Бланки документов и их виды.

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Примеры бланков представлены в приложении 3. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках — национальном и русском (реквизиты 06, 07, 12). Бланки документов должны иметь поля (мм): 20—35 — левое; 10— правое; 20 — верхнее; 10—нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Изготовленные бланки подлежат учёту и ответственному хранению. Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: — центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); — флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11, 12;14,15,16;17; 18;19. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17;18. Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. В том случае, когда документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере или пишущей машинке. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем.

12. Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документы.

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати. Подписание Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами. Документы подписываются: все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, - руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) - заместителем, исполняющим его обязанности; направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, - руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей; направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) - начальниками (в отсутствие начальников - заместителями начальников) служб. внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы - доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий. Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается. Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица - председательствующий и секретарь коллегиального органа. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов различных организаций и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством. Документы, выпускаемые совместно с другими организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги и подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация имела по подлиннику. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки. При оформлении документа на бланке наименование организации или ее службы в реквизите "подпись" не указывается, например: на бланке завода - Начальник завода личная подпись П.С. Мельников на бланке службы - Начальник службы личная подпись И.А. Голиков Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед подписью наименование должности не ставится. В документах, оформленных не на бланке, полное наименование организации в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности, например: Начальник Московской железной дороги Министерства путей сообщения Российской Федерации личная подпись расшифровка подписи При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например: Председатель комиссии подпись Н.В. Петров Члены комиссии подпись А.С. Сергеев подпись Н.К. Смирнов При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор завода подпись И.Н. Петров Главный бухгалтер подпись А.Н. Макаров Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например: Начальник планово- экономического отдела Начальник отдела труда и заработной платы подпись Д.А. Панков подпись В.Е. Зуев При подписании документа, составленного несколькими организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций - авторов документа. Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом или чернилами, например: "И.О.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Расшифровка подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения", "гриф согласования" состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается. В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица (лиц), подписавшего, утвердившего (подписавших, утвердивших) документ, не допускается. Документы на подпись руководителю организации или его заместителю передаются только через их помощника или секретаря для проверки правильности оформления документа, наличия необходимых реквизитов и виз согласований. В случае оформления документа на не соответствующем бланке, отсутствия необходимых реквизитов и виз согласования помощник (секретарь) обязан вернуть документ на доработку. Утверждение Утверждение документа - особый способ удостоверения документа. санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан. Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения или с определенной даты. Утверждению подлежат инструкции, положения, уставы, иные правовые акты, а также структура и штатное расписание, отчеты и балансы, планы, акты контрольно-ревизионного характера, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, акты приема и передачи дел и другие, отдельные разновидности протоколов. Каждая организация с учетом своей специфики разрабатывает и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. В перечне следует указывать организацию или должностное лицо, которое имеет право утвердить данный документ. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания), - в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения). Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Начальник Приволжской железной дороги личная подпись Н.С. Петров 18.04.98 При утверждении документа приказом или указанием гриф утверждения оформляется по следующей форме: УТВЕРЖДЕНО _______________________________________ (название документа в именительном падеже) _________________№___________________ Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ директора Всероссийского научно-исследовательского института железнодорожного транспорта 30.06.98 № 10 Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа. Проставление печати Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации. Гербовая печать организации ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации. Гербовой печатью организации удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей. Простая печать - это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п. При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например: Директор завода личная подпись О.А. Иванов Каждая организация на основе законодательства, а также руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.

Порядок согласования документов. Оформление визы и грифа согласования.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Виза согласования документа Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов. Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так: Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа. В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге. Гриф согласования документа Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа. Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п. В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Даты на документе.

Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. 1 Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). 2 Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). 3 Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. 4 Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.5 Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009. Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.