Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти пк с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

 

.

33Составление номенклатуры дел — это процесс разработки документа, систематизирующего и отражающего список дел, ведущихся в организации. Составление номенклатуры дел должно соответствовать определённым правилам. На практике при сколько-нибудь крупном документообороте (когда невозможно помнить каждый документ отдельно) использование номенклатуры дел является практически обязательным для работы отделов бухгалтерии и кадровой службы.Составление номенклатуры дел подразумевает охват всех документов, созданных организацией с момента основания. Основная задача данного списка — это систематизация всех бумаг и определение как системы архивного хранения документов, так и процесса работ с ними. Важной практической стороной применения номенклатуры дел является тот факт, что этот документ содержит сроки хранения для каждого дела, что даёт возможность определять ценность документов в кратчайшие сроки, а также очень помогает в составлении различных описей. Номенклатура дел является одним из базовых документов в делопроизводстве компании: на основе данного документа может разрабатываться картотека и система регистрации новых дел.

 

 

34 Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Объем дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министра, распоряжения главы администрации и т.д., и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний).
Оформление дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, в них не проводить пересистематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

35.подг к пер в архив Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующем архивном законодательством. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

 

36.В архив поступают:законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; **документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; **личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;служебные и ведомственные издания;научно-справочный аппарат к документам архиваСроки хранения документов Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.________________________________________Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);часть документов подлежит уничтожению.Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

 

37. Делопр-во в организации. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:акты законодательства Республики Беларусь;решениясудов;предписания государственных органов и должностных лиц;поручения вышестоящих организаций;осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.Организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

 

38. Конфиденциальное делопроизводство - это разновидность работы с документами, которая в качестве составной части входит во многие курсы делопроизводства. Работа в этой сфере тесно связана с понятием коммерческой тайны. Это вид информации, доступ к которой тем или иным образом ограничен, причём это ограничение связано с интересами её обладателя и его коммерческой деятельностью, то есть деятельностью, направленной на получение прибыли. При этом нужно отметить, что коммерческую деятельность могут осуществлять и некоммерческие организации в той мере, в которой она соответствует её целям. Соответственно, понятие коммерческой тайны имеет отношение и к осуществлению делопроизводства в некоммерческих организациях.Кроме того, наряду с понятием коммерческой тайны, курсы делопроизводства рассматривают и понятие служебной тайны, также имеющее отношение к конфиденциальному делопроизводству. Служебная тайна - это информация, которая принадлежит органам власти на различных уровнях и при этом составляет коммерческую тайну каких-либо других субъектов или имеет особую ценность для самих органов власти. Доступ к этой информации ограничен соответствующими предписаниями и осуществляется по служебной необходимости.Таким образом, конфиденциальное делопроизводство включает в себя работу с документами, составляющими служебную или коммерческую тайну. При этом не существует общегосударственных нормативных актов, которые регламентировали бы делопроизводство в этой области. Поэтому правила работы с такими документами могут существенно отличаться на каждом конкретном предприятии или фирме. Однако в любом случае они руководствуются определёнными общими принципами, служащими для обеспечения информационной безопасности.

39. кадровое дп Обеспечение документирования и организация работы с официальными документами называется делопроизводством. Организация хранения документов именуется архивным делом. Сегодняделопроизводство и архивное дело все чаще переводятся на рельсы автоматизации, в организациях внедряется электронный документооборот. Налаженное, четкое делопроизводство важно в работе любого отдела, в том числе и в кадровой службе. Ведь кадры, как известно, решают все. Кадровое дело в наше время является весьма обширным участком мировой экономики. Работу с кадрами ведут все продвинутые организации, предприятия и учреждения. Эта работа включает в себя организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную деятельность, кадровые вопросы, контроль и прочее. Без данной деятельности невозможно функционирование ни одной фирмы или организации. Как же грамотно организовать такую работу? Естественно, тут помогут квалифицированные кадровые специалисты. Они подберут необходимый персонал, учитывая возможности будущих работников, приведут в порядок кадровые документы и подготовят решения по выходу из сложных ситуаций. Люди издавна стоят перед проблемой подбора требуемых кадров. В древности она решалась с помощью завоеваний, теперь же человечество предпочитает действовать мирным путем. Можно смело утверждать, что кадровые специалисты всегда будут востребованы на рынке труда. Менеджер по подбору персонала, делопроизводитель отдела кадров, специалист кадровик, начальник кадровой службы – овладеть этими профессиями не особо сложно, а от грамотных специалистов не станет избавляться ни один руководитель, какой бы кризис ни переживала компания. Достаточным доказательством может служить тот факт, что кадровые подразделения сегодня есть и в гигантах мировой индустрии, и в фирмах малого и среднего бизнеса по всему миру. В нашей стране подбор качественного персонала – задача не из легких, поэтому справиться с ней может только грамотный кадровик. Опираясь на личный опыт, используя проверенную практику поиска сотрудников, он найдет именно таких людей, которые нужны руководителям фирмы. Обычно подбор персонала осуществляется несколькими способами. Среди них можно отметить следующие: личные связи сотрудников, объявления в СМИ, заказ кадровому агентству. А наибольший эффект будет от сочетания всех или нескольких способов.

 

 

40.работа секретаря Одним из важных деловых контактов являются взаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы..
Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки.
Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности. Переговоры по телефону телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, мешает решению и сложных проблем, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях.
Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя Организация совещаний

Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией. Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение.

Клас-ия техники

Средства механизации и автоматизации управленческого труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами обработки документов.. Малая оргтехника Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочие, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника – эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда. Классификация средств организационной техники носители информации;средства составления и изготовления документов;средства репрографии и оперативной полиграфии;средства обработки документов средства хранения, поиска и транспортировки документов;другие средства оргтехники;

42.ср-ва поиска, хранения док-ов Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное)Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правилПригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

 

 

43.хар-ка копир-ия Средства копирования и размножения документов: 1сркдства оперативной полиграфии:гектграфическая печать, офсктная печать, трафаретная печать, электроно-трафаретная печать 2 Средства репрографии: электронно графическое копирование, термографическое, дизаографическое, фотографическое, электрографической

44. средства обр док-ов Существует много разновидных средств, созданных для автоматизированной работы с бумажными изделиями: адресовальные, фальцивальные, листоподборные машины, штемпелевальные устройства, ламинаторы, бумагорезательное оборудование, средства для уничтожения документов и многие другие. Далее расскажем подробнее об каждом из этих приспособлений.Адресовальные машины предназначены для впечатывания в документы стандартных фрагментов текстов, например адресов клиентов, заявлений, заголовков счетов, платежных документов. Адресовальная машина, оперативно выбирая из числа сохраненных материалов или в картотеке штемпелей-шаблонов фрагмент текста, копирует его на документы или этикетки. Для удобства ручного выбора, фрагменты вставляют в стандартные разноцветные рамки. Тексты для распечатки в адресовальных машинах могут быть получены из компьютера.Маркировальные машины (франкировальные) – устройства, которые вместо марок печатают на конвертах почтовые штампы, указывая дату отправления и сумму оплаты. Во время печати на счетчике маркировальной машины накапливаются подсчитанные суммы платежей. Такие почтовые штампы, кроме стандартного оформления, могут содержать краткое рекламное объявление организации (например, ее название, адрес и телефоны).Штемпелевальные устройства или нумераторы используют для печатания на бумагах коротких цифровых ведомостей, например номеров, даты, индексов и т.д.

45.ср-ва адм-упр связи Традиционным и весьма распространенным способом передачи документов является ручная и механическая их перевозка. Такой способ не требует особых затрат, и в то же время гарантирует полную достоверность получения информации адресантом, ведь проходит непосредственный контроль в пунктах регистрации. Однако, в наши дни существует и более оперативный способ передачи информации – автоматизированные системы административно-управленческой связи.Система передачи информации (СП) – это совокупность определенных средств, которые служат для передачи информации.Абонентами системы автоматической передачи информации являются источник и потребитель. Средствами передачи могут быть ЭВМ, различные датчики, исполнительные устройства, системы хранения информации, а также люди. Структура системы передачи состоит с канала связи, передатчика информации и приемника этой информации.С помощью передатчика, по каналу связи, от абонента поступает сообщение в виде сигнала, приемник же, преобразовывает обратный сигнал в сообщение абоненту. В идеале эти сообщения передатчика и приемника во времени должны полностью соответствовать, но в каналах связи возможны помехи, в следствии которых соответствие нарушается и тогда говорится о недостоверной передаче информации.Основные качественные показатели системы передачи информации: пропускная способность;достоверность передачи информации;надежность работы.

46.Эксплуатаци оргтехники- Этопроцесс ее использования по назначению, т е для осуществления ф-ций, для которых ее приобрели.Эксплуатация- стадия жизненного цикла изделия,, на которой реализуется, поддерживается или восстанавливается его качество.В ходе эксплуатации оргтехники необходимо техническое обслуживаение, а также может возникнуть необходимать в ее ремонтеи или модернизации. Понятие техническое обслуживание, ремонт и модернизация имеют общие черты и нередко бывает что одно понятие может быть подменено другим, что может повлечь за собой ошибку при отражении соответствующих операций в бух и налоговом учете.

47.страт разв инф общва Информационное общество – современный этап развития цивилизации с доминирующей ролью знаний и информации, воздействием ИКТ на все сферы человеческой деятельности и общество в целом.Развитие информационного общества является одним из национальных приоритетов республики и рассматривается как общенациональная задача, требующая объединения усилий государства, бизнеса и гражданского общества. При этом ИКТ отводится роль необходимого инструмента социально-экономического прогресса, одного из ключевых факторов инновационного развития экономики.Формирование информационного общества обеспечивается наличием развитого человеческого капитала, высокого научного потенциала, системы государственной поддержки разработки ИКТ.

 

47. Повышение эффект-ти системы гос-го управ-ия в РБ-важная и акт-ая задача. Одним из его приор-овявл.оптимизация документа оборота внутри субъектов управлен-ой дея-ти и между ними.При этом при повыш.эфектив-ти управ-ия необходимо полог-ся не только на опт-иютрад-ных методов раб-ты с док-ми но и на внедр.соврем.информ-ыхтехнологий.Среди них мжно выделить, с одной стороны, технолог. Создан.,обраб-ки,поиска и хранениядокум-ов с помощью персон-ыхкомп.,а с др.-сред-вателекомун-ций, позв.быстро и над-но перем-ать большие массивы информации на любые растояния.Стратегия определяет слд-ие приор-ые направления развития информ. общества:национ-аяинформат-коммуникотив-аяинфоструктура; электронное,провительство;электронноездравохронение;электронное обучение; электронная экономика.

 

48.Электронное правительство (англ. e-Government) — способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуггражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.Электронное правительство — система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки^[1].Задачи электронного правительстваоптимизация предоставления правительственных услуг населению и бизнесу;поддержка и расширение возможностей самообслуживания граждан;рост технологической осведомленности и квалификации граждан;повышение степени участия всех избирателей в процессах руководства и управления страной;снижение воздействия фактора географического местоположения;

 

48.Электронное правит-во – это стратигия и практические проекты по информатизации государства. Осн.стратеги-ой целью создания ЭП явл.повышение на основе приминенияинформацион. Компьютерных технологий эффектив-ти и качества управл.имежведомствен-го взаимодействия гос.органов власти и управ-ия. В резул-те созд.ЭПпланирутся что: Все станут технолог.взаимосвязанынаосн.единой защищен-ой среды информ.взаимодействия.;предостав-иегос.услугивып-иеадминистратив. процедур для граждан и организ.все государств-ыеинформациог-ые ресурсы ведомств будут оцифрованы,недублир-ться,иметь надлежащее качество.Архетеутура ЭП представ-ся 2 составля-ми:1)Гос.инфо-камун.инфо-рв; 2)гос. Электрон-ыеуслуги.Стра-иярвзр-ся высшим политичес-им руководством и реал. На уровнях гос.и мест. Орг-ов управления

49.Автоматизированная справочно-информационная система исполь­зует ЭВМ на этапах ввода, обработки и выдачи справочных данных по различным запросам потребителей. Она представляет собой развитие информационно-поисковых систем, обеспечивающих ранее выполнение функций автоматизации архивов и информационного поиска.Существует ряд специфических ГИС, рассматриваемых как архи­вы. Подобно архиву каждая ГИС хранит какую-либо информацию. По­этому технологии АСИС интересны для использования в ГИС именно с целью организации хранения архивных данных.Концепция создания автоматизированных архивов актуальна и се­годня, поскольку многие учреждения имеют и используют архивы, ко­торые необходимо внедрять в ГИС-технологии.Технологии АСИС эффективны на втором и третьем системных уров­нях обобщенной ГИС (см. рис. 1.4). Технологическая совместимость АСИС и ГИС проявляется на этапах хранения, обновления информации (второй уровень) и выдачи разного рода справок, отчетов, графических отображений (третий уровень).В современных интегрированных информационных системах АСИС утратили значение независимых систем и преобразовались в более мо­бильные и универсальные подсистемы документационного обеспече­ния. Другим направлением их развития явились экспертные системы, о которых речь пойдет ниже.

 

49.Автоматизмрованные справочно-правовые системы пред-ны для поиска,отбора,просмотра и вывода на печать нормативных правовых и законода-ыхактов,справочной информации и т.д.Они позволяют сущест-но упростить работу по ознакомлению с пра-ми нормами и правилами офор-ия деловой докумен-ии и вкл.информа-ые банки данных.Нац.центр правовой информации РБ был создан в соответствии с Указом президента РБ№338 от 30.06.1997г.Он явл.центральнымгосуд-ымнацчно-практическим учреждением в об-ти компьютерного накопления,хранения,систе-ии и предостав-ия информации на бумаж-ыз и электро РБ все право-е акты подлежат регистрации в нац.реестре правовых актов РБ.В наст-ее время прини-ся 2 способадоступа к правовым базам данных.:1) вся система устанав.на комп польз. или сервер предприятия клиента;2)организуется удаленный доступс использованием телекомуникаций.Справочно-правовые системы представлены в РБ: «Эталон», «ЮСИАС», «консультант плюс:Беларусь»,»Бизнес-инфо»; «Эксперт».

 

 

50.Особенности оформл,обработ-ки и хранения документов в электронном виде регулир-ся глав.18 Инс-ии №4и актами. Осн.актамиявл.Закон.РБ «Об электронном документе и ЭЦП» от 28.12.2009г.№113-З, а так же закон РБ «Об инфо-ии, информати-ии,и защите информа-фии» от 10.11.2008г№455-З., Методичческие рекомендации по по организации работы с электр.док-миворг-ях;Инструкция «Об орга-ции работы с доку-ми в электронном видев архиве орг-ии; СТБ 1221-2000 «Документы электронные.Правилавыполнения,обобщения и хранения» СТБ 1176.2-99 «Информационная технология.Защитаинформации.Процедуравыроботки и проверки ЭЦП» Электро-ым до-том приз-ся тот документ который заверен ЭЦП. ЭЦП-последо-ть символов, явл.реквизитомэлект.документаипредназначена для подтверждения целостности и подленности. Элек-ый док-нт- документ в электронном виде с реквизитами,позволяющими установить его целосность и иподленность. Документ в элект-ом виде-это доку-ты явл.аналогами или электронными версиями бумажных, пересылаемых по каналам электронной почты с целью сокращения временных и финановых затрат на ихтирожированиеи на отправку по обычной почте. Согласно закону №113-З, ЭД заверенный ЭЦП,приравнивается к документуна бумажном

 

 

51.Планирование жизненного цикла электронного документа -опреде-ие требований к ЭД,при соблюдении которых он будет доступен и воспроизводим на всех стадиях жизненного цикла.Сущ-ют стадии создания,обращения,и архивного хранения и/или утилизации. Планирование осуществляется в соответствии с перечнем типовых электронных документов, образующихся в результате деятельности организации. Перечень необходимо согласовать с госорганом по делопроизводству и архивам.

В процессе планирования электронного документооборота должны принимать участие:специалисты по информационным вычислительным системам, в которых происходит электронный документооборот: создание и/или обращение электронных документов;специалисты службы стандартизации и ответственные за хранение электронных документов в организации;специалисты госоргана по делопроизводству и архивам или уполномоченной организации.Процесс планирования включает:установление процедуры согласования, утверждения и регистрации каждого вида электронного документа, включая выработку электронной цифровой подписи;классификацию электронных документов в соответствии с перечнем типовых электронных документов и установление сроков их хранения;предварительную экспертизу ценности видов электронных документов в соответствии с классификацией и составление перечня электронных документов постоянного срока хранения;разработку требований защиты электронных документов и определение процедуры доступа к ним;определение процедуры резервного копирования и хранения резервных копий электронных документов;установление процедуры хранения, внесения изменений и тиражирования электронных документов, а также уничтожения электронных документов, не подлежащих постоянному хранению;определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных электронных документов и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик;определение порядка ведомственного хранения электронных документов с различными сроками хранения;

51. Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу.В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования и обращения информации, указанной в части первой статьи 18 настоящего Закона, в виде электронных документов регламентируется стандартами и правилами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь. 51.Владельцем личного ключа подписи является конкретное физическое или юридическое лицо, осуществившее выработку этого ключа путем применения средств электронной цифровой подписи и соответствующего ему открытого ключа проверки подписи.Владелец личного ключа подписи в своих интересах должен хранить его в тайне и обеспечивать его защиту от случайного уничтожения или модификации. Владелец личного ключа обязан:хранить в тайне личный ключ;обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения);не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия этого открытого ключа истек;отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена.

52. удостоверение формы внеш предоставления эл док-та 20 июля 2010 г. Постановлением Совета министров Республики Беларусь № 1086 утверждено Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Оно является подзаконным актом к Закону Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и призвано конкретизировать содержание статьи 20 указанного Закона, которая гласит:Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:

нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании.

52. Отметим, что под формой внешнего представления в Законе понимается «воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком». Отметим, что оно не распространяется на случаи, когда копия создается в системах межведомственного или внутриведомственного документооборота. Для того, чтобы удост