код). При поиске нужной карты опе­ратор набирает (задает) на пульте управления ее индекс или ин­декс ее группы. Указание оператора преобразуется в сигнал управления электроприводом с указанием направления и шага пе­ремещения полок. В блок управления механизированных картотек входит «избирательное устройство», обеспечивающее автомати­ческую подачу нужной полки к оператору по кратчайшему пути, что особенно важно при большом объеме картотеки. Количество хранимых карточек и объем содержащейся в них информации за­висят от формата карточек, размеров коробок (кассет), числа по­лок и конструкции механизированных картотек. Различают меха­низированные картотеки барабанного и элеваторного типов. Как правило, емкость барабанных картотек — от 10 до 50 тыс. карт (чис­ло полок от 3 до 8), элеваторных — от 20 до 500 тыс. карт (6—30 по­лок); формат карт — от 70 х 100 до 200 х 300 мм.

Разработано и применяется большое число конструкций раз­личных картотек: плоских, вертикальных, с перфокартами, мик­рофильмов.

Плоские картотеки (ступенчатые). В них карточки располага­ются таким образом, чтобы один из краев последующей карты вы­ступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть иденти­фикатор каждой карты.

Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами, которые могут раз­мещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Достоинство по­добных картотек состоит в их простоте, дешевизне и большой вме­стимости. Однако при этом существует относительная трудность поиска карт.

Картотеки с перфокартами. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги. Вдоль всех его краев нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При за­несении поискового кода на карте производится вырезка перемыч­ки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так что образуется открытая щель. На центральное информацион­ное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необ­ходимая информация печатным способом, копированием докумен­та или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществля­ется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды, при котором нужные карты из колоды выпадают. С помо­щью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5—6 признакам.

Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в инфор­мационное поле перфокарты микрофотокопии документов, позво­ляют легко создавать удобные информационно-поисковые систе­мы. Из всех используемых на практике система информации на микрофильмах имеет наибольшую емкость и наименьшую стои­мость хранения единицы информации (ее емкость может достигать нескольких 10 млн документов со средним временем поиска нуж­ного документа и получения с него фотокопии 10—20 мин).

Но наибольшее распространение получили барабанные карто­теки, в которых полки с картами свободно подвешены между дву­мя дисками (колесами), имеющими общую ось, связанную с элект­роприводом. Диаметр барабана от 500 до 800 мм; среднее время полного оборота барабана — 16—20 с. Барабан с полками (кассета­ми) размещается в корпусе с откидной крышкой, служащей одно­временно и рабочим столом; при необходимости картотеку укомп­лектовывают приставным столом. В целом использование картоте­ки значительно упрощает работу с карточками (к любой их них оператор имеет доступ непосредственно с рабочего места) и в 1,5— 2 раза ускоряет процесс поиска нужной карты.