Особенности официально-делового стиля.

Как целостная ст-ра любой док-т должен отвечать определенным требованиям. Это: 1. краткость и компактность изложения офиц-го мат-ла; 2 точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; 3. послед-ть использования технических приемов правотворчества. Официально-деловому стилю присуще исп-ние слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, трад-ых именно для деловых док-ов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.Отбор лексики предпол-ет внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам. Не допускается исп-ние неологизмов, даже образованных по традиционным моделям. Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Для текстов офиц-ыхдок-ов не характерно исп-ние образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. 2. Употребление прописных и строчных букв. В названиях минис-тв, гос-ных комитетов и других центральных органов гос-ного управления РБ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном упот-нии. Во мн. числе или не в качестве имени собственного назв. указанного типа пишутся со строчной буквы. 3. Наиболее употребляемые сокращения слов. Все сокращения слов и наименований должны быть обще-принятыми. Офиц-но узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования.Сокр запись слов полностью отвечает стремлению уместить макс кол-во информации в минимальном объеме текста. Но сокр написания должны быть понятны читающему. Написание сокр-ий должно быть унифицировано. 4. Оформление дат и чисел в документах. Даты и кален-е сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г.В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Модели и варианты синтаксических конструкций для делового письма

Извещения Извещаем, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных вами деталей.

Модели выражений, объясняющих мотивы

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

Просьба

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин...

Подтверждение

Подтверждаем получение спецификаций на...

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ вы должны...

Гарантии

Оплату гарантируем.

Предложение

Предлагаем вам приобрести на комиссионных началах...

Приглашение

Приглашаем представителя вашего предприятия посетить...

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...

Интерпретация собственной позиции

Возражений против конструкции не имеем.

Интерпретация действий другой стороны

Данные вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Убедительно просим вас не задерживать ответ.

 

14.ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДЕЛОВ КОРРЕСП. Ошибки можно разделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические. Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок. Синтаксические ошибки. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Морфологические ошибки. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов. Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Тавтология. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Стилистические помехи. Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты. Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

15.Написание наименований высших государственных органов, министерств, других республиканских органов государственного управления, учреждений, концернов, организаций, государственных предпри Данный материал предназначен для обеспечения единообразия в написании наименований государственных органов, министерств, других республиканских органов государственного управления, учреждений, концернов, организаций, должностей, званий и так далее при подготовке документов.Он не исчерпывает всех сложных или специальных вопросов написания. В необходимых случаях следует обращаться к более полным специальным пособиям.

В названиях высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Республики Беларусь, органов Союзного государства и государств - участников Содружества Независимых Государств все слова пишутся с прописной буквы

Существуют три формы написания чисел в тексте:цифровая;буквенная (словесная);буквенно-цифровая.

16.сокращение слов документах допускаются общепринятые сокращения слов, а такжесокращения, оговоренные нормативными документами.В настоящее время для правильного сокращения слов необходимо использоватьнормы, содержащиеся в ГОСТ 7.12-93 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращениеслов на русском языке. Общие требования и правила»Как правило, сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокойчастотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций,известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самогоразличного свойства, текстовые обозначения и т. д.Все сокращения слов и наименований в документах должны бытьобщепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текстасокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словаремсокращений.В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц,должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения. Но можно использоватьсокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указываетсяпринятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно послепервого упоминания полного написания сокращенного слова илисловосочетания. Например: финансовый менеджмент (ФМ). Во всехдальнейших упоминаниях в тексте этого термина, он пишется толькосокращенно. Если сокращений в тексте много или текст содержит более пятистраниц, целесообразно все сокращения сводить для расшифровки объясненийна одной странице в начале или в конце документа. Сокращать одно и то жеслово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью,а в другом сокращенно не допускается

17.характеристика организац. Документов Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Основные разделы текста устава:общиеположения;организационноеединство;регламентдеятельности;финансово - материальная база;отчетная и ревизионная деятельность;порядок ликвидации и ответственность по делам организацииДолжностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.. Основные разделы текста должностной инструкции:общиеположения;должностныеобязанности;права;ответственность. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовыеОсновные разделы текста положения:общиеположения;основныезадачи;функции;права;организация работы.

18.требования к. Распорядительные докумен ты – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления.Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, направленный на решение основных задач, стоящих перед данным органом.Приказы в организации делятся на два вида: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.Приказы по личному составу касаются всех изменений, происходящих с кадрами – прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков и так далее. Приказы по основной деятельности охватывают все изменения, происходящие в структуре организации – реорганизация, ликвидация, реструктуризация, регулирование финансовых вопросов, вопросов материально-технического снабжения и так далее. Приказы оформляются либо на общем бланке, либо на бланке конкретного вида документа и

 

19.Требования к инф-справ. Документам протокол акт Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др.