Перечень документов, на основании которых создается система

- Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»;

- ФЦП «Информационное общество Российской Федерации на 2011-2020 годы» «Информационное Общество России»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Электронная цифровая подпись»;

- Федеральный закон от 8 августа 2001 года № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

Плановые сроки начала и окончания работы по модернизации системы

Начало работ - дата заключения контракта, окончание работ - через 6 месяцев.

Источники и порядок финансирования работ

Источник и порядок финансирования работ определяются контрактом.

2.7. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы

Исполнитель направляет в адрес государственного заказчика извещение (уведомление) о готовности работы к сдаче.

Государственный заказчик в течение десяти рабочих дней от даты получения извещения (уведомления) от исполнителя сообщает ему состав приемочной комиссии и срок приемки комиссией выполненных работ.

К приемке выполненных работ исполнитель по государственному контракту представляет государственному заказчику подписанный со своей стороны акт сдачи-приемки работ, прилагая к нему отчетные материалы, предусмотренные техническим заданием (в письменной форме и в электронной форме на оптическом диске CD-R (исключающем возможность изменения информации) в форматах «doc» или «rtf») в 3 экз.

При передаче оформленной в установленном порядке документации исполнитель по государственному контракту направляет государственному заказчику сопроводительное письмо, содержащее, в том числе, перечень передаваемых документов.

Результаты выполненных работ принимаются государственным заказчиком с подписанием акта сдачи-приемки работ по государственному контракту.

Перечень нормативно-технических документов, методических материалов, использованных при разработке ТЗ

- ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы.

- ГОСТ 19.201-78 - Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.

- ГОСТ 34.201-89 – Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем.

- ГОСТ 34.601-90 – Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

- ГОСТ 34.602-89 – Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

- ГОСТ 34.603-92 – Виды испытаний автоматизированных систем.

- РД 50-34.698-90 – Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

- ГОСТ Р 6.30-2003 – Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

- ГОСТ 19.201-78, ГОСТ 34.601 – 90, ГОСТ 34.201-89, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 2.105-95, РД 50–34.698–90, ISO–15489, Функциональная спецификация PRO, краткая адаптированная версия ISAD(G).

Определения, обозначения и сокращения

Данный глоссарий определяет ключевые термины, используемые в техническом задании.

MDA WEB-клиент – универсальное клиентское WEB приложение построенное на базе технологии MDA (Model Driven Architecture, модельно-ориентированная архитектура) вызываемое любым интернет браузером.

МПУ - мобильное планшетное устройство

SaaS (англ. software as a service) – модель SaaS предполагает возможность использования необходимого программного обеспечения по запросу. Пользователи SaaS подписываются на нужные им программные продукты и оплачивают только время фактического пользования услугой.

Администратор -роль пользователя в системе.

Аутентичность - свойство быть подлинным.

Примечание 1: официальный документ является аутентичным, если может быть доказано что он:

является тем, чем он должен быть;

был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Источник: ISO 15489.

Билингование оказанных услуг - аппаратный учет и документирование объема использования арендуемого ПО каждым арендатором.

Бумажное дело - разновидность материального дела.

Примечание: примерами бумажных дел среди прочего могут быть папки, конверты, архивные короба и кольцевые скоросшиватели.

Версия - состояние документа в некоторый момент его разработки.

Источник: Функциональная спецификация PRO.

Примечание: версией обычно считается один из проектов документа или окончательный документ. В некоторых случаях законченный документ существует в нескольких версиях, например, техническое руководство. В других случаях переводы являются версиями. В противоположность этому официальный документ не может существовать более, чем в одной версии, см. также «выписка из официального документа».

Владелец - человек или роль, на ком лежит ответственность за официальный документ или агрегацию.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Выписка из официального документа - копия официального документа, в которую были внесены некоторые изменения с целью удаления или маскировки некоторой информации, но не добавляющие или изменяющие существующее содержание документа.

Гибкость Системы (Flexibility) - обеспечение перенастройки структурных модулей и расширения функциональных возможностей системы с минимальным кодированием.

ГИПРИС - графическая интегрированная платформа разработки информационных систем.

Гриф ограничения доступа - один или несколько терминов, ассоциированных с официальным документом или агрегацией, которые определяют правила доступа к ним.

Группа - несколько пользователей.

Примечание 1: группаможет состоять из пользователей одинаковых или различных ролей.

Дело - сформированная единица хранения официальных документов, объединенных по принципу принадлежности к одной и той же теме, деятельности или операции.

Источник: краткая адаптированная версия из ISAD(G).

Документ - записанная информация или материальный объект, которые могут быть обработаны как отдельная единица.

Источник: ISO 15489.

Примечание 1: документ может быть представлен на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном носителе информации. Один документ может состоять из одного или нескольких компонентов.

Примечание 2: термин «документ» используется для определения информации, которая не прошла процедуры захвата, характерной для официальных документов, то есть не подверглась процедурам классификации, регистрации и защиты от внесения изменений.

Досье -дело, относящееся к одной или более транзакциям (операциям по установлению, изменению или прекращению отношений),

Жизненный цикл документа - этапы обработки документа от поступления до его закрытия и/или передачи в архив.

Журналы регистрации документов - электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документ.

Закрытие - процесс изменения атрибутов дела, раздела или тома таким образом, чтобы стало невозможным помещение в него дополнительных официальных документов.

Захват:

1) Акт записи или сохранения конкретного экземпляра цифровогообъекта.

2) Сохранение информации в автоматизированной системе, управляющей документами.

Примечание: захват обозначает весь комплекс действий при включении в систему официального документа, в том числе регистрацию, классификацию, добавление метаданных и замораживание содержания исходного (ранее неофициального) документа.

Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Исполнитель -пользователь, работающий с досье.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Класс - часть иерархической классификации, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемыклассификации ко всем делам, лежащим ниже нее.

Примечание: в классической терминологии соответствует понятиям «основной класс», «группа » или «серия» (или подкласс, подгруппа, суб-серия и т.п.) на любом уровне схемы классификации.

Классификация - в управлении официальными документами – систематическая идентификация и расположение деловых действий и/или официальныхдокументов по категориям, согласно логически структурированным условиями, методам и процедурным правилам, представленным в системе классификации.

Источник: ISO 15489.

Код классификации - уникальный определитель, присваиваемый каждому классу в схеме классификации. Внутри каждого класса классификационные коды дочерних классов являются уникальными.

Компонент - отдельный битовый поток, который сам по себе или вместе с другими битовыми потоками составляет официальный или неофициальный документ.

Примечание 1: фраза «отдельный битовый поток» используется для описания того, что обычно в сфере информационных технологий называется «файл», «компонент» является интегральной частью содержания официального документа, несмотря на тот факт, что с ним можно работать отдельно.

Примечание 2: примеры компонентов:

HTML документ и JPEG изображение, которые создают страницу в Интернете;

Документ текстового процессора и таблица, в котором официальный документ состоит из документа текстового процессора, который содержит ссылку (гиперссылку) на таблицу.

Примечание 3: компоненты должны быть различимы и отделимы друг от друга. Если документтекстового процессора содержит вставленную таблицу (в отличие от ссылки, вставленной в таблицу), тогда таблица не считается компонентом. В этом случае документ текстового процессора со вставленной таблицей является документом, составленным из одного компонента.

Примечание 4: сообщение электронной почты с приложениями может быть одним компонентом, несколькими компонентами или несколькими официальными документами в зависимости от того, в каком формате оно сохранено:

если сообщение сохранено в формате, включающем само сообщение и все его приложения, тогда это только один компонент;

если приложения сохранены отдельно от основного сообщения, но объединены с сообщением, тогда каждое приложение и само сообщение являются компонентами

если приложения сохранены отдельно от основного сообщения электронной почты и не соединены с ним, тогда каждое приложение и само сообщение являются отдельными официальными документами.

Масштабируемость (Scalability) - автоматическая настройка системы под изменяющуюся пользовательскую нагрузку.

Материальное дело - устройство для хранения материальных документов и материальных официальных документов.

Источник: Функциональная спецификация PRO.

Материальный официальный документ -официальныйдокумент, хранящийся на материальном носителе вне ПЭД и не управляемый ею непосредственно.

Примечание: примерами являются бумажные официальные документы, официальные документы на микрофильмах, а также электронные официальные документы, хранящиеся на сменных носителях информации так долго, что официальные документы не могут управляться ПЭД непосредственно.

Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру официальныхдокументов и процесс управления ими во времени.

Источник: ISO 15489.

Многоплатформенность - возможность разворачивания ПЭД в любой операционной системе.

Многоуровневая безопасность - обеспечение многоуровневой защиты информации арендаторов от несанкционированного доступа и повреждения.

Мультиарендность (Мultitenant) - возможность настройки и сохранения индивидуальной конфигурации системы (пользовательского профиля) для каждого арендатора.

Неструктурированное дело - любое дело, не являющееся досье.

Номенклатура дел – это частный случай схемы классификации.

Облачные вычисления - технология распределённой обработки данных, в которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как интернет-сервис.

Образ - воспроизведенный электронныйофициальныйдокумент или компонент с использованием одного или несколько формата файла(ов), отличного от исходного.

Процесс преобразования официального документа означает преобразование некоторых или всех его компонентов. После преобразования, официальный документ может содержать то же количество компонентов, что и до него, а может содержать иное число компонентов. Преобразование в формат файла PDF/A: в этом случае изначальный официальный документ состоит из 30 компонентов, а его образ состоит всего из одного компонента.

Опись - список существующих заголовков дел для нижележащих уровней схемы классификации.

Ответственный за хранение (официальногодокумента или агрегации) – человек или организационное подразделение, в чьем владении находится официальныйдокумент(ы).

Открыть, открытый - процесс создания нового дела, раздела или тома, способного принимать дополнительные официальные документы.

Определяет дело, раздел или том, которые еще не были закрыты, и в которые, следовательно, можно помещать дополнительные официальные документы.

Официальный документ - информация, составленная, полученная и сохраняемая как свидетельство организацией или лицом в соответствии с требованиями закона или бизнеса.

Источник: ISO 15489.

Примечание 1: официальный документ может включать в себя один или несколько документов (например, когда один из документов содержит приложение), которые могут быть на любых носителях и в любых форматах. Вследствие этого он может состоять из одного или более компонентов. В дополнение к содержательной части документа, официальный документ должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (например, информацию, описывающую компоненты официального документа). Ключевое свойство официального документа есть его неизменность.

Примечание 2: как электронные официальные документы, так и материальные официальные документы могут управляться системой.

Передача - процесс переноса завершенных производством электронных дел вместе с их метаданными в другую систему.

ПО - программное обеспечение.

Пользователь - любое лицо, использующее систему.

Примечание 1: в числе прочих может включать администраторов, сотрудников организации, представителей общественности и внешних организаций, например, аудиторов.

Примечание 2: пользователь может как иметь роли, так и быть членом групп.

Порядок хранения, отбора и передачи - формальный регламент, определяющий срок хранения и последующие действия по отбору и передаче, назначенные для официальных документов, описываемые в виде графика работ.

Представление - визуальное (и/или аудио) воспроизведение (публикация) образа электронного официального документа, обеспеченное при помощи системы, к которому пользователь может обратиться.

Примечание 1: может включать экранный показ, напечатанные, аудио- и мультимедиа- представления.

Примечание 2: точная сущность представления может определяться программным и аппаратным обеспечением.

Протокол аудита - информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (например, элементы метаданных), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.

Примечание: протоколаудита состоит в основном из одного или более списков или базы данных, которые представлены в человекочитаемой форме.

Профиль - набор разрешений, предоставляемых пользователю, группе или роли.

ПЭД - подсистема электронного документооборота.

ПЭМИН- Побочные Электромагнитные Излучения и Наводки.

Раздел - смысловое подразделение дела.

Регистрационная карта - набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа, не имеющий юридической силы.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа в Системе является уникальным.

Регистрация - действие по присвоению официальномудокументу уникального идентификатора в системе.

Резервирование системы - создание резервной копии базы данных для последующего восстановления.

Роль - совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей.

Роль администратора - набор функциональных полномочий, предоставляемых пользователям с целью исполнения ими административных действий.

Роль пользователя - ряд функциональных разрешений, предоставляемых пользователям, которым разрешено совершать действия по управлению официальными документами.

Пользователь может иметь несколько ролей пользователя, но только один профиль пользователя.

Сервер приложений -программная платформа, предназначенная для эффективного исполнения процедур (программ, механических операций, скриптов), поддерживающих построение приложений.

СУБД - система управления базами данных.

Схема классификации - иерархическая организация классов, дел, разделов, томов и официальных документов.

Примечание: термин «Номенклатура дел» как аналог понятия «Схема классификации». С хема классификации есть более общее и универсальное понятие, нежели номенклатура дел. Так, в организации может существовать несколько схем классификации, тогда как номенклатура дел может быть только одна.

Тип документа - описывает документы при помощи общих характеристик.

Примечание 1: например, документы с одинаковым расположением текста, содержанием, общими требованиями хранения, отбора и передачи и/или метаданными. Примеры типов документов:

заявление;

корреспонденция (включает письма, факсы и записки);

резюме;

сообщения электронной почты;

счет;

медицинский отчет;

страница интернета.

Тип официального документа - определяет официальныйдокумент, созданный на основе документа, соответствующего типадокумента.

Том - часть раздела.

Деление на тома является скорее механическим (по числу официальных документов или по датам), чем смысловым.

Уничтожение - процесс уничтожения официальныхдокументов без какой-либо возможности восстановления.

Источник: ISO 15489.

Примечание 1: в зависимости от конфигурации системы то же, что удаление, или действие, отличное от удаления.

Уполномоченный пользователь - пользователь, которому даны разрешения производить определенные действия. Разрешения, уполномочивающие пользователей проводить действия, даются организацией в соответствии с ее внутренними правилами и требованиями бизнеса.

Уровень допуска - один или несколько терминов, ассоциированных с пользователем, которые определяют, к документам с какими грифами ограничения доступа каждый пользователь имеет доступ.

Формат файла - внутренняя структура и/или кодировка официального документа или компонента, позволяющие представлять их в форме, удобной для восприятия человеком.

Примечание: некоторые примеры:

HTML v3.2 (формат файла интернет-страниц);

PDF/A v1 (архивный формат файла для перемещаемых документов);

TXT (ASCII формат файла для простого текста);

XML v. 1.0 (формат файла для расширенного языка разметки, базирующегося на простом тексте в кодировке ASCII);

Множество специальных форматов файлов, создаваемых настольными приложениями, такими как офисное программное обеспечение.

Цензурирование - процесс сокрытия конфиденциальной информации в официальном документе.

Примечание 1: может включать наложение непрозрачных прямоугольников, чтобы скрыть имена, подписи и т.п., иные методы сокрытия информации, а также удаление отдельных страниц из копии официального документа.

Примечание 2: во всех случаях подлинник электронного официального документа не подвергается изменению. Редактирование производится только над копией электронного официального документа, такая копия называется «выпиской из официального документа».

Цифровой - описывает информацию, созданную устойчивыми цифровыми или нумерованными значениями параметров, а не постоянно меняющимися значениями.

ЦОД - центр обработки данных.

Шаблон заданий - набор наиболее часто используемых заданий, сгруппированных согласно стадии прохождения документа.

Штрих-код - последовательность чёрных и белых полос, представляющая некоторую информацию в удобном для считывания техническими средствами виде.

Электронный - слово «электронный» используется в том же значении, что и «цифровой».

Примечание: аналоговые записи, хотя и могут считаться электронными, не рассматриваются как «электронные» в данном документе, поскольку они не могут быть сохранены в компьютерной системе без преобразования в цифровую форму. Из этого следует, что в терминологии данного документа аналоговые записи (аналоговые официальныедокументы) должны рассматриваться как материальныеофициальныедокументы.

Электронный документ - документ, который существует в электронной форме.

Примечание: использование термина электронный документ не ограничивается только текстовыми документами, создаваемыми при помощи текстовых процессоров. В это понятие также включаются сообщения электронной почты, электронные таблицы, графика, изображения, HTML/XML- документы, мультимедиа и составные документы и другие типы офисных документов.

Электронный официальный документ -официальный документ, который существует в электронной форме.

Примечание: официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что изначально создается при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путем сканирования.