Глава 5. Структура документа, принятая в зарубежной практике

В середине прошлого века был опубликован первый стандарт ИСО – Международной организации по стандартизации (International Organization for Standartuzation, ISO), созданной в 1947 г. в рамках Организации объединенных наций –ООН. В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации более 130 государств мира. Проекты международных стандартов направляются государствам-участникам. В случае, если стандарт ИСО одобряется 75% голосов членов, то он принимается и считается рекомендательным.

Разработку международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют технические комитеты ITC 1 (информационная технология), ITC 6 (бумага, картон, целлюлоза), ITC 37 (терминология), ITC 46 (информация и документация) и другие.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе: форматы бумаги для документов (ИСО 216: 1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535: 1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990); проставление дат и времени в документах (ИСО 8601: 1988); адрес на конвертах и письмах (ИСО 11180: 1993) и другие. В 2001 году Международной организацией по стандартизации был издан межгосударственный стандарт по управлению документацией ИСО 15489:2001 «Информация и документация – Управление документацией» (ISO 15489:2001 Information and dokumentation –Records management), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности [12]. Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях: основные правила и стандарты работы с документами, распределение ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процессов и технологий. Создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 «Руководящие указания» содержат детальное описание методов и процессов, обеспечивающих управление документацией в соответствии с принципами, содержащимися в первой части стандарта.

Международный стандарт ИСО 15489:2001 может применяться при проектировании и внедрении системы управления документацией в организации. В стандарте содержатся требования к методике и этапам создания системы, процессам работы с документами, мониторингу и аудиту системы, обучению пользователей и др. При внедрении стандарта в конкретной организации учитываются требования действующих международных, национальных и корпоративных стандартов, нормативных актов государственных служб. В российской Федерации ИСО 15489:2001 пока еще не является действующим нормативным документом, однако очевидно, что организации, взаимодействующие с зарубежными компаниями или собирающиеся выйти на мировой рынок, должны учитывать требования указанного стандарта наряду с законодательством

Российской Федерации. Только при этом условии они могут быть уверены в том, что их принципы и технологии работы с документами соответствуют принятым в других странах мира.

 

5.1. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ ЗА РУБЕЖОМ [11; 17. 4]

Реквизиты в письме иностранному партнеру располагают в следующем порядке: 1 -эмблема организации или товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности - «риэлторская фирма», например); 2- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер банковского счета, адреса представительства и филиалов (Yssuer Field); 3 –регистрационный индекс (номер) документа в буквенной или цифровой форме, а также в буквенно-цифровой форме; указание в письме-ответе исходящего номера инициативного письма (Reference Line); 4–дата документа в буквенно-цифровой форме, без добавления «th» к числу (Data); 5–адресат (Attention Line): имя, фамилия получателя; название компании; номер дома, улицы; город, цифровой индекс; страна. (данные адреса располагают построчно с открытой пунктуацией, т.е. без точек и запятых) (The Ynside Address); 6 –вступительное обращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5 (Salution); 7 –заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне) (Subgect Line); 8 –текст письма (Body of the Letter); 9 –заключительная формула вежливости. Ее пишут через два межстрочных интервала после текста письма (Complimentary Close) 10 –личная подпись автора письма. Ниже подписи – ее расшифровка. На следующей строке – название должности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 9) (Signature); 11–отметка о наличии приложений (если они есть) (Enclousure); 12 –отметка о заверении копии и адресов, куда они высланы (CCNotation);

 

5.2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА В АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ[11]

Наиболее распространен при оформлении писем «блоковый стиль» (bloc style), при котором: фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются в левом углу сверху; фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи; дата оформляется справа; в адресе, а также после заключительной формулы вежливости отсутствует пунктуация; текст печатается от левого поля без отступа, части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.

Расположение реквизитов документа, принятое в зарубежной практике представлены на рис. 3.

Отправитель документа (Yssuer of a document) – это юридическое лицо, выпустившее документ и несущее ответственность за его содержание.

1. БЛАНК ПИСЬМА содержит наименование организации; товарный знак; почтовый и телеграфный адреса; номера телефона, телекса и телефакса. Под названием организации может быть указан род деятельности и ее правовая форма: - «Ltd» (Limited) – компания с ограниченной ответственностью; «Ync» (Yncorporated) - корпорация; «SiCo» - товарищество между двумя людьми или большем их количестве. Если это семейный концерн, то добавляются слова «Son», «Sons», «Brade», «Brades». Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это может означать, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.

2. ССЫЛКА НА ДАННЫЕ ПОЛУЧАТЕЛЯ И ОТПРАВИТЕЛЯ включают: инициалы составителя и оформителя письма; буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письма, кодекс дела.

3. ИСО рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат в последовательности: год, месяц, день месяца.

4. ПОЧТОВЫЙ АДРЕС должен быть написан компактно. Прописными буквами пишут название местности, учреждения, осуществляющего доставку, из страны назначения. Количество строк в почтовом адресе, согласно рекомендациям Всемирного почтового союза, ограничено шестью.

Почтовый адрес юридического лица включает элементы: название организации; ее деятельность; подразделение

организация; пункт доставки; почтовый код, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку; название учреждения или провинции или страны.

Если письмо адресовано организации, сначала указывают её название, затем почтовый адрес. Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, сторокой ниже – названеие фирмы, затем почтовый адрес.

Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят Mr (Mister-господин). В Великобритании нередко употребляется Esg (эсквайр), стоящее после фамилии. Перед фамилией следует указывать имя или инициалы.

Если адресат- женщина, следует указывать перед фамилией Mrs (Mistress-госпожа) или Miss, если женщина не замужем.

5. Указание на конкретное лицо используют при отсутствии фамилии получателя в адресате. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывают название должности или подразделения фирмы, которая непосредственно перед адресом и выделяетсы либо шрифтом, либо разрядкой, либо подчёркиванием.

6. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формул неотъемлемую часть этикета делового письма:

• к организации в целом: Dear Sirs- уважаемые господа;
• к мужчине, если неизвестно его имя: Sear Sir-уважаемый господин;
• к женщине, если неизвестно её имя: Dear Madam- уважаемая госпожа;
• к человеку, который хорошо известен или к другу: Dear Gohn- дорогой Джон.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

7. Заголовок к тексту- общее содержание письма- в Англоязычных странах нередко опускается. Если же его указывают, то размещают перед основным текстом на отдельной строке и всегда выделяют. Нередко в переписке по юридическим вопросам в Великобритании и США в заголовке помещают «Re»: - сокращённое латинское выражение «in re» - относительно по делу, касательно по вопросу.

8. Текст большинства писем состоит из трёх частей: в начале текста говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о подробностях (деталях); в завершающей части делаются выводы, извещается о планах на будущее и пр. В конце письма пишется заключительная фраза вежливости, которая носит стереотипный характер: your prompt reply be appreciated- мы были бы благодарны за ваш скорый ответ; please accept thanks in advance- заранее примите нашу благодарность; with my personal regards and good wishes- примите мои наилучшие пожелания.

9. Заключительная формула вежливости размещается непосредственно под текстом письма справа: Yours faithfulle; Yours trule; Yours very truly – Искренне Ваш; С уважением; Наилучшие пожелания.

10. Подпись обычно помещают под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, указывается под личной подписью, а затем указывается должность.

11. Отметка о наличии приложений размещается в левом нижнем углу документа под подписью отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enc (Enclosure), если приложение одно или Encl (Enclosures) – если их несколько. Здесь же могут быть названы документы - приложения.

12. Специальная отметка о копиях письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение с.с. (копировальные копии), затем указывают фамилии иц и название организаций, которым высланы копии.

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания- P.S.- постскриптум, что делает возможным оперативно сообщать о событиях, произошедших после подписания письма. В конце приписки ещё раз оформляется подпись.

Для оформления второго и последующих листов документа в зарубежных организациях может использоваться специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу в 10 мм от верхнего края названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова: «Continuation Sheet No» («Лист для продолжения письма №»).

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы номеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но исключая последнюю, пишется: «Continued» («продолжение») или сокращенное «Con’d», «Cond».

 

 

Рисунок 3. Формуляр делового письма, принятого в зарубежной практике

 

5.3. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА НА ФРАНЦУЗСКОМ ЯЗЫКЕ [11]

Во Франции организация оценивается (как и во всем деловом мире) по качеству оформления отправляемой им корреспонденции, поэтому формуляр документа, размещение реквизитов и тексты должны быть выполнены на высоком профессиональном уровне.

Согласно французским законам письмо, полученное от корреспондента, становится собственностью адресата и может быть использовано по его усмотрению, если только отправитель не просил вернуть его, передать кому-либо или уничтожить. Разглашение содержания письма формально запрещено, если на нем рукой отправителя написано «Конфиденциально».

Для деловых писем широко используется формат А4. В практике деловой переписки часто используют конверты с прозрачным окошком на месте адресата, так называемые «оконные конверты». Конверт как носитель информации должен иметь фирменный знак. Для небольших по тексту писем используют формат А5. Текст письма печатают на ПК или пишущей машинке либо пишут ручкой как с одной, так и с обеих сторон, номеруя каждую страницу.

Заголовочная часть (угловой штамп), (у большинства организаций имеется на бланке, где постоянные реквизиты воспроизведены типографским способом) включает постоянные и обязательные юридические реквизиты, необходимые для отправки писем:

1-логотип; 2- наименование предприятия и его правовая форма; 3 - регистрационный номер в коммерческом или отраслевом регистрах департамента; 4 -почтовый индекс; 5- номера телефонов, телексов; 6 - расчетный счет; 7- номер документа, посланного по факсу (если составляется ответный на него документ).

При оформлении письма на чистом листе бумаги наименование организации и ее адрес указывают в левом верхнем углу. В целях рекламы на формуляре документа часто размещают награды, полученные на конкурсах и выставках.

Дата во французском делопроизводстве указывается в правом верхнем углу документа. Она включает место составления письма, затем саму дату: число цифрами, месяц буквами и 4 цифры, обозначающие год: Париж, 27 апреля 2006. Документ без даты не имеет юридической силы.

Адресат (наименование организации – получатели и ее почтовый адрес) располагаются под датой. Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, то при обращении к нему слова «Госпожа» или «Господин» никогда не сокращаются.

Заголовок (во французских правилах – «тема») – это краткое резюме содержания письма. Слово «ТЕМА» подчеркивают. За ним ставят двоеточие.

Текст располагается под реквизитами заголовочной части. К нему предъявляются требования краткости, точности, ясности, предосторожности и вежливости. Важна приверженность правде: неточность, а тем более ложь, могут привести к потере доверия. При ссылке на документ следует точно указать его. В тексте письма не должно содержаться информации о состоянии дел на фирме.

Общепринятыми правилами обращения являются: «уважаемый господин…(фамилия)»; «госпожа…(фамилия)». Никогда не следует употреблять: «Дорогой господин…»; «Дорогая госпожа…». Высокую должность получателя следует подчеркнуть: «Господин президент»; «Господин министр». К нотариусам, поверенным, известным артистам и художникам во Франции обращаются «Мэтр» (означает «мастер», «учитель», «преподаватель», «наставник», т.е. глубокоуважаемый).

Подпись, как правило, находится под текстом в правом нижнем углу. Её составные части находятся друг под другом: сначала указывают должность, под ней следует подпись и, наконец, под посью располагают её расшифровку, т.е. инициал имени и фамилия полностью прописными буквами.

Замужняя женщина в официальной переписке должна подписываться не своим полным именем, а только начальной буквой имени мужа: «Госпожа П. Дефан» или, во избежание недоразумений, если у мужа есть братья, «Госпожа Пьер Дефан»,

Постскриптум располагают ниже подписи и указывают двумя инициалами P.S.

Приложения включают документы, сопровождающие письмо. Оно указывается слева внизу первой страницы основного документа.

 

5.4. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА НА НЕМЕЦКОМ ЯЗЫКЕ [11]

В деловой переписке на немецком языке применяется формуляр, характерный для западного мира, но отличный от такового по количеству реквизитов. Их в немецком деловом письме -15 (рис. 4)

Состав реквизитов: 1 – наименование фирмы-отправителя и ее торговый знак (вид предприятия); 2 – адрес, номера телефонов, телекса, факса; 3 – тип отправителя; 4 – название фирмы и номер адресата; 5 – улица, номер дома; 6 – почтовый индекс и город; 7 – указание на предыдущую переписку, указание телефона и даты отправления; 8 – повод; 9 – обращение; 10 – текст письма; 11 – формула прощания; 12 – ссылка о том, что письмо посылается через доверенного; 13 – подпись; 14 – имя доверенного; 15 – приложения.

В немецкоязычных странах принято использовать при оформлении деловых писем восемь секторов-реквизитов:

· сектор-«шапка» («der Briefkopf») включает в себя реквизит 1 – наименование фирмы-отправителя (den Namen der Fa) и торговый знак (das Firmenzeichen) и реквизит 2 – адрес (die Postanschrift), номера телефонов, телекса, факса (die Telefon – Telex – und Faxmummern);

· сектор адресата (das Anschrifisfeld) включает реквизит 3 – тип отправления (печатное – Drucksache; партия товара – Warensendung; АВИА – mit Luftpost); реквизит 4 – название фирмы; реквизит 5 – адресат (улица – die Strabe; номер дома – das Haus); реквизит 6 – почтовый индекс и город (die Postleitzahl und Stadt). Город и страну в письмах за границу пишут прописными буквами;

· сектор ссылок (die Bezugzeichenzeile) включает реквизит 7 – указание на предыдущую переписку;

· сектор повод для написания письма (der Betreft) – реквизит 8 может представлять собой: приглашение (die Einladung); рекламу (Werbeangebot); вызов представителя (Bitte um Vertreferbesuch); запрос (die Anfrage); предложение (das Agebot) и др.; обращение (der Anrede) – реквизит 9. При написании обращения в немецкой корреспонденции действуют следующие правила:

· академические титулы «Professor» и «Doktor» ставят перед именем;

· должность может употреблятся без имени:

Herr Director! – Господин директор!;

указание на диплом, профессию и должность

не употребляется;

· определенное обращение к мужчине:

Herr Yansen! – Господин Янсон!;

Herr Director! – Господин директор!;

Herr Staatssekretav! – Господин секретарь!;

Mein Herr! – Мой господин!;

· определенное обращение к женщине:

Frau Tesmer! – Госпожа Тесмер!;

Frau Doctor! – Госпожа доктор!;

· определенное обращение к девушке или незамужней женщине:

Fraulein Yansen!;

· определенное отношение к коллективу:

Mein Dameu und Herren! – Дамы и господа!;

или Mein Herrschalfien!; или Sehr gechrie Нerren!.

Сектор «Текст письма» включает реквизит 10.

В начале письма используют клише: «Мы подтверждаем получение Вашего письма от …»; «ответ на Ваше письмо …».

В конце текста обычно пишут: «ждем Вашего письма …»; «Мы надеемся на положительный ответ …»; «Мы благодарим Вас за Ваши усилия …» и др.

Формулы прощания (die Grurformel) – реквизит 11 – достаточно традиционны: с дружеским приветом (min freundlichen Gruren или сокращенно – MFG).

 

 

Рисунок 4. Формуляр делового письма на немецком языке

 

• Остальные сектора включают в себя реквизиты 12 – 15.

Реквизит 12 – ссылка о том, что письмо посылается через доверенного (im Auftrage (допустимое сокращение А) – по поручению или in Vollmacht – по доверенности) и имя доверенного – реквизит 14.

Подпись (die Unterchrift) – реквизит 13. При наличии нескольких подписей левее стоят подписи более ответственных сотрудников.

Реквизит 15 – сведения о приложениях (die Aniagevermerke) не имеют особенностей в оформлении.

Коммерческие данные фирмы – отправителя на немецких бланках указывают внизу. Дополнительно может быть приведен подробный адрес (если в «шапке» был указан только а/я), телеграфный код, номер телекса, факса, наименование банка отправителя письма, номер счета и пр.

 

 

Контрольные вопросы

 

1.Дайте общую характеристику стандартам ИСО.

2.Охарактеризуйте в общих чертах стандарт ИСО 15489:2001 «Информация и документация – управление документацией».

3. Поскольку международный стандарт ИСО 15489:2001 не является действующим нормативным документом в РФ, следует ли учитывать его рекомендации при работе с документами?

4. Есть ли отличия в реквизитах отечественного стандарта и стандартах ИСО?

5. Какой стиль распространен при оформлении деловых писем в англоязычных странах?

6. Есть ли отличия в практическом оформлении деловых писем на французском языке от рекомендаций, содержащихся в международных стандартах?

7. Отличается ли по количеству реквизитов деловое письмо, составленное на немецком языке от рекомендаций международного стандарта и других стран западного мира?