Освоение элементарной деятельностной компетенции «Разработка бланков документов»

Кафедра ИнОУП

 

Лабораторная работа №1

Освоение элементарной деятельностной компетенции «Разработка бланков документов»

 

Цель работы – закрепить полученный на лекционных занятиях необходимый минимум теоретических знаний в области подготовки бланков документов и отработать практические навыки, необходимые для разработки бланков документов. Предполагается закрепление знаниевых компетенций студентов, сформированных на лекционных занятиях и освоить элементарную деятельностную компетенцию «Способность разработать бланк документа».

Общие сведения

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами идентифицирующими автора официального документа.

Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Формат бланков.

Формат - это линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, выраженных в метрических или типометрических единицах.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для их изготовления используется два основных формата бумаги А4 и А5 - допускается также использование бумаги форматов А3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):

· А3 - 297 х 420;

· А4 - 210 х 297;

· А5 - 248 х 210;

· А6 - 105 х 148.

Поля бланков

Поле - это свободная от письма, печати полоса вдоль и поперек края листа бумаги.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

· левое - не менее 20;

· правое - не менее 10;

· верхнее - не менее 15;

· нижнее - не менее 20.

Шрифт

Шрифт - это комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Если документ составляется на компьютере, то при его подготовке рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) версии от 6.0 и выше. При печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты: Times New Roman Cyr (Times New Roman) размером 13, 14, 15 или 12 для оформления табличных материалов и Arial размером № 12, 13, 14.

Межстрочный интервал

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, - это расстояние между строками в абзаце.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

· одинарный интервал - 12 пт;

· полуторный интервал - 18 пт;

· двойной интервал - 24 пт.

Текст бланков (и сам текст документа) рекомендуется печатать в формате А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5 -2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Разработка и изготовление бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

Для государственных органов и органов местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» обязательно использование положений «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

В этих нормативных документах, в частности, указано, что бланки организационно-распорядительных документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995г. № 1268 с изменениями и дополнениями
от 08 июня 2001г., 14 декабря 2006г. «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

· какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

· кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;

· как будут располагаться реквизиты на бланке.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

· расположению реквизитов;

· по автору документа;

· виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

· угловой;

· продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

· бланк организации;

· бланк структурного подразделения;

· бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Угловой бланк документа.

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

На угловом бланке реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа», ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрированным - начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;

· флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа.

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др.

Продольный бланк документа

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. (в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит «Дата документа» ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты).

Он в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

· Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

· 08 - наименование организации;

· 14 - место составления или издания документа.

А также ограничительные отметки для реквизитов:

· 11 - дата документа;

· 12 - регистрационный номер документа.

Пример общего бланка представлен на рисунке 1.

Закрытое административно-территориальное образование

Рисунок 1 – Общий бланк организации с продольным расположением реквизитов

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Так же такой бланк изготавливается для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк Письма

Особое выделение письма как вида документов и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации содержащего в связи с этим адресные данные предприятия.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

· 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

· 04 - код организации;

· 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

· 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· 08 - наименование организации;

· 09 - справочные данные об организации.

А также ограничительные отметки для реквизитов:

· 11 - дата документа;

· 12 - регистрационный номер документа;

· 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

· 15 - адресат;

· 18 - заголовок к тексту;

· 19 - отметка о контроле;

· 20 - текст документа.

В органах власти реквизиты 04 (код организации), 05 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица), и 06 (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)) не применяются.

Бланк письма может, так же как и обычный бланк изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Но все же наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция» (или «Указания по исполнению документа» в органах власти).

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. На рисунке 2 представлен бланк письма с продольным расположением реквизитов.

 

Закрытое административно-территориальное образование

Рисунок 2 –Бланк письма с продольным расположением реквизитов

На рисунке 3 представлен бланк письма с угловым расположением реквизитов.

Закрытое административно-территориальное

образование г. Заречный Пензенской области

Муниципальное учреждение

Рисунок 3 –Бланк письма с угловым расположением реквизитов

На рисунке 4 представлен бланк письма с продольным расположением реквизитов для органов власти.

Рисунок 4 - Образец продольного бланка письма органа власти

На рисунке 5 представлен бланк письма с продольным расположением реквизитов для органов власти.

Рисунок 5 - Образец углового бланка письма органа власти

ПРИКАЗ

___________ №_____

Рисунок 6 –Бланк конкретного вида документа с продольным расположением
реквизитов

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

КУЛЬТУРНО - ДОСУГОВЫЙ ОТДЕЛ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ №_____

Рисунок 7 –Бланк структурного подразделения с продольным расположением
реквизитов

Бланк должностного лица

Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи.

На таких бланках наименование должности размещается ниже наименования организации – автора документа.

Пример бланка должностного лица представлен на рисунке 8.

Закрытое административно-территориальное образование г. Заречный Пензенской области

Муниципальное учреждение культуры «Дом культуры «Дружба»

(МУК «ДК «Дружба»)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ №_____

Рисунок 8 –Бланк должностного лица с продольным расположением
реквизитов

Пример бланка должностного лица органа власти представлен на рисунке 9.

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Володарского ул., д.49, г. Пенза, 440600

Тел. [phone], факс [phone]

E-mail: [e-mail]

________________ № ___________

На № ___________ от ____________

Рисунок 9 –Бланк должностного лица с угловым расположением
реквизитов для органа власти

Учет и хранение бланков

Порядок учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации.

Прежде всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера.

Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Рисунок 10).

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

№ п/п	Дата выдачи бланка	Вид бланка	Кол-во выданных бланков	Номера выданных бланков	Должность и Ф.И.О. лица, получившего бланк	Отметка о возврате неиспользованных или испорченных бланков	Подпись лица, получившего бланк	Подпись лица, выдавшего бланк

Рисунок 10 – Журнал учета бланков

В заключение подчеркнем, что бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.

Практическая часть

1. В соответствии с вариантом выполнить задания (Приложение А).

2. Найти ошибки в оформлении документов и подготовить правильные варианты (Приложение А).

Контрольные вопросы

1. В каком документе даётся классификация бланков?

2. Какие виды бланков вы знаете?

3. Какой вариант бланка является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа?

4 Для какого реквизита ставятся ограничительные отметки в бланке конкретного вида документа, кроме письма?

5. Для изготовления каких видов документов используют общий бланк?

6. Какие бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне?

7. Какие минимальные размеры полей устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

 

Практическая часть.

(Вариант 8)

ВАРИАНТ 8

Разработать: бланк приказа, бланк исходящей справки с угловым флаговым расположением реквизитов, бланк главного бухгалтера (бланк должностного лица). Исходные данные:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЗЕЛЕНСТРОЙ» (МУП «ЗЕЛЕНСТРОЙ»)

412211, г. Пенза, ул. Зеленая, 1

ОКПО 57382547, ОГРН 76853265241653, ИНН/КПП 3311442670/331144267

Директор В.Л. Шабанов

Бухгалтерия: гл. бухгалтер Н.Е. Шляпкин

 

Бланк приказа

 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЗЕЛЕНСТРОЙ»

(МУП «ЗЕЛЕНСТРОЙ»)

ПРИКАЗ

от "__" _________20__г. №____________

г.Пенза

 

О поощрении работника МУП «ЗЕЛЕНСТРОЙ»

 

 

Бланк исходящей справки с угловым флаговым расположением реквизитов

 

Муниципальное унитарное предприятие

«Зеленстрой»

(МУП «Зеленстрой»)

ул.Зеленая, д.1, г.Пенза 412211

тел./факс___________________________

ОКПО: 57382547 ОРГН: 76853265241653

ИНН/КПП 3311442670/331144267

СПРАВКА

от «___»_______ 2016 г. № _____

 

 

Бланк главного бухгалтера (бланк должностного лица)

 

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«_______»_____________ ____ г.

 

Должностная инструкционная карточка главного бухгалтера

 

1. Общие положения

2. Должностные обязанности

3. Права

4.Ответственность

5.Условия работы

 

 

Согласовано: С настоящей должностной инструкцией
Начальник юридического отдела ознакомлен(а):______________________

_____________________________ (инициалы, фамилия)
(инициалы, фамилия) ____________________
_____________________________ (подпись)
(подпись) " "__" ________________ 20__г.
"___" ________________ 20__г.

 

Исправить бланки организаций.

ВАРИАНТ 1

ВАРИАНТ 2

ВАРИАНТ 3

ВАРИАНТ 4

 

Кафедра ИнОУП

 

Лабораторная работа №1

Освоение элементарной деятельностной компетенции «Разработка бланков документов»

 

Цель работы – закрепить полученный на лекционных занятиях необходимый минимум теоретических знаний в области подготовки бланков документов и отработать практические навыки, необходимые для разработки бланков документов. Предполагается закрепление знаниевых компетенций студентов, сформированных на лекционных занятиях и освоить элементарную деятельностную компетенцию «Способность разработать бланк документа».

Общие сведения

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами идентифицирующими автора официального документа.

Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Формат бланков.

Формат - это линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, выраженных в метрических или типометрических единицах.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для их изготовления используется два основных формата бумаги А4 и А5 - допускается также использование бумаги форматов А3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):

· А3 - 297 х 420;

· А4 - 210 х 297;

· А5 - 248 х 210;

· А6 - 105 х 148.

Поля бланков

Поле - это свободная от письма, печати полоса вдоль и поперек края листа бумаги.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

· левое - не менее 20;

· правое - не менее 10;

· верхнее - не менее 15;

· нижнее - не менее 20.

Шрифт

Шрифт - это комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Если документ составляется на компьютере, то при его подготовке рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) версии от 6.0 и выше. При печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты: Times New Roman Cyr (Times New Roman) размером 13, 14, 15 или 12 для оформления табличных материалов и Arial размером № 12, 13, 14.

Межстрочный интервал

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, - это расстояние между строками в абзаце.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

· одинарный интервал - 12 пт;

· полуторный интервал - 18 пт;

· двойной интервал - 24 пт.

Текст бланков (и сам текст документа) рекомендуется печатать в формате А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5 -2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.