Современное нормативно-методическое регулирование ДП.

Рассмотрение порядка регламентации документационного обеспечения государственного управления начнем с разграничения общего и специального делопроизводства, первое из которых является базовым и осуществляется в соответствии с установленными общими принципами документирования и документооборота для всех видов документов, а второе учитывает отраслевую специфику деятельности конкретного государственного органа. Нормативные правовые акты, определяющие порядок делопроизводства, также подразделяются на акты, регулирующие общее делопроизводство, и акты, регулирующие специальное делопроизводство, например кадровое делопроизводство регламентируется трудовым законодательством Российской Федерации. Документационное обеспечение управления регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов организации. Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. Статья 33 предоставляет гражданам право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления. Большое значение для подготовки нормативных правовых актов в процессе деятельности органов государственного и местного управления имеет разграничение полномочий Российской Федерации и ее субъектов (ст. 71, 72, 73 Конституции РФ). Вопросы организации исполнительной власти и определения компетенции ее высших органов рассматриваются в Конституции РФ в гл. 4 «Президент Российской Федерации» и гл. 6 «Правительство Российской Федерации». Виды правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления, разнообразны. К ним относятся федеральные законы, указы Президента РФ, правовые акты палат Федерального Собрания, постановления правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация и др. В документировании государственной управленческой деятельности широко используется государственная символика, поэтому одним из важнейших конституционных законов в сфере государственного делопроизводства является Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2_ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», в котором установлен порядок использования официального государственного символа — Государственного герба Российской Федерации — на бланках, иных документах и печатях государственных органов. Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее — постановление Правительства РФ № 1268) установлено, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти и иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1_ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Функции уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи постановлением Правительства Российской Федерации от 30 мая 2003 г. № 315 возложены на Министерство Российской Федерации по связи и информатизации (эти полномочия перешли к Министерству информационных технологий и связи Российской Федерации в соответствии с Указом Президента РФ от 20 мая 2004 г. № 649 «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти»).

Положения Федерального закона от 20 февраля 1995 г. № 24_ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» регулируют отношения, возникающие при формировании и использовании

информационных ресурсов на основе создания и использования документированной информации, информационных технологий, а также при защите информации и субъектов, участвующих в информационных процессах. В Законе определена терминология, имеющая отношение к документированной информации, утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. В соответствии с вышеназванным Федеральным законом владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за

нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством РФ. Статьей 5 Закона устанавливается, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Этим же Законом введен в практику термин «персональные данные», который определен как «информация о гражданах — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность». Персональные данные отнесены к конфиденциальной информации.

Порядок работы с персональными данными государственных гражданских служащих определяется в гл. 7 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79_ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Правила ведения личных дел государственных служащих установлены Указом Президента РФ от 1 июня 1988 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

В Законе РФ от 21 июля 1993 г. № 5485_I «О государственной тайне» (далее — Закон о государственной тайне) определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень сведений, представляющих государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля обеспечения государственной тайны. Порядок исполнения положений Закона о государственной тайне определяется указами Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне». Большое значение для реализации конституционного права граждан на получение документированной информации имеет постановление Правительства РФ от 12 февраля 2003 г. № 98 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти». Этим постановлением утвержден перечень сведений о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательных для размещения в информационных системах общего пользования. Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения ряда локальных нормативных правовых актов: коллективного трудового договора, соглашения, правил внутреннего трудового распорядка, положения о защите и использовании персональных данных работников и др. Правила кадрового делопроизводства во многом определяются нормами Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Регулирование отношений, связанных с государственной гражданской службой, кроме названного закона, осуществляется:

• Конституцией РФ;

• Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации»;

• другими федеральными законами, в том числе федеральными законами, регулирующими особенности прохождения гражданской службы;

• указами Президента РФ;

• постановлениями Правительства РФ;

• нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;

• конституциями, законами и иными нормативными правовыми

актами субъектов РФ;

• нормативными правовыми актами государственных органов.

Федеральные законы, иные нормативные правовые акты РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, содержащие нормы трудового права, применяются к отношениям, связанным

с государственной гражданской службой, в части, не урегулированной

указанным Федеральным законом. В Федеральном законе «О государственной гражданской службе

Российской Федерации» определен перечень документов, которыми оформляются правовые процедуры, связанные с приемом, переводом, увольнением, командированием, отпусками, поощрением и взысканием государственных гражданских служащих. Часть этих документов применялась ранее (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок оформления и использования (служебный контракт, должностной регламент и др.). В вышеназванном Федеральном законе предусмотрено ведение трудовых книжек государственных гражданских служащих (п. 41 ч. 1 ст. 44). Статьей 66 ТК РФ определяется, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждена новая форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также новые правила их ведения, хранения и обеспечения ими работодателя. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Постановлением определено, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Технические требования к изготовлению бланков трудовой книжки,

их изготовление и порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определяются Министерством финансов РФ.

Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек. В Инструкции установлен порядок, в соответствии с которым в трудовые книжки вносятся сведения: о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора; о награждении работника. Правительство утвердило также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пункт 12 вышеназванных Правил устанавливает, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В настоящее время применяются личные карточки государственного служащего формы № Т_2ГС, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Статья 44 Федерального закона о государственной гражданской службе Российской Федерации определяет следующие обязанности

представителя нанимателя (кадрового подразделения), связанные с документированием: ведение реестра государственных гражданских служащих; подготовка проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность государственной гражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнением государственного гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа; оформление и выдача служебных удостоверений государственных гражданских служащих; документационное оформление деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов, конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и кадрового резерва, аттестации и квалификационных экзаменов государственных гражданских служащих, профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих. Кроме того, в ст. 62 ТК РФ установлена обязанность работодателя (представителя нанимателя) выдавать копии документов, связанных с работой; в ст. 65 определена необходимость оформлять впервые страховые свидетельства государственного пенсионного страхования; в ст. 230 — оформлять материалы расследования несчастных случаев на производстве и др. Распоряжением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358р установлены правила сохранности документов, касающихся работников, высвобождаемых в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица. В соответствии с этими правилами учредители вновь созданных юридических лиц должны включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу. Предусмотрена обязанность своевременной передачи документов по личному составу на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Правила оформления документов по личному составу определяются также постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанным постановлением введены следующие формы первичной учетной документации:

• приказы (распоряжения): о приеме работника (работников) на работу — форма № Т_1 (№ Т_1а), о переводе на другую работу — № Т_5 (№ Т_5а), о предоставлении отпуска — № Т_6 (№ Т_6а), о направлении работников в командировку — № Т_9 (№ Т_9а), о поощрении работника — № Т_11 (№ Т_11а); о прекращении действия трудового договора с работником — № Т_8 (№ Т_8а); личная карточка работника (государственного служащего) — № Т_2 (№ Т_2ГС);

• график отпусков — форма № Т_7;

• командировочное удостоверение — № Т_10;

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении — № Т_10а и другие.

Спорным является отнесение Госкомстатом России приказов по личному составу — организационно-распорядительных актов — к формам статистической отчетности и введение для них указанных обязательных унифицированных форм, которые вступают в противоречие с правилами оформления организационно-распорядительных документов, принятыми в ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». К нормативным документам в сфере кадровой работы относится также Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который может быть использован для регламентации определенных видов работ в должностных инструкциях (в том числе кадровых работников), обоснования рационального разделения и организации труда, а также правильной расстановки кадров и оценки соответствия ими занимаемой должности при проведении аттестации. Наименования должностей служащих установлены в справочнике в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). При изложении вопросов, связанных с обращениями граждан в государственные органы и органы местного самоуправления, авторы руководствовались Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59_Ф3 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».