Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации документации на предприятии. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Если в заголовке отражено несколько вопросов, то формулируется обобщенный заголовок.

Отметка о контроле исполнения документа (реквизит 19) проставляется должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документа или делопроизводственным работником, ответственным за контроль исполнения документов в организации. Реквизит проставляется на левом поле первого листа документа, как правило, на уровне заголовка и обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа (реквизит 20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (вводной) указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Так, структура текста приказа будет отличаться от структуры текста служебного письма, структура текста инструкции - от структуры текста протокола и т.д. Особенности структуры текста конкретных видов документов будут рассмотрены во второй главе данного пособия.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21). Управленческие документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте документа.

Отметка о наличии приложения оформляется таким способом: после текста документа от левого поля пишется слово «Приложение» с заглавной буквы или прописными буквами, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, то они нумеруются.

Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или полной форме. В том случае, если приложения подробно упомянуты в тексте документа, то отметку о наличии приложения оформляют по краткой форме:

Приложение: на 20 л. в 1 экз.

Если в тексте документа о приложениях говорится без упоминания вида документа, его заголовка и т.д., то отметку о наличии приложения следует оформлять по полной форме:

Приложение: Договор аренды от 25 мая 2003 г. № 24 на 5 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают, так как нет необходимости проверять наличие всех листов приложения в сброшюрованном экземпляре, например:

Приложение ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения" в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: приказ ОАО "Прогресс" от 05.06.2003 № 155

и приложение к нему, всего на 6 листах в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 13 л. в 3 экз. в первый адрес.

В самом приложении на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 3
к приказу ОАО «Прогресс»
от 05.06.2003 № 155

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №», наименование документа, его дату и регистрационный номер центрировать относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу ОАО «Прогресс»

от 05.06.2003 № 251

Подпись (реквизит 22). В состав реквизита входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформлен не на бланке) располагается от границы левого поля;
• личная подпись;
• расшифровка подписи, дается без кавычек и скобок на уровне последней строки наименования должности.

1. Документ оформлен не на бланке организации:

Директор	личная	Н.М. Мохова
ОАО "Дэлария"	подпись

2. Документ оформлен на бланке ОАО «Дэлария»:

Директор

личная подпись

Н.М. Мохова

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Генеральный директор	личная	Н.М. Федосеев
компании "АМИК"	подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор	Директор
ЗАО "Стиль-С"	ОАО "Дэлария"
личная подпись Е.В. Силантьева	личная подпись Н.М. Мохова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	личная подпись	М.А. Ермишин
Члены комиссии:	личная подпись	Н.М. Трушкина
	личная подпись	С.П. Кузнецова
	личная подпись	Е.В. Филатова

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет собой акт проверки, ревизии и т.д. - по количеству заинтересованных лиц или организаций.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой букв «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.О. директора	личная подпись	Н.М. Трушкина
Республиканского мультимедиа центра

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Гриф согласования документа (реквизит 23). Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения - проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Согласование документа может быть с другими организациями - это внешнее согласование, для которого применяется реквизит «гриф согласования», внутреннее согласование - это согласование с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации, с помощью реквизита «визы согласования документа».

Внешнее согласование может проводиться двумя способами: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, осуществляемое с помощью другого документа (решения, протокола и др.).

В первом случае гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (оформленного прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Московского Государственного
Университета Печати
личная подпись А.М. Цыганенко
23.04.2004

Второй способ предполагает оформление грифа согласования следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования располагается ниже подписи от левого поля. Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого. В случае необходимости оформления большого количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименования вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагаются в два ряда.

Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (реквизит 24), включающей в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Юрисконсульт
личная подпись А.С. Понаморев
30.11.2003

Должностные лица не имеют права отказываться от визирования, выражая, таким образом, несогласие с проектом документа. Если есть замечания, с которыми исполнитель не согласен, а также предложения и дополнения, то визирующий должен приложить к проекту документа свои замечания, а визу оформить следующим образом:

Замечания прилагаются
Главный бухгалтер
личная подпись О.Е. Зорина
25.10.2003

Визы проставляются:

• в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если этот подлинник остается в организации (например, на внутренних документах, на всех видах распорядительных документов). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе;
• в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (например, на копии служебного письма, подлинник которого всегда отправляется адресату).

Всегда должен соблюдаться следующий принцип - визы должны проставляться на том экземпляре документа, который останется в организации и подлежит формированию в дело.

Для отдельных документов допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации. Перечень документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах.

Печати бывают двух видов: гербовая печать и простая печать. Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного герба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050) и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспроизводится название организации или структурной организации (управление делами, канцелярия и др.). Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена печать. Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.

Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изготовления больших тиражей копий официальных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей и др.

Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов, не входящих в УСОРД, печать ставится в строго определенном месте, например в платежном поручении.

Отметка о заверении копии (реквизит 26). Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчиненных организаций, копии исходящих документов должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путем факсимильного копирования, должно быть заверение ее соответствия подлиннику. Определенные виды документов имеет право заверять только нотариус. Некоторые копии организационно-распорядительных документов могут быть заверены путем проставления ниже реквизита «Подпись» надписи «Верно»; наименования должности лица, заверившего копию; личной подписи; расшифровки подписи; даты заверения; например:

Верно
Начальник отдела кадров личная подпись А.А. Тимофеев
18.12.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) необходима для оперативной связи с исполнителем документа. Реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Т.Д. Кузнецова
928 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Этот реквизит проставляют только на полностью исполненные документы, которые подшиваются в дело для последующего хранения. Реквизит включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Исполнено письмом
от 15.12.2003 № 745/01-13
В дело 01-03
личная подпись 16.12.2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа в организацию необходимо указать дату, а иногда время поступления, и вести количественный учет поступивших документов. Данный реквизит содержит порядковый номер и дату поступления (при необходимости - часы и минуты), проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается справа в нижней части первого листа документа.

Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа. Для удобства в работе отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования, установленные ГОСТ P 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Как уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

 

1.4.Общие требования к бланкам документов

Как следует из содержания предыдущего раздела, порядок использования тех или иных реквизитов варьируется в зависимости от того, с каким именно документом мы имеем дело. Таким образом, рассматривая некий условный документ, мы в самом общем случае имеем дело с носителем информации. В этой связи принято различать постоянную и переменную информацию. Переменная информация каждого документа будет совершенно специфична. Постоянная информация присутствует в документах определенной группы. Повторяемость информации приводит к необходимости (хотя бы в целях сокращения времени на подготовку документа) предварительного нанесения данной информации на документы, относящиеся к одной группе. В результате нанесения постоянной информации на стандартный бумажный лист типографским (или иным) способом в нашем распоряжении окажется бланк, пригодный для внесения в свободное пространство листа переменной информации.

Применение бланков не только существенно сокращает время подготовки документа, благодаря правильному их использованию снижается количество ошибок в работе персонала, повышаются качество документов и общая культура документационного обеспечения управления.

Все виды бланков должны отвечать определенным требованиям, как по содержанию, так и по оформлению. Бланки изготавливаются на листах бумаги стандартных размеров А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), в отдельных случаях - A3 (297 х 420 мм) н А6 (105 х 135 мм).

Бланки организации, а также некоторые бланки документов конкретного вида принято изготавливать только типографским способам. Компьютерную технику оправдано использовать для изготовления бланков писем и для общих бланков, находящихся в повседневном обращении.

Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для основного текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). При этом разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Указанные значения следует рассматривать как предельно допустимые (минимальные).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номер страницы - арабская цифра без точки, обрамленная в виде двух тире, без указания сокращения «стр.» - проставляется посередине верхнего поля листа.

При изготовлении бланков необходимо учитывать следующее.

1. Проектирование бланка поручают специалисту, твердо знающему требования к содержанию и оформлению бланков, имеющему опыт разработки бланков либо выполнения работ аналогичного характера.

2. Размещение реквизитов бланка должно полностью соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 (Приложение А к ГОСТу). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Готовый образец бланка представляется на рассмотрение и утверждение в печать уполномоченному должностному лицу организации (как правило, заместителю руководителя по управлению). Выявленные в ходе рассмотрения недостатки и замечания подлежат устранению разработчиком бланка. Исправленный (уточненный) вариант бланка представляется на утверждение повторно.

4. Общий тираж издания бланков определяется с учетом совокупной потребности подразделений организации и на основе объемов служебной переписки. Как правило, бланки издают небольшими тиражами в связи с использованием их для ограниченного числа видов документов и периодической сменой содержания отдельных реквизитов организации (почтовый адрес, номера телефонов и т.п., номера банковских счетов и пр.). Обычно тираж не превышает 1-2 тысяч экземпляров.

5. Отпечатанные бланки подлежат учету и хранению в соответствии с требованиями, установленными для учета и хранения бланков. Наиболее важные бланки ставятся на номерной учет. К работе с ними допускается ограниченное число сотрудников. Порядок расходования таких бланков подлежит периодической проверке со стороны соответствующих должностных лиц службы документационного обеспечения управления.

Помимо бланков организации (и соответствующих должностных лиц) в обращение могут выпускаться и бланки структурных подразделений организации, но только в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 - изображение Государственного герба РФ (02 - герба Субъекта РФ или 03 - эмблемы организации), 08 - наименование организации, 11 - дата документа, 14 - место издания или составления документа.

Бланк письма содержит реквизиты общего бланка с обязательным указанием кода организации (04), ИНН/КПП (05), ОГРН (06) и справочных данных об организации (09). При необходимости проставляются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме реквизитов общего бланка содержит наименование вида документа (10), и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля (Приложение 1). Угловое расположение предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа (Приложение 2).

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое расположение является наиболее рациональным для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адресата. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее и для тех видов документов, которые требуют утверждения (организационно-правовые документы, акты и др.), резолюций руководителя (на входящих документах).

Угловое расположение имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, центруются относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части листа размещаются реквизиты на русском языке, в правой верхней - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала размещаются реквизиты на русском языке, затем на иностранном.

В соответствии со сложившейся зарубежной практикой и опытом, в целях экономии площади листа, справочные данные об организации - авторе: адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты все чаще располагают на нижнем поле бланка, но такое нововведение не предусмотрено отечественными нормативами.