Список нормативных документов

1. Закон Республики Беларусь от 26 января 1990 т. «О языках в Республике Беларусь» в редакции Закона Республики Беларусь от 13 июля1998 г. № 187-3// Збор Законау БССР. 1990. №4. Ст. 46;"Ведамасці Нацыянальнага сходу Рэспублікі Беларусь. 1998. № 28. Ст. 461.

2. Закон Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. № 2181-ХН «О товарных знаках и знаках обслуживания» в редакции Закона Республики Беларусь от 27 октября 2000 г. № 447-3 с изменениями и дополнениям от 29 октября 2004 г. № 319-3 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 106. 2/222; 2004, № 174,2/1068.

3. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994г. №3277-ХП «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236-3 /7 Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 4. 2/11.

4. Закон Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. № 3850-ХП«Об информатизации» // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь. 1995. № 33. Ст. 428.

5. Закон Республики Беларусь от 16 мая 1996г. №370-ХШ «О бавторском праве и смежных правах» в редакции Закона Республики Беларусь от 11 августа 1998 г. № 194-3 с изменениями и дополнениями от 4 января 2003 г. № 183-3// Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 8. 2/932.

6. Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 г.№ 340-3 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 189. 2/1089.

7. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» в редакции Закона Республики Беларусь от 4 января 2002 г. № 81-3 с изменениями и дополнениями // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 7. 2/136; 2002. № 7. 2/830.

8. Закон Республики Беларусь от 5 января 2004 г. № 262-3 «О техническом нормировании и стандартизации» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 4. 2/1011.

9. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 111. 2/1050.

10.Закон Республики Беларусь от 29 ноября 1994 г. № 3410-ХП «О государственных секретах» в редакции Закона Республики Беларусь от 4 января 2003 г. № 172-3// Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 8. 2/921.

11.Закон Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «О политических партиях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-3 с изменениями и дополнениями // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2005. № 120. 2/1132.

12.Закон Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «Об общественных объединениях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 36-3 с изменениями и дополнениями // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2005. № 120. 2/1133.

13.Указ Президента Республики Беларусь от 28 июля 2000 г. № 357«Об упорядочении изготовления, использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» с изменениями и дополнениями от 4 октября 2004 г. № 482 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 157. 1/5906.

14.Указ Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 92.1/4856.

15.Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герб Республики Беларусь и внесении изменений в Постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. №424»// Национальны реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 75.5/3742.

16.Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г № 1111 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 145.5/14830.

17.Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 92. 8/9867.

18.Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мн., 2004.

19.Технический кодекс установившейся практики 1.2-2004 (04100)«Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки государственных стандартов». Мн.,2004.

20.Технический кодекс установившейся практики 1.5-2004 (04100) «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов». Мн. 2004.

21. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и управления».

22. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь

010-95 «Унифицированные документы»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Унифицированные системы документации Республики Беларусь

Система организационно-распорядительной документации

Требования к оформлению документов Уюфжаваныя истомы дакументацьи Рэспублш Беларусь

Сютэма аргашзацыйна-распарадчай дакументацьн

Патрабаванн! да афармлення дакументау С. г'_ ц Unified systems of documentation of the Republic of Belarus

System of managerial documentation

,.,, Requirements for presentation documents

Дата введения 2005-07-01

Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации,— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие технические нормативные правовые акты:

ТКП 1.5-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов

ГОСТ 3489.2-71 Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

ГОСТ 3489.6-71 Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта

ГОСТ 3489.10-71 Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

Данная публикация стандарта не является официальным изданием. Официальное издание — Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мн. Госстандарт, 2005.

ГОСТ 3489.33-72 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

Состав реквизитов

3.1 При оформлении документов используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб Республики Беларусь;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 — код документа по [3];

5 — наименование вышестоящей организации;

6 — наименование организации;

7 — наименование структурного подразделения;

8 — почтовый адрес отправителя;

9 — коммуникационные и коммерческие данные;

 

10— название вида документа;

11— дата;

12— регистрационный индекс;

13— ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14— место составления или издания;

15— гриф ограничения доступа;

16— адресат;

17— гриф утверждения;

18—резолюция;

19— заголовок к тексту;

20— отметка о контроле;

21— текст;

22— отметка о наличии приложения;

23— подпись;

24— гриф приложения;

25— гриф согласования:

26-— визы:

27— печать;

28— отметка об исполнителе;

29— отметка о заверении копии;

30— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31— отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 •— отметка о переносе данных на машинный носитель.

3.2Расположение и размеры реквизитов приведены в приложении А.

3.3Оформление документов осуществляется на бланках.

4 Требования к бланкам и текстам документов

4.1 Устанавливаются два вида бланков:

— бланк для письма;

— общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

 

4.2При разработке бланков документов используются форматы:А4 (210П297 мм) и А5 (1480210 мм).

4.3Бланки документов должны иметь поля, мм:

 

— левое — 30;

— правое — не менее 8;

— верхнее и нижнее — не менее 20.

 

4.4Нанесение полей на бланке не обязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимостинаносятся на бланк в виде уголков и линий. Допускается наносить набланк отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

4.5Бланки документов разрабатывают на основе продольного илиуглового расположения реквизитов.

4.6Формы бланков приведены в приложениях Б, В. Г, Д.

4.7На бланк для письма наносят реквизиты 1, 2, 3. 5. 6, 7. 8. 9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4. 11.12. 13. 16,19.20.

На общий бланк наносят реквизиты 1, 2, 3. 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17. 19, 20.

4.8 На бланках документов реквизиты 5, 6, 7, 8. 9, 10, 14 располагают одним из способов:

— центрованным (начато и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

— флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

4.9 При создании бланков для письма и общих бланков на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы наэтих языках (приложения Б, В).

4.10 При печатании бланков применяются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6,ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

4.11 Бланки документов следует изготавливать на белой бумагеили бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.

4.12 Текст организационно-распорядительных документов оформляют ввиде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

При наличии в тексте документа таблиц они оформляются по ТКП 1.5.

4.13 Если сплошной связный текст документа содержит несколькорешений, выводов и т. д., его следует делить на разделы, подразделы,пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты.

Оформление реквизитов

5.1 Изображение Государственного герба Республики Беларусьпомещают на бланках документов государственных органов и иныхгосударственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

5.2 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнегополя помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

5.3Код организации (код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, идентификационный код по [2]) проставляют на верхнем поле документа справа.

5.4Код документа по [3] проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.

5.5Наименование вышестоящей (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовымиактами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.

5.6Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

5.7На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почто-

вый адрес отправителя, колшуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета наименование банка и т. д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

5.8 Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты вреквизитах: «Текст». «Ссылка на индекс и дату входящего документа»,«Резолюция». «Визы». «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрамив одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц,год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Пример — 08.07.2004

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.

Пример — 8 июля 2004 г.

5.9 Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может бытьдополнен индексом по номенклатуре дел. индексом применяемогоклассификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

5.10 Реквизит «Место составления или издания» располагают наобщем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

5.11 Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнемуглу документа.

5.12 Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В составреквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

 

Примеры — Министерство юстиции

Республики Беларусь

ул. Коллекторная, 10 220084, г. Минск

Министерство статистики и анализа Республики Беларусь

Экономический отдел

, пр. Партизанский, 12

220033, г. Минск

Министерство образования Республики Беларусь Начальнику финансового отдела Богдановичу И.С.

ул. Советская, 9 220010, г. Минск

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример — Директору Государственного

архива Минской области Ляшук Г.И.

ул. Козлова, 26 220038, г. Минск

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример — Столяровой Н.М.

ул. П. Глебки, д. 15, кв. 26 223120п/оЛогоза Логойского р-на Минской области

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат. Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример — Республиканские органы

государственного управления

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.

Пример — Руководителям республиканских

органов государственного управления

5.13 Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример — УТВЕРЖДАЮ

Директор института Подпись А.И.Новиков

23.07.2004

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример — УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания трудового коллектива

25.06.2004 №15

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.

Пример — УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета по архивами делопроизводству при СоветеМинистров Республики БеларусьПодпись В.И.Адамушко

23.08.2004

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек.

5.14 Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюциядолжна быть подписана (личная подпись) и датирована.

Пример — Соловьеву А.А.

Прошу подготовить заключение к 12.09.2004 Бойко 02.09.2004

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.

5.15 Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «о создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

5.16 Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поледокумента на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К»или словом «Контроль».

5.17 Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагаютпосле текста документа перед реквизитом «Подпись».

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример —

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз. 2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от01.08.2004№ 1-3/65 и пршюжение к нему, всего на Зд в 1 экз.

При направлении приложения не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.

5.18 Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки оналичии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименованиядолжности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц. а их обязанности в составе комиссии.

Пример —

Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский

Члены комиссии. Подпись Г.Б.Орлов

Подпись П.П.Силаев

5.19 Реквизит «Гриф приложения» располагают в правом верхнемуглу первой страницы прштожения. Реквизит «Гриф приложения» состоитиз слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости),названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Пример — Приложение 2

к приказу директора БелНИИДАД 18.07.2004 №9

5.20 Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита«Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформля-

ются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полноенаименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.Пример —СОГЛАСОВАНОДиректор государственногоучреждения «Национальный архивРеспублики Беларусь»Подпись А.С.Потоцкий

13.10.2004

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 18.10.2004 №13

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 03.10.2004 № 11-10/116

5.21 В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указывается фактическая должность лица, подписавшего,утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

5.22 Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» ипроставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Пример —

Начальник отдела кадровПодпись А.П.Павлович

21.11.2004

5.23 Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативнымиправовыми актами Республики Беларусь.

Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

5.24 Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах. Пример — Макеев 220 95 01

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее—пт).

5.25 При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись»проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личнаяподпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Пример — Верно

Инспектор по кадрам Подпись Е.Н.Сидорчик

16.07.2004

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.

5.26 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его вдело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ,даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личнойподписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

5.27 Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.

БелНИИДАД

15.10.2004

№04-12/645

Рисунок 1 — Регистрационный штамп входящих документов 5.28 Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

6 Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

6.1 Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущеймашинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервалили точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых ктипографскому изданию, допускается печатать через два межстрочныхинтервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта— не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

6.2 При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из несколькихстрок, печатают через один межстрочный интервал. Составные частиреквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличииприложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяютсядруг от друга полуторным межстрочным интервалом.

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии пршожения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

6.3 Название вида документа печатают прописными буквами. 6.4 Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают науровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. 6.5 Максимальная длина строки многострочных реквизитов дляпишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере. 6.6 При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:   0 — граница левого поля; 1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм; 2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм; 3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм; 4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм; 5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм; 6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм; 7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.   6.7 От нулевого положения печатают реквизиты: «Название видадокумента», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа). «Отметка о наличии приложения»,«Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова«Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». 6.8 От первого положения печатают начало абзацев в тексте. 6.9 От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».   6.10 От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». 6.11 От шестого положения печатают расшифровку подписи вреквизите «Подпись». 6.12 От седьмого положения печатают коды по [1] — [3]. 6.13 При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

6.15 Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послужившийоснованием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст — черезодин межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера. 6.16 При оформлении документов на двух и более страницахвторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 6.17 Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Приложение Б (справочное)

Приложение Г

(справочное)