Технологии работы с кадровой документацией

Функция кадровой документации, документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты (Приложение 8).

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный в приложении 8 перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации:

Код по ОКУД	Наименование формы
Документация по приему на работу
	Заявление о приеме на работу
	Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
Документация по переводу ни другую работу
	Заявление о переводе на другую работу
	Представление о переводе на другую работу
Документация по увольнению с работы
	Заявление об увольнении
	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
Документация об оформлении отпусков
	Заявление о предоставлении отпуска
Документация по оформлению поощрений
	Представление о поощрении
	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

• документы по аттестации сотрудников;
• личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
• документы по социальному обеспечению.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др. Для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, часть кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, например заявления.

Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• журнал учета приказов по личному составу;
• журнал учета выдачи командировочных удостоверений;
• журнал учета выдачи пропусков и др.

Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов, но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во вторых, предполагается подпись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче трудовых книжек.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.д.

В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме на работу, направление или представление;
• анкета (личный листок по учету кадров);
• дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
• резюме (автобиография);
• копии документов об образовании;
• копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);
• справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);
• лист-заверитель дела.

Личные дела подшиваются (переплетаются) и полистно нумеруются.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Порядок ведения трудовых книжек установлен специальной инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. Так, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Возвращается трудовая книжка при увольнении или выдается временно, строго под расписку.

По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.

При уходе сотрудников на пенсию с помощью работников кадровой службы и бухгалтерии оформляются необходимые для ее назначения органами социального обеспечения документы, обычно называемые в совокупности «пенсионным делом».

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.