Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов

«Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.

При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.» [Храм1]

 

[Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами]

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ведение делопроизводства).

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим архива организации в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом организации и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. Форма архивной описи электронных документов (баз данных) приводится в приложении 14.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по соответствующим описям и номенклатуре.

 

4.1.11. Работа с конфиденциальными документами

[Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами]

 

В любой организации существуют документы, которые не подлежат широкой огласке, их называют конфиденциальными (от лат. confidential — доверие).

В соответствии с перечнем, утвержденным Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 (с изм. от 23 сентября 2005 г.), к сведениям конфиденциального характера относится следующая информация.

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Таким образом, для большинства организаций в разряд конфиденциальных в основном попадают документы, содержащие коммерческую тайну организации, и персональные данные сотрудников, поэтому работа с конфиденциальными документами в организации проводится в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и Федеральным законом «О персональных данных».

Закон определяет коммерческую тайну как конфиденциальность информации, позволяющую ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К информации, составляющей коммерческую тайну, относится научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства, ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайны. В этой связи в трудовые договоры с секретарями обычно включается условие о неразглашении конфиденциальной информации, к которой они имеют доступ в силу своих должностных обязанностей.

Еще при поступлении на работу сотрудник службы ДОУ обычно знакомится под расписку с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его партнеры, а также с инструкцией о работе с конфиденциальной информацией или конфиденциальными документами, в которых описан режим коммерческой тайны, а также меры ответственности за ее нарушение.

В соответствии с законодательством право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит ее обладателю. Как правило, защите в качестве коммерческой тайны подлежат сведения, относящиеся к содержанию и результатам деятельности организации, неправомерное ознакомление с которыми третьих лиц может причинить ущерб коммерческим интересам организации.

Однако при этом в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, не могут быть включены следующие сведения:

1) подтверждающие факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

2) содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и населения в целом;

5) о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, их расходах, численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральным законодательством.

Перечень информации, представляющей коммерческую тайну организации, составляется с участием руководства организации, службы безопасности и службы ДОУ.

Создание необходимых условий для соблюдения службой ДОУ и другими структурными подразделениями установленного в организации режима коммерческой тайны — обязанность администрации.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать, кроме составления перечня информации, составляющей коммерческую тайну организации, разработку инструкции по работе с конфиденциальной информацией (она разрабатывается в том же порядке, что и перечень конфиденциальной информации) и обеспечения контроля за ее соблюдением.

Необходимость разработки инструкции, регламентирующей вопросы доступа к документам, определяется новым национальным стандартом ГОСТ Р 15489-01—2007: «Регулирующая среда, в которой организация функционирует, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны быть учтены при управлении документными системами. Такие области, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В некоторых случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать».

Согласно названному стандарту ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Документы с ограниченным доступом следует идентифицировать, только если это особая потребность деловой деятельности или регулирующей среды. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого они могут быть отменены. Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Управление процессом доступа предусматривает, что документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время; документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним; зашифрованные документы могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения; процессы и операции с документами осуществляются только теми, кому разрешено их выполнять; подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

В соответствии с новым национальным стандартом мониторинг и отображение прав пользователя и функциональных обязанностей является непрерывным процессом, происходящим во всех документных системах независимо от их форматов. Электронные документные системы, в частности территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей из других приложений.

В инструкцию о работе с конфиденциальными документами должно включаться положение об обязательности нанесения на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства). Следует отметить, что гриф ограничения доступа к документу стандартом ГОСТ 6.30—2003 исключен из числа реквизитов документов, поэтому местоположение его на бланке, по всей вероятности, каждая организация вправе определять самостоятельно.

Нарушение режима конфиденциальности может преследоваться по закону. Так, согласно подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей, выразившегося в разглашении государственной, коммерческой, служебной и иной охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей. ТК РФ предусматривает увольнение работника и за разглашение персональных данных другого работника.

Согласно п. 2 ст. 139 ГК РФ лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки.

Документ является конфиденциальным, если он содержит хотя бы один из информационных показателей, отнесенных перечнем к тайне организации. Запрещается использование любых конфиденциальных сведений в нешифрованной переписке, телеграммах, телетайпограммах, факсограммах, электронных сообщениях, телефонных переговорах, общении с посетителями, в средствах массовой информации и т. п.

Конфиденциальные документы регистрируются отдельно от остальных, формируются в отдельные дела. За их сохранностью ведется особый контроль.

Сотрудники службы ДОУ несут персональную ответственность за обеспечение конфиденциальности доверенных им сведений, соблюдение требований по работе с конфиденциальными документами и базами данных, отвечают за сохранность используемых ими документов и других материалов, отнесенных перечнями к секретам организации.

Примерный образец инструкции по работе с конфиденциальными документами приведен в приложении 15.

 

4.1.12. Работа с персональными данными

[Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами]

 

В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

Работодатели, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

«В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.» [ТК РФ, Ст. 86]

В соответствии со ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

— не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

— не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

— предупреждать лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

— осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;

— разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

— не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

— передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций. [ТК РФ, ст. 88]

[Лузина31]

Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований ст. 89 ТК РФ.

Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных, хранящихся у него.

«В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

- полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

- доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных. [ТК РФ, ст. 89]

 

Лица, которым в установленном законом порядке переданы сведения, составляющие врачебную тайну, наравне с медицинскими и фармацевтическим работниками несут за ее разглашение дисциплинарную, административную или уголовную ответственность.

В соответствии с Семейным кодексом РФ лица, каким-либо образом осведомленные о факте усыновления, обязаны соблюдать тайну усыновления ребенка, а в случае ее разглашения против воли усыновителей привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

«Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.» [ТК РФ, ст. 90]

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрено, что нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на граждан, а также должностных и юридических лиц. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с использованием служебных или профессиональных обязанностей, влечет за собой наложение административного штрафа на граждан и должностных лиц.

Уголовная ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни (в том числе за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия) предусмотрена ст. 137 Уголовного кодекса РФ.

Примерное положение о персональных данных приводится в приложении 16.???????????????????????????????????????

 

4.2. Разделение функций по делопроизводству между подразделениями и отдельными исполнителями

 

[Кирсанова М.В. Современное делопроизводство]

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

• общие положения;

• основные функции и задачи;

• обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

• организация работы;

• управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т. д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости - сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3).????????????????????????????????????

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, основная задача делопроизводителя - регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

 

 

4.2.1. Положение о службе ДОУ и ее руководителе. Должностные инструкции работников службы ДОУ НЕ ПРАВИЛА!!! КАКОЙ МАТЕРИАЛ ОСТАНЕТСЯ??????????

 

1.2 Положение о службе ДОУ и ее руководителе. Должностные инструкции работников службы ДОУ [MSOffice32] С. 9

 

Документационное обеспечение управления в организации, как правило, осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Службы, занимающиеся документационным обеспечением управления, в различных организациях могут называться по-разному: служба ДОУ или делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и г. д. Несмотря на разницу в названиях, все службы ДОУ Объединяет общность задач.

Основными задачами службы ДОУ являются внедрение единою порядка работы с документами (в том числе с электронными документами) в организации, ее филиалах и структурных подразделениях в соответствии с действующими нормативами; совершенствование форм и методов работы с документами.

 

 

В состав службы ДОУ могут включаться другие структурные подразделения: экспедиция, секретариат, курьерская служба, группа регистрации и контроля, протокольная группа, копировально-множительное бюро, архив и др.

Основа организации труда работников службы ДОУ — четкое определение и разграничение присущих ей функций между подразделениями внутри службы ДОУ и исполнителями. Разделение функций отражается в организационно-правовых документах — в Положении о службе ДОУ и ее подразделениях (если они существуют) и должностных инструкциях работников службы ДОУ.

Положение о службе ДОУ разрабатывает руководитель службы или структурного подразделения внутри службы и утверждает руководитель организации. В свою очередь, Положение о структурном подразделении службы ДОУ (например, об экспедиции, секретариате, курьерской службе, группе регистрации и контроля, протокольной группе, копировально-множительном бюро, архиве и т. д.) разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем службы ДОУ. Утверждает его руководитель службы ДОУ.

Положение о службе ДОУ или ее структурном подразделении обычно состоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, функции, обязанности, права, взаимоотношения и связи, организация работы, ответственность. Положение визируется руководителем службы персонала, юридическим отделом организации, а также заместителем руководителя организации, курирующим работу службы ДОУ. Приводим примерное Положение о службе ДОУ.

 

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ

Наименование организации ПОЛОЖЕНИЕ

о службе ДОУ

 

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации подпись инициалы, фамилия дата

1. Общие положения

1.1.Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

1.2. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самое гоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет начальник службы.

1.4. В состав службы ДОУ включаются: секретариат, канцелярия (отдел учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительный отдел и др.), отдел писем, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, архив.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ (установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ) производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Межотраслевыми укрупненными нормами времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72.

1.6. Деятельность службы ДОУ регламентируется Конституцией РФ, российским законодательством, нормативными и методическими документами федеральных органов исполнительной власти, национальными и международными стандартами, Положением об оркшизации, распорядительными документами руководителя орга-iiii 1ании и Положением о службе ДОУ.

1.7. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.8. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.9. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

1.10.

Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по доку-Мен гационному обеспечению управления.

2.2.Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

——обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем,

—контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

—сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

—разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

 

—внедрение электронного документооборота.

3. Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

—разработка и внедрение в организации Инструкции по документационному обеспечению управления, контроль за ее соблюдением всеми сотрудниками организации;

—разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

— осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

—организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;