Работа с составными документами

Работа с составными документами

Лекция посвящена вопросам работы с документами, полученными объединением нескольких документов Word, а также слиянием внешних данных в документ Word.

Тезисы

1. Дано представление о главном документе и вложенных документах .

2. Приведена процедура создания нового главного документа и преобразования обычного документа в главный.

3. Показаны способы создания вложенных документов из части главного документа и вставкой существующего отдельного документа.

4. Описаны способы просмотра главного документа (свертывание и развертывание текста). Описаны действия с вложенными документами: редактирование и оформление, преобразование в часть главного документа, удаление.

5. Дано представление о слиянии документов .

6. Приведены примеры использования слияния.

7. Рассмотрена подготовка основного документа и источника данных к слиянию.

8. Описана процедура слияния в новый документ или непосредственно при печати.

9. Обращено внимание на особенности работы с основным документом.

8.1.

Работа с главным документом

8.1.1.

О главных документах

Главный документ — документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов).

С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы.

Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними.

Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке.

Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа Структура . Форматирование главного документа можно производить и в режиме Разметка страницы .

8.1.2.

Создание главного документа

Существуют два способа создания главного документа . Обычно создают новый документ и затем добавляют в него вложенные документы. Можно обычный документ превратить в главный, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы и/или добавить другие документы в виде вложенных документов.

8.1.2.1.

Создание нового главного документа

1. Создайте новый пустой документ и сохраните его в папку, которая будет содержать главный и вложенные документы

2. Установите режим отображения документа Структура

Введите заголовки для главного документа и всех вложенных документов (рис. 8.1 ). После ввода каждого заголовка необходимо нажимать клавишу Enter . Ко всем заголовкам автоматически будет назначен встроенный стиль Заголовок 1.

Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами панели инструментов Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень .

8.1.2.2.

Преобразование существующего документа в главный документ

1. Откройте документ, который предполагается использовать в качестве главного .

2. Установите режим отображения документа Структура .

3. Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами панели инструментов Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень .

4. При необходимости выделите любое содержимое, кроме заголовков, и на панели инструментов Структура нажмите кнопку Понизить до обычного текста .

8.1.3.

8.1.3.1.

8.1.3.2.

8.1.4.

Открытие и работа с главным документом

Главный документ открывается как обычный файл Word.

Однако в открытом документе первоначально отображается только текст собственно главного документа, а вложенные документы представлены в виде гиперссылок (рис. 8.6 ).

Если главный документ открылся не в режиме отображения Структура , следует сначала переключиться в этот режим. Для просмотра всего документа, включая вложенные, нажмите кнопку Главный документ/Вложенные документы панели инструментов Структура . Вложенные документы будут обведены бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу каждой рамки появится значок вложенного файла (рис. 8.7 ).

Для удобства дальнейшей работы с документом нажмите кнопку Главный документ/Структура панели инструментов Структура. При этом скроется часть элементов панели Структура, а в документе скроется отображение значков вложенных документов, но останется отображение разрывов разделов (рис. 8.8 ).

Для еще большего удобства можно перейти к режиму просмотра документа Разметка страницы . При этом скроется панель инструментов Структура , но при необходимости ее можно отобразить обычными средствами.

С главным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом.

Все результаты редактирования и оформления вложенных документов при сохранении файла главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов. Исключение составляют концевые сноски, которые автоматически сохраняются только в главном документе. Также в главном документе рекомендуется размещать оглавление всего документа, списки рисунков, таблиц и т.п.

8.1.5.

Просмотр главного документа

8.1.5.1.

8.1.5.2.

8.1.5.3.

8.1.5.4.

8.1.5.5.

8.1.6.

8.1.6.1.

Редактирование и оформление

С вложенным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе .

8.1.6.2.

8.1.6.3.

8.1.6.4.

Преобразование вложенного документа в часть главного документа

Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа .

Поставьте курсор в любое место документа и нажмите кнопку Удалить вложенный документ панели инструментов Структура . Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.

Файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.

8.1.6.5.

8.2.

8.2.1.

О применении слияния

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

С помощью слияния можно создавать следующие документы.

Набор документов на бланке сообщений, электронной почты или факсов. Все документы, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения, например, о получателе, адрес и/или другие данные.

Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.

Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.

Для слияния документов и последующей работы используют панели инструментов Слияние .

При слиянии используется следующая терминология:

Основной документ — документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например, обратный адрес или текст письма.

Источник данных — файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.

Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.

Составной документ — документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

8.2.2.

Подготовка документов к слиянию

Создайте основной документ . Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат (рис. 8.9 ).

Создайте источник данных . Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Office и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм (рис. 8.10 ).

После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.

1. Откройте основной документ. При необходимости отобразите панель инструментов Слияние . Большинство элементов панели инструментов будут недоступны (см. рис. 8.9).

2. Нажмите кнопку Открыть источник данных панели инструментов Слияние.

3. В окне Выбор источника данных (рис. 8.11 ) дважды щелкните по значку файла данных или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

4. В окне Выделить таблицу (рис. 8.12 ) выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния.

5. После подключения источника данных станут доступными элементы панели инструментов Слияние (рис. 8.13 ).

6. Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и нажмите кнопку Вставить поле слияния панели инструментов Слияние .

7. В окне Добавить поле слияния (рис. 8.14 ) выберите вставляемое поле, нажмите кнопку Вставить, нажмите кнопку Закрыть.

8. Вставьте в основной документ все необходимые поля слияния .

9. При необходимости добавьте в документ поля Word. Некоторые из них можно вставить с помощью кнопки Добавить поле Word. Например, поле MERGEREC вставляет номер текущей записи данных, по сути, в данной ситуации — автоматическую нумерацию .

10. Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Затенение полей ). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Поля/данные ). Пользуясь кнопками Следующая запись , Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов (рис. 8.15 ).

8.2.3.

Слияние документов

Слияние можно выполнить в новый документ.

1. Нажмите кнопку Слияние в новый документ панели инструментов Слияние .

2. В окне Составные новые документы (рис. 8.16 ) выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния.

3. Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных (рис. 8.17 ). Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

При отсутствии необходимости сохранять составной документ, слияние произвести сразу при печати.

1. Нажмите кнопку Слияние при печати панели инструментов Слияние .

2. В окне Составные печатные документы (рис. 8.18 ) выберите записи источника данных , которые следует использовать для слияния.

3. В окне Печать установите требуемые параметры печати.

Результатом слияния будет напечатанный документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа печатается на отдельной странице (страницах).

8.2.4.

Работа с составными документами

Лекция посвящена вопросам работы с документами, полученными объединением нескольких документов Word, а также слиянием внешних данных в документ Word.

Тезисы

1. Дано представление о главном документе и вложенных документах .

2. Приведена процедура создания нового главного документа и преобразования обычного документа в главный.

3. Показаны способы создания вложенных документов из части главного документа и вставкой существующего отдельного документа.

4. Описаны способы просмотра главного документа (свертывание и развертывание текста). Описаны действия с вложенными документами: редактирование и оформление, преобразование в часть главного документа, удаление.

5. Дано представление о слиянии документов .

6. Приведены примеры использования слияния.

7. Рассмотрена подготовка основного документа и источника данных к слиянию.

8. Описана процедура слияния в новый документ или непосредственно при печати.

9. Обращено внимание на особенности работы с основным документом.

8.1.

Работа с главным документом

8.1.1.

О главных документах

Главный документ — документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов).

С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы.

Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними.

Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке.

Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа Структура . Форматирование главного документа можно производить и в режиме Разметка страницы .

8.1.2.

Создание главного документа

Существуют два способа создания главного документа . Обычно создают новый документ и затем добавляют в него вложенные документы. Можно обычный документ превратить в главный, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы и/или добавить другие документы в виде вложенных документов.

8.1.2.1.