ГЛАВА I. Нормативные основы внедрения электронного документооборота

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I. Понятие и разновидности систем электронного документооборота
1.1. Понятие и виды систем электронного документооборота
1.2. Комплексное внедрение систем электронного документооборота
ГЛАВА II. Внедрение системы электронного документооборота в управляющей компании холдинга
2.1. Описание процесса внедрения СЭД «Евфрат-Документооборот» в ООО «Сенатор»
2.2. Оценка экономической эффективности применения СЭД в ООО «Сенатор»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальностьработы является исследование, описание и анализ предполагаемых результатов внедрения системы электронного документооборота на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда. В настоящее время более возрастает потребность предприятий в специальных компьютерных программах и информационных системах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, учитывающие и автоматизировано обрабатывающие запросы и обращения сотрудников, что, в конечном итоге, становится дополнительным конкурентным преимуществом предприятия на рынке.
Внедренные на предприятиях информационные системы освобождают сотрудников от рутинной работы, экономят время, а значит и деньги, помогая сосредоточиться на стратегических планах. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Это касается не только тех информационных систем, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и информационных систем управления документооборотом организации, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, необходимого для оформления и обработки документов.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах. Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально – технического оснащения организации.
Выбранная тема представленной работы актуальна, поскольку организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Решение задачи автоматизации документооборота немыслимо без использования современных специализированных информационных систем. Вопросу внедрения электронной системы документооборота посвящена настоящая выпускная квалификационная работа.
Целью данной курсовой работы является исследование, описание и анализ предполагаемых результатов внедрения системы электронного документооборота на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Объектом исследования являются специализированные информационные системы электронного документооборота.

Предметом исследования – вопрос автоматизации документооборота на предприятии.

 

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
• анализ существующей системы документооборота ООО «Сенатор»;
• обоснование необходимости внедрения специализированной информационной системы по автоматизации системы документооборота в ООО «Сенатор»;
• рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
• разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
• решение проблемы предприятия, нуждающегося в централизованной работе с документами посредством внедрения электронного документооборота;
• описание процесса внедрения информационной системы, обоснование эффективности ее внедрения.
Структурно работа состоит из трех глав. В первой главе рассматриваются общетеоретические вопросы:
• вводится понятие документооборота, как традиционного, так и электронного;
• вводится понятие системы электронного документооборота;
• обозначается значимость данных систем для автоматизации бизнес-процессов предприятия;
• приводится краткая характеристика холдинговых структур;
• анализируется деятельность организации, в которую внедряется система;
• анализируется существующая система документооборота на предприятии;
• определяются цели задачи, стоящие перед системой электронного документооборота данной организации.
Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системы документооборота, выделения основных критериев для отбора путем метода расстановки приоритетов.
В третьей главе рассматривается внедрение системы электронного документооборота в управляющую компанию холдинга с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений. Завершающим этапом работы является экономическое обоснование целесообразности внедрения и использования системы.

 

Внедрение Системы электронного документооборота, как и любой автоматизированной информационной системы требует решения не только технических, но и организационных вопросов. Мало купить СЭД, Систему необходимо внедрить, при этом реализовать проект качественно и в срок. Способствуют этому не только глубокие знания предметной области, IT-продуктов, но и креативное управление проектом, подробное планирование всех видов работ.

Система автоматизации документооборота затрагивает, как правило, большинство структурных подразделений организации, что также накладывает свои сложности при внедрении СЭД. Более того, автоматизированная система электронного документооборота должна отвечать регламентным документам организации (подробнее в статье "Изменения в регламенте документооборота после внедрения СЭД").

Внедрение СЭД выполняется в несколько этапов. Ниже приведен типовой календарный план выполнения работ:

№	Название этапа / Содержание работ	Отчетные документы	Сроки
1.	Проведение обследования и создание Технического задания
Изучение регламентных документов организации Заказчика Сбор и формализация требований Создание и согласование Технического задания	Техническое задание на внедрение Системы электронного документооборота (ГОСТ 34.602-89)	0,5-2 месяца
2.	Проектирование и разработка технического решения
Проектирование моделей бизнес-процессов и электронных форм хранения информации Разработка шаблонов и форм отчетных документов Настройка интерфейсов решения Внесение исходных данных в справочники решения Развертывание программного обеспечения Проведение предварительных испытаний Системы и устранение замечаний	Описание настроек решения Протокол развертывания программного обеспечения на серверном оборудовании организации Заказчика Протокол проведения предварительных испытаний	1-3 месяца
3.	Ввод Системы в действие
Разработка пользовательской и эксплуатационной документации Подготовка ключевых пользователей и администраторов к работе в Системе Проведение опытной эксплуатации Системы и устранение замечаний Проведение приемочных испытаний Системы	Пользовательская и эксплуатационная документация Протокол проведения подготовки ключевых пользователей и администраторов Программа и методика приемочных испытаний Протокол проведения опытной эксплуатации Протокол проведения приемочных испытаний	1-3 м

Рисунок 1 - типовой календарный план выполнения работ

 

Виды СЭД

Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам... Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.

 

К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:

• Verdox;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• ТЕЗИС;
• МОТИВ;
• 1С-Документооборот;
• Directum;
• ДЕЛО;
• WSS Docs;
• E1 Евфрат;
• БОСС-Референт;
• DocLogix.

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I. Понятие и разновидности систем электронного документооборота
1.1. Понятие и виды систем электронного документооборота
1.2. Комплексное внедрение систем электронного документооборота
ГЛАВА II. Внедрение системы электронного документооборота в управляющей компании холдинга
2.1. Описание процесса внедрения СЭД «Евфрат-Документооборот» в ООО «Сенатор»
2.2. Оценка экономической эффективности применения СЭД в ООО «Сенатор»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальностьработы является исследование, описание и анализ предполагаемых результатов внедрения системы электронного документооборота на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда. В настоящее время более возрастает потребность предприятий в специальных компьютерных программах и информационных системах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, учитывающие и автоматизировано обрабатывающие запросы и обращения сотрудников, что, в конечном итоге, становится дополнительным конкурентным преимуществом предприятия на рынке.
Внедренные на предприятиях информационные системы освобождают сотрудников от рутинной работы, экономят время, а значит и деньги, помогая сосредоточиться на стратегических планах. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Это касается не только тех информационных систем, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и информационных систем управления документооборотом организации, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, необходимого для оформления и обработки документов.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах. Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально – технического оснащения организации.
Выбранная тема представленной работы актуальна, поскольку организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Решение задачи автоматизации документооборота немыслимо без использования современных специализированных информационных систем. Вопросу внедрения электронной системы документооборота посвящена настоящая выпускная квалификационная работа.
Целью данной курсовой работы является исследование, описание и анализ предполагаемых результатов внедрения системы электронного документооборота на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Объектом исследования являются специализированные информационные системы электронного документооборота.

Предметом исследования – вопрос автоматизации документооборота на предприятии.

 

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
• анализ существующей системы документооборота ООО «Сенатор»;
• обоснование необходимости внедрения специализированной информационной системы по автоматизации системы документооборота в ООО «Сенатор»;
• рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
• разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
• решение проблемы предприятия, нуждающегося в централизованной работе с документами посредством внедрения электронного документооборота;
• описание процесса внедрения информационной системы, обоснование эффективности ее внедрения.
Структурно работа состоит из трех глав. В первой главе рассматриваются общетеоретические вопросы:
• вводится понятие документооборота, как традиционного, так и электронного;
• вводится понятие системы электронного документооборота;
• обозначается значимость данных систем для автоматизации бизнес-процессов предприятия;
• приводится краткая характеристика холдинговых структур;
• анализируется деятельность организации, в которую внедряется система;
• анализируется существующая система документооборота на предприятии;
• определяются цели задачи, стоящие перед системой электронного документооборота данной организации.
Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системы документооборота, выделения основных критериев для отбора путем метода расстановки приоритетов.
В третьей главе рассматривается внедрение системы электронного документооборота в управляющую компанию холдинга с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений. Завершающим этапом работы является экономическое обоснование целесообразности внедрения и использования системы.

 

Внедрение Системы электронного документооборота, как и любой автоматизированной информационной системы требует решения не только технических, но и организационных вопросов. Мало купить СЭД, Систему необходимо внедрить, при этом реализовать проект качественно и в срок. Способствуют этому не только глубокие знания предметной области, IT-продуктов, но и креативное управление проектом, подробное планирование всех видов работ.

Система автоматизации документооборота затрагивает, как правило, большинство структурных подразделений организации, что также накладывает свои сложности при внедрении СЭД. Более того, автоматизированная система электронного документооборота должна отвечать регламентным документам организации (подробнее в статье "Изменения в регламенте документооборота после внедрения СЭД").

Внедрение СЭД выполняется в несколько этапов. Ниже приведен типовой календарный план выполнения работ:

№	Название этапа / Содержание работ	Отчетные документы	Сроки
1.	Проведение обследования и создание Технического задания
Изучение регламентных документов организации Заказчика Сбор и формализация требований Создание и согласование Технического задания	Техническое задание на внедрение Системы электронного документооборота (ГОСТ 34.602-89)	0,5-2 месяца
2.	Проектирование и разработка технического решения
Проектирование моделей бизнес-процессов и электронных форм хранения информации Разработка шаблонов и форм отчетных документов Настройка интерфейсов решения Внесение исходных данных в справочники решения Развертывание программного обеспечения Проведение предварительных испытаний Системы и устранение замечаний	Описание настроек решения Протокол развертывания программного обеспечения на серверном оборудовании организации Заказчика Протокол проведения предварительных испытаний	1-3 месяца
3.	Ввод Системы в действие
Разработка пользовательской и эксплуатационной документации Подготовка ключевых пользователей и администраторов к работе в Системе Проведение опытной эксплуатации Системы и устранение замечаний Проведение приемочных испытаний Системы	Пользовательская и эксплуатационная документация Протокол проведения подготовки ключевых пользователей и администраторов Программа и методика приемочных испытаний Протокол проведения опытной эксплуатации Протокол проведения приемочных испытаний	1-3 м

Рисунок 1 - типовой календарный план выполнения работ

 

ГЛАВА I. Нормативные основы внедрения электронного документооборота

1.1. Понятие и виды систем электронного документооборота   Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.

С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).

Виды СЭД

Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам... Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.

 

К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:

• Verdox;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• ТЕЗИС;
• МОТИВ;
• 1С-Документооборот;
• Directum;
• ДЕЛО;
• WSS Docs;
• E1 Евфрат;
• БОСС-Референт;
• DocLogix.