Сущность и история становления делопроизводства

Сущность и история становления делопроизводства

 

Важнейшими носителями информации являются многочисленные формы и виды документов. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей в бизнесе. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска и экономии времени руководителя.

Делопроизводство (или ДОУ – документационное обеспечение управления)– это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления.

Документирование – это процесс подготовки и создания документов.

Делопроизводство делится на две части:

1) документирование – составление и утверждение документов;

2) организация работы с документами (рассмотрение, регистрация, контроль исполнения, формирование дел, хранение, архивация, уничтожение).

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные функции:

1) коммуникативная – обеспечивает внешние связи организаций;

2) информационная – дает возможность анализировать деятельность предприятия;

3) научно-историческая – обеспечивает изучение истории организации, ее взаимосвязей, места и значения в обществе.

От организации делопроизводства зависит оперативность, надежность управления, организация труда на предприятии, решение трудовых споров и т.д.

История развития системы государственного делопроизводства в России включает следующие этапы:

1. Киевский период развития древнерусского государства. Появляются первые документы.

2. 15-17 вв. – начало формирования системы государственного делопроизводства. Появляется бумага, книгопечатание. В середине 17 в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства.

3. 17-19 вв. – создана министерская система управления делопроизводством.

4. 19 - нач. 20 вв. – активно развивается законодательная регламентация делопроизводства.

5. 1917-1941 гг. – основан государственный институт техники управления. Основную работу по делопроизводству ведут крупные ведомства. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы.

6. С 1945 г. по наше время. В 1958 г. контролировать организацию делопроизводства стало Главное Архивное Управление при Совете министров СССР. В 1966 г. учрежден Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела, который разработал государственную систему документационного обеспечения управления (ДОУ). Этим институтом разрабатываются ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации и различные классификаторы. Сегодня основной контроль над документированием и делопроизводством осуществляют два органа: Архивная служба РФ и Комитет по стандартизации (Госстандарт РФ).

 

Нормативно-методическая база делопроизводства

 

В настоящее время существует значительная нормативно-правовая база делопроизводства, представляющая систему законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждений, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.

По юридической силе выделяют следующие виды нормативно-правовых актов в области делопроизводства:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. К ним относят:

1) Гражданский Кодекс (ГК РФ) – 1994 г. – первая часть, 1995 г. – вторая часть. Содержит общие положения о договорах, их заключении и расторжении, требования к сделкам, и т.д.;

2) Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.1993 г. содержит правила, нормы, рекомендации по стандартизации;

3) Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. Устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы, порядок правовой защиты информации и т.д.

4) Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г.

5) Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 г.

6) «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах», принятые Верховным Советом РФ 07.07.1993 г. «Основы» направлены на совершенствование архивного дела.

2. Указы и распоряжения Президента РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения:

1) Указ Президента РФ «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 1994 г.;

2) Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 1995 г., и др.

3. Постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне:

1) Постановление Правительства РФ «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг» от 1994 г.;

2) Постановление Правительства РФ «Об информационном обеспечении предпринимательства РФ», и др.

4. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств) общеотраслевого и ведомственного характера.

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ.

В зависимости от предмета и объема регулирования нормативно-правовые акты делятся на:

1) ГОСТы на документацию;

2) унифицированные системы документации (УСД);

3) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ);

4) государственные системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

 

Основные понятия документирования

 

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной различными способами, для её передачи во времени и пространстве.

Стандартизация – это деятельность по установлению и применению норм, правил и характеристик (стандартов) в целях обеспечения оптимальной степени упорядочения в какой-либо области (например, в области качества, безопасности, документирования).

ЕГСДОУ – единая государственная система документационного обеспечения управления – это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводства на предприятиях и учреждениях.

УСД – унифицированная система документации – это система документации, созданная на основе единых правил.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках УСД. Чаще всего применяется унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Форма документа – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа – это обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный реквизит наносится на документ при изготовлении бланка, переменный – фиксируется в момент заполнения.

Бланк – носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Унификация документов – приведение документов к единому образцу по форме, оформлению, формату и пр.

Классификация документов

 

1. По содержанию: организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу.

2. По способу фиксации информации: письменные, графические, фото-, аудио-, видео-, электронные.

3. По назначению: приказы, положения, протоколы, распоряжения, уставы, письма, решения, акты, заявления, служебные и докладные записки, договоры, инструкции, отчеты, и др.

4. По происхождению: официальные, личные.

5. По форме: типовые, трафаретные (бланки), индивидуальные.

6. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько).

7. По месту составления: внешние (входящие, исходящие), внутренние.

8. По срокам исполнения: срочные, несрочные.

9. По степени гласности: обычные, секретные (государственного значения), конфиденциальные (на уровне предприятия), с ограничением доступа.

10. По юридической силе: подлинники, копии, дубликаты, подложные.

11. По степени полноты предоставляемой информации: полные, выписки.

12. По срокам хранения: постоянного, временного.

Основными признаками классификации являются назначение и содержание.

 

Систематизация документов

 

Требования к формированию дел

 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1. Раздельно группируются:

а) документы постоянного и временного хранения,

б) подлинники и копии,

в) утвержденные документы и их проекты,

г) планы и отчеты,

д) обыкновенные документы и с ограничением доступа.

2. Устав предприятия и различные учредительные документы объединяются в одно Дело.

3. Документы в Дело объединяются только по одному вопросу.

4. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу формируются в алфавитном порядке.

5. В Дело помещаются только исполненные документы.

6. В Дело включается только по одному экземпляру каждого документа.

7. Каждый документ, помещенный в Дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями.

8. В Дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, например, личных.

9. В Дело помещается не более 250 листов, т.е. толщина должна быть не более 4 см.

10. Приложения, независимо от их даты, скрепляются с документами, к которым они относятся.

 

Обработка документов

 

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.

Различают три типа обработки: обработка входящих, исходящих и внутренних документов.

 

Приказ по личному составу

 

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение, увольнение, установление оклада, предоставление отпуска, отправка в командировку, поощрения, взыскания и т.д.). Они являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы. Остальные приказы являются приказами по общим вопросам.

 

Выписка из приказа

 

Часто из приказов делаются выписки. Выписка из приказа – это копия части документа.

Реквизиты выписки:

1. Наименование министерства или ведомства.

2. Название организации.

3. Название документа – Выписка из приказа.

4. Дата и № приказа (К).

5. Заголовок – По личному составу.

6. Пункт приказа, который необходим.

7. Подпись (должность лица, подписавшего приказ, подпись, расшифровка подписи).

8. Заверительная надпись. Состоит из слова «ВЕРНО», включает наименование должности заверителя, его подпись, расшифровку подписи и дату.

Пример

 

ОАО «Волга»

Выписка из приказа

27.03.2012 г. №8-к

По личному составу

 

2. Перевести

2.1. Замятину Светлану Николаевну, нормировщицу цеха, мастером этого же цеха с окладом 9000 руб. с 10.04.2012 г.

Основание: заявление Замятиной Светланы Николаевны, докладная записка главного инженера.

 

Директор завода (подпись) М.О. Маслов

 

Верно

Инспектор ОК (отдела кадров) (подпись) И.И. Иванов Дата

Заявление

 

Заявление – это документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др. Заявление пишется от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, принятом на данном предприятии.

Заявление имеет следующие реквизиты:

1) адресат (кому);

2) отправитель (в родительном падеже) – Ф.И.О., должность, адрес;

3) заголовок – «заявление» – пишется с маленькой буквы, посередине, без точки;

4) текст;

5) подпись;

6) дата.

Заявление о приеме на работу. Пишется на формате А4, помещается в Личное дело работника. Имеет визу непосредственного начальника и резолюцию главного руководителя. Заявление поступает в отдел кадров, затем издается приказ.

Заявление о переводе. Указывается занимаемая на данный момент должность и причины перевода. Остальное – то же.

Заявление о предоставлении отпуска (учебного, по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.д.) должно содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места учебы, больничный лист, справка из поликлиники), без чего решение вопроса невозможно. Документы предоставляются вместе с заявлением.

 

Трудовой контракт

 

Трудовой контракт (трудовой договор) – это соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому порядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством и соглашением сторон.

Согласно Трудовому кодексу трудовой договор не может быть устным.

Если срок действия контракта не оговорён, он считается заключенным на неопределенный срок (т.е. бессрочным).

Контракты заключаются:

– на неопределенный срок (постоянную работу);

– на определенный срок (не более 5 лет);

– на временное выполнение определенной работы.

Если по окончании срока ни одна из сторон не потребовала расторже­ния срочного трудового договора, и работник продолжает работу, договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор включает следующие условия:

– место работы (предприятие, адрес);

– конкретная работа по профессии, должности;

– дата начала работы (и ее окончания – для срочных договоров);

– оплата труда;

– обязанности предприятия по охране труда.

Также могут иметься и дополнительные условия:

– испытательный срок;

– совмещение профессий;

– дополнительный отпуск;

– повышение квалификации;

– соблюдение коммерческой тайны;

– материальная ответственность;

– любые вопросы труда, социально-бытового обслуживания и т.д.

Контракты составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем и работником, заверяются печатью. Хранятся трудовые контракты 75 лет (или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу).

 

Трудовая книжка

 

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы.

Трудовые книжки ведутся на предприятиях независимо от формы собственности и только по месту основной работы. Лицо, поступающее на работу, сдает трудовую книжку в отдел кадров.

Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Трудовая книжка заводится на работников, проработавших более 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике (Ф.И.О. полностью, дата рождения, образование, профессия, специальность);

2) сведения о работе (прием, перевод, увольнение);

3) сведения о награждениях и поощрениях;

4) сведения об открытиях, изобретениях и т.д.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Вкладыш к трудовой книжке. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, на нем указывается серия и номер книжки.

Дубликат трудовой книжки. Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат», в правом верхнем углу.

Все записи восстанавливаются на основании приказов или подтверждающих документов. Если трудовая книжка пришла в негодность, администрация также выдает дубликат. В верхнем углу пишут «взамен выдан дубликат», книжку возвращают владельцу.

Внесение изменений в записи трудовой книжки. Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производится администрацией на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, диплом об образовании) со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения пишут на титульном листе. Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Например, «Фамилия изменена на основании свидетельства о браке», номер свидетельства, дата, подпись должностного лица, печать.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивания не допускаются. Чтобы внести изменения, после неверной записи пишут: «Запись за №___ недействительна», и далее – правильный вариант.

Выдача трудовых книжек при увольнении. Администрация обязана выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается зарплата.

Пересылка трудовой книжки по почте. Допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается ближайшим родственникам.

При получении трудовой книжки при увольнении, работник должен расписаться в личной карточке Т2 и в книге учета трудовых книжек.

Личное дело

 

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован.

В личное дело помещаются документы в такой последовательности:

1) внутренняя опись документов (содержание);

2) дополнения к анкете (к личному листку по учету кадров);

3) заявление о приеме на работу;

4) личный листок по учету кадров (анкета с фото);

5) трудовой договор;

6) приказ о приеме на работу (копия или выписка);

7) документы об образовании (копии);

8) автобиография;

9) характеристики и рекомендательные письма, а также документы, подтверждающие изменения биографических данных.

Личное дело ведется в одном экземпляре. Личные дела уволенных сдаются в архив, при этом все страницы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу и добавляется лист-заверитель, который служит для учета количества листов в деле.

 

Автобиография

 

Автобиография – это документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется собственноручно в одном экземпляре в произвольной форме, без исправлений, в хронологической последовательности.

Реквизиты автобиографии:

1) название документа;

2) текст: Ф.И.О., дата рождения, образование (где и когда учился, в каком учебном заведении), начало трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес;

3) дата;

4) подпись и ее расшифровка.

Резюме

Резюме – это документ, содержащий сведения биографического характера и предоставляемый лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме:

1) название (резюме);

2) дата;

3) Ф.И.О. полностью;

4) адрес, телефон;

5) текст;

6) подпись.

Текст должен содержать следующие разделы:

1. Цель резюме – место, на которое претендует составитель.

2. Образование. Сначала указывается высшее образование, ВУЗ, дата окончания, специальность. Затем в обратном порядке другие виды образования – до года окончания школы.

3. Трудовая деятельность. Перечень составляется от настоящего времени и до школы.

4. Специальные знания, имеющие значение в будущей работе (английский, компьютер, права).

5. Семейное положение, дети.

Характеристика

 

Характеристика – это документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Реквизиты характеристики:

1) название;

2) текст;

3) подпись;

4) дата;

5) печать.

Характеристика составляется в двух экземплярах.

 

Личная карточка

 

Личная карточка (форма Т2) – это основной учетный документ. Содержит то же, что и личный листок, используется для анализа и учета движения кадров.

Заполняется в одном экземпляре на жесткой карточке формата А5, ставится в алфавитную картотеку работающих.

Содержит:

1) общие сведения (Ф.И.О, дата рождения, гражданство, образование, профессия, языки, научные труды, стаж работы, семейное положение, адрес);

2) сведения о воинском учете;

3) прием на работу, назначение, перемещение;

4) повышение квалификации;

5) профессиональная переподготовка;

6) аттестация;

7) поощрения, награждения;

8) навыки работы;

9) дополнительные сведения;

10) отпуска.

Деловая переписка

Особенности деловых писем

Официальное письмо – это один из важнейших каналов связи предприятия. Через письма ведутся переговоры, излагаются претензии, письма сопровождают материальные ценности и т.д.

В тексте официального письма используется определенный язык и стиль. Его особенности:

1. Нейтральный тон изложения – свидетельствует о деловой основе взаимоотношений, о некоторой дистанции между автором и адресатом. При этом субъективные моменты сводятся к минимуму, исключаются слова с эмоциональной окраской.

2. Точность изложения – необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа. Исключены образные слова и выражения, причастные и деепричастные обороты.

3. Ясность.

4. Лаконичность.

Классификация деловых писем

 

Существуют следующие виды деловых писем:

1) письмо-просьба (при просьбе необходимо заинтересовать читающего в ее исполнении);

2) письмо-ответ (отказ) – содержит повторение просьбы, обоснование причины отказа и констатацию отказа;

3) сопроводительное письмо – составляется при отправке документов или материальных ценностей, пишется на формате А5;

4) письмо-напоминание – включает напоминание о выполнении действий и указание мер, которые будут приняты в случае не выполнения;

5) информационное письмо;

6) письмо-приглашение;

7) письмо-предложение – как правило, от продавца;

8) письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении документов или материальных ценностей;

9) международные письма, и др.

 

Информационная безопасность

 

В современной экономике обязательным условием успеха в бизнесе является обеспечение экономической безопасности деятельности. Одной из составляющих экономической безопасности является информационная безопасность.

Методы защиты информации:

1) ограничение доступа;

2) персональная ответственность;

3) жесткая регламентация порядка работы с документами;

4) нанесение грифа на конфиденциальные документы;

5) отдельное хранение документов;

6) организация самостоятельного подразделения конфиденциальной информации службы документационного обеспечения управления;

7) физическая защита (сейфы, сигнализация, охрана);

8) коды, пароли, шифры;

9) резервное копирование.

 

Сущность и история становления делопроизводства

 

Важнейшими носителями информации являются многочисленные формы и виды документов. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей в бизнесе. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска и экономии времени руководителя.

Делопроизводство (или ДОУ – документационное обеспечение управления)– это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления.

Документирование – это процесс подготовки и создания документов.

Делопроизводство делится на две части:

1) документирование – составление и утверждение документов;

2) организация работы с документами (рассмотрение, регистрация, контроль исполнения, формирование дел, хранение, архивация, уничтожение).

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные функции:

1) коммуникативная – обеспечивает внешние связи организаций;

2) информационная – дает возможность анализировать деятельность предприятия;

3) научно-историческая – обеспечивает изучение истории организации, ее взаимосвязей, места и значения в обществе.

От организации делопроизводства зависит оперативность, надежность управления, организация труда на предприятии, решение трудовых споров и т.д.

История развития системы государственного делопроизводства в России включает следующие этапы:

1. Киевский период развития древнерусского государства. Появляются первые документы.

2. 15-17 вв. – начало формирования системы государственного делопроизводства. Появляется бумага, книгопечатание. В середине 17 в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства.

3. 17-19 вв. – создана министерская система управления делопроизводством.

4. 19 - нач. 20 вв. – активно развивается законодательная регламентация делопроизводства.

5. 1917-1941 гг. – основан государственный институт техники управления. Основную работу по делопроизводству ведут крупные ведомства. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы.

6. С 1945 г. по наше время. В 1958 г. контролировать организацию делопроизводства стало Главное Архивное Управление при Совете министров СССР. В 1966 г. учрежден Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела, который разработал государственную систему документационного обеспечения управления (ДОУ). Этим институтом разрабатываются ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации и различные классификаторы. Сегодня основной контроль над документированием и делопроизводством осуществляют два органа: Архивная служба РФ и Комитет по стандартизации (Госстандарт РФ).