Этика и этикет деловых переговоров

В деловых отношениях очень много зависит от характера личных встреч, бесед, переговоров, совещаний. Деловая этика служит своеобразным посредником, позволяющим быстрее найти оптимальное решение, сглаживая острые углы, помогает с достоинством выходить из затруднительных ситуаций. Любые деловые встречи носят оригинальный характер: каждый раз иной предмет обсуждения, новые условия, участники.

Деловое общение отличается от общения в широком смысле тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении невозможно прекратить взаимоотношения с партнером, без потерь для обеих сторон.

Его можно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (между партнерами существует пространственно-временная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия, чем косвенное.

Деловое общение реализуется в следующих основных формах:

1. Деловая беседа – передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий. Деловая беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.

2. Собеседование – используется при решении кадровых вопросов. При приеме на работу, руководитель стремиться выбрать кандидата в наибольшей степени соответствует требованиям организации. Собеседование также необходимо в случае увольнения работника: откровенная беседа поможет выяснить причины увольнения по собственному желанию, если же работника увольняют, то такая беседа объясняет причины недовольства руководством.

3. Деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

4. Спор – столкновение мнений, разногласия по какому-либо вопросу, борьба, при которой каждая из сторон отстаивает свою точку зрения. Спор реализуется в форме полемики, дискуссии и пр.

5. Деловое совещание – способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

6. Публичное выступление – передача одним выступающим информации широкой аудитории.

7. Деловая переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

В деловом общении, особенно во взаимодействии руководителей и подчиненных, используются такие методы воздействия, как поощрение, критика, наказание. Основные этические требования к поощрениям – их заслуженность и соразмерность качеству и эффективности трудовой деятельности. Поощрения могут выражаться в виде премий, наград, присвоения почетных званий и т.п. Эффективность поощрения возрастает, если вручать награду публично, при всем коллективе. Следует помнить, что нельзя регулярно награждать одних и тех же людей, забывая о заслугах остальных сотрудников. Критика является распространенной формой выражения неудовлетворенности деятельностью подчиненных или коллег по работе. Она должна быть объективной и конструктивной, вселять в работника уверенность в его способностях. Не стоит постоянно критиковать, не показывая способов решения проблемы. Наказание может быть осуществлено в виде выговора, штрафа, понижения в должности, и даже увольнения. Основное требование к наказаниям – их неотвратимость за систематические и осознанно допускаемые недостатки. Наказание не будет иметь должного эффекта, если только угрожать штрафом, и не выполнять озвученных мер. Реализация наказания может служить уроком для членов трудового коллектива. Оно также должно быть соразмерным совершенному действию, в равной степени распространяться на всех сотрудников, включая руководителя. Не следует наказывать одних сотрудников и закрывать глаза на аналогичные действия других [7].

Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. Проведение переговоров включает три основные стадии: подготовка переговоров, непосредственное их проведение и достижение согласия.

1. Подготовка переговоров. Успех переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они будут подготовлены. От этого зависит не только конечный результат, но и сам процесс: длительный, конфликтный или быстрый, без особых помех. Подготовительная стадия включает в себя несколько аспектов.

Организационные аспекты переговоров:

· составление программы приема партнеров (порядок встречи коллег, состав встречающих, участие представителей прессы, размещение в гостинице, посещение промышленных и других объектов, культурные мероприятия и т. д.);

· формирование группы участников переговоров (в состав группы желательно включать не только руководителей предприятия, но и специалистов, которые владеют конкретной информацией и практическими знаниями по интересующим вопросам);

· определение места и времени проведения (время должно устраивать обе стороны, место желательно выбирать с таким условием, чтобы можно было создать рабочую обстановку);

· согласование повестки дня для каждого заседания (необходимо составить пошаговое решение проблемы, с обсуждением всех возможных вопросов);

· согласование с заинтересованными сторонами касающихся их вопросов (в условиях контракта необходимо учитывать интересы сторон, которые на переговорах не присутствуют, но чьи интересы затрагиваются в ходе принятия решения).

Исследование проблемы: анализ существа проблемы, учет интересов участников переговоров, формирование подходов к переговорам и уточнение собственной позиции в них, оценка возможных вариантов результатов переговоров. В процессе анализа изучаются все альтернативы решения проблемы. Осуществляется также сбор и анализ необходимой для переговоров информации (сведения о людях, данных компании, имеющих отношение к предмету разговора и т. п.).

Подготовка документов: заявления, проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов. Важно уделить внимание точности формулировок, хорошей аргументированности предложений. Необходимо также составить досье по вопросам, которые намечено затронуть в ходе обсуждения. Необходимы сведения и различные документы о партнере, на основе которых готовятся тексты выступлений и другие документы.

Определение тактической позиции. Она определяется в зависимости от целей, которые преследует ваша организация. Профессор Э. А. Уткин выделяет несколько подходов, которые могут быть использованы [51]:

· уклонение от борьбы – применяется в случаях, когда затрагиваются вопросы, нежелательные для обсуждения. Партнера просят перенести рассмотрение вопроса на другое заседание. Применяется также если необходимо согласовать вопрос с другими организациями, оценить новые моменты, связанные с предложением партнера;

· затягивание – применяется, когда нужно растянуть процесс переговоров или получить дополнительную информацию от партнера;

· пакетирование – к обсуждению предлагается сразу несколько вопросов. Как правило, в один «пакет» складывают интересные партнеру предложения и не очень. Будучи заинтересован в чем-то одном, партнер может принять все предложения;

· завышение требований – в состав обсуждаемых проблем включают пункты, которые можно снять, объяснив как уступку. Это позволит надеяться на аналогичные действия с другой стороны;

· расстановка ложных акцентов в собственной позиции – партнеру демонстрируют заинтересованность в вопросе, который является второстепенным. Сняв его с повестки дня, можно получить положительное решение по интересующему вас вопросу;

· выдвижение требований в последнюю минуту – новые требования выдвигаются в последний момент, когда согласие почти достигнуто. В итоге, если другая сторона заинтересована в контракте, она может принять новые предложения без детального обсуждения.

2. Проведение переговоров. Основная задача – убедить партнеров делать то, что вам нужно. Сам ход переговоров должен сопровождаться корректным, вежливым и тактичным поведением. В начале переговоров выясняются позиции сторон, на основании которых строится дальнейшая работа. Начинать обсуждение желательно с вопросов, по которым нет существенных разногласий, а лишь затем переходить к спорным моментам. В ходе обсуждения не стоит указывать партнеру на ошибки и неточности. Неприятные слова лучше говорить после похвалы. Критика должна быть деловой и обязательно сочетаться с конструктивными предложениями. Замечания необходимо формулировать корректно, не оскорбляя достоинств партнера.

Наиболее сложные проблемы в ходе переговоров возникают тогда, когда стороны занимают принципиальные позиции. Участники переговоров спорят по поводу позиций, тем самым, ограничивая себя ими. Позиционные споры создают неблагоприятную почву для принятия решений. Они часто превращаются в состязания, где одна сторона принуждает другую изменить свою позицию.

При выдвижении партнером искренних возражений, прежде всего, демонстрируют их понимание, а затем лишь усиливают свои аргументы. Возражения могут быть и надуманными, что свидетельствует или о недостаточной компетентности партнера, или о его стремлении осложнить ход переговоров. В таких ситуациях партнеры могут использовать следующие приемы, чтобы оказать давление на вас:

· уклонение от переговоров – применяется для выжидания смены

· неблагоприятной ситуации, ухода от конфликта и т. д.;

· преувеличение первоначальных требований;

· блеф – введение партнера в заблуждение относительно своих реальных намерений и возможностей;

· тупиковая ситуация – появляется при выдвижении заведомо неприемлемых требований. Расчет делается на то, что дополнительные требования сделают партнера более сговорчивым. Срыв переговоров в такой ситуации свидетельствует о том, что одна из сторон вступила в них просто для получения необходимой информации;

· имитация ухода с переговоров – одна из сторон делает вид, что хочет уйти с переговоров, хотя в действительности этого не желает;

· ультиматум – демонстрирует реальную готовность уйти с переговоров, если его условия не будут приняты;

· выдвижение компромиссных предложений.

В таких случаях специалист по переговорам Симон Адамс советует следующее:

Никогда не дарите даже маленькую уступку. Упорно торгуйтесь за нее взамен на уступку такой же или большей ценности. Требовать необходимо по максимуму, т.к. спуститься вниз можно всегда, а подняться вверх – никогда. Следует создать у партнера чувство, что он тоже заключает очень выгодную сделку. Стоит учесть, что: все крайние сроки можно, договорившись, перенести; противная сторона может выдавать за постоянное то, что является временным; обе стороны обладают правом вето. Не выражайте недовольства ходом переговоров, не давайте себя запугать. И вообще. Не ведите переговоров, если в этом нет необходимости.

3. Достижение согласия. Этот этап включает в себя выявление вариантов для соглашения и оценку их эффективности. Далее следует окончательное обсуждение вариантов решения с выбором наиболее удачного. На основе выбранного варианта формируется окончательное решение, которое оформляется в виде юридического документа (договора, контракта). Далее обговариваются условия выполнения контракта, и предусматривается процедура контроля за его выполнением.

Этикет деловых приёмов

Деловое общение включает беседы не только за столом совещаний и переговоров, но и обсуждение вопросов на деловых приемах в сочетании с застольем. Общение в неформальной обстановке нередко дает значительный эффект. На деловых приемах люди знакомятся друг с другом, устанавливают первичные контакты, которые впоследствии могут превратиться в деловое сотрудничество. В неофициальной обстановке партнеры обмениваются дополнительной информацией, лучше узнают друг друга, что приносит пользу для заключения сделок и контрактов.

Деловые приемы бывают официальными и неофициальными. Первые устраиваются главами государств, правительствами, консульствами, военными атташе, торговыми представительствами по случаю национальных праздников, пребывания государственных руководителей, иностранных делегаций, открытия крупных выставок и конференций, заключения международных соглашений. Остальные деловые приемы считаются неофициальными. Официальные приемы обычно проводятся по правилам дипломатического протокола и этикета. Этих же этикетных правил придерживаются и фирмы, организуя приемы в честь своих зарубежных коллег [7].

В России придерживаются международных норм и правил проведения деловых приемов. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Согласно международной практике, наиболее торжественными и почетными по своему характеру видами приемов являются завтрак и обед. В последние годы все большее распространение находит прием «Бокал шампанского» или «Бокал вина». Другие виды приемов – «фуршет», типа «коктейль», завтрак, обед, обед-буфет, ужин, чай.

Завтрак или обед с рассадкой – наиболее торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Он устраивается в промежутке времени между 12.00 и 15.00 часами. Неофициальные деловые приемы выходят за временные рамки дипломатического протокола. Так, если официальные приемы устраиваются с 12 часов, то первый прием – завтрак – деловым человеком может быть организован и в 8 часов. Такое раннее время диктуется занятостью бизнесменов.

Меню завтрака составляется с учетом существующих в стране традиций и обычаев. Оно состоит из одного – двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Подавать на завтрак первые блюда (супы) не принято. После завтрака предлагают чай, кофе. Перед завтраком гостям подают аперитив: соки, сухое вино, виски, водку. В России обычно к холодным закускам полагается водка, к рыбному блюду – охлажденное сухое белое вино, к мясному – сухое красное вино комнатной температуры, к десерту – охлажденное шампанское, к кофе – коньяк или ликер. Крепкие напитки (водку, виски) подавать к завтраку не обязательно. После того как все гости поели, хозяин первым встает из-за стола и предлагает гостям перейти в другой зал, где подается кофе. Продолжительность завтрака 1-1,5 часа (примерно 45-60 минут за столом и 15-30 минут за кофе). Инициатива ухода с завтрака - за главным гостем. Форма одежды для завтрака - повседневный костюм, но в торжественных случаях может быть и смокинг. Форма одежды указывается в приглашении. Деловой разговор начинают после первой чашки чая или кофе.

Второй завтрак (ланч) – совпадает по времени с завтраком дипломатического протокола. Начинается он в период с 12 до 13.30 и продолжается 1-1,5 часа. Официальный завтрак проводится с рассадкой гостей. Место гостя за столом соответствует его должностному положению. План рассадки вывешивается или находится на отдельном столике в гостиной. Кувертная карточка (табличка с именем) находится возле прибора или лежит на самом высоком бокале.

Меню ланча обычно включает одну – две холодные закуски, два горячих блюда (мясное и рыбное), десерт. Первые блюда не подают. Перед ланчем в отдельной комнате могут угостить аперитивом, т. е. напитками, возбуждающими аппетит (сок, минеральная вода или спиртное). В конце ланча в отдельном помещении подаются десерт, чай или кофе.

Прием «Бокал шампанского» – в деловом, в том числе и дипломатическом протоколе начинается в 12.00 часов и продолжается около часа. В отличие от завтрака этот прием более скромен. Поводом для такого приема могут быть подписание контракта, отъезд гостей, открытие выставки.

С точки зрения организации это – наиболее простая форма приема, не требующая большой и длительной подготовки. Проводится он стоя. К шампанскому или вину подают маленькие бутерброды, пирожные, орешки, а также кофе или чай, печенье, конфеты. Напитки и закуски разносят официанты. Приглашенные приходят в повседневной одежде. Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

Чай – устраивается между 16.00 и 18.00 часами, как правило, только для женщин. Возможны случаи приглашения на чай мужчин, но это редко. Для чая накрываются один или несколько столиков, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски подаются за чаем редко, а если подаются, то в небольшом количестве. Продолжительность чая – 1-1,5 часа. Форма одежды – повседневный костюм или платье. Приемы типа «жур фикс» - устраиваются один раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего сезона. Приглашения на такие приемы рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не последует специального уведомления о перерыве. По времени проведения, угощению и форме одежды этот прием не отличается от чая. Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров. На приемы «жур фикс» приглашаются также мужчины.

Приемы типа коктейль или фуршет – устраиваются в промежуток времени от 17.00 до 20.00 часов и длятся 2 часа. Угощение организуется по типу «шведского стола». Как правило, предлагаются различные холодные закуски, кондитерские изделия и фрукты. Иногда подаются горячие закуски. Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками («на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки — небольшие палочки, воткнутые в бутерброды-канапе и другие «штучные» закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Гости, подойдя к столу, кладут на руку салфетку, на нее ставят тарелку с вилкой, накладывают еду и, отойдя в сторону, едят стоя. Так же поступают и с напитками. Съев рыбное блюдо и собираясь брать мясное, тарелку и вилку меняют. На приемах такого типа спиртные напитки выставляются на столиках или разносятся официантами. Иногда в одном из залов устраивается буфет, где официанты разливают напитки для желающих. В конце приема может быть подано шампанское, затем кофе. Форма одежды – повседневный костюм или смокинг, в зависимости от конкретного случая и указания на этот счет в приглашении.

Отличие коктейля от фуршета состоит в том, что на последнем подается больше еды и напитков. На коктейле не пользуются вилками. Вместо них гости пользуются специальными банкетными шпажками. В последнее время эти два вида приемов все ольше совмещаются под названием «фуршет». Их меню включает разнообразные напитки, холодные и горячие закуски, десерт, чай, кофе. На фуршет можно опоздать или раньше уйти, за исключением тех, в чью честь организовывается прием. Кратковременное пребывание гостя воспринимается как демонстрация холодных отношений. Если на прием приглашены работники одной фирмы, то, согласно деловому этикету, подчиненные не приходят позже руководителей. Однако рядовые служащие могут уйти с приема позже своих начальников. Следует отметить, что в последнее время этот тип приемов является наиболее распространенным в России, что во многом объясняется простотой организации и проведения.

Находясь на фуршете, следует помнить несколько правил:

· следует (не спеша) подходить к столу только после приглашения или когда к столу пошли остальные присутствующие;

· гости движутся с тарелкой вдоль стола в одну сторону чтобы не мешать друг другу;

· неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой;

· не принято класть на тарелку все предлагаемые блюда сразу (следует вначале отведать рыбных блюд; рыба и мясо не должны быть на одной тарелке);

· следует брать ровно столько, сколько можно съесть;

· закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской;

· для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки.

Обед – начинается в промежуток времени от 20.00 до 21.00 часа. Меню обеда; одна – две холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда в гостиной подается кофе или чай. Перед обедом гостям предлагается коктейль. Меню обеда отличается тем, что после холодных закусок подается суп. К холодным закускам гостям предлагается водка или настойки (охлажденные), к рыбному блюду – сухое белое вино (охлажденное), к мясному блюду – сухое красное вино (комнатной температуры), к десерту – шампанское (охлажденное), к кофе – коньяк или ликер (комнатной температуры).

Обед длится обычно 2-2,5 часа, при этом за столом примерно 50-60 минут, остальное время – в гостиных. Форма одежды — темный костюм, смокинг или фрак в зависимости от конкретного случая и указания в приглашении; для женщин – вечернее платье. В некоторых официальных случаях после обеда проводится прием типа «а ля фуршет». Такое сочетание приемов организуется преимущественно в связи с пребыванием в стране иностранного государственного деятеля или иностранной делегации, в честь которых дается обед. Форма одежды такая же, как на обеде. Опаздывать на обед нельзя. В случае опоздания обязательно извиняются перед хозяевами.

Ужин – начинается в 21.00 час и позднее. Меню ужина и вина – такие же, как на обеде. Форма одежды – костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье. Ужин отличается от обеда только временем начала. Вечерний прием «а ля фуршет» - устраивается в особо торжественных случаях (в честь главы или премьер-министра иностранного государства, иностранной правительственной делегации и т. п.). Начинается в 20.00 часов и позднее. Угощение – такое же, как на приеме типа коктейль или фуршет, но разнообразнее и обильнее. Форма одежды – костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку за небольшими столиками по четыре-шесть человек. Так же как на фуршете, накрывают столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости набирают закуски садятся по своему усмотрению за один из столов. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Ко всем приемам следует обстоятельно готовиться. Заранее составляются списки гостей, направляются приглашения на отпечатанных бланках с вписанными фамилиями. Лучше это сделать за 10-12 дней. Получив приглашение с буквами г. s. v. p. (в переводе с фр. «просьба ответить») в течение 3-5 дней отвечают на него письмом, открыткой, реже визитной карточкой с буквами р. r. Если в приглашении указан номер телефона, то сообщают об участии (неучастии) по телефону.

Получив ответы на приглашения, хозяева составляют план рассадки. При этом учитывается ранг гостей, а также то, что мужчины должны сидеть вперемежку с женщинами, рядом не должны находиться работники одной и той же фирмы или члены делегации. Нельзя усаживать одну женщину в торце стола. Последним по списку должен быть мужчина.

Самое почетное место на мужском приеме – справа от хозяина, а с участием женщин – справа от хозяйки. Если хозяева (супруги) сидят рядом, то слева от хозяина будет сидеть супруга главного гостя, справа от хозяйки – главный гость. Остальные размещаются по обе стороны согласно рангу. Первым подходит к столу хозяин с первой дамой, затем главный гость с супругой хозяина. Первой выходит из-за стола хозяйка, тогда, когда убедилась, что гости уже сыты. Уход из-за стола хозяйки является сигналом к окончанию застолья, но не приема. На следующий день гости отправляют хозяевам именные благодарности за приятно проведенное время. На завтрак, обед, ужин следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание более чем на 15 минут может быть 13 воспринято отрицательно. Если из одного ведомства приглашено несколько представителей, и они являются на прием вместе, то первыми входят младшие по должности, а затем старшие. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которые указывается время начала и конца приема (17.00-19.00,18.00-20.00 и т. д.), можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного времени. Считается, что приход на такой прием в начале и уход с приема в его конце являются выражением особо дружественного отношения гостя к хозяину приема. И, наоборот, если есть необходимость показать или подчеркнуть холодность отношений с устроителем приема, достаточно пробыть на нем 15-20 минут и, попрощавшись с хозяином, уйти.

Первой за стол во всех случаях садится хозяйка. Она же приглашает занять свои места гостей. Мужчины, прежде чем расположиться за столом, помогают сесть дамам по соседству. При составлении меню рекомендуется учитывать вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции и другие моменты.

За столом спиртных напитков можно и не пить. Это не воспринимается как неуважение к кому-то. Достаточно после тоста пригубить рюмку. Если же вы решили выпить, то следует это делать не залпом, а маленькими глотками. Надо иметь в виду, что в большинстве стран мира порция водки составляет лишь 20 г, двойная порция – 40 г, тройной не бывает. В недопитую рюмку наливать не нужно.

Чего не следует делать во время приемов: Садиться за стол, пока не сядут дамы или пока хозяева не пригласят занять место. Предлагать даме, когда сопровождаешь ее к столу, левую руку. Затыкать салфетку за воротник или раскладывать ее на груди (ее следует класть на колени). Сгибаться над тарелкой. Наклонять тарелку с супом (небольшое количество супа оставляют в тарелке). Брать хлеб вилкой. Чавкать, громко прихлебывать, шаркать ногами, разговаривать с полным ртом, ковыряться в зубах, курить без разрешения. Выплевывать кости и прочее на тарелку (кости следует извлечь изо рта на вилку, прислоненную к губам, а затем положить ее на тарелку). Разрезать сразу мясные блюда (по правилам хорошего тона - от них постепенно отрезаются маленькие кусочки). Вытирать лицо салфеткой (салфеткой можно лишь слегка провести по губам). Оставлять чайную ложку в стакане. Важной частью застолья являются беседы. Они могут быть общими, когда в ней принимают участие все приглашенные, а также локальными, ведущимися между соседями. Если хозяйка берет на себя ответственность за угощение, то за организацию беседы – хозяин. На семейных торжествах (свадьбах и др.) ведут застолье избранные из числа гостей или нанятые в бытовых службах ведущие (тамада). Любая беседа должна быть интересной для собеседников. Наиболее приемлемыми являются темы из области искусства, политической жизни, рассказы о путешествиях, интересных командировках. Среди женщин популярны беседы о детях, моде.

Уместен за столом тактичный юмор. Следует избегать спорных тем, обсуждения теоретических вопросов и, конечно, критики тех или иных гостей. Не следует говорить о болезнях, подробностях семейной жизни, супружеских отношениях, любовных похождениях. Этикет требует выслушивать собеседника, даже если его рассказ не интересен. В свою очередь рассказчику надо следить за своим монологом, чтобы не превращать его в длительную болтовню. Задерживаться на приеме дольше времени, указанного в приглашении, не рекомендуется. Не стоит расходиться и всем сразу после ухода главного гостя. Официальным лицам не рекомендуется уходить с приема раньше главного гостя.

 

Этикет деловой переписки

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др. Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздрав­ление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

Итак, минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, ко­торые принято сопровождать письменными сообщениями:

· поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бра­косочетания, получения нового служебного назначения, по слу­чаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;

· соболезнования по соответствующему случаю (только от руки);

· выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок, за поздравления (лучше от руки);

· в других подобных случаях.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельству­ет о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса. Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспонден­там, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного Формата – от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги –только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано на­звание организации, возможно, ее эмблема или логотип (словес­ная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напеча­таны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность. Вопрос о том, целесообразно ли дать право сотруднику пользоваться почтовой бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия, и должность сотрудника, решается руко­водством организации.

Однако следует заметить, что деловые письма могут быть вы­полнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотруд­ник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет.

До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нор­мативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию [14]:

· Деловое письмо должно быть написано четко, фразы долж­ны легко читаться, нежелательно большое количество причаст­ных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предло­жения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства вы­разительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее – ска­зуемое – обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

· Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.

· Стиль делового письма – деловитость, отсутствие посторон­них фраз.

· Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается.

· Грамматика – и орфография, и лексика - должна быть бе­зупречной.

· Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак ува­жения к адресату.

Наиболее часто используются в деловой жизни следующие виды деловых писем:

I. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу

Эти две разновидности делового письма имеют общую цель – привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принять! Пас на работу или предварить это еще одним этапом – личной встречей (собеседованием).

Разница в том, что письмо обращено к конкретному лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо ис­пользуя титул (общепринятое обозначение должности): "Госпо­дин председатель", либо по фамилии: "Господин Кузнецов". Прежде чем решить вопрос о том, какое обращение употре­бить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше все­го позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность. Основное содержание делового письма и резюме практически одинаковы:

1. Фамилия, имя и отчество полностью (не инициалы); в резю­ме – это естественное начало, но и в деловом письме с просьбой о найме имеет смысл указать прежде всего именно фамилию, имя и отчество, чтобы не заставлять того, кто читает обращенное к нему письмо, разыскивать подпись.

2. Образование: указываются все учебные заведения, которые автор резюме или письма закончил, в каком году, какой диплом получил, какая квалификация, специальность и специализация ука­заны в дипломе. Если автор резюме закончил не одно учебное заве­дение, следует перечислить все, включая различные курсы, дело­вые школы и пр. Однако, если автор не желает упоминать какое-либо учебное заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавит к его деловому портрету, – он имеет на это полное право.

3. Настоящее место работы; здесь же целесообразно указать и другие места работы, где соискатель работал ранее, но право вы­бора за ним: можно прежнее место работы не указывать, хотя это сузит, ограничит характеристику автора резюме (письма).

4. Должность, на которую претендует соискатель; но это мо­жет быть не конкретная должность, а направление работы, ко­торой хотел бы заниматься соискатель. Здесь уместно дать обо­снование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту Должность или работу хочется иметь автору резюме (письма). Самое логичное – указать на определенные деловые способнос­ти, наклонности, стажировки или временное исполнение обязан­ностей на желаемом должностном уровне, а может быть, и соб­ственные умозаключения соискателя о том, почему именно же­лаемая должность (направление работы) лучше всего раскроет его творческий потенциал.

Без преувеличения можно сказать, что это самая важная часть резюме (письма), и соискателю необходимо продемонстрировать (не лично, а письменно – это труднее) свою полную убежденность в объективной необходимости благорасположения обстоятельств и персон, от которых это зависит, для замещения автором резюме должности, на которую он претендует. Составив черновик пись­ма, перечитайте его, представив себя на месте адресата: хотели бы Вы, чтобы потенциальный сотрудник, автор письма (резюме), работал бы во вверенной или принадлежащей Вам организации? Если да, то письмо пора перепечатывать и отсылать, если нет – над его содержательной стороной надо еще поработать, так как содержательность и убедительность в данном случае – синонимы.

П. Письмо-заявление об уходе

Обычное заявление об уходе содержит (в правом верхнем углу) должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового послания (слово "Заявление" - в середине строки), далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты. При­чина такой просьбы может быть указана, а может и не называть­ся, хотя более этичным является первый вариант. Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма-за­явления об уходе.

Письмо-заявление отличается более пространным текстом, по­скольку принято указывать причину увольнения; заметим, что обычно называется причина, имеющая относительно благополуч­ную психологическую окраску, например желание найти место ра­боты ближе к месту жительства, чтобы тратить на переезды мень­ше времени; желание освоить новое направление работы и т.п. В таком письме уместно выразить благодарность руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, – за возмож­ность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональ­ное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение. Однако письмо-заявление не должно быть "поминальным пла­чем" – ведь сотрудник увольняется по собственному желанию* поэтому следует соблюсти баланс между желанием уволиться, явно выраженным, и чувством благодарности к оставляемому коллекя тиву и его руководству.

III. Рекомендательное письмо