Особенности языка и стиля служебных документов

Сфера официально-деловых отношений возникает между организациями и внутри них; между государствами и физическими лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Различают собственно официально-деловой (канцелярский) стиль; юридический стиль – язык законов и указов с характерным для него стремлением к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность; дипломатический стиль, ориентированный на формулировании позиций сторон в достижении договоренности при особо «этикетной» природе дипломатических формул.

Официально-деловой стиль можно подразделить на: деловой; официально-документальный; официально-канцелярский; официально-риторический; судебный и канцелярский. Для текстов в официально-деловом стиле характерна общая регламентация формы документов; ограничение разнообразия языка, его идеоматичность; употребление предложений с большим числом слов и однородных членов, а также распространенных предложений; использование страдательных конструкций; соблюдение четких логических и смысловых связей между предложениями; определенные способы словоизменения.

Рассмотрим некоторые лексические и грамматические трудности, которые могут возникнуть при составлении и редактировании официальных текстов документов [17.1 … 17. 9].

ЛЕКСИКА. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «словарю сочетаемости слов русского языка», под ред. П. Н. Данилова и В. В. Морковкина, выпущенного в Москве в 1983 г, а также по [17. 8; 17. 9].

ТЕРМИНОЛОГИЯ (специальная лексика) обладает отличительным свойством – наличием единственного и чёткого значения. Если составитель документа приводит термины, которые могут быть непонятны адресату, то следует дать их расшифровку и, для однозначного толкования последней, следует воспользоваться толковым или терминологическим словарями, словарём иностранных слов или специальными словарями и, наконец, проконсультироваться с профессионалами, юристами [17. 5].

ИНОСТРАННЫЕ СЛОВА следует применять, когда это диктуется необходимостью в случаях, если они имеют оттенки значения, которые важны для текста и отсутствуют у исконно русского слова, имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес. Однако, следует удостовериться в том, что их значение вполне понятно и автору документа, и адресату [17. 4].

ИЗБЫТОЧНОСТЬ (плеоназм – греч. ploonasmos). Приведём примеры: форсировать строительство ускоренными темпами (фр. forcer – ускорять темп деятельности); в феврале месяце (февраль может быть только месяцем); прейскурант цен (нем. дословно – перечень цен); главная суть («суть» - это и есть главное).

С другой стороны словосочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение» и др. стали нормативными сочетаниями [17. 6]. ПОВТОР ОДНОКОРЕННЫХ СЛОВ в пределах одного словосочетания (тавтология – греч. tauto – тот же, logos – слово). Например: польза от использования (польза от применения); адресовать в адрес (следовало бы направить в адрес); масло масляное... ПОДМЕНА СЛОВА «БРАТОМ – БЛИЗНЕЦОМ» - паронимы – родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению (греч. para – возле, при; onyma – имя):

оплатить – заплатить: оплатить чего-либо (слово «оплатить» требует прямого дополнения); заплатить за что -нибудь («заплатить» - требует косвенного дополнения); Командированный – командировочный. Командированный – тот, кого командировали; Командировочный – имеет значение «относящийся к командировке», например, командировочное предписание [17. 7].

ОРФОГРАФИЯ [17. 8]. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы. С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имён лиц, животных, мифологических существ и др. при помощи суффиксов –ов (-ев) или –ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на –ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения, Плехановские чтения…

ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ НАЗВАНИЯ. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северный Ледовитый океан; Союз независимых государств; Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Москва, город Санкт-Петербург). Но в названиях улиц: «чистые пруды», «кузнецкий мост»; «красные ворота»; «сущёвский вал», «каретный ряд» – они пишутся со строчной буквы, т. к. исторически имели прямое значение.

Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: «Рио-Колорадо» (Рио-река); «Сьерра-Невада» (Сьерра – горная цепь); «Йошкар-Ола» (Ола-гора). Однако, иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит) пишутся со строчной буквы.

Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: «острова Королевы Шарлоты»; «мост Лейтенанта Шмидта».

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова – со строчной: «Нидерландское королевство», «Великое герцогство Люксембург», «Соединённое королевство».

В названиях российских территориально-административных преобразований слова: край; область; национальный округ; район пишутся со строчной буквы.

В названиях организаций, все слова пишутся с прописной буквы. В названиях высших правительственных, важнейших международных организаций: «Администрация Президента Российской Федерации»; «Организация Объединённых наций».

В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы: «Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации». С прописной буквы может быть написано первым слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название: «Государственная Третьяковская галерея»; «Центральный Дом журналиста».

НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ И ЗВАНИЙ. С прописной буквы пишутся наименование высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие – со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.

СЛОВООБРАЗОВАНИЕ [17. 6]. В современном русском языке одним их самых активных является способ образования слов – их сокращение – аббревиатура (от итал. abbreviatura). Они могут состоять: из слогов («стройтрест»); начальных звуков слов, входящих в словосочетание или их начальных букв («ВВЦ – Всероссийский выставочный центр»; «ВВС – Военно-воздушные силы»; «МВД – Министерство внутренних дел» и др.).

Целесообразность введения аббревиатур позволяет: экономить место; избегать громоздких словосочетаний и словесных повторений. Однако, если они не стандартизованы, у адресата могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Скопление большого числа аббревиатур делает текст «тяжелым», громоздким, осложняет восприятие.

От, собственно, аббревиатур надо отличать графические сокращения. В русском языке стандартизованы следующие сокращения: почтовые сокращения слов, обозначающих населённые пункты (область - обл., район - р-н, город - г., село - с., деревня - д., поселок - пос.); названия месяцев (янв., февр., м., а., мй., ин., ию., авг., сент., окт., дек.); телеграфные сокращения: точка - тчк., запятая - зпт., двоеточие - двт…; условные обозначения величин и единиц измерения (метр - м; миллиметр - мм; килограмм - кг; грамм - г; центнер - ц; тонна - т; гектар - га); сокращения, принятые в учётно-отчётный документации (квитанция № - квит. №, - накладная № - накл N, расчетный счет № - расч-сч №); текстовые сокращения (так далее - т. д., тому подобное - т. п., например - напр., прочее - пр., другое - др.); наименование должностей, званий, степеней (прапорщик - прап.; член-корреспондент - чл.-корр.; доктор технических наук - д. т. н.; кандидат философских наук – к.ф.н.; старший научный сотрудник с. н. с.; заведующий - зав.; заместитель - зам; исполняющий обязанности - и. о.; помощник - пом); обращение (господин - г-н, товарищ - тов.) и некоторые другие.

ПРАВИЛА ГРАФИЧЕСКОГО СОКРАЩЕНИЯ СЛОВ [17. 7] сводятся в основном, к принципу: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. Желательно отбрасывать максимальное количество букв, по не настолько, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше «Фундам.», чем «Фундаментал.»; «Социал.», чем «Соц.», поскольку «Соц.» может быть понят и как «социальный» и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы допускается в случае, если оно является общепринятым (год – г, город – г, село – с, секунда – с и др.). Сокращение не может заканчиваться на: гласную «и» при сокращении сохраняется следующая за ней согласная: «край…», «калийн.», «учен.», «маслян.»; мягкий знак отбрасывается «сел.»; удвоенная согласная не сохраняется, остаётся одна буква: «метал.» (в слове металлический).

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сохраняют каждую часть слова: «проф.-тех.» (профессионально-технический). В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают только вторую часть слова: «лесохоз.» (лесохозяйство).

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам.

ПРАВИЛО АББРЕВИАЦИИ. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым – разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания. Сокращения – названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия – пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия буквенные обозначения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: «двигатель УЗАМ-331»

Слово «год» после дат сокращают до одной буквы «г.» или до двух – во множественном числе: «В 2000 – 2006 г.г.». Цифровое обозначение учебного или финансового года пишется через наклонную черту. Слово «год» употребляется в единственном числе: В 2005/2006 учебном году; «Рубль» сокращается до «Руб.».