Стилистика деловых документов

В любом документе важно соблюдать грамматические правила, Грамматика является не только элементом культуры, но и важнейшим условием эффективного воздействия на адресата. Ошибки в тексте, опечатки, описки – все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.

Огромное значение имеет стилистика речи документа.

В официальных документах применяется официально-деловой стиль.

Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.

Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю:

1. Стандартизация изложения основана на использовании огромного количества терминов, оборотов, языковых формул и охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.

2. Нейтральный тон изложения является нормой официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Она исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств; личностных и субъективных мнений и оценок. Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении. Однако эмоциональная составляющая текстов должны быть скрытой и достигаться не языковыми формами, а содержанием.

3. Ясность, точность и определенность, а также однозначность и единообразие (исключающее тавтологию) формулировок. Эти требования достигаются, в первую очередь, за счет правильности композиционной структуры текста, отсутствия логических ошибок, продуманности и четкости формулировок; отсутствия образных выражений.

4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста непосредственно связаны с требованием уменьшением объема текста и основаны на исключении речевой избыточности, неоправданных повторов и ненужных подробностей. Тем не менее, содержание должно быть убедительным и достаточно аргументированным независимо от того, кому документ направляется, содержать очные даты, бесспорные факты и выводы.

5. Использование языковых формул.

Языковые формулы – это устойчивые (шаблонные) обороты, применяемы в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой.

Приведем ряд наиболее часто используемых языковых формул:

Сообщаем, что в период с… по …;

Сообщаем, что по состоянию на …;

Направляем Вам согласованный …;

Просим Вас рассмотреть вопрос о …;

Проверкой установлено, что …;

В связи с отсутствием финансовой помощи…;

В связи со сложной экономической ситуацией …;

В соответствии с Вашим письмом …;

В порядке проведения совместной работы …;

В соответствии с протоколом …;

В подтверждение договоренности …;

Гарантируем возврат кредита в сумме …;

Оплату гарантируем …;

Контроль за выполнением возлагается на …

Направляем на рассмотрение и утверждение…

Кроме использования традиционных языковых формул могут встречаться иностранные слова и словосочетания, которые практически играют ту же роль. Часть их хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени.

6. Использование профессиональной и специальной лексики.

Понятие «специальная лексика» можно отнести к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.

Термин – слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности называется терминологией или терминосистемой.

Термины, используемые в управленческой документации, должны соответствовать действующим терминологическим словарям и ГОСТам. Основная сложность состоит в том, что терминосистемы находятся в постоянном развитии.

При употреблении профессиональных терминов нужно следить, чтобы они были понятны адресату. В случае сомнения возможно:

а) дать официальное определение термина;

б) расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

в) заменить термин на общепринятое выражение.

Профессионализмы возникают если специальная область деятельности не имеет собственной терминологии и слово становится неофициальным заменителем термина. Подобные словообразования могут применяться только в устной речи, их использование в деловых документах крайне не желательно.

Жаргонно-профессиональные слова представляют вид профессионального просторечья и их использование в любых официальных случаях не допустимо.

7. Применение графических и лексических сокращений.

Различают два основных вида сокращения слов:

§ лексические (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, главбух, спецназ, зав., зам., к.э.н, проф., пом., инж, д-р,доц. и др.;

§ графические – применяемые на письме сокращенные обозначения слов: км, кв.м, ж-д, тчк и др.

В деловых документах допускается использование только официально принятых сокращений, обозначений и терминов, которые закреплены в ГОСТах и «Словаре сокращений русского языка» (под ред. Д.М. Алексеева).

Приведем некоторые примеры рекомендуемых обозначений чисел и дат:

…в 20005 – 2008 годах… …с 2007 по 2087 год…

…в зимний период 2007/87 года …2007/2008 учебный год…

…второе полугодие… …первый квартал…

…100 процентов… …60-процентное…

…241 млн. рублей… …38 тыс. кв. метров…

…120 тыс. рублей… …40 центнеров с гектара…

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

- однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой);

- двухбуквенными, если последней букве предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 3-мя.

В таблице 2 приведены примеры употребления наиболее часто встречающихся сокращений.

 

Таблица 2 - Наиболее часто употребляемые сокращения слов

бульвар	бул.,	город, города	г., гг. (при цифрах)
господину* госпоже**	г-ну г-же	гражданин, граждане	гр-н, гр-не
железная дорога	ж.д.	железнодорожный	ж-д
жилой массив	жилмассив	Исполняющий обязанности	И.о., (и.о.)
и другие	и др.	и прочие	и пр.
и так далее	и т.д.	магистраль	маг.
микрорайон	м/р	миллиард	млрд (после цифрового обозначения)
область	обл.	площадь	пл.
переулок	пер.	поселок	пос.
проспект	пр.	река	р.(но – реки)
улица	ул.	экземпляр	экз.

** Примечание: рекомендуется не сокращать

 

8. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже.

Приведем ряд примеров:

Предлагаемые Вами варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий.

Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

Согласно штатному расписанию…

9. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными со значение действия:

…оказать содействие…;

…оказать помощь…;

…оказать поддержку…;

…произвести уборку…; и т.д.

10. Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений заключается в преимущественном употреблении односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставным (с двумя - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными,

деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями.

 

Образцы некоторых видов деловых документов

 

Образец 1

Генеральному директору

ПКФ «АЛЬФА»

Иванову И.И. *

(от)* *…………………….

…………………………….

 

 

Заявление

 

00 месяц 0000

 

Прошу принять меня на постоянную работу, на должность ……………………………………………………………. …………………………..

с 00 месяц 0000.

Приложение:

 

Личная подпись

 

Примечание:

* Возможно оформление инициалов до или после фамилии руководителя

* *предлог «от» не является обязательной частью документа

 

Образец 2

 

Автобиография

 

00 месяц 0000

 

Я, Иванова Татьяна Степановна, родилась 00 месяц 0000 года. в ………………………………………………………….

Мои родители:

отец – Иванов Степан Васильевич, 0000 г.р., пенсионер;

мать - Иванова Лариса Ивановна, 0000 г.р., работает…………………..

проживают: 000000, г…………………, ул.………………………………..

д……….,кв.………….

В 0000г. я поступила и в 0000 г. закончила …… классов ….. школы № …. г……………….

 

Проживаю с семьей по адресу: 000000, г. …………………,

ул.……………….., д………., кв.……….; контактный телефон:………………..

 

 

Личная подпись

 

 

Образец 3

 

 

Доверенность

 

 

00 месяц 0000

 

 

Я, Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж фирмы «Плат», доверяю Петрову Игорю Сергеевичу, старшему менеджеру отдела продаж той же фирмы, получить причитающуюся мне заработную плату за ………………… месяц текущего года из кассы фирмы «Плат» и совершить все действия, связанные с этим.

 

Личная подпись

(может быть личная подпись + расшифровка)

 

 

Образец 4

 

 

Расписка

 

 

00 месяц 0000

 

 

Я, Сидорова Е.П., бухгалтер ……………………….. в присутствии свидетелей Попова А.А. и Михайлова Б.П. получила от заведующего складом Жиркова М.А. следующие материальные ценности:

………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………….

(указывается: наименование, единицы измерения, количество, цена за единицу,

стоимость, инвентарные номера, если есть)

в исправном состоянии.

Итого на сумму: 789 (Семьсот восемьдесят девять) рублей.

(Могут приводиться: срок, на который получены ТМЦ и цель получения).

 

 

Личная

подпись Е.П.Сидорова

 

Свидетели: подписи Б.П.Михайлов

А.Н.Попов

 

 

Образец 5

Русифицированный вариант (формат обратной хронологии)

РЕЗЮМЕ

 

00 месяц 0000

 

Ф.И.О.: Иванов

Игорь Иванович

АДРЕС: 000000, город Екатеринбург,

улица……………,дом….., квартира………….

ТЕЛЕФОН:

ДАТА И МЕСТО 00 месяца 0000 года

РОЖДЕНИЯ: город Свердловск

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, дочь (… лет)

 

ОБРАЗОВАНИЕ: с0000 г. – Уральский государственный экономический

университетет, направление подготовки «…………………» профиль «………», в настоящее время - ……курс;

0000-0000 – Екатеринбургский …………………. колледж,

специальность ………………………………………………….., диплом о присвоении квалификации……………………;

0000-0000 –11 классов МОУ СОШ № … (с углубленным изучением математики и физики) г. Екатеринбурга, аттестат с отличием и золотая медаль.

ОПЫТ РАБОТЫ: с 0000 г. – начальник отдела ……………финасово- промыш- ленной компании……………………….(обеспечиваю программную

поддержку деятельности компании и функционирования вычислительной техники).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами (в средах….); программирование на языках ………………………….;

водительское удостоверение категории «В»;

знаю в совершенстве английский язык.

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

 

 

Личная подпись И.И.Иванов

 

Образец 6

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ПКФ «АЛЬФА»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________И.И.Иванов

секретаря-референта 00.00.0000

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия и т.д.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия и т.д.

3.ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия и т.д.

4.ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства и т.д.

5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия и т.д.

 

Заместитель директора подпись А.О. Воронов

 

Образец 7

 

Цех № 1 Директору ПКФ «Импульс»

Павлову Л.В.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

00 месяц 0000

 

Об установке оборудования

 

В связи с пуском в эксплуатацию новой линии по производству тротуарных кирпичей необходимо строительство фундамента и выполнение монтажа электрооборудования в цехе.

Для качественного и своевременного выполнения указанной работы прошу Вас выделить электромонтера и плотника на 3 дня

 

Начальник цеха Ф.И.Лаков

 

 

Образец 8

Наименование предприятия

 

ПРОТОКОЛ

00 месяц 0000 № _______

собрания трудового коллектива

 

Председатель - Давыдов Н.Р.

Секретарь – Кравцова И.М.

 

Присутствовали: _____________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: _______________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________

2.____________________

 

1.СЛУШАЛИ:

(Ф.И.О, должность, содержание выступления)

 

ВЫСТУПИЛИ:

(Ф.И.О., должность, содержание выступления)

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1._____________________________________________________

1.2._____________________________________________________

 

2. СЛУШАЛИ: ….. (п.2 оформляется так же, как п.1)

 

Председатель подпись Н.Р.Давыдов

Секретарь подпись И.М.Кравцова

 

Образец 9

 

УЧАСТОК №21 Начальнику СМУ-5

П.П. Гущину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

28 октября 0000

 

О причинах аварии при ремонте

теплотрассы

 

 

При ремонте теплотрассы в микрорайоне Кутузово, по улице Дмитриева, в ночь на 28 октября 2009 г., в результате выброса горячей воды произошел размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.

Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня – 29 октября 2009г.

 

Прораб М.В. Колобов

 

 

Рекомендации по составлению и оформлению деловых

Писем.

 

Письма - одна из важнейших частей деловой документации.

Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами.

Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.

По теме письма разделяются на: коммерческие и собственно деловые.

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма.

Инициативные письма подразделяются на:

1) письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

2) письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям).

Обычные письма направляются одному получателю.

По композиции письма подразделяются на: одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как - то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Последний вид писем, тем не менее, предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату - обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели - информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Перечислим основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

кто пишет письмо (адресант);

получатель (адресат);

тема;

цель;

функция письма;

сколько вопросов будет обсуждено в письме;

каким образом оно будет отправлено;

существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма. Оба момента одинаково важны.

Любое деловое письмо имеет следующую структуру:

Реквизиты отправителя (адресанта);

Реквизиты получателя (адресата);

резолюция руководителя;

заголовочная часть;

текст письма;

подписи составителей письма.

Текст рассматриваемых документов, как и любого другого вида деловых писем, должен включать следующие части:

1) обращение,

2) вводную часть,

3) основную часть,

4) заключение.

В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы:

§ Уважаемый господин Степанов!;

§ Многоуважаемый господин директор!;

§ Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии);

§ Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, президентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.)

Если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы:

§ обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна!

§ Дорогая Анна!

Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить. Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма.

Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть письма может быть более развёрнутой.

Текст письма в среднем должен занимать около одной страницы машинописного текста и ни в коем случае не должен превышать трёх машинописных страниц.

Рекомендации, которые дают российские и зарубежные специалисты, весьма различаются, что связано как с национальной традицией написания писем, так и с особенностями общественно-политического строя. Однако ряд требований является интернациональным.

К ним относятся следующие:

§ Выбирая форму документа, ставьте себя на место получателя.

§ Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности.

§ Делайте каждое предложение точным и завершённым, насколько это возможно.

§ Используйте одно предложение для выражения только одной, главной, мысли. Прежде чем объединять в одно предложение два разных суждения, следует подумать, с какой целью вы это делаете.

§ Написав предложение, обязательно отредактируйте его.

Для этого прочитайте предложение вслух, обращая внимание на ряд моментов: а) стиль изложения (с одной стороны он не должен быть разговорным, с другой - не должен быть чрезмерно синтаксически сложным);

б) длина предложения (не более 20 слов); в) порядок слов;

г) выбор слов (избегайте жаргона, лишних слов и т.п.) и однозначность их прочтения;) правильное применение местоимений;

е) форма подлежащего и сказуемого (они должны быть согласованы); ж) время, в котором употребляются глаголы.

§ Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте: а) грамматику, б) длину текста, в) ясность смысла. Не стоит посылать ответственное письмо сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем ещё раз перечитать его, внести правку, если она необходима, и только затем отправить.

§ Не акцентируйте внимания только на деталях, проверьте весь текст в целом и оцените, правильно ли он составлен с точки зрения стоящей перед вами задачи.

§ Проверьте правильность написания имён.

§ Проверьте правильность употребления формы подлежащего (подлежащее - сочетание слов: субъект действия отождествляется не с отдельным лицом, а с его собирательным статусом).

§ Применяйте знакомые, правильные образцы писем аналогичного содержания.

§ Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма дайте её расшифровку.

В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.

 

Примеры использования языковых формул

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду...

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение...

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы...

Доводим до Вашего сведения, что...

Сообщаем, что, к сожалению, не можем...

 

Модели выражений, объясняющих мотивы (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с письмом заказчика...

 

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

1.1 От третьего лица единственного числа, например:

Завод «Заря» не возражает...

Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает..

Кооператив «Наив» гарантирует...

 

1.2 От третьего лица множественного числа, например:

Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят...

От первого лица множественного числа:

Просим...

Подтверждаем...

Сообщаем...

 

1.3 Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:

Довожу до Вашего сведения...

Прошу...

Ставлю Вас в известность...

 

От первого лица множественного числа, например:

Одобряем...

Мы получили Вашу телеграмму...

Поздравляем...

Поддерживаем...

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ...

Прошу принять меры...

Прошу сообщить данные о производительности...

 

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин...

Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью...

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

 

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...

Подтверждаем получение спецификаций на...

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования...

 

Предложение

Можем предложить Вам …..

Предлагаем Вам приобрести...

Можем рекомендовать Вам ….

 

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта...

Просим принять участие в обсуждении проблемы...

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить...

 

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму...нами не может быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...

 

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...

Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет...

Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает...

 

Гарантии

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

 

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам товары... в силу следующих причин:...

 

Интерпретация действий другой стороны

Такая задержка может привести...

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку пресс-форм...

Данные Вами обещания не выполняются.

 

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

 

 

Образец 10

Производственно – коммерческая фирма

«ИМПУЛЬС»

101000, Москва, Центр, Милютинский пер.,7

телефон [phone]

 

03 октября 0000 № 01-10/2-85 Генеральному директору

На №_______ от______ ООО «Плат»

А.Н. Соколову

 

О задержке поставки Остоженка, 10,

Москва, 121105

 

 

Уважаемый Александр Николаевич,

 

Сообщаем Вам, что обязательства по договору поставки №________

от____________ о поставке трех комплектов офисной техники, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный срок отгрузки истек две недели назад. Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Рассчитываем, что Вами будут предприняты необходимые меры, о результатах которых просим сообщить нам.

 

 

Директор Л.В.Павлов

 

Давыдова Ольга Петровна

243-51-67

 

Образец 11

 

Государственное унитарное УТВЕРЖДАЮ

предприятие города Москвы Генеральный директор

«УПРАВЛЕНИЕ (подпись) Г.Д.Москвин

ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ 28.03.0000

ИСТОРИЧЕССКИХ ОБЪЕКТОВ»

 

 

АКТ

проверки финансово-хозяйственной

деятельности лаборатории реставрации

27 февраля 0000

 

Основание: приказ генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию исторических объектов» от 17.02.201__ №21 «О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации».

Составлен комиссией:

председатель- зам. генерального директора предприятия Н.М. Заболотная;

члены: зам. главного бухгалтера С.В. Сидорова,

инженер-экономист П.Л. Костин,

бухгалтер-ревизор П.А. Шахрай

В период с 25 по 27 февраля 201__ г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации предприятия.

В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе лаборатории, и оформлении разрешений на выдачу приборов, оборудования и реактивов со склада предприятия для использования: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывают заведующий лабораторией или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими работниками.

Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила.

Составлен в 3 экз.:

1-й экз. - бухгалтерия предприятия;

2-й экз. - лаборатория реставрации

3-й экз. - дело № 01-13 за 201__ г.

Председатель Личная подпись Н.М. Заболотная

Члены Личная подпись П.Л. Костин

Личная подпись С.В Сидоров

Личная подпись П.А Шахрай

 

Образец 12

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

03 июня 0000 №112

О результатах анализа неплатеже-

способности и структуры баланса

Тугурлыкского цементного завода

 

Федеральное управление по делам о несостоятельности (банкротстве) на основании предоставленных Тугурлыкским цементным заводом (Оренбургская область, пос. Тугурлык, ул. Центральная, 1) документов бухгалтерской отчетности по состоянию на 30.04.2009:

- бухгалтерский баланс (форма 1);

- отчет о прибылях и убытках (форма 2)

и проведенного анализа финансового состояния предприятия, установило, что данное предприятие является неплатежеспособным и имеющим неудовлетворительную структуру баланса (предприятием- должником).

Основание:

коэффициент текущей ликвидности по балансу предприятия =18%

коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами по балансу предприятия =8%;

коэффициент восстановления по балансу предприятия =10%

 

Председатель комиссии П.Д. Степанов

 

Образец 13

 

Управление делами Зам. руководителя

агентства

по авторским правам

П.М. Прокопенко

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

21 февраля 0000 №3

О повышении исполнительской

дисциплины при работе

с документами

 

Для совершенствования исполнительской дисциплины при работе с документами необходимо:

 

1. Во всех подразделениях агентства назначить лиц, ответственных за работу с документами в подразделении. В зависимости от объема документооборота подразделения это может быть работник подразделения, совмещающий выполнение своих основных функциональных обязанностей, или секретарь подразделения,занимающийся только исключительно организацией работы с документами в подразделении

2. Переработать действующие нормативные документы по документационному обеспечению и привести их в соответствие с действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами, прежде всего, это касается инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с обращениями граждан, номенклатуры дел агентства и др.

3.В управлении делами агентства создать группу по совершенствованию работы с документами в количестве двух штатных единиц, которой и поручить приведение нормативной базы по работе с документами в агентстве в соответствии с современными нормативными требованиями.

4. Провести семинар по современной организации делопроизводства на базе отраслевого учебного центра с повышения квалификации сотрудников агентства.

 

 

Управляющий делами Д.Ф. Турчин

 

 

Образец 14

 

 

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

туристической компании

«Мир»

М.М. Савельеву

СПРАВКА

02 июля 0000 №28

 

Об организации авиа-

перевозок туристов по

состоянию на 01.06.0000

 

К началу туристического сезона нашей компанией было зарегистрировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия).

К 01.06.0000, вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее количество мест компания не имеет возможности.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставить нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе до г. Рим.

 

 

Старший менеджер О.Н. Соколикова

 

Образец 15

 

Отдел снабжения Директору ПКФ «АЛЬФА»

Иванову И.И.

 

СПРАВКА

00 месяц 0000

О закупке мебели

и оборудования

 

В связи с планом модернизации офисной мебели и оборудования в …………. году были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования: