Системы электронного документооборота.

Документооборот традиционноопределяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности.

Системы электронного документооборота (СЭД) – это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск.

Изначально СЭД создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач, СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. Поэтому делая выбор СЭД, советуют избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями.

Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего–либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием, обучаться и переобучаться, а также, возможно, низким уровнем знаний. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Во–первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет–систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет–сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же установили, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3–сервера, а потом — систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.

Во–вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.

Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать.

В общем, система электронного документооборота должна помогать в решении следующих задач:

– повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

– сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

– создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);

– электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);

– обеспечение надежности учета и хранения документов;

– организация эффективной защиты информации.

Электронный документооборот позволяет получать количественные оценки эффективности работы сотрудников, обеспечивает поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм и скорее не имеет смысла говорить просто об отдельном программном продукте, как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота организации включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями.

Базовой единицей в системе электронного документооборота является электронный документ. Это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно–графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

Но юридическую значимость электронному документу придает только такой реквизит к нему, как электронная цифровая подпись, которая удостоверяет, что документ создан именно пользователем, на его компьютере, и не был потом изменен кем–либо.

По сути это – криптографичекский алгоритм, который генерируется к конкретному документу.

Электронная цифровая подпись налагается посредством личного ключа, который рекомендуют хранить на съемных носителях, и проверяется с помощью открытого ключа, который передается адресату.

Чтобы отрытый ключи не подменяли, применяется их сертификация – то есть специальный сертификационный центр выдает электронный или печатный документ, подтверждающий принадлежность владельцу открытого ключа.

Юридически, электронная подпись равнозначна собственноручной подписи или печати в документе на бумажном носителе.

Современный подход к выбору лучшей СЭД организации предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем.

Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e–mail уведомлений и документов, формирование дел.

Ведение всей истории работы с документами:

Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.

Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web–браузер, по электронной почте и SMS.

Средства групповой работы с документами и проектами.

Работа с платежными документами, ведение платежного статуса документов.

Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.

Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.

Реализация на web–технологиях.