Делопроизводство и корреспонденция

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Уральский государственный экономический университет

 

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

(ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)

Методические и наглядные пособия для студентов всех направлений подготовки

 

 

Екатеринбург

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс/ 095/ 718-78-74 Е-mail: mail@vniidad/ru http: //www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 770803311140 / 771001001

 

«__» ____________20___ №____________

На № ____________ от ________________

 

 

Рисунок 1 - ГОСТ 6.30 – 2003. Образец продольного бланка для писем

 

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного

дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393

Тел./факс:/ 095/ 718-78-74

Е-mail: mail@vniidad/ru

http: //www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 770803311140 / 771001001

 

№_____________ «__» ____________20___

На № ____________ от _________________

 

Рисунок 2 - ГОСТ 6.30 – 2003. Образец углового бланка для писем

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

 

«____»_______________20___ № ___________

Москва

 

Рисунок 3 - ГОСТ Р 6.30 - 2003. Образец общего бланка предприятия

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

 

ПРИКАЗ

«____»________________20___ № ___________

Москва

 

 

Рисунок 4 - ГОСТ Р 6.30 – 2003. Образец бланка приказа

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Заместитель директора

 

Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393

Тел./факс:/ 095/ 718-78-74 Е-mail: mail@vniidad/ru http: //www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 70803311140 / 771001001

 

№_____________ «__» ____________20___

На №_____________от__________________

 

 

Рисунок 5 - Образец бланка должностного лица предприятия

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

 

Служба документационного обеспечения управления

 

Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393

Тел./факс:/ 095/ 718-78-74 Е-mail: mail@vniidad/ru http: //www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 70803311140 / 771001001

№_____________ «__» ____________20___

На №_____________от__________________

 

 

Рисунок 6 - Образец бланка структурного подразделения предприятия

 

 

 

 

 

Рисунок 7 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

Углового бланка

 

 

 

Рисунок 8 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

Продольного бланка

 

Методические указания по оформлению деловых

Документов

Оформление деловых документов осуществляется при помощи компьютерной техники.

Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Оформление текста имеет большое значение.

Недопустимо в составе текста использовать шрифты разного размера. В этом случае при ознакомлении с документом в сознании человека возникает дисбаланс в оценке важности различных структурных элементов данного документа. Исключением могут быть только рекламные материалы.

Информационно-рекламные документы являются официальными и на них распространяются все соответствующие требования.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала, шрифтом Times New Roman 14.

Расстояние между отдельными реквизитами от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации.

Если первая страница документа - бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги.

Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги.

Бланки деловых документов.

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

Для деловых документов действующими стандартами установлены следующие форматы бумаги:

основные А 4 (210 мм х 297мм)

А 5 (148 мм х 210 мм)

вспомогательные А 3 (297 мм х 420 мм)

А 6 (150мм х 148 мм)

Бланки документов и документы, выполненные на листах бумаги должны иметь поля (не менее), мм:

левое – 20;

верхнее – 20;

правое и нижнее – 10.

Для документов долговременного и постоянного хранения, которые будут переплетены или подшиты, можно устанавливать левое поле 35 мм.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

 

Образец 1

Генеральному директору

ПКФ «АЛЬФА»

Иванову И.И. *

(от)* *…………………….

…………………………….

 

 

Заявление

 

00 месяц 0000

 

Прошу принять меня на постоянную работу, на должность ……………………………………………………………. …………………………..

с 00 месяц 0000.

Приложение:

 

Личная подпись

 

Примечание:

* Возможно оформление инициалов до или после фамилии руководителя

* *предлог «от» не является обязательной частью документа

 

Образец 2

 

Автобиография

 

00 месяц 0000

 

Я, Иванова Татьяна Степановна, родилась 00 месяц 0000 года. в ………………………………………………………….

Мои родители:

отец – Иванов Степан Васильевич, 0000 г.р., пенсионер;

мать - Иванова Лариса Ивановна, 0000 г.р., работает…………………..

проживают: 000000, г…………………, ул.………………………………..

д……….,кв.………….

В 0000г. я поступила и в 0000 г. закончила …… классов ….. школы № …. г……………….

 

Проживаю с семьей по адресу: 000000, г. …………………,

ул.……………….., д………., кв.……….; контактный телефон:………………..

 

 

Личная подпись

 

 

Образец 3

 

 

Доверенность

 

 

00 месяц 0000

 

 

Я, Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж фирмы «Плат», доверяю Петрову Игорю Сергеевичу, старшему менеджеру отдела продаж той же фирмы, получить причитающуюся мне заработную плату за ………………… месяц текущего года из кассы фирмы «Плат» и совершить все действия, связанные с этим.

 

Личная подпись

(может быть личная подпись + расшифровка)

 

 

Образец 4

 

 

Расписка

 

 

00 месяц 0000

 

 

Я, Сидорова Е.П., бухгалтер ……………………….. в присутствии свидетелей Попова А.А. и Михайлова Б.П. получила от заведующего складом Жиркова М.А. следующие материальные ценности:

………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………….

(указывается: наименование, единицы измерения, количество, цена за единицу,

стоимость, инвентарные номера, если есть)

в исправном состоянии.

Итого на сумму: 789 (Семьсот восемьдесят девять) рублей.

(Могут приводиться: срок, на который получены ТМЦ и цель получения).

 

 

Личная

подпись Е.П.Сидорова

 

Свидетели: подписи Б.П.Михайлов

А.Н.Попов

 

 

Образец 5

Русифицированный вариант (формат обратной хронологии)

РЕЗЮМЕ

 

00 месяц 0000

 

Ф.И.О.: Иванов

Игорь Иванович

АДРЕС: 000000, город Екатеринбург,

улица……………,дом….., квартира………….

ТЕЛЕФОН:

ДАТА И МЕСТО 00 месяца 0000 года

РОЖДЕНИЯ: город Свердловск

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, дочь (… лет)

 

ОБРАЗОВАНИЕ: с0000 г. – Уральский государственный экономический

университетет, направление подготовки «…………………» профиль «………», в настоящее время - ……курс;

0000-0000 – Екатеринбургский …………………. колледж,

специальность ………………………………………………….., диплом о присвоении квалификации……………………;

0000-0000 –11 классов МОУ СОШ № … (с углубленным изучением математики и физики) г. Екатеринбурга, аттестат с отличием и золотая медаль.

ОПЫТ РАБОТЫ: с 0000 г. – начальник отдела ……………финасово- промыш- ленной компании……………………….(обеспечиваю программную

поддержку деятельности компании и функционирования вычислительной техники).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами (в средах….); программирование на языках ………………………….;

водительское удостоверение категории «В»;

знаю в совершенстве английский язык.

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

 

 

Личная подпись И.И.Иванов

 

Образец 6

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ПКФ «АЛЬФА»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________И.И.Иванов

секретаря-референта 00.00.0000

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия и т.д.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия и т.д.

3.ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия и т.д.

4.ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства и т.д.

5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия и т.д.

 

Заместитель директора подпись А.О. Воронов

 

Образец 7

 

Цех № 1 Директору ПКФ «Импульс»

Павлову Л.В.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

00 месяц 0000

 

Об установке оборудования

 

В связи с пуском в эксплуатацию новой линии по производству тротуарных кирпичей необходимо строительство фундамента и выполнение монтажа электрооборудования в цехе.

Для качественного и своевременного выполнения указанной работы прошу Вас выделить электромонтера и плотника на 3 дня

 

Начальник цеха Ф.И.Лаков

 

 

Образец 8

Наименование предприятия

 

ПРОТОКОЛ

00 месяц 0000 № _______

собрания трудового коллектива

 

Председатель - Давыдов Н.Р.

Секретарь – Кравцова И.М.

 

Присутствовали: _____________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: _______________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________

2.____________________

 

1.СЛУШАЛИ:

(Ф.И.О, должность, содержание выступления)

 

ВЫСТУПИЛИ:

(Ф.И.О., должность, содержание выступления)

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1._____________________________________________________

1.2._____________________________________________________

 

2. СЛУШАЛИ: ….. (п.2 оформляется так же, как п.1)

 

Председатель подпись Н.Р.Давыдов

Секретарь подпись И.М.Кравцова

 

Образец 9

 

УЧАСТОК №21 Начальнику СМУ-5

П.П. Гущину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

28 октября 0000

 

О причинах аварии при ремонте

теплотрассы

 

 

При ремонте теплотрассы в микрорайоне Кутузово, по улице Дмитриева, в ночь на 28 октября 2009 г., в результате выброса горячей воды произошел размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.

Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня – 29 октября 2009г.

 

Прораб М.В. Колобов

 

 

Рекомендации по составлению и оформлению деловых

Писем.

 

Письма - одна из важнейших частей деловой документации.

Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами.

Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.

По теме письма разделяются на: коммерческие и собственно деловые.

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма.

Инициативные письма подразделяются на:

1) письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

2) письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям).

Обычные письма направляются одному получателю.

По композиции письма подразделяются на: одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как - то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Последний вид писем, тем не менее, предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату - обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели - информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Перечислим основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

кто пишет письмо (адресант);

получатель (адресат);

тема;

цель;

функция письма;

сколько вопросов будет обсуждено в письме;

каким образом оно будет отправлено;

существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма. Оба момента одинаково важны.

Любое деловое письмо имеет следующую структуру:

Реквизиты отправителя (адресанта);

Реквизиты получателя (адресата);

резолюция руководителя;

заголовочная часть;

текст письма;

подписи составителей письма.

Текст рассматриваемых документов, как и любого другого вида деловых писем, должен включать следующие части:

1) обращение,

2) вводную часть,

3) основную часть,

4) заключение.

В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы:

§ Уважаемый господин Степанов!;

§ Многоуважаемый господин директор!;

§ Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии);

§ Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, президентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.)

Если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы:

§ обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна!

§ Дорогая Анна!

Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить. Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма.

Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть письма может быть более развёрнутой.

Текст письма в среднем должен занимать около одной страницы машинописного текста и ни в коем случае не должен превышать трёх машинописных страниц.

Рекомендации, которые дают российские и зарубежные специалисты, весьма различаются, что связано как с национальной традицией написания писем, так и с особенностями общественно-политического строя. Однако ряд требований является интернациональным.

К ним относятся следующие:

§ Выбирая форму документа, ставьте себя на место получателя.

§ Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности.

§ Делайте каждое предложение точным и завершённым, насколько это возможно.

§ Используйте одно предложение для выражения только одной, главной, мысли. Прежде чем объединять в одно предложение два разных суждения, следует подумать, с какой целью вы это делаете.

§ Написав предложение, обязательно отредактируйте его.

Для этого прочитайте предложение вслух, обращая внимание на ряд моментов: а) стиль изложения (с одной стороны он не должен быть разговорным, с другой - не должен быть чрезмерно синтаксически сложным);

б) длина предложения (не более 20 слов); в) порядок слов;

г) выбор слов (избегайте жаргона, лишних слов и т.п.) и однозначность их прочтения;) правильное применение местоимений;

е) форма подлежащего и сказуемого (они должны быть согласованы); ж) время, в котором употребляются глаголы.

§ Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте: а) грамматику, б) длину текста, в) ясность смысла. Не стоит посылать ответственное письмо сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем ещё раз перечитать его, внести правку, если она необходима, и только затем отправить.

§ Не акцентируйте внимания только на деталях, проверьте весь текст в целом и оцените, правильно ли он составлен с точки зрения стоящей перед вами задачи.

§ Проверьте правильность написания имён.

§ Проверьте правильность употребления формы подлежащего (подлежащее - сочетание слов: субъект действия отождествляется не с отдельным лицом, а с его собирательным статусом).

§ Применяйте знакомые, правильные образцы писем аналогичного содержания.

§ Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма дайте её расшифровку.

В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.

 

Примеры использования языковых формул

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду...

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение...

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы...

Доводим до Вашего сведения, что...

Сообщаем, что, к сожалению, не можем...

 

Модели выражений, объясняющих мотивы (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с письмом заказчика...

 

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

1.1 От третьего лица единственного числа, например:

Завод «Заря» не возражает...

Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает..

Кооператив «Наив» гарантирует...

 

1.2 От третьего лица множественного числа, например:

Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят...

От первого лица множественного числа:

Просим...

Подтверждаем...

Сообщаем...

 

1.3 Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:

Довожу до Вашего сведения...

Прошу...

Ставлю Вас в известность...

 

От первого лица множественного числа, например:

Одобряем...

Мы получили Вашу телеграмму...

Поздравляем...

Поддерживаем...

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ...

Прошу принять меры...

Прошу сообщить данные о производительности...

 

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин...

Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью...

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

 

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...

Подтверждаем получение спецификаций на...

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования...

 

Предложение

Можем предложить Вам …..

Предлагаем Вам приобрести...

Можем рекомендовать Вам ….

 

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта...

Просим принять участие в обсуждении проблемы...

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить...

 

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму...нами не может быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...

 

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...

Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет...

Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает...

 

Гарантии

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

 

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам товары... в силу следующих причин:...

 

Интерпретация действий другой стороны

Такая задержка может привести...

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку пресс-форм...

Данные Вами обещания не выполняются.

 

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

 

 

Образец 10

Производственно – коммерческая фирма

«ИМПУЛЬС»

101000, Москва, Центр, Милютинский пер.,7

телефон [phone]

 

03 октября 0000 № 01-10/2-85 Генеральному директору

На №_______ от______ ООО «Плат»

А.Н. Соколову

 

О задержке поставки Остоженка, 10,

Москва, 121105

 

 

Уважаемый Александр Николаевич,

 

Сообщаем Вам, что обязательства по договору поставки №________

от____________ о поставке трех комплектов офисной техники, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный срок отгрузки истек две недели назад. Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Рассчитываем, что Вами будут предприняты необходимые меры, о результатах которых просим сообщить нам.

 

 

Директор Л.В.Павлов

 

Давыдова Ольга Петровна

243-51-67

 

Образец 11

 

Государственное унитарное УТВЕРЖДАЮ

предприятие города Москвы Генеральный директор

«УПРАВЛЕНИЕ (подпись) Г.Д.Москвин

ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ 28.03.0000

ИСТОРИЧЕССКИХ ОБЪЕКТОВ»

 

 

АКТ

проверки финансово-хозяйственной

деятельности лаборатории реставрации

27 февраля 0000

 

Основание: приказ генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию исторических объектов» от 17.02.201__ №21 «О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации».

Составлен комиссией:

председатель- зам. генерального директора предприятия Н.М. Заболотная;

члены: зам. главного бухгалтера С.В. Сидорова,

инженер-экономист П.Л. Костин,

бухгалтер-ревизор П.А. Шахрай

В период с 25 по 27 февраля 201__ г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации предприятия.

В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе лаборатории, и оформлении разрешений на выдачу приборов, оборудования и реактивов со склада предприятия для использования: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывают заведующий лабораторией или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими работниками.

Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила.

Составлен в 3 экз.:

1-й экз. - бухгалтерия предприятия;

2-й экз. - лаборатория реставрации

3-й экз. - дело № 01-13 за 201__ г.

Председатель Личная подпись Н.М. Заболотная

Члены Личная подпись П.Л. Костин

Личная подпись С.В Сидоров

Личная подпись П.А Шахрай

 

Образец 12

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

03 июня 0000 №112

О результатах анализа неплатеже-

способности и структуры баланса

Тугурлыкского цементного завода

 

Федеральное управление по делам о несостоятельности (банкротстве) на основании предоставленных Тугурлыкским цементным заводом (Оренбургская область, пос. Тугурлык, ул. Центральная, 1) документов бухгалтерской отчетности по состоянию на 30.04.2009:

- бухгалтерский баланс (форма 1);

- отчет о прибылях и убытках (форма 2)

и проведенного анализа финансового состояния предприятия, установило, что данное предприятие является неплатежеспособным и имеющим неудовлетворительную структуру баланса (предприятием- должником).

Основание:

коэффициент текущей ликвидности по балансу предприятия =18%

коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами по балансу предприятия =8%;

коэффициент восстановления по балансу предприятия =10%

 

Председатель комиссии П.Д. Степанов

 

Образец 13

 

Управление делами Зам. руководителя

агентства

по авторским правам

П.М. Прокопенко

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

21 февраля 0000 №3

О повышении исполнительской

дисциплины при работе

с документами

 

Для совершенствования исполнительской дисциплины при работе с документами необходимо:

 

1. Во всех подразделениях агентства назначить лиц, ответственных за работу с документами в подразделении. В зависимости от объема документооборота подразделения это может быть работник подразделения, совмещающий выполнение своих основных функциональных обязанностей, или секретарь подразделения,занимающийся только исключительно организацией работы с документами в подразделении

2. Переработать действующие нормативные документы по документационному обеспечению и привести их в соответствие с действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами, прежде всего, это касается инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с обращениями граждан, номенклатуры дел агентства и др.

3.В управлении делами агентства создать группу по совершенствованию работы с документами в количестве двух штатных единиц, которой и поручить приведение нормативной базы по работе с документами в агентстве в соответствии с современными нормативными требованиями.

4. Провести семинар по современной организации делопроизводства на базе отраслевого учебного центра с повышения квалификации сотрудников агентства.

 

 

Управляющий делами Д.Ф. Турчин

 

 

Образец 14

 

 

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

туристической компании

«Мир»

М.М. Савельеву

СПРАВКА

02 июля 0000 №28

 

Об организации авиа-

перевозок туристов по

состоянию на 01.06.0000

 

К началу туристического сезона нашей компанией было зарегистрировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия).

К 01.06.0000, вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее количество мест компания не имеет возможности.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставить нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе до г. Рим.

 

 

Старший менеджер О.Н. Соколикова

 

Образец 15

 

Отдел снабжения Директору ПКФ «АЛЬФА»

Иванову И.И.

 

СПРАВКА

00 месяц 0000

О закупке мебели

и оборудования

 

В связи с планом модернизации офисной мебели и оборудования в …………. году были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Вид мебели и оборудования	Кол-во (шт.)	Стоимость (тыс.руб.)	Место установки

 

Справка составлена на основании ……………………………………….

 

Начальник отдела П.А.Дроздов

 

Основные рекомендации по оформлению приказов

 

Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются:

§ при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,

§ при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,

§ при введении новых стандартов,

§ при изменении графика работы предприятия и т. д.