Тема 2. Система аналитической документации

К справочно-аналитической системе документации относят акты, справки, сводки, перечни, отзовы, заключения и тд.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так временнодействующими, внутренними или сторонними комиссиями и (назначаемыми распорядительным документом, обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются на­именование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2009 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель___________________________________

должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. ______________________________

должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Присутствовали: 1.______________________________

должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии п одпись К.Я.Лакин

Члены комиссии: _________ В.Н. Кириллов

подпись

________ И.Н. Потапов

подпись

________ Н.Н. Лапина

подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п. Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Приведем пример оформления акта:

Министерство культуры РФ УТВЕРЖДАЮ

Комитет по культуре Председатель комитета

администрации Энской области Подпись Н.И. Петров

дата

АКТ

18.05.2009 № 12

г. Минск

О проверке сохранности

документов в комитете

 

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2009 № 1 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Грива Н.И.

2. Инспектор о/к Михайлова Г. Г

3. Зам. главного бухгалтера Мока С.И.

4. Референт Прудкова М.В.

 

В период с16 по 18 мая 2009 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Минским областным архивом. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах:

1 -й - в дело № 1-23

2-й - в областной архив

 

Председатель комиссии	Подпись	Г.В. Сидоров
Члены комиссии:	Подпись	Н.И. Грива
	Подпись	Г. Г Михайлова
	Подпись	СИ. Мока
	Подпись	М.В. Прудкова

 

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Например:

Новомосковское производственное Детский сад № 2

объединение «Азот»

СПРАВКА

10.08.2O1O № 113

 

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад - 6 тыс. рублей в месяц.

 

Начальник отдела кадров Подпись А.В. Иванов

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.). В сводке допускается приводить сведения об источниках формации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или несколькими показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации - руководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия до­кумента или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласен» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей.

При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Тема 3. Правила оформления документов оперативной информации

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Например:

КЕМЕРОВО	КОЛОС	ПЕТРОВУ
КРАСНОЯРСК	КОБРА	МАХИНУ
ТОМСК	ГРАНИТ	ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (вопросительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ

ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

_____________________________________________________

 

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.

Тел. 24-02-83. Р/счет _________________

Директор Н.И. Петров

Исх. № ________

Дата ___________

 

Телефонограмма - документ, создаваемый в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи и записываемый получателем. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование вида документа; адресат; текст документа; регистрационный номер документа; дата документа; подпись отправителя; должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; время передачи (прием) телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов, а также проверять правильность записи телефонограмм ее повторным чтением в конце передачи.

Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, специальные бланки или печатаются на листах А4 или А5 и передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются при необходимости исполнителю.

Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры. Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствую­щему виду документа с учетом следующих правил: объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4; текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной сто­роне листа; не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

Электронное сообщение - документ, получаемый в виде ви-деограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанный на принтере, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ или с помощью дискеты. Электронное сообщение состоит из адресата электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

- документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;

- в верхней части документа должно быть указание «Передано по электронной почте»;

- название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество синонимов в названии не должно превышать восьми с расширением rtf (для Word) и рас рением zls (для Excel).

Для отправки документов за подписью главы администрации области или его заместителей электронной почтой файл этого документа должен быть представлен в канцелярию через систему «почтовых каталогов» или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа и список для рассылки.

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа; текст документа; подпись; визы согласования; печать.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта- 14. Доверенность оформляется на общем бланке организации или на листах бумаги формата А4, А5.

Текст обычно содержит: наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные); содержание и объем полномочий; срок действия доверенности (10 дней); иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Подпись заверяется печатью: администрации области, руководителя предприятия или начальника структурного подразделения, главного бухгалтера.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются: фамилия, имя, отчество доверителя; фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные; объем полномочий представителя; дата; подпись.

 

Раздел 8. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ