Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

 

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

 

 

Примеры бланка

 

 

[Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами]

3.2 Бланки документов

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ) ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОМ КОМИТЕТЕ РФ ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

 

129857, Москва, ул. Щепкина, 42 тел. [phone] факс [phone]

__________ №____________

На №_______ от_________

 

 

Рис. 2. Пример продольного бланка

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ) ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОМ
КОМИТЕТЕ РФ
ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

 

129857, Москва, ул. Щепкина, 42

тел. [phone] факс [phone]

 

____________ №_______________

На №_____________ от___________

 

 

Рис. 3. Пример углового бланка

 

Схемы расположения реквизитов документов на бланках представлены на рис. 4 и 5.

 

Ранее подобное встречалось (стр.132) ПРОВЕРИТЬ????????????????????????????????

 

 

3.4. Оформление и стилистика деловой документации

СМ СТР 162 ПОВТОР ГДЕ ОСТАВИТЬ???????????

 

[Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов]

 

3.4.1. Требования к содержанию документов

 

«Под[A18] содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

- сведения об авторе документа;

- сведения об адресате;

- сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);

- сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;

- сведения вспомогательного (справочного) характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским[A19] [54]. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем:

Связный текст — это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам. В отдельных документах наиболее значимый по смыслу текст может излагаться в основной части (в составе так называемого основного текста), а второстепенные (вспомогательные) фрагменты текста — в составе приложений.

 

Анкетная форма (анкета) представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

Табличная форма (таблица) представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объектов (вопросов) одновременно.

Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или (и) сложной структурой.

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:

- унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;

- текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);

- текстовые образцы.

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса (направления) деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и (или) материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию (основываться на фактах (событиях)) и увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, например, в рамках переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь па них соответствующие ссылки. Кроме того, содержание документа должно соответствовать законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (се направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.

Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко[A20]» [Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Методические рекомендации. — М: ВНИИДАД, 2007].

И конечно, в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.

 

 

3.4.2. Требования к структуре документов

[Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов]

 

Под структурой документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании. Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты. Части, разделы и главы имеют названия и нумерацию, остальные структурные фрагменты текста — только нумерацию.

В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда — всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части (рис. 3.1????????????????????????).

 

Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

 

 

		Структуризация в зависимости от способа представления текста в составе приложения (связный текст, таблица, анкета или их сочетание)

 

Рис. 3.1

 

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, - согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже (табл. 3.1????????????).

 

Таблица 3.1

Структура таблицы

Головка таблицы
Заголовок строк	Заголовок графы	Заголовок графы
Подзаголовок	Подзаголовок	Подзаголовок	Подзаголовок
Подзаголовок строки	Строка	Строка	Строка	Строка
Подзаголовок строки
Подзаголовок строки
Подзаголовок строки
БОКОВИК	КОЛОНКИ (ГРАФЫ)

 

Сравнительная характеристика структур наиболее распространенных видов документов представлена в табл. 3.2.??????????????

 

№	Вид документа	Примерная структура документа
	Положение об органе управления (министерстве и т. п.)	Общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация
	Положение о компании (структурном подразделении)	Общие положения; задачи; функции; права; ответственность; взаимоотношения
	Устав компании	Общие положения; цели и задачи; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление; реорганизация и ликвидация
	Инструкция по виду деятельности (по ДОУ)	Общие положения; правила подготовки и оформления документов; организация документооборота; информационно-поисковая система по документам; контроль исполнения документов; составления номенклатуры дел; формирование дел и подготовка документов к передаче на архивное хранение; организация работы службы документационного обеспечения
	Должностная инструкция	Общие положения; функции; права; ответственность; взаимоотношения
	Приказ (распоряжение)	Констатирующая часть; приказная (распорядительная) часть
	Протокол	Вводная часть; основная часть
	Акт	Вводная часть; констатирующая часть
	Договор (коммерческий)	Стороны договора; предмет договора; права и обязательства сторон; особые условия; реквизиты сторон
	Письмо	Вводная часть; основная часть; заключительная часть; приложения

 

 

Оформление текста документа регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», раздел «Требования к оформлению реквизитов документов».

 

 

3.4.3. Особенности официально-делового стиля

[Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами]

3.3 Стилистика деловой документации

 

В деловой документации используется официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Особенность официально-делового стиля — сведение к минимуму количества используемых речевых средств. В деловом стиле недопустимо использование эмоционально-экспрессивных, разговорных, просторечных, диалектных слов, неологизмов, жаргонизмов. Для документов отбираются предельно понятные общепринятые слова и выражения.

С другой стороны, типовые ситуации делового общения в деловом стиле легко описываются стандартными речевыми средствами выражения: фразеологизмами, клише, готовыми языковыми формулами, речевыми штампами.

Использование готовых словесных формул и конструкций позволяет автору документа быстро и эффективно описать типовую ситуацию, а адресату — так же быстро в ней разобраться. Ни тот, ни другой не тратят лишних усилий и экономят речевые средства.

В деловом стиле используются только простые повествовательные предложения. Употребление вопросительных и восклицательных предложений в деловой речи невозможно. Если, например, в служебном письме необходимо задать какой-либо вопрос, он будет выражен в форме простого повествовательного предложения: «Просим уточнить срок действия договора...» В деловой речи нормой является использование конструкций с последовательным подчинением форм родительного падежа имен существительных, например: «Организация презентации Колледжа искусств была поручена секретарю заместителя директора колледжа А. А. Ивановой».

В документах (особенно распорядительных) часто встречаются предложения с большим количеством «рубрицированных» однородных членов.

Например: «Приказываю: 1. Назначить... 2. Уволить... 3. Перевести на должность...»

Деепричастные обороты в деловой речи представляют собой устойчивые языковые формы: «принимая во внимание, исходя из...».

В документах часто используются безличные формы и страдательные конструкции: «Не представляется возможным...», «Нам стало известно...»

Отличительной особенностью делового стиля является также использование нетипичных для других стилей способов словоизменения, например: «передать по принадлежности».

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например: «произвести ремонт» вместо «отремонтировать».

Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких конструкций связывают с тем, что содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание не только называет действие («произвести»), но и указывает на предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.

Для официально-делового стиля характерно также употребление отглагольных существительных на «-ние» одновременно с отрицательными частицами («несоблюдение», «невозвращение»). Практически не встречаются лично-указательные формы местоимений, потому что, как пишет филолог-стилист М. Н. Кожина, использование местоимений, слишком обобщенно указывающих на предмет или лицо, противоречит требованию точности и ясности изложения.

Поскольку деловое общение признается официальным по своему характеру и его участниками являются должностные лица и работники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений и мнений используется форма выражения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем вашему вниманию новый каталог верхней женской одежды сезона весна-лето...»;

«Представляем на рассмотрение и утверждение новый проект Генерального плана...»;

«Просим сообщить условия приобретения...».

Формула обращения от первого лица единственного числа «прошу», «предлагаю», «приглашаю» используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Обращение от имени организации оправдывает использование формы выражений от третьего лица единственного числа:

«Организация просит выслать план-проспект»;

«Администрация района ставит вас в известность...» и т. д.

Служебный документ рекомендуется посвящать одному вопросу. Излагать вопрос по существу, кратко, ясно и логически стройно. Как правило, документ состоит из трех частей. В первой обосновывается необходимость создания данного документа. Во второй — основной — части излагается суть дела, в третьей — заключении — содержатся выводы.

В документе должны быть реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу: название вида документа, указание на адресата, наименование автора (с указанием организации, должности, инициалов и фамилии), дата и подпись; иногда документ недействителен без регистрационного индекса.

 

3.4.3.2. (1). Особенности официально-делового стиля

[Кирсанова М.В. Современное делопроизводство]

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить -1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо («представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»); 6) изобразить, показать («представить в смешном виде»). Предоставить - 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях...».

Для текстов официальных документов нехарактерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

 

 

3.4.4.Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий.

● В порядке оказания помощи прошу Вас...

● В целях обмена опытом направляю в Bain адрес...

● В порядке исключения...

● Ввиду особых обстоятельств...

● В связи с завершением работ по...

● В связи с принятием решения о...

● В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

● По взаимной договоренности между...

● Согласно Вашей заявке...

● Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...

2. Формулировки для выражения отказа.

● Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с...

● К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...

● Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...

● Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...

● Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия...

3. Формулировки для выражения предупреждения.

● Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает...

● Организация уведомляет Вас о том, что...

● Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...

● Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о...

● Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утра чивают свою силу с...

4. Устойчивые распорядительные обороты.

● Ввести в эксплуатацию...

● Обязать руководителя...

● Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на...

● Назначить расследование по факту...

● Изыскать дополнительные возможности для...

5. Формулировки для выражения просьб.

● Прошу Вас направить в мой адрес...

● В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу Вас...

● Убедительно прошу Вас решить вопрос о...

● В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность...

● Исходя из величины годового лимита по... прошу изыскать для нужд организации...

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (от дельных фактов).

● Безопасность гарантируется...

● Документация выслана в Ваш адрес нарочным...

● Принимаются энергичные меры по...

● Конфиденциальность информации обеспечена...

● Содержание проекта оперативно корректируется...

● Выявленные недостатки уже устраняются...

● Выделены дополнительные средства на...

● Спланированы мероприятия...

● В кратчайшие сроки организуется...

● Установлен повседневный жесткий контроль за...

7. Формулировки для уведомления.

● Ставим Вас в^: известность о том, что....

● Организация извещает о...

● Сообщаю Вам...:

● Довожу до Вашего сведения, что...

● Докладываю о...

● Представляю на рассмотрение проект...

8. Устойчивые обороты речи:

● наименее сложный;

● наиболее важный;

● наилучший эффект;

● наихудший результат;

● оказать помощь;

● произвести проверку;

● руководство считает возможным;

● организация не возражает;

● срочно сообщите;

● немедленно устраните;

● обеспечьте выполнение;

● создайте необходимые условия; «доложите предложения по;

● оптимальное решение;

● вероятные сроки;

● подтвердите получение;

● сообщите данные;

● направьте в мой адрес;

● подготовьте к отправке;

● решите самостоятельно.

9. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на...), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить, предоставить, уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

10. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

При изложении текстов документов следует избегать слов, обладающих эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометий и т. п., образных слов и выражений, слов и выражений с двойственным (неявным) смыслом, слов, не вносящих ничего нового в существо управленческого документа, архаизмов (устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных диалектов, слов-паразитов, а также иностранных слов, имеющих русскоязычный аналог. Документы компании излагаются от первого лица единственного («направляю» и т. п.) пли множественного («сообщаем» и т. п.) числа либо от третьего лица единственного числа («обращает внимание» и т. п.).

 

3.4.5. Употребление прописных и строчных букв

[Кирсанова М.В. Современное делопроизводство]

 

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

Правительство Российской Федерации;

Коллегия Правительства Российской Федерации;

Совет Министров Республики Башкортостан и т.п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

Верховный Суд Республики Башкортостан;

Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция Российской Федерации;

Конституция (но: конституции республик);

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы);

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации);

распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;

Распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Президент Российской Федерации;

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации; Председатель Правительства Российской Федерации; Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Председатель Конституционного Суда Российской Федерации; Председатель Верховного Суда Российской Федерации; Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Министр финансов Российской Федерации;

Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства;

Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;

первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом;

председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр;

генеральный директор Российского космического агентства;

глава администрации Красноярского края;

губернатор Сахалинской области;

мэр Санкт-Петербурга;

премьер правительства Москвы;

председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;

член коллегии Генеральной прокуратуры.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"», «присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

маршал артиллерии (но: Главный маршал авиации);

генерал армии;

адмирал;

академик;

действительный член Российской академии наук; доктор технических наук;

член-корреспондент Российской академии наук; лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации. Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации; Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа...

 

 

3.4.6. Наиболее употребляемые сокращения слов

[Кирсанова М.В. Современное делопроизводство]

 

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются названия единиц измерения (при цифрах):

ампер - А метр - м

атмосфера – атм миллиметр - мм

гектар – га секунда - с

грамм - г тонна - т

килограмм – кг центнер - ц

 

Существуют и другие общепринятые сокращения:

год, годы - г., гг. (при цифрах) область - обл.

город - г. (при названии) поселок - пос.

дом - д., прочее - пр.

другой (другие) - др. пункт - п.

железнодорожный - ж.д. район - р-н (при названии)

и так далее - и т.д. рубль - р., руб.

и тому подобное - и т.п. село - с. (при названии)

копейка - к., коп. смотри - см.

миллиард - млрд то есть - т.е.

миллион - млн тысяча - тыс.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» - буксир, «бух.» - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район»: и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

 

 

Примеры наиболее типичных сокращений, используемых в содержании управленческих документов [ Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998]

 

А. Лексические сокращения

- Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ.

- Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.

- Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП.

- Слоговые (образованы из частей слов, слогов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар.

- Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слова и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчёт, рембаза, профсоюз.

- Усечения: зам., зав., спец., пред.

- Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция),;бионика (из: биоло[гия] и [электро]ника).

- Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО^:, МосгорБТИ.

 

Б. Графические сокращения

1. Точечные: стр. — страница, др. — другие, т. п. — тому подобные, см. — смотри, эт. — этаж, ул. — улица, проц. — процент и др.

2. Дефисные: г-н — господин, гр-н — гражданин.