Кафедра экономики и менеджмента

Кафедра экономики и менеджмента

 

Утверждено УМС института

Протокол № ___ «___»_______200___г.

Председатель _________Л.И. Бариленко

 

 

Н.В. Алтухова, Е.Е. Савельева

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания к проведению практических занятий и организации самостоятельной работы студентов

специальностей: 080507 «Менеджмент организации»

080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)»

очной и заочной форм обучения

1 часть

Согласовано: Учебно-метод. отдел института «____»___________200___г. _______________________

Рекомендовано кафедрой: Протокол №____ от «____»____________200__г. Зав. кафедрой ________Н.В. Алтухова

Саратов 2009

ББК 65.290-2 я73

УДК 002

А 52

 

Н.В. Алтухова, Е.Е. Савельева

Документирование управленческой деятельности: Методические указания для студентов специальностей: 080507 «Менеджмент организации», 080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)» всех форм обучения. – Саратов: СИ (ф) РГТЭУ, 2009. Часть 1 - с. 181.

 

Методические указания подготовлены в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальностям: 080507 «Менеджмент организации», 080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)» очной и заочной форм обучения. Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Совершенствование управления производственно-хозяйст-венными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Изучение данной учебной дисциплины направлено на формирование у студентов целостной системы знаний о работе с документацией в процессе осуществления деятельности предприятия и его взаимоотношений с другими организациями.

Дисциплина входит в федеральный компонент цикла специальных дисциплин и является обязательной для изучения дисциплиной учебного плана для студентов указанных специальностей.

 

Рецензенты:

Виноградский Валерий Георгиевич - д.ф.н., профессор кафедры гуманитарных дисциплин Саратовского института (филиала) РГТЭУ

Федотова Елена Сергеевна – к.э.н., доцент кафедры Учета финансов и банковского дела Саратовского института (филиала) РГТЭУ

 

Рекомендовано кафедрой экономики и менеджмента

и одобрено учебно-методическим советом

Саратовского института (филиала) РГТЭУ

Алтухова Н.В., Савельева Е.Е., 2009

© Саратовский институт (филиал) РГТЭУ

С О Д Е Р Ж А Н И Е

 

ВВЕДЕНИЕ
1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ
2. ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ СОДЕРЖАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
3. ОБЪЕМ ДИСЦИПЛИНЫ
3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы
3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы
4. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА
4.1. Планы лекций
4.2. Краткий конспект лекций
5. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Предлагаемые методические указания по дисциплине Документирование управленческой деятельности - результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом.

При составлении данного методических указаний были использованы исследования известных авторов в области делопроизводства: М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксенова, В.И. Андреевой, М.И. Басакова, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 г. № 68; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности а также материалы собственных исследований и разработок.

Программа дисциплины «Документирование управленческой деятельности», входящая в число дисциплин подготовки специалистов, составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования Российской Федерации.

Цель дисциплины «Документирование управленческой деятельности» - дать студентам глубокие знания: о предмете, организационно-правовых документах, нормативно-методи-ческих документов.

В процессе изучения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» студенты приобретают знания, которые будут им необходимы в дальнейшей практической деятельности.

Учебным планом и программой по дисциплине предусмотрено чтение лекций, проведение практических занятий, составление управленческих документов (организационных, распорядительных, справочно-информационных, справочно-аналитических), опрос студентов по материалам лекций, предлагаются вопросы для самостоятельной работы и к проведению текущего контроля. В ходе изучения курса рассматриваются два важных и взаимосвязанных элемента механизма управления: первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, понятие документооборота предприятия, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГСДОУ, УСД, ОРД, ГОСТы по документам и ОКТЭИ классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации.

Ниже приводятся планы лекций, практических занятий, вопросы к самостоятельной работы студентов, текущего контроля, зачету, приводится список основной и дополнительной литературы.

Дисциплина включает (лекций - 34 часов, прак. зан. - 17 часов, самостоятельная работа – 107час, итоговая форма аттестации – зачет).

При подготовке к зачету студенты имеют с собой пакет управленческих документов самостоятельно разработанных и составленных, правильно оформленных на практических занятиях, положительно ответить на поставленные вопросы, при получении «автомата» учитывается активное участие в дискуссиях, ответы на поставленные вопросы, по материалам прочитанных лекций, на практических занятиях, посещаемость, отчеты за пропущенные занятия.

Методические указания по курсу «Документирование управленческой деятельности» включают двенадцать тем:

1. Организация служб делопроизводства.

2. Основные требования к оформлению управленческих (орга­низационно-распорядительных) документов.

3. Ведение делопроизводства в учреждении.

4. Организация работы с документами.

5. Современное деловое письмо.

6. Документирование организационно-распорядитель-ной деятельности.

7. Документирование информационно-справочных материалов.

8. Документирование деятельности коллегиальных органов.

9. Делопроизводство по личному составу.

10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве.

12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.

Структура учебно-методического комплекса включает:

- введение;

- цели и задачи дисциплины;

- требования к уровню освоения содержания дисциплины;

- объем дисциплины и виды учебной работы;

- распределение часов по темам и видам учебной работы;

- содержание курса;

- планы лекций;

- краткий конспект лекций;

- планы проведения практических занятий, тематических дискуссий и деловых игр, решение ситуационных задач;

- задания для самостоятельной работы студентов;

- вопросы для самостоятельной подготовки студентов (устный или письменный опрос преподавателем);

- вопросы для текущего контроля студентов (письменный опрос);

- примерная тематика рефератов;

- тестовые задания для проверки усвоения знаний;

- примерный перечень вопросов к итоговой аттестации студентов;

- учебно-методическое обеспечение дисциплины.

Основное внимание в данных методических указаниях уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.

Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажут прямую помощь в этом трудоемком процессе.

Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства, работе с документацией.

Подробно рассматриваются делопроизводственный процесс, включающий составление текстов служебных документов их оформление, движение документов в организации, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу с использованием новых информационных технологий; автоматизация работы, подготовка и передача документов в архив на хранение.

Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве - это наиболее слабое место в работе организаций.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ

 

В учебных планах вузовской подготовки студентов предусмотрена дисциплина «Документирование управленческой деятельности».

В современном динамичном мире менеджеры тратят от пятидесяти до девяносто процентов своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации.

Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, обработкой и хранением информации.

Делопроизводством называют деятельность человека по составлению, разработке и оформлению документов, организации их движения в учреждении, учета и хранения.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале (носителе), изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Часть делопроизводства, непрерывно связана с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

В рамках этой дисциплины изучаются понятие документа, его функции; сущность и содержание делопроизводства, унификации и стандартизации в делопроизводстве; этапы становления делопроизводства; общие нормы и правила оформления документов; классификация и структура организационно-распорядительных документов; требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документации; правила составления и оформления организационной, распорядительной, информационно-справочной и документации по личному составу; делопроизводственный процесс; организация документооборота; составление номенклатуры дел; контроль исполнения; формирование дел исполненных документов; поисково-справочную и аналитическую работу.

Цель делопроизводства – установление единства правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления, придание единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, сокращение количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижение трудоемкости их обработки, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, эффективное использование вычислительной техники.

Цель курса - вооружить студентов знаниями и навыками в области делопроизводства, научить грамотно составлять и оформлять управленческие документы, в соответствии с общими правилами и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности и пробудить у них интерес к более глубокому самостоятельному изучению наиболее актуальных для них вопросов этой дисциплины.

Задачи курса: довести до студентов содержание основных вопросов дисциплины «Документирование управленческой деятельности» в форме лекций; предоставить студентам возможность самостоятельно работать над соответствующими литературными источниками; обсудить содержание основных вопросов дисциплины и научиться оформлять официальные документы на практических занятиях, деловых играх; решать ситуационные задачи; организовать выполнение студентами рефератов по основным темам.

В ходе изучения дисциплины решаются задачи:

- раскрыть сущность и содержание и определить состав информационной базы делопроизводства;

- сформировать у студентов практические умения правильного составления, оформления управленческой документации; ведения и организации работ с документами.

ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ СОДЕРЖАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ

 

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

В процессе обучения по данному курсу проводятся лекционные, практические занятия.

Особое внимание уделяется составлению и оформлению организационно-распорядительной и справочно-информа-ционной системам документации как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания этих документов, составление деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет напрямую помощь работникам управления в этом трудоемком процессе.

После изучения каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документы, нахождение ошибок в оформлении раздаточного материала.

Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса практическими менеджерами, экономистами, студентами-заочниками, будущими специалистами.

При проведении практических занятий используется иллюстративный материал, раздаточный (в виде копий документов, образцов документов, структурированных текстов, плакатов, образцов-формуляров).

Наряду с вопросами общего делопроизводства большое внимание уделяется делопроизводству в органах государственного и регионального управления.

Курс охватывает двенадцать тем, каждая из которых в логической последовательности раскрывает содержание понятий: сущность и функции финансового менеджмента, финансовые ресурсы и капитал, внутрифирменное планирование и бизнес-план, ценные бумаги и организация их обращения, система налогов хозяйствующего субъекта, финансовые риски, приемы управления движением финансовыми ресурсами и капиталом, методика анализа состояния хозяйствующего субъекта, основы принятия финансовых решений и управление портфелем ценных бумаг.

Содержание курса включает программу курса, планы лекций, краткий конспект лекций.

Цель практических занятий – проверка, закрепление и усвоение теоретических знаний в области делопроизводства и их практическое применение- составление и оформление управленческой документации.

При подготовке к занятиям рекомендуется использовать конспекты лекций, учебные пособия, а так же перечисленную в данных методических указаниях рекомендованную литературу.

При изучении курса необходима взаимосвязь аудиторной и самостоятельной работы студентов. Для активного участия в работе на семинарских занятиях требуется ознакомление с соответствующей тематикой и привлечение других видов информации.

Самостоятельная подготовка студентов предусматривает более глубокую проработку актуальных вопросов учебного курса при подготовке к практическим занятиям, деловым играм и для изучения тех вопросов, которые не выносятся, согласно учебному плану, на лекционные и практические занятия.

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов.

В конце учебно-методического комплекса даны итоговые тестовые задания по курсу. Этот материал представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса.

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

- сущность и понятие, функции документа, делопроизводства, его роль и значение в современном мире;

- этапы становления делопроизводства в России;

- виды документов и их классификацию;

- основные положения по документированию управленческой деятельности;

- организацию служб делопроизводства;

- ведение делопроизводства, рациональное построение делопроизводства в учреждении, правила организации документооборота;

- правила оформления управленческих документов;

- системы документации;

- ведение делопроизводства по личному составу, по письменным и устным обращениям граждан;

- требования к составлению номенклатуры дел, формированию дел исполненных документов, подготовки документов для хранения в архив.

В результате изучения дисциплины студент должен уметь:

- работать с основными положениями по документированию управленческой деятельности, профессионально пользоваться законодательными, нормативными, нормативно-методическими материалами;

- составлять и оформлять документы, созданные по единым правилам и требованиям документирования управленческих действий;

- вести кадровую документацию предприятия, составлять должностные инструкции, осуществлять контроль за исполнением документов;

- уметь дать оценку организации документооборота, рационального построения делопроизводства в деятельности предприятий, выявлять пути повышение уровня организации и эффективности управленческого труда и разрабатывать рекомендации по ее улучшению;

- использовать полученные знания при решении практических ситуаций.

Студентам для формирования умений и навыков в области делопроизводства необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.

Данные методические указания содержат методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление управленческой документации, документов оперативной информации, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу.

Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам, классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации.

ОБЪЕМ ДИСЦИПЛИНЫ

3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

Форма обучения очная

 

Вид учебной работы	Количество часов по специальностям
080507 Менеджмент организации	080502 Экономика и управление на предприятии (торговли)
Аудиторные занятия
Лекции
Практические занятия
Самостоятельная работа
Всего часов на дисциплину	90 (факультатив)
Формы отчетности: Текущий контроль Написание рефератов Выполнение заданий Тестирование	по всем пройден-ным темам курса	по всем пройденным темам курса
Виды итогового контроля	зачет – 9 семестр	зачет – 5 семестр

 

Форма обучения заочная

 

Вид учебной работы	Количество часов по специальностям
основная образовательная программа, спец. 080502 Эконо-мика и управление на предприятии (торговли)	основная образовательная программа на базе среднего (высшего) профессионального образования, спец. 080502 Экономика и управление на предприятии (торговли)
Аудиторные занятия
Лекции
Практические занятия
Самостоятельная работа
Всего часов на дисциплину
Формы отчетности: Тестирование	по всем темам курса	по всем темам курса
Виды итогового контроля	зачет – 1 семестр	зачет – 1 семестр

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

4.1. Планы лекций

 

Курс охватывает двенадцать тем, каждая из которых в логической последовательности раскрывает содержание понятий: документа, его функций; сущность и содержание делопроизводства, унификации и стандартизации в делопроизводстве; этапы становления делопроизводства; общие нормы и правила оформления документов; классификация и структура организационно-распорядительных документов; требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документации; правила составления и оформления организационной, распорядительной, информационно-справочной и документации по личному составу; делопроизводственный процесс; организация документооборота; составление номенклатуры дел; контроль исполнения; формирование дел исполненных документов; поисково-справочную и аналитическую работу.

 

Тема 1. Организация служб делопроизводства

3. Организационное построение службы делопроизводства.

4. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями.

5. Организация работы секретаря-референта.

 

Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих

(организационно-распорядительных) документов

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Виды документов и их классификация.

 

Тема 3. Ведение делопроизводства в учреждении

1. Организация документооборота.

2. Учет объема документооборота.

3. Организация контроля за исполнением документов.

 

Тема 4. Организация работы с документами

1. Регистрация и учет поступающих в организацию документов.

2. Подготовка и регистрация оправляемых документов.

3. Прохождение внутренних документов.

 

Тема 5. Современное деловое письмо

1. Деловое письмо в условиях унификации.

2. Правила оформления делового письма.

3. Разновидности писем. Международные письма.

 

Тема 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности

1. Организационная документация.

2. Распорядительная документация.

3. Оформление и составление управленческой (организационно-распорядительной) документации.

 

Тема 7. Документирование информационно-справочных

материалов

1. Система справочно-информационной документации.

2. Система аналитической документации.

3. Правила оформления документов оперативной информации.

 

 

Тема 8. Документирование деятельности коллегиальных органов

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

2. Структура доклада, отчета.

3. Требования к составлению и оформлению протоколов.

Тема 9. Делопроизводство по личному составу

1. Основные кадровые документы и их характеристика.

2. Законодательные, нормативные документы, регулирующие кадровую деятельность.

3. Требования к содержанию, оформлению и ведению документации по личному составу.

 

Тема 10. Делопроизводство по письменным и устным

обращениям граждан

1. Виды документации по обращениям граждан их характеристика.

2. Порядок регистрации и ведения дел по письменным и устным обращениям граждан.

 

Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов

для хранения в архиве

 

1. Общие положения. Составление номенклатуры дел.

2. Формирование дел.

3. Подготовка документов к хранению.

 

Тема 12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов

 

1. Язык и стиль служебных документов.

2. Особенности официально-делового стиля.

3. Правила машинописного оформления текста, требования к бланкам.

4.2. Краткий конспект лекций

Раздел 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (располо­женных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в: специально разрабатываемом положении (см. приложение 1).

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов и организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения ( см. приложение 2).

 

Управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечива­ется применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организа­циями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются электронные письма, телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными, территориальными под­разделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

- с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

- с юридической службой;

- со службой документационного обеспечения;

- с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности: