Глава 1. Документ в системе управления проектами

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

 

Постановлением Госстандарта РФ № 65 от 03.03.2003 утвержден и введен в действие ГОСТР 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[1.14] Его требования являютсярекомендуемыми на основании Законов Российской Федерации «О стандартизации» № 196-ФЗ от 30.01.2001 и «О техническом регулировании» № 184- ФЗ от 27.12.2002. В соответствии с его названием ГОСТ Р 6.30- 2003 распространяется на организационно- распорядительные документы (ОРД) и относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации(УСОРД), включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам и государственных организаций, и хозяйствующих субъектов негосударственных структур [1. 20]. Рекомендательный характер государственного стандарта в отдельно взятой организации должен стать основой для подготовки собственного нормативно-правового акта, в который в качестве обязательных будут вводиться стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п. Это обеспечит юридическую силу, качественное и своевременное исполнение документов, организацию их оперативного поиска.

Основной акцент в настоящем учебном пособии делается на изучение основ документационного обеспечения управленческой деятельности. Назначение пособия – в сжатой форме сконцентрировать важнейшие требования по работе с документами и дать основные положения, термины и определения изучаемого предмета. Для практического закрепления полученных знаний и приобретения навыков в создании и оформлении документов на ПК в пособии предлагается проведение деловой игры по созданию общества с ограниченной ответственностью. Идея игры заимствована у В.Г. Петелина [3].

Участники игры образуют коллектив учредителей в количестве 3 – 5 человек, устанавливают статус, цели и основные направления деятельности создаваемого ООО, дают ему название, разрабатывают и оформляют комплект типовых документов на ПК и формируют их в «Дело», которое сдается «в архив». Образцы документов приведены в гл. 7 настоящего издания.

 

1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Под информацией обычно понимают сведения об окружающем нас мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемых человеком или специальными устройствами [1. 10].

С точки зрения содержания или области деятельности информация условно может быть отнесена к управленческой, научно-технической, медицинской, сельскохозяйственной и др.[1.20,1. 21].

В настоящей работе рассматривается управленческая документация, используемая организациями, учреждениями и предприятиями (далее организациями) в целях управления проектами и отдельными его этапами.

К управленческой информации предъявляются требования достоверности, оперативности и полноты. Под достоверностью информации понимается степень соответствия ее содержания объективному состоянию вещей и явлений [1. 15].

Оперативность информации должна быть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта, к которому она относится, не изменилось.

Под полнотой информации понимается ее объем, который должен быть необходимым и достаточным для принятия управленческого решения.

Подавляющая часть используемой информации фиксируется. Ее материальным носителем является документ [1.8].

В русском языке слово ДОКУМЕНТ вошло в Петровскую эпоху [5]. Документами стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость. Тогда же для особо важных документов Петр I ввел в обращение гербовую бумагу - «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять текст документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и др.). При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были введены реквизиты документа и определены их места на формулярах.

Документ – средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Он создается посредством графики, рисунка, фотографии, письма, звуко- и видеозаписи на материальном носителе: на бумаге; фото- и кинопленке; на магнитных (аудио- и видеопленке: гибких и жестких дисках) и оптических носителях (СD и DVD-дисках). Юридическую силу документ приобретает в случаях, когда он создан по установленным правилам [1.10].

В управленческой практике [1.14;1.15] используются преимущественно текстовые (рукописные, машинописные, типографские) документы на бумажной основе

. По персонификации документы классифицируют на служебные и личные (именные)

По назначению различают документы, фиксирующие факты, события и явления (акты, протоколы, отчеты и др.) и как средство передачи информации на расстояние и во времени (письма, факсы, телеграммы и др.).

По содержанию информации, которую они несут, выделяют документы по общим и административным вопросам; документы по функциям управления, включающие вопросы планирования, оперативной деятельности, бухгалтерского учета, финансово-кредитные; по личному составу и т.п.;

По месту составления документы подразделяются на внешние – отправляемые из организации – исходящие, получаемые ею извне – входящие и внутренние (служебные), создаваемые в данной организации и используемые внутри неё.

По количеству вопросов, отраженных в документах, последние классифицируют на простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в определенный срок. Для вторых срок исполнения не устанавливается.

По видам: типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

По степени гласности: без ограничения доступа (обычные) и с ограниченным доступом (конфиденциально, для служебного пользования, секретно и др.) [1. 7; 1. 8; 1. 10].

По срокам хранения документы делят на две группы – постоянного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения [1. 17].

Деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий, называется делопроизводством [1.17].

Современное делопроизводство определяется «как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента появления документа до его передачи на хранение в архив или уничтожение. Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Это связано, прежде всего, с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспечением, унификацией терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящейся к делопроизводству, где используется понятие «документационное обеспечение управления», которое, по сути, и является синонимом понятия «делопроизводство». Организация работы с документами требует условий, обеспечивающих создание, движение, поиск и хранение документов.

Совокупность документов, создаваемых в процессе выполнения какой-либо функции управления, составляет систему документации.

Документы, образующиеся в результате деятельности органа управления, справочный аппарат к нему, методы и средства их обработки и использования составляют информационно-поисковые системы. Такие системы находят применение в большинстве аппаратов управления [1. 14].

Основные функции управления – планирование, организация, координация, контроль и др.– свойственны всем, без исключения, органам управления.

Специальные же функции – снабжение, учет, финансирование и пр. – могут в органе управления либо отсутствовать совсем, либо реализоваться частично или полностью.

ГЛАВА 2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД)

УСД [1. 14] содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В Российской Федерации разработаны УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ:

1. – плановой документации; 2. – отчетно-статистической;3. – первичной учетной документации; 4. – финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 5. – расчетно-денежной документации; 6. – организационно-распорядительной документации; 7. – документации по ценообразованию; 8. – документации по материально-техническому снабжению и сбыту; 9. – документации по торговле; 10. -документации по внешней торговле; 11-проектной документации для строительства; 12. – документации по изобретениям и открытиям; 13. – документации по социальному обеспечению; 14. – документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов); 15. – документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла; 16. – документации по бытовому обслуживанию населения.

2.1. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД) [1.14]

УСОРД – устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления. Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (государственных стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и др., правил и рекомендаций Федеральных органов власти, положений (уставов) организаций и т.п.). Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде: трафарета; анкет; таблиц и соединения этих форм в любой последовательности.

ТРАФАРЕТ - заранее отпечатанный текст с постоянной информацией с пропусками для заполнения их переменной информацией. Последняя характеризует конкретную ситуацию, отражаемую трафаретным документом. В компьютерных программах трафаретные формы документов носят название «шаблон» («template»).

Унифицированные формы документов, как правило, разрабатываются организацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом РФ.

АНКЕТА – форма представления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете является обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Постоянная информация представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначные ответы, представляющих собой переменную информацию.

При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, в которых опорным словом является имя существительное, например, «структурное подразделение».

АНКЕТНЫЕ ТЕКСТЫ применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации. Анкетирование является одним из основных методов социологических и маркетинговых исследований.

ТАБЛИЦА позволяет представить информацию в каноничном виде. Она содержит перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему

и расположенных по графам. Требования к построению и оформлению таблиц на все унифицированные системы документации, включая и организационно-распорядительные, содержатся в ГОСТ Р 1.5- 92, устанавливающему правила построения стандартов.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ПОЛОЖЕНИЕ – это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, общее положение о министерствах) или одного органа (например, положение о ГИБДД) и др.

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положения бывают типовыми (для системы учреждений и предприятий) и индивидуальными. Часто индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. В организации должны быть положения о каждом структурном подразделении.

Положения оформляются на общем бланке. Его подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (руководители структурных подразделений или их заместители) и утверждаются руководителями организации. В формуляр-образец положения входят реквизиты: 08; 10; 11; 14; 16; 18; 20; 22; 23.

УСТАВ – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав – это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её задачи, порядок работы.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Например, Устав Железных Дорог России, Ветеринарный Устав Российской Федерации и др.

Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или органами власти (Администраций субъектов РФ).

Уставы общественных организаций принимаются и утверждаются на съездах этих организаций. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.

Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части I Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав является обязательным документом. Его содержание должно включать: наименование организации; ее вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (уставный капитал, выпуск и распределение акций и т. п.), распределения прибыли, реорганизации и прекращения ее деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура) и др. ПОЛОЖЕНИЯ и УСТАВЫ являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяется учреждениями-разработчиками.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ – это документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Документ содержится в УСОРД. Он оформляется на общем бланке и, в зависимости от учредительных документов организации, имеет реквизиты: 01 или 02, или 03; 07; 08; 10; 11; 14; 16; 20; 22; 25. Текст документа составляется в виде таблицы. Подписывается начальником отдела кадров и главным (старшим) бухгалтером. Утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – это документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Штатное расписание содержится в УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации с реквизитами: 07; 08; 10; 11; 14; 16; 18; 20;22; 25. Он составляется в виде таблицы, в графах которой указывают наименование должностей; количество штатных единиц; размер должностного оклада; надбавки (персональные и прочие); месячный фонд заработной платы; примечания. Штатное расписание подписывается начальником отдела кадров, визируется главным бухгалтером, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

ИНСТРУКЦИЯ – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и служб, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов; распорядительных документов; по заполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, отчётных, учётных) и др..

ТИПОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений. Правила, регламенты и подобные документы также относят к инструкциям.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: 08; 10; 11; 14; 16; 18; 20; 22; 25.

Заголовок должен чётко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которых распространяется инструкция. Например, должностная инструкция инженера исследовательского сектора, лаборанта, секретаря-референта и др.

Как правило, первый раздел инструкции носит название «Общие положения». В нём указываются цели издания; область распространения; порядок и обязательность использования; правовые, распорядительные или нормативные акты, послужившие основой для разработки инструкции. В общих положениях оговариваются сроки введения инструкции в действие.

Инструкция состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Стиль изложения инструкции- распорядительный: «…устанавливается…», «…запрещается…», «…не допускается…». Изложение ведется от третьего лица единственного (множественного) числа.

Инструкцию подписывает руководитель подразделения, которое её разработало. На первой странице инструкции оформляется гриф утверждения или ссылка на учредительный документ, его номер и дату. Утверждающая подпись руководителя организации заверяется оттиском печати. Инструкция может также утверждаться специальным распорядительным актом. В инструкции может содержаться информация о том, что она является приложением к определенному распорядительному документу.

ДОГОВОР – правовой многофункциональный документ, регулирующий

хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между: гражданами; гражданами и организациями; организациями.

Законом установлено, что договоры составляются при: документировании сделок купли-продажи; оформлении отношений аренды, поручительства; поставки продукции; ценообразования; распределения прибыли; оформления взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий.

Содержание договора, как правило, включает: наименование организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора содержится в разделе о взаимных обязательствах сторон, где необходимо по возможности полно, чётко и однозначно регламентировать взаимоотношение сторон, отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи (с указанием должности, ФИО) представителей договаривающихся сторон (22), их юридические адреса (15), указание на количество экземпляров договора, оттисков печатей сторон (25), регистрационные номера (12).

В договоре могут быть оговорены права владения, распоряжения, пользования имуществом (например, землей, основными фондами и др.); положения об обеспечении экономической безопасности порядок разрешения споров, а также обязательные при осуществлении той или иной деятельности, условия возмещения возможных убытков, причиненного вреда.

 

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение: Законов; Постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления; по инициативе руководителя в пределах его полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на возглавляемую им организацию.

Подготовка распорядительных документов складывается из этапов: изучение управленческого вопроса; подготовка проекта распорядительного документа; согласования документа; подписания документа.

ПРИКАЗ - наиболее распространённый правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказ оформляется на бланке, содержащем реквизиты 08;10; 11; 12; 14; 18; 20; 22. Заголовок начинается с предлога О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных («Об утверждении»; «О введении») или существительных, указывающих на предмет («об итогах…», «о мерах…»);

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Приказы могут издаваться как инициативные и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа..

Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, приказ содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания исполнителя (организация, структурное подразделение, отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределённой форме («осуществить…», «обеспечить», «подготовить…», «отгрузить…», «организовать…» и т. п.).

Срок исполнения выделяется в один обобщённый пункт для всех предписываемых действий или в каждом его пункте.

В отдельном пункте приказа возлагается контроль за его исполнением на конкретное должностное лицо.

Если настоящим приказом отменяется ранее изданный приказ, то в последнем пункте указывается его номер и решение считать утратившим силу; если отменяются не весь приказ, а один или несколько пунктов, то отменяются соответствующие пункты ранее изданного приказа. В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который проверяет его на соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам. Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

УКАЗАНИЕ - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказов, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. В отличие от приказа указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «Предлагаю».

РАСПОРЯЖЕНИЕ - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжение издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей. По составу реквизитов распоряжение не отличается от приказов, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов,

формирующих распорядительное действие со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

РЕШЕНИЕ - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (учёные и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общее собрание акционеров, муниципальные органы управления и др.).Решение оформляется, как правило, на общем бланке, включающем реквизиты: 08; 10; 11; 12; 14; 18; 20; 22. Текст решения, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Она состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается: исполнитель (организация, должностное лицо); предписываемое действие; срок исполнения. Юридическую силу решение приобретает после его подписания председателем и секретарём коллегиального органа, присвоения регистрационного номера документу и даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. Его с равным успехом можно отнести и к информационным (как документ, содержащий информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), так и к распорядительным документам (поскольку протоколы содержат постановляющую часть).

Протоколами документируют деятельность коллегиальных органов как постоянно действующих (коллегий министерств; комитетов; муниципальных органов управления; учёных, технических и методических советов; советов директоров, собраний акционеров и пр.). так и временно создаваемых (конференций, съездов, собраний, совещаний, семинаров и др.). В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола - краткая, полная или стенографическая.

ПОЛНЫЙ и СТЕНОГРАФИЧЕСКИЙ ПРОТОКОЛЫ составляются на основе стенографических, видио - и аудиозаписей, которые ведутся во время заседаний.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает реквизиты: 08; 10; 11; 12; 18; 20; 22. Если заседание продолжалось несколько дней, то датой протокола является дата его начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведётся в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ СОБРАНИЯ ТРУДОВОГО КОЛЛЕКТИВА; ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ и др).

Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме эти сведения опускаются).

С новой строки после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» перечисляют фамилии, инициалы и должности приглашённых на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их

общее количество. Подсчёт участников проводится по спискам регистрации,

которые при ее окончании, передаются секретарю собрания и становятся приложением к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня, в которой перечисляются в принятой последовательности обсуждаемые вопросы с фамилиями докладчиков.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с проходившим ходом обсуждения поднятых на заседаниях вопросов и содержит столько разделов, сколько их содержалось в повестке дня.

Каждый из разделов состоит из трёх частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступивших печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом. Оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста, относящейся к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, отражающую ход обсуждения вопроса и принятия по нему решения.

Выписку из протокола подписывает только секретарь. Он же составляет заверительную подпись. Она состоит из слова «ВЕРНО», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается в другую организацию, то она заверяется печатью.

 

НЕКОТОРЫЕ ВИДЫ ПИСЕМ

ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ могут излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляется существительное с собирательным значением («Администрация просит...») от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА обычно оформляются на бланке формата А5:… направляем заявку на…;… высылаем наложенным платежом…;… представляю на возвращаем проект… на… стр. со следующими замечаниями;… утверждение проект письма;… направляем протоколы испытаний;… в соответствии с нашей договоренностью.

ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора: «…данное письмо следует считать неотъемлемой частью договора… ПРИЛОЖЕНИЕ: договор № ___ от __ на __ л. в __ экз»; « Возвращаем подписанный и заверенный нами договор № ___ от __, а также дополнительное соглашение на...листах в…экз., которое просим считать неотъемлемой частью договора».

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ. Направляется чаще всего тогда, когда не удается с помощью других средств связи (телефон, договорённость, и т.п.) получить необходимый ответ. Ключевым словом в таком письме является «Напомнить».Пометка «вторично», помещённая на поле письма, уже подчёркивает факт напоминания. В этом случае дословно повторяется текст первого письма.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА. Для информационного письма иногда достаточна подпись референта или секретаря, однако, принято что информационные письма подписывает руководитель организации. Нередко информационное письмо является пропагандой деятельности отдельных организаций. Помимо рассмотренных выше бывают еще ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА, ПИСЬМА-ПРИГЛАШЕНИЯ, ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ, ПИСЬМА-ПОДТВЕРЖДЕНИЯ, РЕКЛАМНЫЕ, ПОЗДРАВИТЕЛЬНЫЕ, ПИСЬМА-ИЗВЕЩЕНИЯ, АРБИТРАЖНЫЕ ПИСЬМА, МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА,ПИСЬМА, ВЫРАЖАЮЩИЕ СОБОЛЕЗНОВАНИЯ и др. Они могут адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату.

 

Текст письма, как правило, составляют по схеме: введение (мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждения и др. факты, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопросов; содержащихся в письме); заключение (выводы, решения). В отдельных случаях письма могут содержать только одну заключительную часть текста.

К тексту письма предъявляются требования: ясности, чёткости, краткости изложения, так как цель направления писем сводится, в основном, к побудительным мотивам. Тон письма должен быть нейтральным.

Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и др. можно выразить деепричастными оборотами: «Тщательно рассмотрев Ваше предложение…»; «Детально ознакомившись в Вашим проектом…»,; «Внимательно изучив Ваши замечания…».

Нейтральность тона может быть достигнута также использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «Учитывая высказанные замечания…», «Считая принципиальным положение…», «Рассмотрев предложенный ассортимент…».

Письма в настоящее время пересылают по почте, по телеграфу, с помощью аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей и др.

ТЕЛЕГРАММА (телетайпограмма) – обобщённое название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Эти способы передачи документов используют, когда необходима более быстрая, чем почтовая доставка. Установлены следующие категории телеграмм: вне категории; внеочередная; правительственная; пресса; международная; срочная; обыкновенная; сроки доставки телеграммы зависят от её вида: с уведомлением о вручении; с доставкой почтой; с доставкой в срок, указанный отправителем; с оплаченным ответом; письмо – телеграмма; и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде; телеграфный

адрес получателя; текст; регистрационный индекс (номер); почтовый адрес

организации-отправителя (автора документа); подпись должностного лица, от имени которого передаётся текст; печать; дата.

Категория и вид телеграммы указывается ее составителем перед адресом.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Цифры и числа пишутся словами.

Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста (ТЧК – точка; ЗПТ – запятая; ДВТЧ – двоеточие; КВЧ – кавычки; СКБ – скобки; НР – номер).

ТЕЛЕКС (-ная связь) отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая устанавливается в организации – пользователя.

Текст телекса излагается кратко и сжато, как в телеграмме, но здесь употребляются точки и запятые.

ТЕЛЕФОНОГРАММА – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию, в связи с особым способом передачи текста (передаётся устно по телефонным каналам связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений (о совещаниях, заседаниях, собраниях и в др. случаях…)

Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Оформляются телефонограммы на чистых листах бумаги или на бланках (свыше 200 тыс. в год). Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты ТФГ: название учреждения – автора документа; должность; фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона: наименование организации – получателя.; должность и фамилия сотрудника, принявшего тел