Понятие первичного учета, классификация учетных документов

* Понятие

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

 

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

-наименование документа;

-дата составления документа;

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

 

Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

 

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

 

*Классификация

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся между собой по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам.

 

Они классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

1. назначению;

2. степени обобщения (порядку составления);

3. способу охвата фактов хозяйственной жизни;

4. месту составления;

5. количеству учетных позиций;

6. характеру фактов хозяйственной жизни и др.

 

Первичные учетные документы включают в свой состав бланки строгой отчетности (бланки удостоверений, дипломов и т.д.), учет которых организуется на одноименном забалансовом счете без применения двойной записи.

 

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения на них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по однородным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

 

+По назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

 

Организационно-распорядительные не являются основанием для произведения учетных записей на счетах бухгалтерского учета, а носят распорядительный характер. К ним относятся: доверенности, платежные поручения, банковские чеки и т.д.

Оправдательные документы подтверждают и служат основанием совершения факта хозяйственной жизни, а также являются основанием для записей на счетах. К их числу относятся: кассовые ордера, накладные на отпуск материалов, таварно-транспортные накладные и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерской службы на основании распорядительных или оправдательных документов с целью определения корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.

Комбинированные документы чаще всего используются на практике и включают в себя различные признаки: распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость); оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет); распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

 

+По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные (составляются в момент совершения хозяйственной операции – счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т.д.) и вторичные (обобщают данные первичных документов – отчет материально ответственного лица на основании приходных и расходных документов).

+По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы подразделяют на разовые (служат для оформления одного факта хозяйственной жизни – приходный кассовый ордер, требование на выдачу материалов) и накопительные (оформляют однородные, повторяющиеся факты хозяйственной жизни – например, лимитно-заборная карта).

+По месту составления документы делятся на внутренние (оформленные на данном предприятии) и внешние (поступившие в организацию от других юридических и физических лиц).

+По количеству учетных позиций документы подразделяются на однострочные (содержат одну позицию – например, наряды на выполнение работ) и многострочные (состоящие из нескольких позиций – счета, накладные и т.д.)

+По характеру фактов хозяйственной жизни документы делятся на кассовые, банковские, материальные и расчетные.

 

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления установлена система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

 

Стандарты основаны на унификации – то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации – установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

 

Организации вправе вносить какие-либо дополнения в унифицированные формы, однако изменение установленных форм запрещено.

 

Данные первичных учетных документов после проверки правильности заполнения и принятия к бухгалтерскому учету отражаются в учетных регистрах бухгалтерского учета, которые являются основой для составления бухгалтерской отчетности.

 

 

27. Требования к оформлению первичных документов

Все факты хозяйственной деятельности экономического субъекта непрерывно регистрируются на счетах бухгалтерского учета. Основанием такого рода отражения служат первичные документы, подтверждающие законность и правомерность произведенных записей на счетах.

 

 

Первичный учетный документ – это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции.

 

Существует ряд общих требований, предъявляемых к документам: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни; своевременность составления и понятность; соблюдение общеустановленных форм оформления. Записи в первичных документах должны быть четкими, без исправлений и помарок. Запрещается заполнение документов простым карандашом.

 

В бухгалтерском учете документооборот регулируется нормативными документами: Федеральным законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерскому отчетности, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н. Документы, используемые для ведения и организации бухгалтерского учета содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Организации могут использовать дополнительные формы, но только в том случае, если они будут отвечать предъявляемым к ним требованиям и утверждаться в установленном порядке.

 

Документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, которые подразделяются на постоянные и переменные. К постоянным относятся: наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, склада, цеха и т.д. К переменным можно отнести: дату составления, количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни и т.д. К бухгалтерскому учету могут приниматься только документы, которые отвечают всем предъявляемым к ним требованиям. Первичные документы должны в обязательном порядке содержать:

-наименование и код формы (например, акт, расходный кассовый ордер и т.д.);

-дату составления (несет в себе порядково-контрольную функцию с целью обеспечения системности и упорядоченности отражения фактов хозяйственной деятельности и избежания повторного отражения операций на счетах);

-наименование организации, от имени которой составлен документ (ранжирует хозяйственные операции по конкретным дебиторам и кредиторам);

-содержание факта хозяйственной жизни (представляет экономических смысл происходящего);

-количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни (служит основанием оценки факта хозяйственной деятельности);

-наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, а также их личные подписи и расшифровки (выполняет контрольную функцию).

 

Приказом руководства организации утверждается список лиц, имеющих право подписи финансовых и хозяйственных документов.

 

Помимо указанных обязательных реквизитов в документе могут содержаться и дополнительные реквизиты, в зависимости от рода деятельности организации и для обеспечения понятности происходящего факта хозяйственной жизни.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения факта хозяйственной деятельности или непосредственно после его осуществления.

 

Первичные учетные документы включают в свой состав бланки строгой отчетности (бланки удостоверений, дипломов и т.д.), учет которых организуется на одноименном забалансовом счете без применения двойной записи.