Системы эл управления документами в корп инф системах

Тема электронного документооборота обретает в последнее время все большую популярность. Прежде, чем включиться в ее обсуждение, я бы хотел подчеркнуть, что в этой статье мы не будем говорить о системах управления документами вообще и о том, о чем итак все знают, – о канцелярском документообороте (хотя исполнительская дисциплина, рассылка документов, исполнение документов и т.д. – это, безусловно, важные составляющие документооборота). Мы не будем обсуждать распространенное заблуждение о том, что документооборот позволяет оптимизировать использование бумажных носителей. Потому что, как показывает опыт использования этих систем, люди все равно начинают распечатывать документы на каждом рабочем месте и читать их с бумаги.Не задаваясь целью обсуждать все достоинства и недостатки электронного документооборота, попробуем посмотреть на него с принципиально иной точки зрения: с точки зрения места и роли системы управления документами в корпоративной информационной системе (КИС). Именно в этом контексте эта тема сегодня особенно актуальна.Наиболее часто задаваемый заказчиками КИС вопрос звучит следующим образом: а зачем вообще нужна система управления документами, если есть ERP-система? Ведь благодаря ERP системе бизнес-процесс на предприятии, безусловно, обеспечен поддержкой: один человек занимается обработкой контрактов, другой – формирует спецификации к этим контрактам, третий отслеживает платежные документы, четвертый – складские, – то есть, все связано воедино – и контроль, и учет. На первый взгляд, все замечательно и проблем в этом процессе нет. Тем не менее, ответ, нужны ли вообще в такой ситуации системы управления документами, связанные с ERP-системами, однозначно положительный. Почему? Потому что, во-первых, ERP-системы определяют исключительно возможность выполнения операций в цепочке бизнес-процессов, но никак не их обязательность. А во-вторых, сложившееся законодательство не рассматривает электронные документы в качестве юридических оснований для проведения сделок.Система управления документами закрывает именно эту нишу – нишу управления потоками работ, управления бизнес-процессами – связывания соответствующих операций по управлению и документарное обоснование этих операций. Это и есть основная роль системы управления документами, используемой в КИС в связке с ERP-системой.Существует пример элегантного решения конкретных бизнес-задач с помощью применения системы управления документами. Рассмотрим процедуру подготовки актов сверки, например, финансового баланса отношений с каким-либо контрагентом. Баланс легко получить из ERP-системы: достаточно посмотреть все связанные с контрагентом проводки и увидеть его конечный баланс. Но акт сверки предполагает еще и обоснование всех этих проводок. То есть, после получения распечатки из ERP-системы по состоянию баланса с каким-то контрагентом мы должны собрать все исходные бумажные документы, сделать их копии и «подшить» к балансу – в качестве обоснования существующих проводок. Понятно, что эта процедура в нормальной бухгалтерии занимает достаточно много времени. Основные проблемы, которые решают современные системы управления документами, можно обозначить понятиями информационного и функционального хаоса, т.е., такого состояния предприятия, когда непонятно, где и какая информация хранится, для чего она может использоваться, и кто и что делает на этом предприятии.

 

 

63 Авт-ые системы упр док-ми в кадр дп
Процесс разработки модулей автоматизированной системы кадрового делопроизводства совпал с введением Трудового кодекса. Благодаря этому, с одной стороны, использовались новейшие понятия, определения, классификаторы и формы документов, разработана отчетность в соответствии с требованиями Кодекса. С другой стороны, адаптация автоматизированной системы кадрового делопроизводства под новое законодательство потребовала дополнительных трудозатрат.Период внедрения и адаптации автоматизированной системы кадрового делопроизводстваможет занимать до полугода. Сначала в автоматизированную систему кадрового делопроизводства вводятся минимальные данные о сотрудниках и структурах предприятия. Затем следует “болезненный”, рутинный процесс ввода полных исторических данных о сотрудниках компании (т. е. информации обо всех событиях, происходивших в служебной карьере работника с момента его прихода в компанию). Одновременно в реальном режиме времени обрабатывалась информация в соответствии с бизнес-процессами отдела кадров.Говоря о сроках ввода системы автоматизации кадрового делопроизводства в действие, следует учесть, что в департаменте кадрового делопроизводства параллельно решается ряд вопросов, необходимых для последующего внедрения и использования автоматизированной системы кадрового делопроизводства в других подразделениях компании. Проблемы внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводства Психологически сложным и трудоемким процессом внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводства для сотрудников HR-департамента является ввод данных. Этот этап имеет длительный характер и осуществляется параллельно с практическим использованием автоматизированной системы кадрового делопроизводства вплоть до настоящего времени.На втором этапе в автоматизированную систему кадрового делопроизводства вводится полная информация о каждом сотруднике, отражающая все периоды его работы в компании.Третий этап внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводства, протекает во многом параллельно с предыдущими. Он заключается во вводе текущей информации о событиях реального времени (прием, увольнение, перемещение сотрудников и т. д.).
Еще одна трудность при внедрении автоматизированной системы кадрового делопроизводства – проблемы психологической адаптации персонала

 

 

64 Авт-ые системы упр док-ми в банк деле

Автоматизированные системы обработки информации – это системы или комплексы систем, предназначенные для автоматизации обработки определенного вида информации (экономической, географической, статистической и т.д.).В республике Беларусь используется большое количество АСОИ, среди которых значительное место занимают системы обработки экономической информации.Белорусская банковская система сейчас включается в мировую, а следовательно нужно соответствовать международным стандартам (преимущества стандартизированной системы - единая технология обработки информации, защита информации и т.д.) Одним из важных направлений совершенствования управления народным хозяйством является внедрение экономико-математических моделей и технических средств в управленческий процесс. Ни одна система управления не может обойтись без ЭВМ и другой техники. Поэтому планомерно производится автоматизация банковской деятельности. Автоматизация не только улучшает работу банка, но является органичным элементом этой работы. Автоматизация в банках проводится в разных формах, в первую очередь создаются системы обработки управленческой информации. Более высоким уровнем являются АБС (автоматизированные банковские системы), включающие не только обработку информации, но и системы формирования управленческих решений, охватывающие все стороны деятельности банка. Автоматизированное решение задач управления финансами улучшает управленческий инструментарий деятельности банка, раскрывая картину его состояния, вскрывая резервы и направления улучшения финансового положения, оздоровления финансов.

Автоматизированные банковские системы (АБС)Банковская система – это не только банки, но и кредитные учреждения (т.е. все экономические организации, которые выполняют банковские операции), а также специализированные организации, не осуществляющие банковских операций, но обеспечивающих деятельность банков и кредитных учреждений (расчетно-кассовые центры и клиринговые центры, кредитные магазины, фирмы по аудиту банков и др.).

 

 

65 Авт-ые системы упр док-ми бу. Исторически именно системы автоматизации бухгалтерского учета появились в России первыми. Значительный рывок в развитии бухгалтерских ИС произошел с появлением персональных ЭВМ, на базе которых были созданы автоматизированные рабочие места (АРМ), в результате чего бухгалтер, т. е. главный пользователь, получил возможность работать с информацией непосредственно, минуя посредников.Бухгалтерскиекомплексы.Первые бухгалтерские системы представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторвая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ.

 

66 Авт-ые системы упр док-ми в судопроизводстве АИС «Судопроизводство» предназначена для создания и ведения базы данных арбитражного суда и автоматизации процесса судебного документооборота в арбитражных судах.АИС «Судопроизводство» создана на основе технологии Клиент-Сервер. Вся обработка и хранение данных сосредоточена на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, надежность хранения информации, эффективность обработки данных и защиту от несанкционированного доступа. Клиентский уровень АИС в зависимости от выполняемых задач делится на два комплекса:– Система подготовки документов (СПД), функционирующая в текстовом редакторе MicrosoftWord 2000/XP;– Комплексная система автоматизированного управления (КСАУ), функционирующая под MicrosoftInternetExplorer версия 6.0 SP2.АИС «Судопроизводство» устанавливается на сервере, клиентская часть используется на рабочих местах специалистов в канцелярии, судебных коллегиях, на рабочих местах судей, помощников судей, специалистов архива. Целью создания АИС «Судопроизводство» является повышение уровня информационного обеспечения деятельности судей, специалистов и работников суда Виды деятельности арбитражного суда, автоматизируемые АИС "Судопроизводство" АИС "Судопроизводство" автоматизирует следующие виды деятельности арбитражного суда:– Регистрация пользователя в системе и обеспечение на определенном уровне оперативного доступа зарегистрированного пользователя к информации и документам суда; – Регистрация поступающих в суд документах;– Ручное либо автоматизированное распределение судебных дел – Формирование и опубликование аншлагов.– Создание текстов судебных документов;идр.

 

 

67. ОФИСНАЯ ДЕЯТ-ТЬ. ТЕХНИЧЕСКИЕ МОДЕЛИ ОФИСА. Офисная деят-ность — это организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает эффективное выполнение управленческой деят-сти для конкретной системы управления. Это предполагает наличие ряда структурных характеристик офисной деятельности. Она: •осуществляется в пространственных границах, т.е. количеством мест локализации, центральный офис или филиал и прочими показателями; •осуществляется в течение определенного временного интервала, т.е. обладает совокупностью временных параметров; •реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности, что характеризуется составом соответствующего персонала, его квалификацией и стажем, и т.д.; •содержательно определяется задачами обеспечения условий для эффективной реализации управленческой деятельности. Модели офиса: информационная, коммуникационная и социотехническая система. Офис как информационная система. Это попытка решения проблем результативности управленческого труда путем распространения на офис принципов и методов рационализации, разработанных в рамках классического менеджмента для производства. В данном случае он рассматривается как своеобразный цех, который «производит» информацию в различных видах. Основные процессы, протекающие в офисе: 1) генерирование информации, 2) ее хранение, 3) распространение, 4) восприятие. Офис как коммуникационная система. Это попытка автоматизации труда управленческих работников предприятий исходя из того, что значительная часть их времени уходит на различные виды коммуникаций, цель которых не сводится к составлению какого-либо документа или принятию решения.Коммуникационный процесс сост: 1) посылка сообщения, 2) его приемка, 3) реакции «приемника» и обратной связи. До 50 % коммуникаций в офисах носит невербальный характер. Это означает, что половина информации передается в форме, не поддающейся автоматизации. Офис как социотехническая система. Согласно этой модели, конечные результаты работы любой организации зависят не только от взаимосвязанной работы, но и от взаимоотношений людей, их ценностей, ориентиров.Отнесение офиса к социотехническим системам предъявляет к автоматизации процессов в них определенные требования: •работа в офисе должна давать чувство удовлетворения и мотивировать к профессиональному росту и обучению; •функции должны быть достаточно разнообразны, чтобы стимулировать творческую активность работника; •работник должен видеть конечные результаты своего труда, иметь возможность совершенствовать свое мастерство, обучаться; •работа обязана обеспечивать самостоятельность принятия решений в сфере компетенции работника; •работа должна обеспечивать продвижение по службе.

 

Орг раб места

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет органи­зация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий трудаУправленческий труд обычно отличается малой двигательной актив­ностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помеще­нии. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроиз­водства, большое внимание должно уделяться устройству и планиров­ке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нор­мам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функция­ми, установлению рационального режима труда.При выборе помещения для службы делопроизводства надо учиты­вать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного ра­ботника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, скане­ров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значитель­но изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быст­рой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, ра­ботающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м² на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хоро­шо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоро­стные копировальные и печатающие устройства.Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомля­емости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светиль­ники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендует­ся поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной ру­ководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководи­теля или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно зна­чение, которое придаётся её оборудованию.Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых под­разделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повы­шенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо разме­щать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудни­ков, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материа­лами

 

 

69.эволюция видов офисов
Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы. До появления текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались (рис. 1.10). Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.
В 1979 году компания MicroproInternational выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области. В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-ToolWord) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для AppleMacintosh и в 1989-м - для MicrosoftWindows.Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин "текстовый процессор" обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины "текстовый редактор" и "текстовый процессор" считают синонимами, что не совсем верно.Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных функций. Тем не менее для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д. В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.