Глава 3. Унифицированное деловое письмо

ПИСЬМО [1. 16] – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный способ обмена информацией. Оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Несмотря на обилие современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и пр, объем переписки даже в небольшой организации достаточно велик.

Для составления делового письма следует знать требования, предъявляемые к тексту и его оформлению; правила грамматики и синтаксиса русского языка. Всегда следует помнить, что письмо является юридическим документом. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

По фактору адресации письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций). Их также разделяют на внутренние и внешние. Внутренними обмениваются должностные лица одной организации, состоящие в отношениях должностного соподчинения. Такие письма относят к служебным.

Между разными организациями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении к друг другу, происходит обмен официальными письмами. Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые и коммерческие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, содержание которых отражает заключение и выполнение коммерческих сделок, вопросы сбыта и снабжения и имеют правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции.

По функциональному признаку письма можно подразделить на требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение –оферта-, письмо-рекламация, письмо-обращение) и не требующие такового (сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо- напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление).

Письма делятся на одноаспектные (они посвящены одному вопросу: гарантийное письмо; письмо- приглашение; письмо- благодарность и др.) и многоаспектные (рассматривающие много вопросов: письмо-гарантия, плюс извинение; письмо-извинение, плюс гарантия, плюс просьба и др.)

По структурным признакам деловые письма можно подразделить на стандартные (регламентированные) и нестандартные (нерегламентированные).

Письма также могут быть формальными (написанные в формально-деловом стиле) и неформальные (им соответствует неофициальный стиль).

Деловая переписка - это обмен информацией. Он может преследовать цели передачи информации; передачи указаний, при необходимости – их корректировку и, наконец, сбор, обработку, систематизацию и анализ полученной информации.

Текст письма должен печататься с длиной строки равной 64 печатным знакам (около 17 см.). Обычно строка вмещает 60 - 62 знака (для формата А4), а также тем, что читая текст, как правило, его держат на расстоянии 30 - 35 см. от глаз, и угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30⁰.

Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке для писем

формата А5. Текст печатают через один- полтора интервала. Если это письмо не гарантийное, заголовок опускают.

Поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы (государственных учреждений и организаций, коммерческих фирм, компаний и др.), их следует составлять от имени коллективного субъекта, поскольку унифицированный стиль изложения имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической базой его является компьютеризация.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций вызывают необходимость в унификации делового письма. Для организации, ее структурного подразделения, для должностного лица ГОСТ Р 6.30-2003 установил бланк письма, который может включать в себя один из реквизитов 01, 02 или 03 в зависимости от учредительных документов и реквизиты: 08; 09; 10; 11;12; 13; 14.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно быть объёмом не более страницы: деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в наименование должности адресата.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем инициалы и фамилия, затем адрес организации.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя а затем почтовый индекс и адрес.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение Гр. (гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

В переписке с организацией и фирмами других стран слово «господин», «господину» пишутся сокращённо: «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, сформулирован в одной фразе, он пишется перед текстом письма, содержание которого выражается в нём формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками с прописной буквы и начинается от левого поля листа. Если заголовок состоит из двух (желательно не более) строк, то употребляется абзац.

В юридической практике принято писать «по делу».

Отметка о наличии приложения к письму делается, если к письму приложены какие-либо документы. В том случае в левом нижнем углу сразу от левого поля пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЯ», затем помещаются названия прилагаемых документов. Если ПРИЛОЖЕНИЕ является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «Подпись» помещается слева над текстом письма, сразу от левого поля.

Две подписи ставятся в случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в документах по финансово-кредитным вопросам

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

При подготовке проекта делового письма важно выяснить цель этого письма, ибо цель и основные вопросы формулирует перед составителем руководитель.

Основные вопросы следует четко сформулировать и расположить их в последовательности наиболее оптимальной для восприятия. Наиболее важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма. Если они будут получателем решены, то будут решены и другие вопросы, затронутые в письме. Отношение к адресату определяет стилистику изложения письма, характер его этического наполнения. Если адресат более высокопоставленный, более сильный и независимый представитель структур управления, это должно найти отражение в письме. Если адресат менее влиятелен, чем ваша фирма, это также должно найти отражение в письме. Тот, кто готовит письмо, должен решить, какое впечатление следует оставить о вашей организации у адресата. Может быть необходимо убедить его в растущей силе вашей фирмы, ее надежности и перспектив роста и т.п., может быть, наоборот, необходимо сетование на недостаток средств и возможностей по развитию вашей фирмы и др.

С учетом изложенного составляется план письма. Обычно это этическое вступление, знакомство с фирмой, основные вопросы и просьбы, пожелания и заключение. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной. Деловые письма пишутся в нейтральном тоне изложения, в них недопустима эмоционально-экспрессивная окраска и нелитературные обороты, даже если между сторонами существует серьезная конфликтная ситуация. Украшением делового письма является изысканная этическая его составляющая. Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Конечно, существует понятие «унификация делового письма», которое затрагивает все его составные элементы: состав информации, язык, стиль, словесные обороты, правила оформления, этикет, знаки пунктуации и в том числе языковые формулы. Большинство документов содержит практически трафаретное содержание, и этого вполне достаточно для быстрого и точного обмена информацией. Но в сложных ситуациях крайне важным оказывается создать письмом нужное впечатление у адресата. Здесь трафаретное письмо не поможет

 

НЕКОТОРЫЕ ВИДЫ ПИСЕМ

ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ могут излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляется существительное с собирательным значением («Администрация просит...») от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА обычно оформляются на бланке формата А5:… направляем заявку на…;… высылаем наложенным платежом…;… представляю на возвращаем проект… на… стр. со следующими замечаниями;… утверждение проект письма;… направляем протоколы испытаний;… в соответствии с нашей договоренностью.

ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора: «…данное письмо следует считать неотъемлемой частью договора… ПРИЛОЖЕНИЕ: договор № ___ от __ на __ л. в __ экз»; « Возвращаем подписанный и заверенный нами договор № ___ от __, а также дополнительное соглашение на...листах в…экз., которое просим считать неотъемлемой частью договора».

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ. Направляется чаще всего тогда, когда не удается с помощью других средств связи (телефон, договорённость, и т.п.) получить необходимый ответ. Ключевым словом в таком письме является «Напомнить».Пометка «вторично», помещённая на поле письма, уже подчёркивает факт напоминания. В этом случае дословно повторяется текст первого письма.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА. Для информационного письма иногда достаточна подпись референта или секретаря, однако, принято что информационные письма подписывает руководитель организации. Нередко информационное письмо является пропагандой деятельности отдельных организаций. Помимо рассмотренных выше бывают еще ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА, ПИСЬМА-ПРИГЛАШЕНИЯ, ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ, ПИСЬМА-ПОДТВЕРЖДЕНИЯ, РЕКЛАМНЫЕ, ПОЗДРАВИТЕЛЬНЫЕ, ПИСЬМА-ИЗВЕЩЕНИЯ, АРБИТРАЖНЫЕ ПИСЬМА, МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА,ПИСЬМА, ВЫРАЖАЮЩИЕ СОБОЛЕЗНОВАНИЯ и др. Они могут адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату.

 

Текст письма, как правило, составляют по схеме: введение (мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждения и др. факты, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопросов; содержащихся в письме); заключение (выводы, решения). В отдельных случаях письма могут содержать только одну заключительную часть текста.

К тексту письма предъявляются требования: ясности, чёткости, краткости изложения, так как цель направления писем сводится, в основном, к побудительным мотивам. Тон письма должен быть нейтральным.

Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и др. можно выразить деепричастными оборотами: «Тщательно рассмотрев Ваше предложение…»; «Детально ознакомившись в Вашим проектом…»,; «Внимательно изучив Ваши замечания…».

Нейтральность тона может быть достигнута также использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «Учитывая высказанные замечания…», «Считая принципиальным положение…», «Рассмотрев предложенный ассортимент…».

Письма в настоящее время пересылают по почте, по телеграфу, с помощью аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей и др.

ТЕЛЕГРАММА (телетайпограмма) – обобщённое название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Эти способы передачи документов используют, когда необходима более быстрая, чем почтовая доставка. Установлены следующие категории телеграмм: вне категории; внеочередная; правительственная; пресса; международная; срочная; обыкновенная; сроки доставки телеграммы зависят от её вида: с уведомлением о вручении; с доставкой почтой; с доставкой в срок, указанный отправителем; с оплаченным ответом; письмо – телеграмма; и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде; телеграфный

адрес получателя; текст; регистрационный индекс (номер); почтовый адрес

организации-отправителя (автора документа); подпись должностного лица, от имени которого передаётся текст; печать; дата.

Категория и вид телеграммы указывается ее составителем перед адресом.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Цифры и числа пишутся словами.

Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста (ТЧК – точка; ЗПТ – запятая; ДВТЧ – двоеточие; КВЧ – кавычки; СКБ – скобки; НР – номер).

ТЕЛЕКС (-ная связь) отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая устанавливается в организации – пользователя.

Текст телекса излагается кратко и сжато, как в телеграмме, но здесь употребляются точки и запятые.

ТЕЛЕФОНОГРАММА – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию, в связи с особым способом передачи текста (передаётся устно по телефонным каналам связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений (о совещаниях, заседаниях, собраниях и в др. случаях…)

Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Оформляются телефонограммы на чистых листах бумаги или на бланках (свыше 200 тыс. в год). Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты ТФГ: название учреждения – автора документа; должность; фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона: наименование организации – получателя.; должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму № __ от «» __, номер его телефона; дата и номер телефонограммы; текст (до 50 слов); наименование должностного лица, подписавшего документ; подпись; фамилия и инициалы.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с её содержанием всех должностных лиц, для которых она предназначена.

ТЕЛЕФАКС (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического), переданного по каналам факсимильной связи. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной цифровой подписью и программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

 

Контрольные вопросы

1. Что следует знать при оформлении делового письма?

2. Каким требованиям должны отвечать письма, имея в виду юридическую сторону

вопроса?

3. Что включает в себя понятие служебного и официального писем?

4. Охарактеризуйте деловое письмо по функциональному и структурному признакам.

5. Дайте общую характеристику деловому письму.

6. Что должен отражать заголовок к тексту письма?

7. Когда в деловом письме делается отметка о приложениях и как она оформляется?

8. Какое письмо составляется при направлении приложения, являющегося самостоятельным документом?

9. Как оформляется реквизит «ПОДПИСЬ» при подписании документа несколькими должностными лицами?

10. По какому плану должно составляться деловое письмо?

11. Все ли письма, отправляемые адресату, требуют ответа?

12. Какие требования предъявляются к тексту письма?

13. Чем достигается нейтральность тона письма?

14. Перечислите категории телеграмм.

15. Чем отличается текст телеграммы от текста письма?

16. В каких случаях способом передачи текста выбирается телефонограмма?

 

ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Текст – это главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р6.30-2003 гласит:

«Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и Субъектов Российской Федерации о государственных языках».

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в Федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Технология составления документа базируется на: правильном выборе вида документа и его формы; подлежащем решении круга вопросов; на правильном выборе адресата; разрешении противоречий и дублирования; на подборе информации по существу поставленного вопроса. Все это требует знания нормативных, архивных и текущих документов, цели создаваемого документа и является основой для составления его проекта [1. 18].

Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении. Важнейшими являются требования: достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе; максимальной краткости документа при полноте информации; точности, исключающей двоякого понимания текста: неточно понятый распорядительный документ может привести к нежелательным последствиям [1. 15].

Достичь ясности в изложении помогают: тщательный подбор слов; правильная композиционная структура текста; продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом [17. 8].

Особенностью делового стиля является применение устойчивых языковых оборотов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее применяемых слов в деловой речи. Целесообразно его использовать при подготовке деловых документов.

Как об этом говорилось выше, в зависимости от затрагиваемых в них вопросов, документы можно классифицировать на простые и сложные.

К простым относят документы, в которых рассматривается один вопрос. Такие документы значительно легче в обработке (регистрация, контроль, направление на исполнение). Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Обработка таких документов затруднена. При их контроле выделяется каждый вопрос и др. В связи с изложенным, рекомендуется в информационно-справочные документы (письма, справки и др.) включать по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления, распоряжения обычно по определению бывают сложными. Их рекомендуется формировать в отдельные дела (приказы по личному составу, квартальные отчёты, докладные записки, справки и т. д.).

Большое значение в тексте имеет последовательность представления информации, чёткое определение её составных частей.