Обобщенная технология работы

 

Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые не­обходимо учитывать. Однако, имея представление о функциональ­ных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователя в¹ этой среде. В качестве основ­ных этапов обобщенной технологии работы с СУБД, которая схе­матично представлена на рис. 11.1, можно выделить следующие:

— создание структуры таблиц БД;

— ввод и редактирование данных в таблицах;

— обработка данных, содержащихся в таблицах;

— вывод информации из БД.

Рис. 11.1 Рисунок обобщённой технологии работы с СУБД

Создание структуры таблиц БД

 

При формировании новой таблицы БД работа с СУБД начинает­ся с создания структуры таблицы. Этот процесс включает опреде­ление перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей.

Для каждого поля записи назначается его имя (идентификатор).

Практически все используемые СУБД хранят данные следую­щих типов:

— текстовый (символьный): для текстовой информации;

— числовой: для чисел с возможностью выполнения над ними математических операций;

— календарный: для хранения информации о дате и времени;

— логический: для хранения одного из двух возможных значе­ний «Истина» («True») или «Ложь» («False»);

— примечание: для хранения комментариев.

Некоторые СУБД формируют поля специального типа, содер­жащие уникальные номера записей и используемые для определе­ния ключа.

СУБД, предназначенные для работы в Windows, могут форми­ровать поля типа объекта OLE, которые используются для хране­ния рисунков, графиков, таблиц.

Если обрабатываемая БД включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таб­лице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами.

Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

Ввод и редактирование данных

 

Заполнение таблиц данными возможно как непосредствен­ным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.

Практически все СУБД позволяют вводить и корректировать данные в таблицах двумя способами:

— с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;

— с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

СУБД, работающие с Windows, позволяют вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц БД.

 

Обработка данных, содержащихся в таблицах

 

Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах БД, можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.

Конечный пользователь получает при работе с СУБД такое удобное средство обработки информации, как запросы. Запрос представляет собой инструкцию на отбор записей.

Большинство СУБД разрешают использовать запросы следую­щих типов:

— запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хра­нящихся в таблицах, и не изменяющий этих данных;

— запрос-изменение, предназначенный для изменения или пе­ремещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на созда­ние таблицы, запрос на обновление;

— запрос с параметром, позволяющий определить одно или не­сколько условий отбора во время выполнения запроса.

Самым распространенным типом запроса является запрос на вы­борку. Результатом выполнения запроса является таблица с вре­менным набором данных (динамический набор). Записи динамиче­ского набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц БД. На основе запроса можно построить отчет или форму.

 

Вывод информации из БД

 

Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и прин­тер информацию, содержащуюся в БД, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, поскольку позволяет выводить дан­ные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в табли­це или форме.

Каждый пользователь, работающий с СУБД, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для выво­да данных. Используя эти средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:

— включать в отчет выборочную информацию из таблиц БД;

— добавлять информацию, не содержащуюся в БД;

— при необходимости выводить итоговые данные на основе ин­формации БД;

— располагать выводимую в отчете информацию в любом, удоб­ном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное рас­положение полей);

— включать в отчет информацию из разных связанных таблиц БД.

 

Глава 12

СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ГРАФИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ

Графические процессоры

 

Потребность ввода в документы графиков, диаграмм, схем, ри­сунков, этикеток вызвала необходимость создания графических процессоров. Графические процессоры представляют собой инст­рументальные программные средства, позволяющие создавать и модифицировать графические объекты. К ним относят системы:

— научной графики;

— иллюстративной графики;

— коммерческой графики.

Системы научной графики предназначены для обслуживания задач картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы. Такого рода сис­темы могут быть выполнены как специализированные программ­ные комплексы (геоинформационные системы), отдельные модули (Microsoft Equation, SunOffice Math), встроенные функции тексто­вых процессоров (Т³).

Системы иллюстративной графики дают возможность квали­фицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презента­циях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализу­ются либо как отдельные графические программы подготовки ил­люстраций (Microsoft Photo Draw, Corel Draw и др.) и презентаций (Microsoft Power Point, Corel Presentation, Lotus Freelance Gra­phics, StarOffice Impress), либо как функции офисных приложений.

Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономических, финансовых и социальных объек­тах и процессах, хранящейся в электронных таблицах, БД, отдель­ных локальных файлах в виде двух- и трехмерных графиков раз­личного типа. Данные системы реализованы либо как отдельные программы (Microsoft Graph, StarOffice Chart), либо как функции приложений, прежде всего табличных процессоров.

Виды диаграмм

 

Как правило, коммерческая графика используется для нагляд­ной иллюстрации процессов и явлений, описанных совокупностью числовых данных, представленных в табличной форме. Представ­ление числовых данных в виде таблиц значительно облегчает их восприятие при анализе конкретных ситуаций и принятии управ­ленческих решений. Но простота и наглядность табличной формы представления данных утрачиваются по мере увеличения размеров таблиц. Поэтому важную роль играют иллюстрации деловой графи­ки, подготавливаемые на основе табличных данных и существенно упрощающие качественную оценку управленческих ситуаций.

Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстра­ций деловой графики (диаграмм), причем их построение сущест­венным образом облегчено за счет использования мастеров диаг­рамм — встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих соответствующим образом для выбранного типа ди­аграммы выполнить все необходимые операции оформления ее различных компонентов.

Выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе содержательного анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение опреде­ленных явлений и процессов, причем в процессе построения конк­ретной диаграммы возможно уточнение за счет использования тех или иных разновидностей в рамках отдельного вида.

Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значе­ний данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения — по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание из­менениям во времени.

Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму.

Указанные виды диаграмм представлены на рис. 12.1 и 12.2 по данным табл. 12.1 (данные условны).

 

Таблица 12.1