Оценка значимости документов и сроки их хранения

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

Но значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от различных корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., сохраняют свое значение значительно дольше и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, или, по архивной терминологии - постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки: начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа до порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

Но наиболее технологически тесно с изучением ценности документов и предварительным определением сроков их хранения связана именно регистрация, так как сроки хранения документов являются одним из основных факторов выбора системы регистрации и накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Номенклатура дел организации - «систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения (оформленный в установленном порядке)» - еще один обязательный элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. В соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел обязательно для всех государственных структур и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля состава, систематизации и поиска документов также важен и необходим.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему из индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделении (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой в лице ее территориального органа или с архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение пяти лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется и утверждается заново. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически.

Единая форма номенклатуры дел установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности. После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел составляется и итоговая запись, заверяемая руководителем делопроизводственной службы, со статистическими сведениями о количестве заведённых дел по группам:

• дела со сроками хранения до 10 лет;
• дела со сроками хранения свыше 10 лет;
• дела со сроком хранения «постоянно».

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной данности документов.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 году разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, которое может быть взято за основу.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

• изобретений и открытий;
• документов с повторяющейся информацией;
• научно-технической документации;
• производственных автоматизированных систем управления;
• редакционных документов и т.д.

Экспертиза информационной ценности осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности организации.

На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли, все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000), а для документов, созданных ранее 1995 года также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988).

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

• организация системы управления;
• планирование деятельности;
• финансирование деятельности;
• учет и отчетность;
• экономические, научные, культурные связи;
• информационное обслуживание;
• трудовые отношения;
• кадровое обеспечение;
• материально-техническое обеспечение деятельности;
• административно-хозяйственные вопросы;
• социально-бытовые вопросы;
• деятельность первичных профсоюзных организации (объединений).

В каждом разделе в порядке общей валовой нумерации указаны наименования видов документов, при необходимости с пояснениями, например статья 19 «Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации».

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например статья 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а)» до «п)»:

а) ценных бумаг - постоянно;

б) договоров, контрактов соглашений - 5 лет ЭПК;

в) основных средств - 5 лет…

Поэтому из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы. Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 лет ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов сделаны поясняющие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)», «На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации» и др.

Правильное определение сроков хранения не всегда возможно лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения, например: 3 года, 5 лет, время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченных в текущем году, независимо от реального времени его окончания, начинается с 1 января следующего года.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

• сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;
• сотрудника, ответственного за архив;
• специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;
• специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация проведения заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как, согласно законодательству, он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются:

• пересоставляемая номенклатура дел;
• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;
• комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;
• предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
• предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы Российской Федерации.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после, составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы.