Документы по личному составу

 

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений. Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между организацией и сотрудниками. К ним относятся: приказы по личному составу, заявления, анкеты, трудовые контракты, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено Трудовым кодексом и другими нормативными актами. Документы чаще всего не ГОСТированы по оформлению, обычно применяются унифицированные трафаретные формы документа. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения, они хранятся в сейфах, шкафах, отдельно от документов производственного характера.

 

Приказ по личному составу

 

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение, увольнение, установление оклада, предоставление отпуска, отправка в командировку, поощрения, взыскания и т.д.). Они являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы. Остальные приказы являются приказами по общим вопросам.

 

Особенности приказов по личному составу

 

1. Приказ не ГОСТирован по оформлению.

2. Номер приказа пишется с буквой К, что означает «приказ по кадрам».

3. Заголовок – «По личному составу».

4. Констатирующей части в приказе может не быть.

5. Распорядительные пункты оформляются в следующем порядке:

1) прием на работу,

2) перевод или перемещение,

3) установление разрядов, категорий,

4) возложение временного исполнения обязанностей,

5) предоставление отпусков,

6) установление неполного рабочего дня,

7) увольнение и др.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ.

6. Каждому пункту дается основание (заявление, докладная записка, распоряжение и т.д.).

7. В пункте приказа о приеме на работу указывается оклад, должность, разряд, срок работы, при необходимости – вид работы (испытательный срок, временная, по совместительству), особые условия работы (материальная ответственность, неполный рабочий день и т.д.)

8. При переводе указываются вид и причины перевода, оклад, длительность перевода. Дается ссылка на заявление сотрудника или на представление руководителя.

9. При поощрении дается ссылка на представление руководителя, при наложении взыскания – ссылка на докладную записку.

10. При предоставлении отпуска указывается общее количество календарных дней, дата ухода и возвращения, период, за который предоставлен отпуск.

11. При увольнении указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК и дата увольнения, дается ссылка на заявление работника или на докладную записку.

12. Ф.И.О. пишется полностью.

13. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

14. Приказы вступают в силу с момента их подписания, кроме пунктов со своими сроками вступления в силу.

15. Нумеруются приказы в течение календарного года.

16. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

17. Человек, ведущий кадровую документацию, обязан ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», свою подпись и дату ознакомления.

18. Приказы оформляются на бланках формата А4 и хранятся 75 лет.

 

Состав реквизитов приказов по личному составу

 

1. Наименование министерства или ведомства, если есть.

2. Название организации.

3. Название вида документа – Приказ.

4. Дата и № приказа (К).

5. Место составления.

6. Заголовок – По личному составу.

7. Текст. Существует 2 варианта оформления текста:

1) пункты начинаются с глаголов. Глаголы пишутся заглавными буквами с абзаца и занимают отдельную строку. Затем с новой строки – Ф.И.О. сотрудника (полностью) и далее – текст;

2) пункты начинаются с Ф.И.О. (полностью), затем идет глагол (принять, уволить и т.д.), затем текст.

8. Основания пунктов.

9. Подписи.

10. Визы согласования заинтересованных лиц.

11. Подписи сотрудников, ознакомленных с приказом, и дата ознакомления.

12. Отметка о направлении в Дело.

 

Пример оформления приказа

 

ОАО «Волга»

Приказ

27.03.2012 г.

№8-к

По личному составу

 

1. Принять

1.1. Игнатьеву Тамару Алексеевну начальником лаборатории с 28.03.2012 г. с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Игнатьевой Тамары Алексеевны.

1.2. Шишкину Зинаиду Ивановну бухгалтером с 28.03.2012 г. с неполным рабочим днем – 6 часов с 9.00 час. с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Шишкиной Зинаиды Ивановны с визой главного бухгалтера.

2. Перевести

2.1. Замятину Светлану Николаевну, нормировщицу цеха, мастером этого же цеха с окладом 9000 руб. с 10.04.2012 г.

Основание: заявление Замятиной Светланы Николаевны, докладная записка главного инженера.

3. Предоставить

3.1. Никитиной Нине Васильевне, экономисту, очередной отпуск с 06.04.2012 г. по 30.04.2010 г. на 24 дня за 2012 год.

Основание: заявление Никитиной Нины Васильевны, график отпусков.

3.2. Камалову Рашиту Ренатовичу, слесарю цеха №2, учебный отпуск на 15 дней с 10.04.2012 г. по 25.04.2012 г. для сдачи экзаменационной сессии в академии.

Основание: заявление Камалова Рашита Ренатовича, справка-вызов на сессию в ИНЭКА.

4. Уволить

4.1. Шарафуллину Лейсан Фанисовну, бухгалтера, с 10.05.2012 г. по собственному желанию.

Основание: заявление Шарафуллиной Лейсан Фанисовны.

5. Командировать

5.1. Губанову Евгению Александровну в Москву в Академию наук на 3 дня с 15.04.2012 г. по 18.04.2012 г. для предоставления научной разработки.

Основание: распоряжение главного энергетика.

 

Директор завода (подпись) М.О. Маслов

 

Визы:

 

Гл. инженер (подпись) В.В. Сидоров

Гл. бухгалтер (подпись) П.П. Петрова

 

С приказом ознакомлены:

 

Подписи: Расшифровка подписей (Ф.И.О): Дата ознакомления с приказом

 

Выписка из приказа

 

Часто из приказов делаются выписки. Выписка из приказа – это копия части документа.

Реквизиты выписки:

1. Наименование министерства или ведомства.

2. Название организации.

3. Название документа – Выписка из приказа.

4. Дата и № приказа (К).

5. Заголовок – По личному составу.

6. Пункт приказа, который необходим.

7. Подпись (должность лица, подписавшего приказ, подпись, расшифровка подписи).

8. Заверительная надпись. Состоит из слова «ВЕРНО», включает наименование должности заверителя, его подпись, расшифровку подписи и дату.

Пример

 

ОАО «Волга»

Выписка из приказа

27.03.2012 г. №8-к

По личному составу

 

2. Перевести

2.1. Замятину Светлану Николаевну, нормировщицу цеха, мастером этого же цеха с окладом 9000 руб. с 10.04.2012 г.

Основание: заявление Замятиной Светланы Николаевны, докладная записка главного инженера.

 

Директор завода (подпись) М.О. Маслов

 

Верно

Инспектор ОК (отдела кадров) (подпись) И.И. Иванов Дата

Заявление

 

Заявление – это документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др. Заявление пишется от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, принятом на данном предприятии.

Заявление имеет следующие реквизиты:

1) адресат (кому);

2) отправитель (в родительном падеже) – Ф.И.О., должность, адрес;

3) заголовок – «заявление» – пишется с маленькой буквы, посередине, без точки;

4) текст;

5) подпись;

6) дата.

Заявление о приеме на работу. Пишется на формате А4, помещается в Личное дело работника. Имеет визу непосредственного начальника и резолюцию главного руководителя. Заявление поступает в отдел кадров, затем издается приказ.

Заявление о переводе. Указывается занимаемая на данный момент должность и причины перевода. Остальное – то же.

Заявление о предоставлении отпуска (учебного, по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.д.) должно содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места учебы, больничный лист, справка из поликлиники), без чего решение вопроса невозможно. Документы предоставляются вместе с заявлением.

 

Трудовой контракт

 

Трудовой контракт (трудовой договор) – это соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому порядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством и соглашением сторон.

Согласно Трудовому кодексу трудовой договор не может быть устным.

Если срок действия контракта не оговорён, он считается заключенным на неопределенный срок (т.е. бессрочным).

Контракты заключаются:

– на неопределенный срок (постоянную работу);

– на определенный срок (не более 5 лет);

– на временное выполнение определенной работы.

Если по окончании срока ни одна из сторон не потребовала расторже­ния срочного трудового договора, и работник продолжает работу, договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор включает следующие условия:

– место работы (предприятие, адрес);

– конкретная работа по профессии, должности;

– дата начала работы (и ее окончания – для срочных договоров);

– оплата труда;

– обязанности предприятия по охране труда.

Также могут иметься и дополнительные условия:

– испытательный срок;

– совмещение профессий;

– дополнительный отпуск;

– повышение квалификации;

– соблюдение коммерческой тайны;

– материальная ответственность;

– любые вопросы труда, социально-бытового обслуживания и т.д.

Контракты составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем и работником, заверяются печатью. Хранятся трудовые контракты 75 лет (или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу).

 

Трудовая книжка

 

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы.

Трудовые книжки ведутся на предприятиях независимо от формы собственности и только по месту основной работы. Лицо, поступающее на работу, сдает трудовую книжку в отдел кадров.

Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Трудовая книжка заводится на работников, проработавших более 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике (Ф.И.О. полностью, дата рождения, образование, профессия, специальность);

2) сведения о работе (прием, перевод, увольнение);

3) сведения о награждениях и поощрениях;

4) сведения об открытиях, изобретениях и т.д.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Вкладыш к трудовой книжке. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, на нем указывается серия и номер книжки.

Дубликат трудовой книжки. Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат», в правом верхнем углу.

Все записи восстанавливаются на основании приказов или подтверждающих документов. Если трудовая книжка пришла в негодность, администрация также выдает дубликат. В верхнем углу пишут «взамен выдан дубликат», книжку возвращают владельцу.

Внесение изменений в записи трудовой книжки. Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производится администрацией на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, диплом об образовании) со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения пишут на титульном листе. Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Например, «Фамилия изменена на основании свидетельства о браке», номер свидетельства, дата, подпись должностного лица, печать.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивания не допускаются. Чтобы внести изменения, после неверной записи пишут: «Запись за №___ недействительна», и далее – правильный вариант.

Выдача трудовых книжек при увольнении. Администрация обязана выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается зарплата.

Пересылка трудовой книжки по почте. Допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается ближайшим родственникам.

При получении трудовой книжки при увольнении, работник должен расписаться в личной карточке Т2 и в книге учета трудовых книжек.

Личное дело

 

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован.

В личное дело помещаются документы в такой последовательности:

1) внутренняя опись документов (содержание);

2) дополнения к анкете (к личному листку по учету кадров);

3) заявление о приеме на работу;

4) личный листок по учету кадров (анкета с фото);

5) трудовой договор;

6) приказ о приеме на работу (копия или выписка);

7) документы об образовании (копии);

8) автобиография;

9) характеристики и рекомендательные письма, а также документы, подтверждающие изменения биографических данных.

Личное дело ведется в одном экземпляре. Личные дела уволенных сдаются в архив, при этом все страницы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу и добавляется лист-заверитель, который служит для учета количества листов в деле.

 

Автобиография

 

Автобиография – это документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется собственноручно в одном экземпляре в произвольной форме, без исправлений, в хронологической последовательности.

Реквизиты автобиографии:

1) название документа;

2) текст: Ф.И.О., дата рождения, образование (где и когда учился, в каком учебном заведении), начало трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес;

3) дата;

4) подпись и ее расшифровка.

Резюме

Резюме – это документ, содержащий сведения биографического характера и предоставляемый лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме:

1) название (резюме);

2) дата;

3) Ф.И.О. полностью;

4) адрес, телефон;

5) текст;

6) подпись.

Текст должен содержать следующие разделы:

1. Цель резюме – место, на которое претендует составитель.

2. Образование. Сначала указывается высшее образование, ВУЗ, дата окончания, специальность. Затем в обратном порядке другие виды образования – до года окончания школы.

3. Трудовая деятельность. Перечень составляется от настоящего времени и до школы.

4. Специальные знания, имеющие значение в будущей работе (английский, компьютер, права).

5. Семейное положение, дети.

Характеристика

 

Характеристика – это документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Реквизиты характеристики:

1) название;

2) текст;

3) подпись;

4) дата;

5) печать.

Характеристика составляется в двух экземплярах.