Сфера функционирования официально-делового стиля.

Официально-деловой стиль является одним из функциональных стилей русского литературного языка. Он обслуживает сферу правовой и административной деятельности, общение в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах. Деловая речь обслуживает сферы, государственной и международной политики.

Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, в справках юридического характера и так далее.

Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных стилей своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Одна из наиболее приметных черт официально-деловой речи – стандартизация типовой документации. Это проявляется в том, что большая часть текстов делового характера представляет собой готовые формуляры с неизменным текстом и пропусками, которые заполняются в зависимости от конкретной ситуации.

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, то есть отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов, соответствующих этим ситуациям.

Широта этой сферы позволяет различать, по меньшей мере, три подстиля (разновидности) делового стиля: собственно официально-деловой (канцелярский, как его часто именуют); юридический (язык законов и указов); дипломатический. При ряде различий данные подстили близки друг к другу по своим основным характеристикам.

Официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиции сторон при особой, «этикетной» природе дипломатических формул; в отличие от них для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

Соотношение «официально-деловая ситуация – соответствующий жанр документа» означает, что документ содержит множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу (ситуации). Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизированные, то есть, соответствующие единому образцу. И само требование стандартизации пронизывает всю сферу деловой речи.

При изучении официально-делового стиля мы имеем дело с документами, то есть, с деловыми бумагами, обладающими юридической силой, и сам этот факт обусловливает письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь – это речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения, так как ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику.

Пишущий, оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего, должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и так далее. Таким образом, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формуляра (схемы) соответствующего документа. Владение нормами официально-делового стиля предполагает знание правил составления документов различных жанров. Выбирая соответствующий ситуации жанр документа, пишущий выбирает тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные:

1) об адресате (кому адресован документ);

2) об адресанте (кто является автором документа – заявителем, просителем и так далее);

3) наименование жанра документа;

4) опись документальных приложений (если они имеются);

5) дата;

6) подпись автора документа и другие.

Следовательно, под жанровой формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема, их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа.

В некоторых документах название жанра ставится обязательно, иногда оно может уточняться, например: «Соглашение о намерениях», «Договор купли- продажи», «Договор аренды», «Трастовый договор» и так далее. Полное заглавие документа, включая уточнения и реквизиты, чрезвычайно важно в юридическом и дипломатическом подстилях, хотя в некоторых документах оно не ставится (например, в деловых письмах).

К наиболее распространенным жанрам официально-делового стиля относятся: заявление, докладная записка, доверенность, служебная записка, акт, счет, письмо (для канцелярского или собственно делового подстиля); закон, постановление, правила, решение, договор (для юридического подстиля); соглашение, договор, коммюнике, обращение (для дипломатического подстиля). Таким образом, официально-деловой стиль отличается жанровым многообразием, которое регулируют возможные схемы поведения в различных ситуациях деловой сферы.

Жанры делового стиля настолько разнообразны, что при их классификации используется множество критериев. Так, жанры канцелярского подстиля определяются общим понятием служебный документ, который функционирует в административно-управленческой и научно-технической сфере.

В настоящее время в России существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информацион­но-спра-вочные, деловые письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и другие); трафарет (справки, контракты, договоры); таблица (финансовые документы); анкета (личный листок по учету кадров); тексты-аналоги (приказы, решения, распоряжения, постановления).

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в Государственных стандартах.

Схема обусловленности выбора в осуществлении реализа­ции деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация > жанр документа > форма документа > языковое наполнение документа. К распорядительным документам относят: постановление, распоряжение, приказ.

Постановление -правовой акт, принимаемый некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, например: «Постановление Правительства РФ», «Постановление Высшей Аттестационной Коллегии при Правительстве РФ», «Постановление Правления ЦБ РФ», «Постановление Совета учредителей банка МЕНАТЕП» и так далее.

Распоряжение - это акт управления государственного органа, имеющего властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера, то есть длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса (например: «Распоряжение декана исторического факультета», «Распоряжение начальника телефонного узла» и так далее).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления; он издается по основным вопросам внутренней жизни учреждения, а также по кадровым вопросам (приказы о приеме на работу, об увольнении, о командировках и так далее).

К административно-организационным документам относятся: контракт, договор, устав, планы, отчеты. Наиболее распространенным документом этого типа является контракт или договор.

К числу информационно-справочных материалов относят справки, докладные и служебные записки.

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы:

– справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

– справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Классификацию деловых писем позволяет выстроить классификация производственных ситуаций. Так, по функциональному признаку их можно разделить на две группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и так далее);

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и так далее).

Письма-ответы всегда должны содержать индекс того письма, которое явилось причиной переписки.

Их можно классифицировать и по аспектам:

– письмо-напоминание;

– гарантийное письмо;

– письмо-подтверждение;

– информационное письмо;

– сопроводительное письмо;

– письмо-предупреждение.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Количество писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Юридический и дипломатический подстили не отличаются столь большим разнообразием жанровых форм, что обусловлено достаточной стандартизованностью ситуаций этих сфер.

К юридическому подстилю следует отнести все тексты законодательных актов и постановлений, правил и инструкций; все они носят информативно-директивный характер, так как адресованы обобщенному читателю и нацелены на регулирование отношений между членами социума.

Дипломатические документы также формализованы, однако в большей степени подвержены иноязычному влиянию и отличаются большим влиянием этикетных формул и взаимоотношений. Так, выражение требований, несогласия в них чрезвычайно корректно, в этих документах недопустимо использование резких формулировок, здесь выверено каждое слово.

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют наряду с языковыми нормами нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа.

 

2. Приемы унификации языка служебных документов. Язык и стиль, правила оформления служебных документов.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, (например, возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности).

Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа - его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную (конкретную) информацию, содержащую изложение сути дела, а, иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности - точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления - точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и выбора грамматических средств (главным образом, синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста). Но и в этом плане трудности поиска - и лексического, и синтаксического - могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое под­тверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации - вне­сения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа – его формы и языка.

В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны развивающегося и находящего все более широкое применение способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место автоматизация информационных процессов в аппарате управления. Так, в большинстве организаций типовые образцы всех документов содержатся в компьютере и создаются по заданному образцу: пишущий лишь заполняет «пробелы».

Деловая проза всегда внутренне формализована. Это лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации, благодаря регламентирующему действию формальной модели, лежащей в основе данной области производственных отношений.

Одним из результатов автоматизации явилось то, что организационно-распорядительные документы, обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации, стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) такой реквизит, как пояснительный заголовок к тексту. Такой заголовок выступает, по существу, как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа: «О рекламации партии новых бланков», «Об использовании внебюджетных средств»; «О выплатематериальной компенсации». При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания («О рекламации»)в слово- дескриптор. Дескриптор - единица информационно-поискового языка, служащая для описа­ния смыслового содержания текста (документа) в именительном падеже («Рекламация»).

Образцы многих деловых документов закреплены в соответствующих государственных стандартах – ГОСТах, в которые иногда могут вноситься коррективы с учетом действующих изменений.

В последнее время в самой деловой корреспонденции и в документах, публикуемых в прессе, все чаще вместо традиционного восклицательного знака после обращения встречается запятая, подобно тому, как принято в английских текстах. При этом самый текст письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например: “Глубокоуважаемый Юрий Иванович, обращаемся к Вам…”

Особенностью официально-делового стиля, резко отличающей его от других разновидностей литературного языка, является, как уже было сказано, письменный характер его реализации, что во многом предопределяет специфику его синтаксиса.

 

Вопросы.

 

1. В каких сферах жизнедеятельности общества применяется официально-деловой стиль?

2. В текстах какого характера реализуется официально-деловой стиль?

3. Перечислите основные признаки, характеризующие официально-деловой стиль.

4. Чем официально-деловой стиль выделяется среди других функциональных стилей языка?

5. Перечислите известные Вам разновидности официально-делового стиля.

6. Что необходимо учитывать при составлении документа?

7. Что такое формуляр документа?

8. Что такое реквизит?

9. Перечислите реквизиты любого документа.

10. Что следует понимать под жанровой формой документа?

11. Какие жанры официально-делового стиля Вам известны?

12. Что такое служебный документ?

13. На какие группы делятся по своему функциональному назначению служебные документы?

14. Какие типы записи текстов Вам известны?

15. Какие типы документов относят к распорядительным?

16. Что такое постановление?

17. Что такое распоряжение?

18. Что такое приказ?

19. Какие документы относятся к административно- организационными?

20. Какие документы относятся к информационно-справочным?

21. Что такое деловое письмо?

22. По каким признакам различается деловая корреспонденция?

23. Какого рода тексты относятся к юридическому подстилю официально-делового стиля?

24. Каким должен быть язык делового документа?

25.В чем разница между текстовыми и языковыми нормами?

 

Тест 4.

 

1.Официально-деловой стиль реализуется в текстах:

 юридического характера;

 публицистического характера;

 дипломатического характера;

 научного характера;

 художественных произведений;

 политического характера.

2. Выделите из нижеперечисленных признаков те, которые характерны для официально-делового стиля:

 традиционность;

 стабильность;

 образность;

 замкнутость;

 эмоциональность;

 стандартизированность.

3.Реквизиты - это:

 жанры деловых документов;

 виды деловых писем;

 сумма постоянных элементов содержания делового документа;

 распорядительные документы.

4.Расположите в соответствующем порядке реквизиты документа:

 наименование жанра документа;

 сведения об адресате;

 дата;

 подпись автора документа;

 сведения об адресанте;

 опись документальных приложений.

5.Самым распространенным видом распорядительных документов является:

 постановление;

 указ;

 приказ;

 решение;

 распоряжение.

6.К числу документов информационно-справочного характера относятся:

 служебные записки;

 уставы;

 отчеты;

 планы;

 справки;

 докладные записки.

7.Документ, юридически оформляющий взаимные обязательства сторон, называется:

 вердикт;

 распоряжение;

 договор;

 постановление;

 приказ.

8.Для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, используются:

 справки;

 отчеты;

 деловые письма;

 договоры;

 приказы;

 планы.

9.Расположите в нужном порядке реквизиты договора:

 ответственность сторон;

 юридические адреса;

 подписи сторон;

 предмет договора;

 обозначение сторон, вступающих в договорные отношения;

 обязательства сторон.

10.Отличительными чертами юридических документов являются:

 избегание резких формулировок;

 информационно-директивный характер;

 четкость и логическая последовательность.

11.Отличительными чертами дипломатических документов являются:

 обилие этикетных формул;

 информационно-директивный характер;

 подверженность иноязычному влиянию.

12.Образцы управленческих документов, их композиция и оформление официально закреплены:

 в Конституции РФ;

 в Государственных стандартах;

 в гражданском кодексе РФ;

 в трудовом законодательстве.

 

V. КУЛЬТУРА РЕЧИ.

Понятие культуры речи.

Культура деловой речи.

Культура разговорной речи.

Понятие культуры речи.

С литературным языком тесно связано понятие культуры речи. Умение чётко и ясно выразить свои мысли, говорить грамотно, привлечь внимание своей речью, воздействовать на слушателей, владение культурой речи является своеобразной характеристикой профессиональной пригодности для людей самых различных профессий: дипломатов, юристов, политиков, преподавателей школ и вузов, работников радио и телевидения, менеджеров, журналистов.

Культурой речи важно владеть всем, кто по роду своей деятельности связан с людьми, организует и направляет их работу, ведёт деловые переговоры, воспитывает, оказывает людям различные услуги.

Под культурой речи понимается владение нормами литературного языка в его устной и письменной форме, при котором осуществляются выбор и организация языковых средств, позволяющих в определённой ситуации общения и при соблюдении этики общения обеспечить необходимый эффект в достижении поставленных задач коммуникации.

Культура речи содержит три составляющих компонента: нормативный, коммуникативный и этический.

Культура речи предполагает, прежде всего, правильность речи, то есть, соблюдение норм литературного языка, которые воспринимаются его носителями (говорящими и пишущими) в качестве «идеала» или образца.

Языковая норма – это центральное понятие речевой культуры, а нормативный аспект культуры речи считается одним из важнейших.

Однако культура речи не может быть сведена к перечню запретов и определений «правильно – неправильно». Понятие «культура речи» связано с закономерностями и особенностями функционирования языка, а также с речевой деятельностью во всём её многообразии.

Выбор необходимых для данной цели языковых средств – основа коммуникативного аспекта культуры речи.

В соответствии с требованиями коммуникативного аспекта культуры речи носители языка должны владеть функциональными разновидностями языка, а также ориентироваться на прагматические условия общения, которые существенно влияют на оптимальный для данного случая выбор и организацию речевых средств.

Этический аспект культуры речи предписывает знание и применение правил языкового поведения в конкретных ситуациях. Под этическими нормами общения понимается речевой этикет (речевые формулы приветствия, просьбы, вопроса, благодарности, поздравления и другие; обращение на «ты» и «вы»; выбор полного или сокращённого имени, формы обращения и так далее).

На использование речевого этикета большое влияние оказывают такие факторы, как возраст участников речевого акта (целенаправленного речевого действия), их социальный статус, характер отношений между ними (официальный, неофициальный, дружеский, интимный), время и место речевого взаимодействия и так далее.

Этический компонент культуры речи накладывает строгий запрет на сквернословие в процессе общения, осуждает разговор на «повышенных тонах».

Разнообразие слов и способов их выражения, сочетания слова и жеста столь неисчерпаемы, как разнообразие человеческих характеров. Чем лучше человек владеет навыками речевого этикета, тем легче ему общаться с другими людьми, быть понятым, достигать поставленных целей.

Необходимо усвоить привычку постоянно работать над своей речью, что означает: следить за звуками и интонациями собственной речи, говорить внятно, спокойно, сдержанно, не повышая голоса. Человеческий голос может сам по себе сказать партнёру по общению очень многое о том, кому этот голос принадлежит. Сила, высота, тембр голоса – «ключ» к пониманию чувств. Например, радость, энтузиазм обычно выражаются высоким голосом, горе – с понижением интонации к концу каждой фразы. Каждый имеет представление о том, что из себя представляют «металлический», «командный», «заискивающий» голоса и так далее.

Скорость речи также отражает чувства говорящего и его статус. Например, уверенный в себе человек говорит без спешки, а взволнованный или желающий оправдаться – быстро. Следует помнить, что за слишком быстрой речью трудно следить, слишком же медленная, вялая речь утомляет собеседника, раздражает.

Необходимо изживать из своей речи так называемые слова-паразиты. Эти слова известны всем: «вот», «значит», «это», «так сказать», «понимаешь», «между прочим» и другие. Если такие слова присутствуют в речи, с ними нужно бороться, искоренять из речевого обихода, тщательно контролируя себя.

Невежливо и некультурно выражать свои чувства и эмоции, а также отвечать на обращения и междометиями типа: «ага», «угу», «гм», «ого» и так далее. Подобный «язык» выглядит убогим, недостойным речи цивилизованного человека.

Категорически неприемлемы в речи грубые, пошлые, вульгарные, неприличные слова и выражения. К сожалению, в настоящее время средства массовой информации (пресса, радио, телевидение), а также кинофильмы и книги, как отечественные, так и зарубежные, заполнившие кино- и книжные рынки и являющиеся, зачастую, низкосортными образцами западной массовой культуры, тиражируют далеко не лучшие образцы речевого общения. В них широко используются ненормативная, то есть нецензурная лексика, специфический жаргон представителей уголовного мира и так далее.

Ведущие популярных, особенно молодёжных, радио и телепрограмм меняют сам интонационный строй русской речи, беря за образец, а иногда и слепо копируя, манеры, темп и речевые интонации американских телеведущих. За последние десятилетия русский язык оказался засорённым обилием англоязычных слов, часто употребляемых без особой надобности и смысла.

Все эти процессы отрицательно сказались на современном русском разговорном и литературном языке в целом, породили так называемые «новоязы», «молодёжные», «тусовочные» жаргоны и так далее. Обедненным выглядит язык, пестрящий как «модерными» неологизмами, так и элементами «блатной» уголовной лексики.

Кроме лексического запаса и структуры языка большую роль в речевом этикете играют тон и интонация произносимых слов. В тоне разговора отражаются оттенки эмоционального и волевого воздействия. По тону можно судить о настроении говорящего. В известной мере, тон отражает и характер человека, во всяком случае, показывает, с кем мы имеем дело – с воспитанным или невоспитанным человеком. Тон в разговоре значит столько же, сколько жесты и позы в манере держаться. Одно и то же слово или фраза могут воздействовать по-разному в зависимости от того, каким тоном они произнесены. Часто оскорбительными бывают именно не слова, а сам тон. Например, фраза: «Проходите вперёд!», произнесённая грубым повелительным голосом, заставляет человека вздрогнуть, вызывает отрицательные эмоции, хотя сами по себе эти слова могут выражать не только требование, но и просьбу, совет, предупреждение.

Заносчивый, самонадеянный тон неприятен для окружающих, в нем всегда сквозит пренебрежение к людям, переоценка собственной персоны. Ни занимаемая должность, ни общественное положение, ни работа не дают право разговаривать с окружающими грубо, крикливо, невежливо. Даже приказы можно отдавать вежливым тоном – спокойно, деловито, мягко и при этом категорично.

Культура деловой речи.

В любом деле, как показывает практика, успех зависит, прежде всего, от умения налаживать контакты. Деловые контакты – это деловые встречи, деловые беседы, совещания, «круглые столы», конференции, симпозиумы и так далее. От умения правильно налаживать контакты, четко формулировать свои проблемы, рассказать о них, обсуждать, доказательно спорить, во многом зависит успех дела.

Владение речевым этикетом в деловом общении предусматривает знание основных правил ведения беседы, деловых переговоров, деловой полемики, делового спора, выступать на собрании, совещании и так далее.

Деловую беседу формально можно разделить на несколько этапов: начало беседы, передача информации, аргументирование, выслушивание доводов собеседника, принятие или о провержение этих доводов, принятие решения.

Начиная беседу, следует:

– подготовить первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным;

– излагать мысли предельно кратко;

– обязательно аргументировать свои суждения, доводы.

Вопросы должны содержать слова «почему», «когда», «как». Это позволит собеседнику более полно изложить свою точку зрения.

Если с вами не согласны, не спешите доказывать свое, а спокойно выслушивайте доводы собеседника, дайте высказать их да конца. Уточните, может быть, вы говорите о разных вещах или не точна постановка вопроса. При этом вполне корректны такие выражения: «Если я вас правильно понял…», «Быть может, я не всё уяснил…», «Давайте разберёмся глубже…», «Попробуем взглянуть на эту проблему иначе…».

Не следует отвечать на возражения в категоричном тоне. Недопустимы такие выражения: «Нет, я не согласен»; «Нет, это никуда не годится»; «Нет, это нам не подходит».

Отстаивая точку зрения, важно не только слушать, но и слышать другого. Следует помнить, что общение – процесс двусторонний. Слушая своего собеседника, отбросьте личные предубеждения против него. Не спешите с ответами и заключениями, попытайтесь разграничить факты и мнения. Будьте беспристрастными в оценке того, что вы услышали. Не отвлекайтесь на посторонние мысли. Пока слушаете, нельзя обдумывать следующий вопрос, а тем более готовить в этот момент контраргументы. Не выжидайте с нетерпением паузу в разговоре, чтобы вставить свое слово.

В конце деловой беседы всегда уместно поблагодарить собеседника. Даже если вы недовольны результатами беседы, не показывайте этого, вежливо распрощайтесь.

Вступая в деловой спор, следует помнить, что ведение делового спора - большое искусство. Умный спор способствует восприятию истины, позволяет проникнуть в ее сущность, сделать своим достоянием, укрепить свои убеждения.

Спор – это своеобразный «умственный массаж». Специалисты называют деловой спор «высшим пилотажем общения» или «состязанием умов». Все деловые споры делятся на индивидуальные и публичные.

Индивидуальный деловой спор сложен тем, что может быстро вызвать личную неприязнь, которая мешает деловому общению, пагубно отражается на успехе дела и даже на самочувствии людей. Это происходит тогда, когда у ведущих спор нет такта и уважения друг к другу, когда они не придерживаются основных правил ведения делового спора.

Вступая в индивидуальный деловой спор, надо:

– отказаться от мысли, что вам поверят на слово;

– четко сформулировать то положение, которое вы обосновываете или отвергаете;

– хорошо знать суть вопроса, по поводу которого идет спор;

– точно определять основные понятия, чтобы не спорить о совершенно разных вещах.

Если вы наделены властью и ваш оппонент в споре зависит от вас, не следует злоупотреблять своей властью, прибегать к администрированию, а тем более переходить на личное. Всегда следует помнить, что должность и положение - не броня от ошибок. Цель делового спора - совместный поиск истины и ведется спор не для того, чтобы одержать личную победу, «загнать противника в угол».

Терминология спора должна быть понятна обеим сторонам. Спор должен быть последовательным. Желательно заранее выработать для себя план спора, внимательно и до конца выслушать доводы «противника», взвесить и оценить их. Времени на это жалеть не нужно. Проанализируйте свои доводы, найдите сильные и укрепите их, о слабых упомяните вскользь. Начинайте приводить доводы в доказательство своей мысли, но сначала используйте более слабые и менее очевидные. Внимательно слушайте оппонента, «поймайте» его на непродуманном слове и, опираясь на это слово, вновь вступайте в спор. Не упорствуйте в отрицании доводов оппонента, если они для вас обоих ясны и очевидны. Деловой спор нельзя обрывать фразой: «Нет, я больше не хочу говорить на эту тему!». Совершенно неприемлемы слова: «ничего подобного», «что вы понимаете», «глупости», «я все говорю правильно», «что, вы мне не верите?» и так далее.

Стиль поведения в деловом споре должен быть вежливым. Выдержанный и вежливый человек имеет больше шансов на победу в споре. Красноречие должно сменяться молчаливым вниманием. Горячность и неврастеничность недопустимы. Следует всегда помнить, что главное в деловом споре - аргументы (доводы), логика и доказательства. Мимика, жесты, междометия и восклицания в качестве аргументов неуместны.

 

Культура разговорной речи.

В повседневных ситуациях общения люди вступают в разговоры и беседы различного характера.

Беседа - важнейший элемент речевого этикета, Умение поддержать и вести беседу, быть интересным, приятным собеседником - большое искусство, ему учатся, его совершенствуют в течение всей жизни. Тема беседы, разговора зависит от множества вещей: от повода, по которому она ведется, от культурного уровня собеседников, от общности интересов и так далее. Чем развитее человек, тем интереснее с ним беседовать. Если в беседе принимают участие несколько человек, тема разговора должна, по возможности, быть интересной для всех собеседников.

О чем принято и о чем не принято говорить в