Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в организации:

• до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
• до сдачи дел на государственное хранение;
• до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Сумма штрафа, установленного правительством Москвы, как при утере документов, так и при их хранении в условиях, которые могут привести к утере, одинакова, так как в отличие от библиотек в архивах все документы хранятся по возможности в подлинниках и только в одном экземпляре. Их утрата, независимо от причин, приведших к ней, невосполнима.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Правила архивной службы определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не может быть запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин. При разработке технологий документационного обеспечения управления, времени и способов документирования, в смысле закрепления на носителе окончательного варианта документа, необходимо помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, потребует частых, не реже чем полугодовых проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусов.

В настоящее время единственным приемлемым носителем для записи архивируемых компьютерных (электронных версий) документов может считаться неперезаписываемый оптический диск. Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным хранить на оптических дисках документы со сроками хранения до 10 лет. Оптические диски и другие емкие компьютерные носители все чаще используются в организациях в качестве рабочей копии для каждодневного использования, в то время как бумажные оригиналы хранятся в архиве. Делаются попытки хранения на малоформатных и достаточно емких оптических дисках и документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Но на современном уровне развития компьютерных технологий даже сама возможность прочтения через 40-50 лет записанного сегодня на компьютере диска выглядит, в отличие от бумажного документа, проблематичной.

Надежнее сканировать и хранить при этом документы в графическом формате и только как копию бумажного массива, т.к. более надежного и дешевого носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось. При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств. В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно по возможности в различных хранилищах. При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещение дел не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них номеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно, сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, дополнительно укреплены и снабжены замками двери. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны быть оборудованы специальными передвижными или стационарными стеллажами с шириной: полок не менее 25 см; проходов между стеллажами не менее 75 см; основных проходов до 120 см; расстоянием: между полками по высоте 35-40 см; торцов стеллажей от стен 45 см; от пола до нижней полки 20 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

В хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20!!!!! gradC.gif!!!!!, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля их сохранности проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Состав учётных документов, ведущихся в самом архиве, также - установлен Росархивом в Правилах работы государственных и ведомственных архивов с различными видами документов и является обязательным для организаций-источников комплектования Государственной архивной службы, включает в себя кроме описей и внутренних учетных документов дел (единиц хранения):

• книгу учета поступления и выбытия документов, для учета каждого факта поступления и выбытия;
• лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
• топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;
• формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные Статистической службой Российской Федерации;
• формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итого периодических проверок наличия и состояния;
• дело фонда, в котором концентрируются акты, копии форм статистической отчетности, другие материалы.

Безусловно, для небольших организаций, может быть, нет необходимости вести книги учета поступлений и топографические указатели в полном объеме, но все они являются нужными и в комплексе обеспечивают учет и любые изменения в составе документов во время их хранения.