Состав реквизитов документов

(по ГОСТ Р6.30-2003) [1.14].

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации [1. 3];

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания) [1.5].

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный

номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа; 15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении

его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

 

1.3. БЛАНК ДОКУМЕНТА. РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляр–образцу, представляющему собой совокупность реквизитов, их которых состоит документ. Последний может быть:

с угловым (рис. 1) или продольным (рис. 2) расположением реквизитов [1. 14].

Реквизиты 01…19 являют собой заголовочный блок документа. Информационный блок состоит из реквизита 20 и, наконец,– оформляющий - включает в себя реквизиты 21…30. Формуляр - образцы углового и продольного расположения различаются только заголовочными блоками. Заголовочные блоки внешних и внутренних документов различаются наличием (во внешних документах) или отсутствием (во внутренних) - справочных данных об организации.

Различают постоянные реквизиты (01; 02; 03; 04; 05; 06; 07; 08; 09), наносимые при изготовлении бланка, и переменные (10;11;13– 29), а также отметки для расположения реквизитов (09;10–12;14;17-19), фиксируемые на бланке в процессе заполнения документа. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами, носит название рабочего поля документа. Служебным полем документа является та его часть, которая предназначена для закрепления его в технических средствах и средствах хранения.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету [1. 3].

Установлены два основных формата бланков документа: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный на бланке (или без него), должен иметь размеры левого, верхнего и нижнего полей не менее 20 мм и правого- не менее 10 мм.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные метки для реквизитов 09, 10, 11 размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) и флаговым (каждая строка реквизита начинается от левого отступа зоны расположения реквизитов). Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов 14, 15, 20, 22 отделяют друг от друга полутора-двумя строчными интервалами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков. Если реквизит 17 превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Общий бланк, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01, 02, 03, 06. Допускается указывать на общих бланках трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей реквизитов 09, 10, 15, 17,18. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02 или 03, 04, 05, 06, 08 и (при необходимости) ограничительные метки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 учредительных документов организации. Бланк конкретного вида документа, (кроме письма), включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12 и ограничительные метки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19. Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих, наряду с русским, в качестве второго государственного национальный язык, реквизит 08 печатают на одном уровне продольного бланка на двух языках: русском и национальном.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и др.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница». Точки и тире не ставятся. Допускается в документе использовать оборотную сторону листа. При этом нечетные номера страниц проставляются на лицевой, а четные – на оборотной стороне листа.

 

1.4. ТРЕБОВАНИЯ ГОСТ Р 6.30- 2003 К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 №2-ФКЗ.

02. Герб субъекта РФ посещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Порядок регистрации и правовой защиты товарного знака (знака обслуживания) определяется Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 29.09.1992 №3520–1. Если на бланке организации воспроизведен реквизит 01 или реквизит 02.то товарный знак не воспроизводится.

04.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Он представляет собой число, каждая цифра которого несет

определенную информационную нагрузку, и указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, виду деятельности и т.д. На документах, представляемых в государственные органы простановка кода по ОКПО обязательна.

05.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. Он вносится в Единый государственный реестр юридических лиц и состоит из 13 цифр, расположенных в следующей последовательности: С ГГ КК ХХХХХХХ Ч,

где С – первый знак является признаком отнесения государственного регистрационного номера записи о создании юридического лица после введения в действие Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц» и обозначается 1, и 2, если создание юридического лица произведено до введения в действие этого закона; ГГ (со второго по третий знаки) – две последние цифры года внесения записи в государственный реестр; КК (четвертый и пятый знаки)- порядковый номер субъекта Российской Федерации по перечню субъектов РФ, установленному ст.65 Конституции Российской Федерации; ХХХХХХХ (с шестого по двенадцатый знаки) – номер записи, внесенный в государственный реестр в течение года; Ч (тринадцатый знак) – контрольное число: младший разряд остатка от деления предыдущего двенадцатизначного числа на одиннадцать. ОГРН позволяет точно идентифицировать учреждение – автора документа06. Индентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации. Введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 №299. Данный код предназначен для автоматизированной обработки документации и позволяет быстро извлекать информацию о документе.

08.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное (а при его отсутствии - полное) наименование вышестоящей организации (министерства или ведомства; в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация. Для внутреннего документооборота наименование организации достаточно указать без уточнения ее подведомственности.

Наименования организации субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже или справа от наименования на русском Наименование филиала (территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации) указывают в том случае, если оно является автором документа. Его располагают ниже названия организации.

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию.

09.Справочные данные об организации-авторе включают следующую информацию: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и www-страницы, номер и дату лицензии и др.). Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи.

10. Наименование вида документа, изданного организацией, регламентируется ее уставом (положением) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД, а также содержанию документов (приказ, распоряжение, справка, акт и др.)

В письме наименование вида документа не указывают.

11. Дата – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и отражают стадии работы с

 

 

Рисунок 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

 

Рисунок 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

.

документом. Основной датойявляется дата его подписания или утверждения или дата события, зафиксированная

в нем: для протокола – дата проведения заседания (принятия решения); для акта – дата его составления. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается дата подписания его последней организацией. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. На нее отводится десять знаков: восемь цифр (по две на число и месяц, и четыре цифры - на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например, дату 7 июня 2006 г. следует оформлять как 07.06.2006. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается оформление даты и в следующей последовательности: год, месяц, день – 2006.06.07., что предусматривается международным стандартом.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например, 07 июня 2006.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По проставленным датам появляется возможность установить, когда произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является составной частью реквизитов 16, 17, 22, 23, 24, 28, 29, 30. При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год. Число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела (по номенклатуре дел); информацией о корреспонденте; вопросов деятельности; должностных лиц или исполнителей; структурных подразделений и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или большим числом организаций, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Элементом реквизита является его порядковый номер с первого рабочего дня января до последнего рабочего дня декабря. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Как правило, этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

14. Место составления или издания документа указывают в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации, если затруднено его определение по реквизитам 08 и 09. Перед городами Москва и Санкт-Петербург сокращенное обозначение населенного пункта (г.) не ставят.

15.Адресатами могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Элементы реквизита включают: наименование организации (в именительном падеже); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); должность лица, которому адресован документ (в дательном падеже); инициалы и фамилия (в дательном падеже); почтовый адрес.

Каждая составная часть адресата печатается с новой строки. Длина максимальной строки ограничивается длиной тестового поля справа. Она не должна превышать 100 мм. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной «Почтовыми правилами».

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «КОПИЯ» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

16. Некоторые документы после их подписания должны утверждаться, после чего они приобретают юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из написанного прописными буквами слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты утверждения. Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция содержит принятое руководителем решение и пишется им непосредственно на документе. Она может содержать как решение вопроса (разрешить…, отказать…, принять…, перевести…), так и указание на порядок его подготовки (кому поручается; что поручается; срок исполнения)

Еслив резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются для решения вопроса как соисполнители. Исполнение такого документа, как правило, берется на контроль. Срок исполнения берется из резолюции. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не составлять.

19. Контроль за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штемпелем «Контроль».

20. Текст документов составляют только на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в

именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете»; «были», «находились» и др.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованными с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст состоит, так правило, из двух частей. В первой из них указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной)- решения, выводы, просьбы, распоряжения, рекомендации.

Текст может содержать и только одну заключительную часть: приказы – распорядительную без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы и др.

В документах, подготовленных на основании ранее изданных документов и документов из других организаций, указывают их реквизиты: 08;10;11; 12; 18.

Если текст содержит несколько решений, выводов и др., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организаций, текст излагают от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРОШУ», «ПРЕДЛАГАЮ»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЕМ»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют, например, следующим образом: ПРИЛОЖЕНИЕ: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут прописными буквами слово: ПРИЛОЖЕНИЕ с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом: ПРИЛОЖЕНИЕ: Письмо (название организации) от (указывается дата), №(проставляется номер) и приложение к нему, всего на л.(указывается количество листов).

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют, например, следующим образом: ПРИЛОЖЕНИЕ на 5 листах в 1 экземпляре только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут: ПРИЛОЖЕНИЕ (с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера).

Допускается ПРИЛОЖЕНИЕ оформлять флаговым или центрированным способами. Центрирование осуществляют относительно самой длинной строки.

22. Подпись является обязательным реквизитом документа, придающим ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы согласно своей компетенции. В состав реквизита «ПОДПИСЬ» входят: наименование должности лица, подписавшего документ ( полное, если документ оформлен не на бланке, исокращенное –в документе, оформленном на бланке ); личная подпись, расшифровка подписи ( инициалы, фамилия ).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Допускается в реквизите «ПОДПИСЬ» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Порядок подписания документов, созданных и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, определен в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении нескольких условий, которые перечисляются в ст.4 закона.

23. Проекты некоторых документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными организациями, структурными подразделениями организаций, отдельными должностными лицами. Это делается с целью проверки целесообразности и своевременности издания документа, его соответствия законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой или, чаще всего, грифом согласования.

Гриф согласования документа состоит из напечатанного прописными буквами слова СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют по следующей форме: под словом СОГЛАСОВАНО (написанным прописными буквами без кавычек) указывается письмо организации с проставлением даты и его регистрационного номера или решения коллегиального органа (с его выходными данными).

24. Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Его оформляют визой, которая включает: должность визирующего, его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

При наличии замечаний по документу перед подписью визирующего пишется фраза: «Замечания прилагаются». Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника внутреннего распорядительного документа и в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Допускается (по усмотрению организации) полистное визирование документа и его приложений.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Простые печати могут иметь различные формы: прямоугольную; квадратную; круглую; треугольную. На них в центре воспроизводится наименование организации или структурного подразделения, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Коммерческие структуры имеют круглые печати.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «ПОДПИСЬ» прописными буками пишется слово «ВЕРНО», под ним - наименование; должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата заверения.

Если копия документа пересылается в другую организацию или выдается на руки просителю, отметку заверяют оттиском печати, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Целесообразно также указывать номер факсимильного аппарата и адрес электронной почты. Это позволяет в случае необходимости быстро связаться с сотрудником, готовившим документ, который, зная нюансы вопроса, может дать интересующую исполнителей документа информацию.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 28.Завершающая отметка на документе - отметка о его исполнении и направлении в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такового - краткие сведения об исполнении); слова:«В ДЕЛО»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована его исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, после чего последний помещается в дело.

29. При поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка (штемпелем или вручную), фиксирующая факт приема его в организации. Она состоит из сокращенного названия организации, откуда поступил документ, даты получения (при необходимости – часы и минуты) и входящего учетного номера. Документ регистрируется один раз. В документах, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

30.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в организации.

 

 

Контрольные вопросы

 

 

1.Раскройте все реквизиты служебных документов согласно

ГОСТ Р 6.30-2003.

2.Как располагают реквизиты на документах?

3.Какие виды бланков установлены ГОСТ Р 6.30-2003?

4.Как классифицируют документы, входящие в ОРД?

5.Какие бланки документов и размеры полей на них установлены ГОСТ Р 6.30-2003?

6.Можно ли в документе использовать оборотную сторону листа?

7.Должен ли в многостраничных документах проставляться номер страниц и как?

8. Можно ли документы писать от руки?

9.Расшифруйте аббревиатуры ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

10. Какую информацию следует включать в справочные данные об организации- авторе

документа?

11. Можно ли на документах не указывать ОКПО?

ГЛАВА 2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД)

УСД [1. 14] содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В Российской Федерации разработаны УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ:

1. – плановой документации; 2. – отчетно-статистической;3. – первичной учетной документации; 4. – финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 5. – расчетно-денежной документации; 6. – организационно-распорядительной документации; 7. – документации по ценообразованию; 8. – документации по материально-техническому снабжению и сбыту; 9. – документации по торговле; 10. -документации по внешней торговле; 11-проектной документации для строительства; 12. – документации по изобретениям и открытиям; 13. – документации по социальному обеспечению; 14. – документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов); 15. – документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла; 16. – документации по бытовому обслуживанию населения.

2.1. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД) [1.14]

УСОРД – устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления. Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (государственных стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и др., правил и рекомендаций Федеральных органов власти, положений (уставов) организаций и т.п.). Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде: трафарета; анкет; таблиц и соединения этих форм в любой последовательности.

ТРАФАРЕТ - заранее отпечатанный текст с постоянной информацией с пропусками для заполнения их переменной информацией. Последняя характеризует конкретную ситуацию, отражаемую трафаретным документом. В компьютерных программах трафаретные формы документов носят название «шаблон» («template»).

Унифицированные формы документов, как правило, разрабатываются организацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом РФ.

АНКЕТА – форма представления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете является обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Постоянная информация представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначные ответы, представляющих собой переменную информацию.

При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, в которых опорным словом является имя существительное, например, «структурное подразделение».

АНКЕТНЫЕ ТЕКСТЫ применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации. Анкетирование является одним из основных методов социологических и маркетинговых исследований.

ТАБЛИЦА позволяет представить информацию в каноничном виде. Она содержит перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему

и расположенных по графам. Требования к построению и оформлению таблиц на все унифицированные системы документации, включая и организационно-распорядительные, содержатся в ГОСТ Р 1.5- 92, устанавливающему правила построения стандартов.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ПОЛОЖЕНИЕ – это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, общее положение о министерствах) или одного органа (например, положение о ГИБДД) и др.

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положения бывают типовыми (для системы учреждений и предприятий) и индивидуальными. Часто индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. В организации должны быть положения о каждом структурном подразделении.

Положения оформляются на общем бланке. Его подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (руководители структурных подразделений или их заместители) и утверждаются руководителями организации. В формуляр-образец положения входят реквизиты: 08; 10; 11; 14; 16; 18; 20; 22; 23.

УСТАВ – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав – это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её задачи, порядок работы.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Например, Устав Железных Дорог России, Ветеринарный Устав Российской Федерации и др.

Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или органами власти (Администраций субъектов РФ).

Уставы общественных организаций принимаются и утверждаются на съездах этих организаций. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.

Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части I Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав является обязательным документом. Его содержание должно включать: наименование организации; ее вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (уставный капитал, выпуск и распределение акций и т. п.), распределения прибыли, реорганизации и прекращения ее деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура) и др. ПОЛОЖЕНИЯ и УСТАВЫ являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяется учреждениями-разработчиками.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ – это документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Документ содержится в УСОРД. Он оформляется на общем бланке и, в зависимости от учредительных документов организации, имеет реквизиты: 01 или 02, или 03; 07; 08; 10; 11; 14; 16; 20; 22; 25. Текст документа составляется в виде таблицы. Подписывается начальником отд