Глава 6. Организация работы с документами

 

Документы подразделяют на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие (поступившие в организацию), исходящие (оправляемые из организации) и внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы). Не все входящие документы подлежат регистрации - организация сама определяет их перечень. Как правило, не регистрируются поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах, рекламные материалы и др. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Порядковый регистрационный №1 присваивается документу в первый рабочий день января. Последний номер - в последний час последнего рабочего дня декабря. Для регистрации документов используются журналы и карточки. Журналы более целесообразно использовать в организациях с небольшим объемом документооборота (до 1000 единиц в год). Как правило, журналы (карточки) включают следующие графы: номер (индекс) документа и его автор; краткое содержание документа (заголовок); исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении документа; номер дела, в которое помещен документ после его исполнения и снятия с контроля. Все листы журналов нумеруются (в правом верхнем углу) черным простым карандашом. Журнал прошивается суровой ниткой, концы которой заклеиваются бумагой (или заливаются сургучем), на которую ставится оттиск печати и заверительная надпись и подпись о количестве прошитых и пронумерованных листов. Для регистрации документов на ПК можно использовать такие же графы. Организация документооборота должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов [8, 9, 10].

ВХОДЯЩИЕ документы в день их поступления предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. Вскрываются все конверты кроме корреспонденции с пометкой «лично». Конверты уничтожаются, если на них нет пометок «Конфиденциально», «срочно», и если адрес отправителя, дата отправления и получения проставлены только на конверте. На рассмотрение руководства передаются документы из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности и требующие решения руководства. Остальные документы, после предварительного рассмотрения службой ДОУ, направляются исполнителям в день их поступления. Документы, решения по которым исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

ИСХОДЯЩИЕ документы, отправляемые из организации, проходят следующие этапы: составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа; проверка правильности его оформления. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Они представляются на подпись руководителя, после подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список рассылки и, после его регистрации, организует размножение документа. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «подлежит возврату». Такую же пометку делают и в журнале регистрации исходящих документов.

ВНУТРЕННИЕ документы готовятся, оформляются и исполняются в самой организации. Их подготовка и оформление осуществляется по общим правилам. При

 

передаче зарегистрированного документа от одного исполнителя другому оно повторно не регистрируется. При подготовке проекта документа необходимо учитывать нормативные акты по рассматриваемому вопросу и содержание ранее изданных документов.

Для установления единого порядка составления документов в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству.

Эффективное влияние на своевременное и качественное исполнение документов оказывает организация контроля. Сроки контроля могут быть типовыми (устанавливаемые актами высших органов государственной власти) или индивидуальными (устанавливаемые руководителем организации). Срок исполнения для большинства документов не должен превышать дести дней.

Для проведения контрольных операций используют ПК. После исполнения документа и доведения до сведения заинтересованных лиц и организаций о принятых решениях (проведение деловой встречи, например, или доклад о результатах проделанной работы и др.) оформляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и документ снимается с контроля.

Систематизация исполненных документов в организациии формирования их в дела обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку и оформленных по определенным правилам. Дело не должно содержать более 250 листов и по толщине не должно превышать 40 мм. При большем объеме документов, относящихся к одному делу, его делят на тома (части).

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОГРАНИЗАЦИИ обязательна для всех государственных организаций. Она состоит из перечня документов, разрабатываемого самой организацией и документов, поступающих извне.

При составлении номенклатуры дел организация должна руководствоваться требованиями, содержащимися в нормативно-методических документах «Государственная система документационного обеспечения управления», «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ». Номенклатура дел необходима, если производятся: регистрация документов; сдача в архив дел со сроками хранения до 10 и более 10 лет с построением справочной картотеки на исполненные документы и составленными описями [14, 15].

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ номенклатура дел составляется для организации в целом и для каждого, входящего в ее состав, структурного подразделения;

ТИПОВАЯ номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности организаций. Здесь устанавливается единая система формирования дел, унификация дел однородных документов и единых сроков хранения.

ПРИМЕРНАЯ номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел и их индексов в организациях.

Типовые и примерные номенклатуры дел утверждаются федеральными и республиканскими органами для учреждений своей системы. Каждая организация должна составлять свою номенклатуру, руководствуясь типовой или примерной номенклатурами. В составлении номенклатуры участвуют руководители структурных подразделений организации, ведущие специалисты, сотрудники ДОУ и архива.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лет. В конце каждого года ее уточняют, при необходимости, корректируют и вводят в действие с января следующего года.

Дела по вопросам, не решенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

ПРЕДАРХИВНАЯ ПОДГОТОВКА дел включает операции: перегруппировку документов в прямой хронологической последовательности с января по декабрь; нумерацию листов в деле (черным графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление внутренней описи документов для дел постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет); переплета (подшивки) дела в твердую темную обложку из картона. Реквизиты «Фонд №__», «Опись №__» и «Дело №__» называются архивным шифром дела и присваиваются архивом, куда дело передается на хранение.

ДЕЛА, ПОДЛЕЖАЩИЕ УНИЧТОЖЕНИЮ по окончании календарного года и дела временного хранения (до 10 лет) уничтожаются с помощью специальных машин SHREDER не менее чем двумя работниками организации. На документы, представленные к уничтожению, составляется акт. Акты и описи подписываются членами экспертной комиссии (ежегодно создаваемой) и утверждаются руководителем организации.

6.1. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ,СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ [1. 7; 1. 13; 16]

Сведения, составляющие государственную тайну, установлены соответствующим перечнем и подлежат защите со стороны государства. Коммерческая тайна (КТ) перечнем не определена, поскольку она всегда разная применительно к различным предприятиям и фирмам. Государственная тайна охраняется силой государства в лице соответствующих органов, а коммерческая тайна – службой безопасности предприятия.

В повседневной жизни коммерческая тайна всегда выступает в форме коммерческих секретов. Режим коммерческой тайны – правовые, организационные и иные меры, включая документационное обеспечение,- считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, комплекса этих мер по охране ее конфиденциальности.

Перечень информации, составляющий коммерческую тайну, утверждается распорядительным документом руководителя организации и включается в инструкцию по организации и документационному обеспечению режима коммерческой тайны, регулирующей информационные связи организации. Руководитель организации издаёт приказ, в котором перечисляются сведения, относящиеся к коммерческой тайне. При этом он исходит из принципа экономической выгоды и безопасности организации; однако чрезмерное засекречивание деятельности может обернуться потерей прибыли, поскольку условия рынка требуют широкой рекламы производимых продукции и услуг.

При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определённые правила, которые сводятся к следующему: разработка инструкции (памятки) по работе с конфиденциальными документами; ознакомление с ней соответствующих сотрудников организации, имеющих допуск к конфиденциальной информации; назначение ответственных лиц за контролем делопроизводства и наделение их соответствующими полномочиями; контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны организации; строгий контроль (лично руководителем и через службу

безопасности) за допуском персонала к документам содержащим КТ; внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации; введение материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к закрытой информации.

При работе с конфиденциальными документами нельзя отлучаться из комнаты, а если приходится выходить, то следует закрывать дверь.

По окончании работы наиболее важные документы убираются в сейф или в специальные контейнеры. Те и другие следует опечатать и сдать на хранение сотрудникам службы безопасности фирмы.

Для работы с конфиденциальными документами должны отводиться специальные помещения с капитальными стенами, надёжными перекрытиями, прочными дверьми с замками и запорами, с хорошей звукоизоляцией и защитой на окнах. Они должны быть оборудованы системой охранной сигнализации. Документы, имеющие гриф «КТ» формируются в отдельное дело, на обложке которого в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём. В конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении документов обязательно: проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему; в случае недостачи или отсутствия в конвертах документов с грифом составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых направляется отправителю; Движение документа фиксируется в журнале, который вносится в номенклатуру дел организации.

По окончании года приказом руководителя создаётся специальная комиссия, которая проверяет наличие всех документов с грифом «КТ», отбирает их для архивного хранения и для уничтожения.

Рабочие помещения, служебные кабинеты должны быть закрыты для посторонних лиц. Всех посетителей, включая клиентов и деловых партнёров, должен встречать и сопровождать по территории работник службы безопасности.

Подписка о неразглашении коммерческой тайны позволяет обеспечить формальную юридическую защиту коммерческой информации, к которой имеет или имел доступ персонал фирмы. Особое внимание следует уделять такому виду документированной информации, как договоры, в связи с тем, что в данном виде документов наиболее отражена информация, составляющая коммерческую тайну: финансовая, торговая, снабженческая, научно-техническая, производственная и др., включая ноу-хау. Коммерческие тайны организации полностью или частично могут стать известны деловым партнёрам в процессе обмена с ними необходимой в совместной работе информацией. Следовательно, они должны принять на себя обязательства по защите вашей коммерческой тайны. Это традиционная для делового мира практика, и она должна подкрепляться письменными обязательствами.