Н.В. Алтухова, Е.Е. Савельева

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания к проведению практических занятий и организации самостоятельной работы студентов

специальностей: 080507 «Менеджмент организации»

080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)»

очной и заочной форм обучения

1 часть

Согласовано: Учебно-метод. отдел института «____»___________200___г. _______________________

Рекомендовано кафедрой: Протокол №____ от «____»____________200__г. Зав. кафедрой ________Н.В. Алтухова

Саратов 2009

ББК 65.290-2 я73

УДК 002

А 52

 

Н.В. Алтухова, Е.Е. Савельева

Документирование управленческой деятельности: Методические указания для студентов специальностей: 080507 «Менеджмент организации», 080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)» всех форм обучения. – Саратов: СИ (ф) РГТЭУ, 2009. Часть 1 - с. 181.

 

Методические указания подготовлены в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальностям: 080507 «Менеджмент организации», 080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)» очной и заочной форм обучения. Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Совершенствование управления производственно-хозяйст-венными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Изучение данной учебной дисциплины направлено на формирование у студентов целостной системы знаний о работе с документацией в процессе осуществления деятельности предприятия и его взаимоотношений с другими организациями.

Дисциплина входит в федеральный компонент цикла специальных дисциплин и является обязательной для изучения дисциплиной учебного плана для студентов указанных специальностей.

 

Рецензенты:

Виноградский Валерий Георгиевич - д.ф.н., профессор кафедры гуманитарных дисциплин Саратовского института (филиала) РГТЭУ

Федотова Елена Сергеевна – к.э.н., доцент кафедры Учета финансов и банковского дела Саратовского института (филиала) РГТЭУ

 

Рекомендовано кафедрой экономики и менеджмента

и одобрено учебно-методическим советом

Саратовского института (филиала) РГТЭУ

Алтухова Н.В., Савельева Е.Е., 2009

© Саратовский институт (филиал) РГТЭУ

С О Д Е Р Ж А Н И Е

 

ВВЕДЕНИЕ
1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ
2. ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ СОДЕРЖАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
3. ОБЪЕМ ДИСЦИПЛИНЫ
3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы
3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы
4. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА
4.1. Планы лекций
4.2. Краткий конспект лекций
5. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Предлагаемые методические указания по дисциплине Документирование управленческой деятельности - результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом.

При составлении данного методических указаний были использованы исследования известных авторов в области делопроизводства: М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксенова, В.И. Андреевой, М.И. Басакова, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 г. № 68; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности а также материалы собственных исследований и разработок.

Программа дисциплины «Документирование управленческой деятельности», входящая в число дисциплин подготовки специалистов, составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования Российской Федерации.

Цель дисциплины «Документирование управленческой деятельности» - дать студентам глубокие знания: о предмете, организационно-правовых документах, нормативно-методи-ческих документов.

В процессе изучения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» студенты приобретают знания, которые будут им необходимы в дальнейшей практической деятельности.

Учебным планом и программой по дисциплине предусмотрено чтение лекций, проведение практических занятий, составление управленческих документов (организационных, распорядительных, справочно-информационных, справочно-аналитических), опрос студентов по материалам лекций, предлагаются вопросы для самостоятельной работы и к проведению текущего контроля. В ходе изучения курса рассматриваются два важных и взаимосвязанных элемента механизма управления: первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, понятие документооборота предприятия, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГСДОУ, УСД, ОРД, ГОСТы по документам и ОКТЭИ классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации.

Ниже приводятся планы лекций, практических занятий, вопросы к самостоятельной работы студентов, текущего контроля, зачету, приводится список основной и дополнительной литературы.

Дисциплина включает (лекций - 34 часов, прак. зан. - 17 часов, самостоятельная работа – 107час, итоговая форма аттестации – зачет).

При подготовке к зачету студенты имеют с собой пакет управленческих документов самостоятельно разработанных и составленных, правильно оформленных на практических занятиях, положительно ответить на поставленные вопросы, при получении «автомата» учитывается активное участие в дискуссиях, ответы на поставленные вопросы, по материалам прочитанных лекций, на практических занятиях, посещаемость, отчеты за пропущенные занятия.

Методические указания по курсу «Документирование управленческой деятельности» включают двенадцать тем:

1. Организация служб делопроизводства.

2. Основные требования к оформлению управленческих (орга­низационно-распорядительных) документов.

3. Ведение делопроизводства в учреждении.

4. Организация работы с документами.

5. Современное деловое письмо.

6. Документирование организационно-распорядитель-ной деятельности.

7. Документирование информационно-справочных материалов.

8. Документирование деятельности коллегиальных органов.

9. Делопроизводство по личному составу.

10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве.

12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.

Структура учебно-методического комплекса включает:

- введение;

- цели и задачи дисциплины;

- требования к уровню освоения содержания дисциплины;

- объем дисциплины и виды учебной работы;

- распределение часов по темам и видам учебной работы;

- содержание курса;

- планы лекций;

- краткий конспект лекций;

- планы проведения практических занятий, тематических дискуссий и деловых игр, решение ситуационных задач;

- задания для самостоятельной работы студентов;

- вопросы для самостоятельной подготовки студентов (устный или письменный опрос преподавателем);

- вопросы для текущего контроля студентов (письменный опрос);

- примерная тематика рефератов;

- тестовые задания для проверки усвоения знаний;

- примерный перечень вопросов к итоговой аттестации студентов;

- учебно-методическое обеспечение дисциплины.

Основное внимание в данных методических указаниях уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.

Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажут прямую помощь в этом трудоемком процессе.

Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства, работе с документацией.

Подробно рассматриваются делопроизводственный процесс, включающий составление текстов служебных документов их оформление, движение документов в организации, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу с использованием новых информационных технологий; автоматизация работы, подготовка и передача документов в архив на хранение.

Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве - это наиболее слабое место в работе организаций.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ

 

В учебных планах вузовской подготовки студентов предусмотрена дисциплина «Документирование управленческой деятельности».

В современном динамичном мире менеджеры тратят от пятидесяти до девяносто процентов своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации.

Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, обработкой и хранением информации.

Делопроизводством называют деятельность человека по составлению, разработке и оформлению документов, организации их движения в учреждении, учета и хранения.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале (носителе), изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Часть делопроизводства, непрерывно связана с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

В рамках этой дисциплины изучаются понятие документа, его функции; сущность и содержание делопроизводства, унификации и стандартизации в делопроизводстве; этапы становления делопроизводства; общие нормы и правила оформления документов; классификация и структура организационно-распорядительных документов; требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документации; правила составления и оформления организационной, распорядительной, информационно-справочной и документации по личному составу; делопроизводственный процесс; организация документооборота; составление номенклатуры дел; контроль исполнения; формирование дел исполненных документов; поисково-справочную и аналитическую работу.

Цель делопроизводства – установление единства правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления, придание единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, сокращение количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижение трудоемкости их обработки, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, эффективное использование вычислительной техники.

Цель курса - вооружить студентов знаниями и навыками в области делопроизводства, научить грамотно составлять и оформлять управленческие документы, в соответствии с общими правилами и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности и пробудить у них интерес к более глубокому самостоятельному изучению наиболее актуальных для них вопросов этой дисциплины.

Задачи курса: довести до студентов содержание основных вопросов дисциплины «Документирование управленческой деятельности» в форме лекций; предоставить студентам возможность самостоятельно работать над соответствующими литературными источниками; обсудить содержание основных вопросов дисциплины и научиться оформлять официальные документы на практических занятиях, деловых играх; решать ситуационные задачи; организовать выполнение студентами рефератов по основным темам.

В ходе изучения дисциплины решаются задачи:

- раскрыть сущность и содержание и определить состав информационной базы делопроизводства;

- сформировать у студентов практические умения правильного составления, оформления управленческой документации; ведения и организации работ с документами.

ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ СОДЕРЖАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ

 

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

В процессе обучения по данному курсу проводятся лекционные, практические занятия.

Особое внимание уделяется составлению и оформлению организационно-распорядительной и справочно-информа-ционной системам документации как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания этих документов, составление деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет напрямую помощь работникам управления в этом трудоемком процессе.

После изучения каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документы, нахождение ошибок в оформлении раздаточного материала.

Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса практическими менеджерами, экономистами, студентами-заочниками, будущими специалистами.

При проведении практических занятий используется иллюстративный материал, раздаточный (в виде копий документов, образцов документов, структурированных текстов, плакатов, образцов-формуляров).

Наряду с вопросами общего делопроизводства большое внимание уделяется делопроизводству в органах государственного и регионального управления.

Курс охватывает двенадцать тем, каждая из которых в логической последовательности раскрывает содержание понятий: сущность и функции финансового менеджмента, финансовые ресурсы и капитал, внутрифирменное планирование и бизнес-план, ценные бумаги и организация их обращения, система налогов хозяйствующего субъекта, финансовые риски, приемы управления движением финансовыми ресурсами и капиталом, методика анализа состояния хозяйствующего субъекта, основы принятия финансовых решений и управление портфелем ценных бумаг.

Содержание курса включает программу курса, планы лекций, краткий конспект лекций.

Цель практических занятий – проверка, закрепление и усвоение теоретических знаний в области делопроизводства и их практическое применение- составление и оформление управленческой документации.

При подготовке к занятиям рекомендуется использовать конспекты лекций, учебные пособия, а так же перечисленную в данных методических указаниях рекомендованную литературу.

При изучении курса необходима взаимосвязь аудиторной и самостоятельной работы студентов. Для активного участия в работе на семинарских занятиях требуется ознакомление с соответствующей тематикой и привлечение других видов информации.

Самостоятельная подготовка студентов предусматривает более глубокую проработку актуальных вопросов учебного курса при подготовке к практическим занятиям, деловым играм и для изучения тех вопросов, которые не выносятся, согласно учебному плану, на лекционные и практические занятия.

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов.

В конце учебно-методического комплекса даны итоговые тестовые задания по курсу. Этот материал представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса.

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

- сущность и понятие, функции документа, делопроизводства, его роль и значение в современном мире;

- этапы становления делопроизводства в России;

- виды документов и их классификацию;

- основные положения по документированию управленческой деятельности;

- организацию служб делопроизводства;

- ведение делопроизводства, рациональное построение делопроизводства в учреждении, правила организации документооборота;

- правила оформления управленческих документов;

- системы документации;

- ведение делопроизводства по личному составу, по письменным и устным обращениям граждан;

- требования к составлению номенклатуры дел, формированию дел исполненных документов, подготовки документов для хранения в архив.

В результате изучения дисциплины студент должен уметь:

- работать с основными положениями по документированию управленческой деятельности, профессионально пользоваться законодательными, нормативными, нормативно-методическими материалами;

- составлять и оформлять документы, созданные по единым правилам и требованиям документирования управленческих действий;

- вести кадровую документацию предприятия, составлять должностные инструкции, осуществлять контроль за исполнением документов;

- уметь дать оценку организации документооборота, рационального построения делопроизводства в деятельности предприятий, выявлять пути повышение уровня организации и эффективности управленческого труда и разрабатывать рекомендации по ее улучшению;

- использовать полученные знания при решении практических ситуаций.

Студентам для формирования умений и навыков в области делопроизводства необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.

Данные методические указания содержат методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление управленческой документации, документов оперативной информации, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу.

Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам, классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации.

ОБЪЕМ ДИСЦИПЛИНЫ

3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

Форма обучения очная

 

Вид учебной работы	Количество часов по специальностям
080507 Менеджмент организации	080502 Экономика и управление на предприятии (торговли)
Аудиторные занятия
Лекции
Практические занятия
Самостоятельная работа
Всего часов на дисциплину	90 (факультатив)
Формы отчетности: Текущий контроль Написание рефератов Выполнение заданий Тестирование	по всем пройден-ным темам курса	по всем пройденным темам курса
Виды итогового контроля	зачет – 9 семестр	зачет – 5 семестр

 

Форма обучения заочная

 

Вид учебной работы	Количество часов по специальностям
основная образовательная программа, спец. 080502 Эконо-мика и управление на предприятии (торговли)	основная образовательная программа на базе среднего (высшего) профессионального образования, спец. 080502 Экономика и управление на предприятии (торговли)
Аудиторные занятия
Лекции
Практические занятия
Самостоятельная работа
Всего часов на дисциплину
Формы отчетности: Тестирование	по всем темам курса	по всем темам курса
Виды итогового контроля	зачет – 1 семестр	зачет – 1 семестр