Нормативно-методическая база делопроизводства

 

В настоящее время существует значительная нормативно-правовая база делопроизводства, представляющая систему законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждений, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.

По юридической силе выделяют следующие виды нормативно-правовых актов в области делопроизводства:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. К ним относят:

1) Гражданский Кодекс (ГК РФ) – 1994 г. – первая часть, 1995 г. – вторая часть. Содержит общие положения о договорах, их заключении и расторжении, требования к сделкам, и т.д.;

2) Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.1993 г. содержит правила, нормы, рекомендации по стандартизации;

3) Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. Устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы, порядок правовой защиты информации и т.д.

4) Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г.

5) Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 г.

6) «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах», принятые Верховным Советом РФ 07.07.1993 г. «Основы» направлены на совершенствование архивного дела.

2. Указы и распоряжения Президента РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения:

1) Указ Президента РФ «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 1994 г.;

2) Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 1995 г., и др.

3. Постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне:

1) Постановление Правительства РФ «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг» от 1994 г.;

2) Постановление Правительства РФ «Об информационном обеспечении предпринимательства РФ», и др.

4. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств) общеотраслевого и ведомственного характера.

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ.

В зависимости от предмета и объема регулирования нормативно-правовые акты делятся на:

1) ГОСТы на документацию;

2) унифицированные системы документации (УСД);

3) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ);

4) государственные системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

 

Основные понятия документирования

 

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной различными способами, для её передачи во времени и пространстве.

Стандартизация – это деятельность по установлению и применению норм, правил и характеристик (стандартов) в целях обеспечения оптимальной степени упорядочения в какой-либо области (например, в области качества, безопасности, документирования).

ЕГСДОУ – единая государственная система документационного обеспечения управления – это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводства на предприятиях и учреждениях.

УСД – унифицированная система документации – это система документации, созданная на основе единых правил.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках УСД. Чаще всего применяется унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Форма документа – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа – это обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный реквизит наносится на документ при изготовлении бланка, переменный – фиксируется в момент заполнения.

Бланк – носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Унификация документов – приведение документов к единому образцу по форме, оформлению, формату и пр.

Классификация документов

 

1. По содержанию: организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу.

2. По способу фиксации информации: письменные, графические, фото-, аудио-, видео-, электронные.

3. По назначению: приказы, положения, протоколы, распоряжения, уставы, письма, решения, акты, заявления, служебные и докладные записки, договоры, инструкции, отчеты, и др.

4. По происхождению: официальные, личные.

5. По форме: типовые, трафаретные (бланки), индивидуальные.

6. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько).

7. По месту составления: внешние (входящие, исходящие), внутренние.

8. По срокам исполнения: срочные, несрочные.

9. По степени гласности: обычные, секретные (государственного значения), конфиденциальные (на уровне предприятия), с ограничением доступа.

10. По юридической силе: подлинники, копии, дубликаты, подложные.

11. По степени полноты предоставляемой информации: полные, выписки.

12. По срокам хранения: постоянного, временного.

Основными признаками классификации являются назначение и содержание.

 

Систематизация документов

 

Четырехуровневая систематизация документов на предприятии

 

На предприятиях систематизация документов обычно бывает многоуровневой:

1 уровень. Главный признак классификации документов – это год. Делопроизводство осуществляется в течение календарного года. Документы в течение года накапливаются в едином массиве. По окончании года массив передается на хранение, на его месте формируется новый. При этом система классификации, её принципы, состав дел могут быть изменены только с нового года.

2 уровень. Признак классификации – направление деятельности предприятия. Направления нумеруются по порядку, номер двухзначный.

3 уровень. Виды документов внутри определенного направления деятельности.

Документы могут быть сгруппированы в одну папку – «Дело» (например, папка «Приказы», «Протоколы»). Каждой папке внутри направления присваивается свой порядковый номер. Система распределения документов по «Делам» должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение её сохранности и т.д.

Принципы систематизации и перечень всех дел фиксируются в специальном документе – номенклатуре дел, которая утверждается руководителем и является неизменной в течение года.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.

4 уровень. Порядковый номер документа внутри «Дела», присваивающийся по очереди.

 

Понятие и признаки формирования дел

 

Систематизированная группировка исполненных документов в «Дела» называется формированием дел и является основой порядка в делопроизводстве, так как обеспечивает сохранность документов и быстрый поиск. Формирование дел проводит секретарь или другой работник под непосредственным контролем руководителя организации.

Формирование дел основывается либо на заранее составленной номенклатуре дел, либо в соответствии со следующими признаками:

1) номинальный, когда основанием для группировки служит название или вид документа (приказы, протоколы);

2) предметно-вопросный, когда за основу берется содержание документа (документы по поставкам за 1 квартал 2012 г.);

3) контрагентский, когда документы группируются по объектам, к которым они относятся (документы ОАО «Челны-Хлеб», акты, контракты и пр., за 2012 г.);

4) корреспондентский, когда указывается корреспондент и раскрывается содержание вопроса (переписка с ОАО «Челны-Хлеб» за 2012 г.);

5) географический;

6) хронологический;

7) признак ограничения доступа (секретные – отдельно).

Требования к формированию дел

 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1. Раздельно группируются:

а) документы постоянного и временного хранения,

б) подлинники и копии,

в) утвержденные документы и их проекты,

г) планы и отчеты,

д) обыкновенные документы и с ограничением доступа.

2. Устав предприятия и различные учредительные документы объединяются в одно Дело.

3. Документы в Дело объединяются только по одному вопросу.

4. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу формируются в алфавитном порядке.

5. В Дело помещаются только исполненные документы.

6. В Дело включается только по одному экземпляру каждого документа.

7. Каждый документ, помещенный в Дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями.

8. В Дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, например, личных.

9. В Дело помещается не более 250 листов, т.е. толщина должна быть не более 4 см.

10. Приложения, независимо от их даты, скрепляются с документами, к которым они относятся.