Характеристика счетов бухгалтерского учета по структуре и связи с балансом

Таблица 12

 

Номер счета	Наименование счета	Принадлежность к классификационной группе	Активный — А; пассивный — П; без остатка — ВО
	Основные средства	Инвентарный	А
	Амортизация основных средств	Регулирующий, контрактивный	П
	Доходные вложения и материальные ценности	Инвентарный	А
	Нематериальные активы	Инвентарный	А
	Амортизация нематериальных активов	Регулирующий, контрактивный	П
	Оборудование к установке	Инвентарный	А
	Вложения во внеоборотные активы	Калькуляционный, инвентарный	А
	Материалы	Инвентарный	А
	Животные на выращивании и откорме	Инвентарный	А
	Резервы под снижение стоимости материальных ценностей	Регулирующий, контрактивный	П
	Заготовление и приобретение материальных ценностей	Калькуляционный	А или БО
	Отклонение в стоимости материальных ценностей	Регулирующий, контрарно-дополнительный	А или П
	Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям	Расчетов	А
	Основное производство	Калькуляционный, инвентарный	А
	Полуфабрикаты собственного производства	Инвентарный	А
	Вспомогательные производства	Калькуляционный, инвентарный	А
	Общепроизводственные расходы	Собирательно-распределительный	БО
	Общехозяйственные расходы	Собирательно-распределительный	БО
	Брак в производстве	Калькуляционный, собирательно-распределительный	БО
	Обслуживающие производства и хозяйства	Калькуляционный	А
	Выпуск продукции (работ, услуг)	Регулирующий	БО
	Товары	Инвентарный	А
	Торговая наценка	Регулирующий, контрактивный	П
	Готовая продукция	Инвентарный	А
	Расходы на продажу	Калькуляционный, собирательно-распределительный	А
	Товары отгруженные	Инвентарный	А
	Выполненные этапы по незавершенным работам	Инвентарный	А
	Касса	Инвентарный	А
	Расчетные счета	Инвентарный	А
	Валютные счета	Инвентарный	А
	Специальные счета в банках	Инвентарный	А
	Переводы в пути	Инвентарный	А
	Финансовые вложения	Инвентарный	А
	Резервы под обесценение финансовых вложений	Регулирующий, контрактивный	П
	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Расчетов	П
	Расчеты с покупателями и заказчиками	Расчетов	А
	Резервы по сомнительным долгам	Регулирующий, контрактивный	П
	Расчеты по краткосрочным кредитам и займам	Расчетов	П
	Расчеты по долгосрочным кредитам и займам	Расчетов	П
	Расчеты по налогам и сборам	Расчетов	П
	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению	Расчетов	П
	Расчеты с персоналом по оплате труда	Расчетов	П
	Расчеты с подотчетными лицами	Расчетов	А
	Расчеты с персоналом по прочим операциям	Расчетов	А
	Расчеты с учредителями	Расчетов	АП
	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	Расчетов	АП
	Внутрихозяйственные расчеты	Расчетов	АП
	Уставный капитал	Фондовый	П
	Собственные акции (доли)	Инвентарный	А
	Резервный капитал	Фондовый	П
	Добавочный капитал	Фондовый	П
	Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	Фондовый	П(А)
	Целевое финансирование	Фондовый	П
	Продажи	Сопоставляющий	БО
	Прочие доходы и расходы	Сопоставляющий	БО
	Недостачи и потери от порчи ценностей	Собирательно-распределительный	БО
	Резервы предстоящих расходов	Бюджетно-распре-делительный	П
	Расходы будущих периодов	Бюджетно-распре-делительный	А
	Доходы будущих периодов	Бюджетно-распре-делительный	П
	Прибыли и убытки	Финансово-результатный	АП

ГЛАВА 5

Документация и инвентаризация

Изложенный в этой главе материал и приведенные примеры помогут вам разобраться с порядком оформления хозяйственных операций первичной бухгалтерской документацией, понять сущность, цели и порядок проведения инвентаризации.

Прочитав данную главу, вы сможете:

X охарактеризовать понятия «первичное наблюдение», «единица первичного наблюдения» и др.;

> понять важность организации первичного документирования хозяйственных операций;

>• назвать обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичных документах;

>• разобраться в классификации первичных учетных документов;

>• объяснить сущность, цели и порядок проведения инвентаризации.

ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ В УЧЕТЕ. НОСИТЕЛИ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

>• описывают факты хозяйственной деятельности;

>• фиксируют данные о них на материальных носителях;

>• сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения — факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Информационные сообщения о фактах хозяйственной деятельности поступают в бухгалтерию, например, в виде:

>• первичных и вторичных (сводных) документов;

>• сигналов регистрационных приборов и датчиков;

>• телеграфных, телефонных и других сообщений;

V различных машинных носителей информации.

Материальный носитель данных любой материальный предмет или способ, при помощи которого зафиксированы данные, содержащиеся в информационном сообщении. Материальные носители данных служат формой существования информационных сообщений.

В бухгалтерском учете к информационным сообщениям о первичном наблюдении фактов хозяйственной деятельности предъявляются особые требования. Способ их отражения на материальных носителях данных должен обеспечить юридическую доказательность и достоверность каждого информационного сообщения.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Правило, гласящее, что без документа нет записи на счетах, нарушаться не должно. Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Реквизиты документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Документ — любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

X номер документа;

> адрес организации;

>• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

>• другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

В качестве примера далее даны образцы заполнения первичных документов: приходного и расходного кассового ордера.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1) по форме — проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

2) арифметическая проверка — подсчет сумм;

3) по содержанию — проверяется законность совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Затем содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, рекомендуемых Минфином России или разработанных министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета. При этом на самом первичном документе делается отметка бухгалтера, исключающая возможность его повторного использования. Например, ставятся дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера.

Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача наличных денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» и указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Приведем классификацию первичных документов по разным признакам.

По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

,

Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования-поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.

Внутренние документы создаются внутри организации.

По назначению документы разделяются следующим образом:

> распорядительные;

>• оправдательные (исполнительные);

>• комбинированные;

>• документы бухгалтерского исполнения.

Распорядительные документы — документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку).

Распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.

Комбинированные документы -- документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных

документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера и др.

По способу охвата фактов документы разделяются на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.

В отличие от накопительных документов сводные составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, в то время как накопительные — первичный документ, составляемый постепенно.

По содержанию хозяйственных операций учетные документы разделяются на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы — документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, инкассовые поручения и др.).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, платежные поручения и др.).