Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Переч­нем типовых док-ов органов гос. власти и управ­ления, учреждений, организаций и предприятий РБ по организации системы управления, ценообразованию, финан­сам, страхованию, управлению гос. имуществом, приватизации, внешнеэконом. связям с указанием сроков хранения, утвержд. постановлением Гос. коми­тета по архивам и делопроизводству РБ от 6 авгу­ста 2001 г. № 38.

Срок хранения начин. с 1 января года, след. за годом окончания материала в делопроизводстве. В соответ с основ. правилами работы архивов РБ в архив передают дела постоянного, времен. (свы­ше 10 лет) хранения и по личн.у составу, передача осущ-ся по описям дел.Дела времен­ного (до 10 лет включит.) хранения передаче в архив не подле­жат. Они могут храниться в структу. подразд-иях и по исте­чении сроков хранения подлежат уничтож. в установл. по­рядке.Многие бух. док-ты согл. перечню типовых док-тов с указанием сроков хранения относятся к док-ам дан­ной категории. Дела времен.о хране­ния могут передаваться в архив по решению руковод. органи­зации. Отбор док-ов на хранение или уничтожение является рез-ом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности до-тов проводит постоянно действующая экспертная комиссия ( ЭК) предприятия.Экспертизу ценности док-ов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной док-ции относятся: положения, уставы, прика­зы, сводные планы и др. Эти док-ты подлежат постоянному хра­нению.

Оперативными считаются док-ты по бухг. учету и отчетности, мат.-техническому снабжению, администра­тивно-хозяйств. вопросам. Для этой категории до-ов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Док-ия по личному составу — это приказы, личные карточ­ки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисле­ния з/ платы рабочим и служащим. Эти док-ты имеют длительные сроки хранения.Экспертиза ценности док-ов проводится ежегодно. Все испол­ненные первич. док-ты и регистры учета помещаются в дела. Дело— это сов-ть док-тов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деят-ти, и помещенные(ный) в отдельную облож­ку. В организации заводятся дела в соответ с утвержд. но­менклатурой дел. Номенклатура дел — это систематиз-ый перечень наиме­нований дел с указанием сроков их хранения, разрабатываемый в Целом по организации и оформленный в установленном порядке По срокам хранения документы и дела различают:

1) постоянного хранения — бессрочное (вечное) хранение;

2) временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяют­ся на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

3) по личному составу: док-ты, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, переме­щении работника, предоставл. отпуска, команд.и, поощ­рении, выплате з/ платы и др. док-ты, входя­щие в состав личного дела.

Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел.

Для некоторых документов установлен срок хранения 75 лет — «В» ЭПК. Отметка «ЭПК» свидетельствует о том, что такие докумен­ты имеют научно-историческое значение.

Эксперт. комиссия, ее знач. и выполняемые ф-ии.

Для организации и проведения экспертизы ценности док-ов, их отбора на хранение и уничтож. в учреждении создается постоянно действ. экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи док-тов на гос. хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

функции экспертная комиссия:

•рассматривает проекты номенклатур дел организации; проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел постоянного хранения по личному со­ставу;

•рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

•рассматривает предложения об изменении сроков хранения от­дельных категорий документов, установленных действующими пе­речнями.

Группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) врем. хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтож. в связи с истеч. срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба документационного обеспечения управления и архив организации.

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.

 

Порядок уничтожения бухгалтерских документов в связи с истечением сроков хранения.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба документационного обеспечения управления и архив организации.

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.