Организация документооборота на предприятии

Понятие и обеспечение документооборота на предприятии

 

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или отправления в архив.

Документооборот характеризуется объемом, т.е. количеством поступивших в организацию или созданных в организации документов в течение года. Для его организации необходимо:

1) нормативно-методическое обеспечение (комплекс нормативно-методических материалов, определяющих правила и порядок выполнения работ в сфере ДОУ);

2) кадровое обеспечение (персонал, владеющий необходимыми навыками);

3) правовое обеспечение (законодательные и административные акты);

4) материально-техническое обеспечение (компьютер, принтер, бумага и пр.);

5) финансовое обеспечение (денежные средства, выделяемые на поддержание функционирования службы делопроизводства);

6) организационно-экономическое обеспечение (разработка организационной структуры и системы управления ДОУ);

7) информационное обеспечение (банки и базы данных);

8) программное обеспечение.

От полноты состава и внутреннего содержания этих элементов зависит качество ДОУ, без которого невозможна эффективная работа всей организации.

Регистрация документов. Состав реквизитов регистрации

 

Регистрация – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты и последующей записи необходимых данных в регистрационном журнале.

Цель регистрации – обеспечение учета, сохранности, контроля и поиска документов.

Регистрация позволяет:

1) подтвердить факт получения или отправки документов;

2) создать информационно-справочный аппарат для целей организации;

3) вести контроль за исполнением документов;

4) дать количественные и качественные характеристики документооборота.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования. Все документы регистрируются только один раз: в день поступления (входящие) и в день подписания или утверждения (исходящие и внутренние). При передаче зарегистрированного документа в другое подразделение он повторно не регистрируется.

Регистрационный номер (индекс) присваивается в пределах календарного года и состоит из:

1) порядкового номера в едином массиве от начала года;

2) номера дела по номенклатуре дел;

3) индекса по используемому классификатору (если необходимо).

Составные части индекса отделяются косой чертой.

При регистрации документа используются следующие основные справочные материалы:

– перечень документов, не подлежащих регистрации (каталоги, журналы, брошюры, извещения, приглашения, программы);

– перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;

– номенклатура дел.

Существует три формы регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Регистрационный журнал был введен в 1720 г. Карточная система имела преимущество перед журнальной – оперативный поиск, – но занимала много места, кроме того, карточки могли затеряться. Поэтому карточную систему применяли организации, где документооборот не превышал объема 500-600 документов в год. Регистрационные карточки хранились 5 лет.

Независимо от формы любая регистрационная запись имеет следующие реквизиты.

Состав реквизитов регистрации:

1) номер (индекс) документа;

2) автор (корреспондент), название организации или Ф.И.О. и адрес физического лица;

3) название вида документа;

4) дата;

5) заголовок или краткое содержание;

6) резолюция (автор, содержание, исполнитель, дата резолюции);

7) срок исполнения документа;

8) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса, дата фактического исполнения, индекс ответного документа);

9) отметка о контроле (даты проверок, причины задержек);

10) примечания.

Состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими, необязательными:

1) количество листов;

2) расписка в получении документа;

3) подпись исполнителя;

4) наличие приложений и т.д.

Контроль исполнения документов

 

Одной из функций службы ДОУ (секретаря, канцелярии) является контроль своевременности и качества исполнения документов. Кроме службы ДОУ, контроль осуществляют руководитель и ответственные исполнители.

Контроль исполнения включает:

1) постановку документа на контроль;

2) проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов;

5) информирование руководителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты поступления (для входящих) и с даты подписания (для остальных). Типовые сроки определены законодательством, индивидуальные устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте или резолюции. Документ считается исполненным после выполнения задания, сообщения результатов заинтересованным лицам и отметки в регистрационном журнале.

Проверка хода исполнения осуществляется регулярно в следующем порядке:

– задания последующих лет проверяются не реже раза в год;

– задания текущего года – не реже раза в месяц;

– задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Служба ДОУ учитывает данные об исполнении документов не реже раза в месяц.

 

Обработка документов

 

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.

Различают три типа обработки: обработка входящих, исходящих и внутренних документов.

 

Обработка входящих документов

Обработка водящих документов включает:

1) доставка и прием документов;

2) первичная обработка;

3) предварительное рассмотрение;

4) рассмотрение руководителем;

5) передача должностным лицам;

6) осуществление контроля за исполнением документов;

7) хранение документа до передачи в архив или на уничтожение.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, проверке адреса, количества листов, приложений. При отсутствии листов нужно поставить в известность отправителя, сделать пометку на документе и в журнале регистрации в графе «примечания».

Все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются. Конверты уничтожаются, кроме случая, когда дату отправки и адрес можно установить только по конверту.

Руководитель просматривает документы и пишет резолюции на них. Резолюция включает следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись, дата.

Получив от руководителя документы с резолюцией, секретарь вносит сведения о документе и резолюции в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации. Документы передаются руководству или исполнителям в день их поступления.

Рассмотрение документов происходит в кратчайшие сроки, желательно, в день поступления. Затем секретарь ведет контроль исполнения документа (получает информацию о ходе работ, напоминает о сроках исполнения).

Исполненные документы передаются для подшивки в дела соответствующих подразделений.

Обработка исходящих документов

Основные этапы обработки:

1) составление проекта документа;

2) согласование проекта (проверка правильности оформления документа);

3) подписание и утверждение;

4) регистрация;

5) отправка;

6) подшивка второго экземпляра в дело.

Исходящие документы подписываются руководителем учреждения или подразделения.

Обработка внутренних документов

Внутренние документы оформляются и исполняются в пределах самого учреждения.

Этапы обработки:

1) составление и редактирование проекта документа;

2) согласование документа;

3) оформление окончательного варианта;

4) подписание;

5) регистрация;

6) передача исполнителям.