Тема 2. Структура доклада, отчета

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы - другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.

Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая - информирование и убеждение. Когда назначение документа - информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность;

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Если наша цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации - его собственные. Главные же приемы - логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов. Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы - анализ проблемы - возможные решения - рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...) - очевидность (то, что доказывает предположение) – вывод - рекомен­дуемые действия или план действий - необходимость действий - возможные проблемы - ожидаемые выгоды – выводы - рекомендации. Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

- для доклада - описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

- для текущего отчета - констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения; определение путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

Составление доклада и отчета - это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

- вступление - указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

- определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение; основная часть - изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа - не только информирование, но и убеждение;

- рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

- резюме - краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце). Рассмотрим последовательно все элементы. Вступление и определение цели. Назначение вступления - представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента - свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации - это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:

Рекомендации:

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помешать не в конце, а в начале.

Первая стадия написания доклада или отчета - это всегда подбор материала и определение основных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много материала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени.

Вторая стадия - написание первого черновика. Изложите альтерна­тивные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что - выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два.

Третья стадия - написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем, отложив текст доклада на не сколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное соответствует предмету и назначению доклада. При возможности попросите кого-нибудь другого прочесть доклад и определить, все ли в нем ясно и понятно. Эти требования, а также те, что были приведены раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по которому можно получить полное представление. Понимание их подействует как стимул к работе над документом.

Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши предложения. Бывает, что цифры пугают и ослепляют. Колонны цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны, поэтому нет ничего странного в том, что многие «отключаются» перед лицом количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается. Может быть, дело в том, что выступающий (или автор доклада) позволяет цифрам говорить самим за себя, однако при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим доклад приходится самим интерпретировать цифровые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слушающих доклад есть время, склонности и, может быть, необходимое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых данных в приемлемой форме обязанностью автора. Так же, как вы шлифуете слова, когда пишете черновик доклада, нужно шлифовать цифровые данные. Однако речь не идет о том, чтобы все упростить. От вас требуется выбрать наиболее эффективный способ представления цифр, так чтобы читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам требуется.

 

Тема 3. Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании». Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях,когда заседание стенографируется или производится запись магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4.

В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.2009. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указывается председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель - Харченко В.И.

Секретарь - Филимонов СБ.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутству­ющих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующе запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решети требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например:в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присут­ствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Например:

1. О перспективах развития предприятия. Доклад директора... (фамилия, инициалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается». Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, от нулевого положения табулятора каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»

Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. - краткая запись выступления.

Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное.... до 15.05.2010 г.

1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2010 г.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

 

Председатель Подпись В.А. Сидоров

Секретарь Подпись Е.М. Крылова

 

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на три вида: полные, сокращенные и краткие.

В кратком протоколеуказывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших.

Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагай протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений (при ведении сокращенного вида – главное, основные мысли), показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов. Образец оформления протокола приведен в приложении 15.

 

 

Раздел 9. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ