Тема 2. Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать оп­ределенным требованиям. Это:

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов пра­вотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить:1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо («представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»); 6) изобразить, показать («предста­вить в смешном виде»).

Предоставить: 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста по­вторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях...».

Для текстов официальных документов нехарактерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.

В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.

Например, глагол «допускать («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просче­тов и т.д.

Тема 3. Правила машинописного оформления текста, требования к бланкам

В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которых нет утвержденных форм, то самими работниками могут быть разработаны свои трафаретные тексты, или типовые - шаблоны.

Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля шрифты и т.п.).

Набор шаблонов позволяет значительно сократит время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Например:

Направляем справку _____________________________

указывают какую и о чем

ПРИЛОЖЕНИЕ: на___л., в____экз.

 

Начальник управления Подпись Л.А. Перов

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации. Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательно надо вводить конкретную информацию данного документа. Та поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерацию страниц и т.п., на его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению изложению и содержанию стандартов П. 4.5.4 Таблицы.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление - в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для приятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (претензии) используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен в ГОСТ Р. 1.5-92.

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут, автоматически нумероваться (команда Название меню Ставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится. Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2-3 шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплекс русской версии Windows шрифты Times И Roman, Courier New, которые имеются в Windows-95, 98, 98se, Nt4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в новом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно держащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари - синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках - англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выборному слову.

При оформлении реквизитов документа необходимо знать следующее. Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливае­мых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель

организации

[1-2]

А.Б. Ларина

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют в правом верхнем углу поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм- верхнее, левое, нижнее; 10 мм - правое.

Общий бланк в зависимости от документов организации включает реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, место для даты, место составления или издания документа.

Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. Установлено два формата бланков - А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм. Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способами.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, 3489 10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

 

 

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

5.1. Основная литература

 

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.– 4-е изд. / М.В. Кирсанова. - М.: ИФРА-М.; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 312 с. – (Высшее образование).

2. Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов. – СПб: Наука и техника, 2007. - 301 с.

3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание, исправленное. и дополненное / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.

5. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / А.А. Раздорожный. – М.: ИНФРА-М, 2008.

 

5.2. Дополнительная литература

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - Изд. 3-е.

/ В.И. Андреева. - М.: 2004.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп.// Серия «Учебники и учебное пособие». / М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2007.

Березина Н.М. Современное делопроизводство. 2–е изд. / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.– СПб.: Питер, 2006.

3. Веселов П.В. Деловая корреспонденция и документация (методическая разработка). / П.В. Веселов, Р.Б. Веселова. - М.: 2009.

4. Володин В.В. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти, организациях, учреждениях. / В.В. Володин, А.В. Ермолаева. - Саратов: Изд. «Газета», 2004.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Издательство стандартов, 2003.

6. ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

7. ГОСТ Р 51511-2001: Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с изм. № 1 от 25.22.2002 г. № 505-ст).

8. ГОСТ 7.64-90: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени дня. Общие требования.

9. ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения» - (Информационная технология). – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив,1991.

11. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. Сост. М.Т.Лихачев. - М.: Экономика, 2008.

12. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов./ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ: ДАНА, 2009.

13. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. / Т.В. Кузнецова, М.Г. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов. - М.: Экономика, 2003.

 

14. Елизаветина Т.М. Делопроизводство на компьютере. / Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2009.

15. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. – Л., 1991.

16. Ермолаева А.В. Виды управленческих документов в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждениях и организациях: Учеб.- метод. пособие. / А.В. Ермолаева. - Саратов: Изд. Поволжской академии государственной службы, 2007.

17. Ильюшенко М.П. Документная информация: свойства и особенности // Делопроизводство. – 2006. - № 2. – С. 20-24.

18. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. – М.: ИФРА-М., 2007.

19. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие / М.В. Кир-санова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИФРА-М., 2009.

20. Корнеева А.П. Машинопись и основы делопроизводства / А.П. Корнеева, А.М. Амелина. - М.: ООО «Просвещение», 2008.

21. Кочетков Г.Ю. Закон о сокращении «бумажной работы» в правительстве США // Сов. Гос. и право. – 2003. - № 3.

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филиппов. - М.: Высшая школа, 2009.

23. Кузнецова А.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке / А.Н. Кузнецова, Р.Н. Вагенгейм. - М.: Высшая школа, 2009.

 

 

Алтухова Наталия Валентиновна – к.э.н., доцент, профессор, зав. кафедрой экономики и менеджмента

Саратовского института РГТЭУ

Савельева Елена Евгеньевна – старший преподаватель

кафедры экономики и менеджмента Саратовского института РГТЭУ