Организация системы управления документооборотом

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.

Порядок оформления первичных документов должен исключать возможность их фальсификации, а сами документы должны своевременно поступать для контроля и дальнейшей обработки.

Документооборот — организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

>• стабильность работы бухгалтерской службы;

>• четкость и оперативность обработки и движения документов;

>• своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1) разработка Положения о бухгалтерской службе;

2) разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

3) составление графика документооборота;

4) создание технологии обработки учетной информации;

5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

6) подготовка дел к длительному хранению.
Остановимся подробнее на первых трех этапах.

Как правило, при достаточно большом объеме учетной работы организовывается бухгалтерская служба как отдельное структурное подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всего подразделения в целом путем разработки Положения о бухгалтерской службе и должностных инструкций работникам подразделения.

Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) — внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения.

Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.

Текст Положения обычно включает следующие разделы.

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (служебные связи)

7. Организация работы

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления своей деятельности, указываются виды документов, которыми обмениваются подразделения, при необходимости — сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.п.

Приведем извлечение из примерного Положения о бухгалтерской службе (табл. 13).

Таблица 13 Положение о бухгалтерской службе

(извлечение) 6. Взаимоотношения (служебные связи)

 

Структурные подразделения, сторонние организации	Бухгалтерская служба получает документы	Бухгалтерская служба передает документы
Взаимоотношения со структурными подразделениями
Кадровая служба	Копии приказов по личному составу Табели учета рабочего времени сотрудников Больничные листы Отчеты о расходовании бланков трудовых книжек	Ведомости использования очередных отпусков Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним
Коммерческий отдел	Хозяйственные договоры, сметы, акты и другие материалы по вопросам выполнения договорных обязательств Счета на приобретение товарно-материальных ценностей Авансовые отчеты сотрудников	Сведения о нормах расхода денежных средств и материалов Сведения о затратах по видам деятельности и отдельным договорам Сведения об оплате счетов, дебиторах и кредиторах Указания по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений
Структурные подразделения, сторонние организации	Бухгалтерская служба получает документы	Бухгалтерская служба передает документы
Секретариат	Копии приказов и распоряжений директора по основной деятельности Корреспонденция в адрес бухгалтерии	Проекты приказов и распоряжений по вопросам финансовой деятельности Сводки, справки, сведения по запросам руководства Отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности
Взаимоотношения со сторонними организациями
Обслуживающий банк	Выписки по счетам и прилагаемые к ним документы Письменные разъяснения по вопросам взаимодействия с банком	Расчетно-платежные банковские документы Чеки на получение денежных средств и объявления на взнос наличными Сведения по вопросам работы с денежной наличностью Бухгалтерские балансы и отчеты
Государственная налоговая инспекция	Акты и документы по вопросам правильности исчисления и уплаты налогов в бюджет Письменные разъяснения по налогообложению	Приказы, документы и пояснения, необходимые для правильного исчисления налогов Расчеты по налогам (налоговые декларации) Бухгалтерские балансы и отчеты
Финансовое управление	Разъяснения по вопросам назначения и выплаты пособий на детей сотрудников	Документы по возмещению пособий на детей сотрудников из бюджета

Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только после этого утверждается руководителем организации.

Срок действия утвержденного Положения о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением о бухгалтерской службе и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомлены все сотрудники бухгалтерии.

Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, дать объективную оценку деятельности сотрудников.

Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов.

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (служебные связи)

7. Организация работы и оценка деятельности

Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)» должностной инструкции каждого сотрудника бухгалтерии разрабатывается на основании соответствующего раздела Положения о бухгалтерской службе и отражает взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации (в том числе внутри одного подразделения), а также между должностным лицом и сторонними организациями.

В качестве примера приведем извлечение из должностной инструкции бухгалтера-кассира.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.

Полномочия сотрудника на получение документов от сторонних организаций подтверждаются письмами (доверенностями), направляемыми в адрес этих организаций.

Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

Факт ознакомления с текстом должностной инструкции фиксируется с помощью отметки «С инструкцией ознакомлен» и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления.

Образец должностной инструкции приведен в табл. 14.

На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации разрабатывается график документооборота в организации.

Таблица 14

ОАО «Юлия» УТВЕРЖДАЮ

12.01.2004 № 11 Руководитель организации

г. Москва Жуков (Жуков В.В.)

15.01.2004