Понятие документооборота. Этапы движения и обработки документов.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки ре­шения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. "Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"* называется документооборотом. * ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37. Вся документация учреждения делится на три документопотока: - входящие (поступающие) документы; - исходящие (отправляемые) документы; - внутренние документы. Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация; - контроль за исполнением; - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка.

30. Систематизация документов. Правила оформления дел и их подготовки для передачи на архивное хранение.

Когда документы исполнятся, они остаются в компании для хранения. Для того, чтобы в дальнейшем можно было оперативно их найти, необходимо сделать группировку документов, или другими словами – систематизацию. Систематизация документов подразумевает под собой создание некой номенклатуры дел, в которой будет определен вид документа, исполнитель, срок действия, срок хранения, ход движения документа по компании, и т.д. Такая номенклатура должна охватить все документы, которые имеются во внутреннем пользовании компании, поступают в компанию или направляются сторонним организациям. Система управления документами должна позволять быстро найти нужный документ и просмотреть его движение и статус. Кроме того, систематизация документов подразумевает под собой резервное копирование данных компании на случай сбоя в программном обеспечении или потери данных из базы. Такое резервное копирование, как правило, осуществляется на жестком носителе и служит для восстановления данных. Важный момент в системе управления документами ─ это разделение документов по степени важности и по срокам исполнения. Хранение банковских документов требует более тщательной обработки, так как представляют собой данные о финансовом положении компании и движении денежных средств, поэтому резервное копирование данных должно быть обязательно. Что такое резервное копирование данных? Под резервным копированием данных понимают такое копирование информации, которое в случае полной или частичной потери данных будет полностью восстановлено. Как правило, резервное копирование данных происходит на жесткий носитель типа диска или дискеты. Различают полное резервирование данных, добавочное резервирование, пофайловый метод резервирования, добавочное резервирование, и дублирование диска. Требования, которые выдвигаются к такому копированию: надежность, быстрое внедрение (обучение пользователей, установка ПО), легкость в эксплуатации. Любое депозитарное хранение должно обеспечивать конфиденциальность хранимых данных. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: не проводить систематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила: листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно; фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист; лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно; подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле; в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в приложении. Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении. Основных правил работы архивов организаций. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.