Виды документов по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);трудовые книжки;личные дела лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации. Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

Личная карточка Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками

21.Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу. Документы:заявление о приеме на работу;трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;личный листок по учету кадров и дополнение к нему;анкета (автобиография);документы об образовании (копии);документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;рекомендательные письма или характеристики;должностные инструкции (регламенты);аттестационные листы, отзывы, представления;паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки; и др

22. расчетно-денежная документация Обязательным условием осуществления финансово-расчетных операций является их документирование. Ни одна расчетная операция не может быть проведена без подтверждения ее соответствующими документами.Отличительной чертой расчетно-денежной документации является ее строгая стандартизация. Для стандартных документов устанавливаются определенные реквизиты, место их расположения, формат, цвет и качество бумаги.Финансово-расчетная документация оформляется в основном на специальных бланках.Платежи организаций друг другу за продукцию, товары, услуги, а так же их расчеты с финансово - кредитной, налоговой системой осуществляется главным образом в безналичном порядке, т.е. посредствам перечисления денежных средств в банк со счета плательщика на счет получателя.Банковские правила предусматривают разнообразные формы безналичных расчетов. Расчетные операции и учет средств предприятия осуществляет такое структурное подразделение, как бухгалтерия.

23.деловое письмо Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые:: По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письмаПо признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:По форме отправления деловые письма разделяют на:традиционные почтовые отправления);электронные письма и факсПо структуре деловые письма разделяют на:регламентированные, нерегламентированные,По цели деловые письма разделяют на:информационные, рекламные письма

 

24.служебный. Этикет — это правила поведения и общения людей, принятые в данном обществе. (Это слово — французское, в переводе на русский язык оно означает „ярлык”, „этикетка”), Этикет — внешнее проявление отношений между людьми, он способствует поддержанию благоприятного морально-психологического климата в коллективе и обществе в целом. Этикет — это проявление культуры личности, его можно рассматривать как практическое преломление моральных принципов и норм в поведении людей. Под словом „этикет” также понимают порядок проведения определенных церемоний.Если понятие „этикет” включает в себя обязанности людей по отношению друг к другу, нормы и правила их поведения и общения во всевозможных ситуациях, то понятие „служебный этикет” действует в более узкой области — оно определяет нормы и правила поведения и общения людей только на службе. Речевой служебный этикет — это правила речевого поведения на службе. В книге не рассматриваются вопросы этикета проведения деловых бесед, совещаний, публичных выступлений, а лишь этикет в деловом письме.

25 Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требование о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.

Претензии предъявляются в отношении - качества товаров, объемов и его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. Доказательством обоснованности предъявления претензий служат приложения к претензии, такие документы, как: акт приёма-передачи товара по количеству и качеству, коммерческий акт, сертификат качества и др.Претензия подписывается - руководителем предприятия, гл. бухгалте-ром и заверяется печатью. Согласно действующему законодательству, предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.

В претензионном письме, кроме общих реквизитов письма, должны быть указаны:

• требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему;

• основания требований заявителя;

• срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом;

• при необходимости — банковские реквизиты заявителя.

 

 

26. Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и других, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. [ 1 ] Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. [ 2 ] Деловое письмо иностранному корреспонденту имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них (см. прил. [ 3 ] Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30 - 97 (рис. 2.3 - 2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7 - 8 строк. [ 4 ] Деловые письма обычно пишутся на фирменных бланках, отпечатанных типографским способом. В заголовке письма указаны название организации (объединения, фирмы), почтовый и телеграфный адрес, номер (а) телефона (телефонов), телекса (телексов), а с возникновением факсимильной связи и номер факсимиле, и иногда некоторая другая информация, как-то: фамилии руководящих официальных лиц, официальное лицо, на чье имя, по желанию компании, должна направляться вся корреспонденция, специально обозначенное свободное место для индексов писем (шифра, ссылки), для даты, входящих и исходящих данных письма. [ 5 ] Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством. [ 6 ]

 

27.Телеф разговор Технический прогресс, принесший человечеству телефон и телеграф, значительносузил сферу применения письма. В управленческой деятельности к письму, как правило, обращаются тогда, когда нельзя ограничиться телефонным разговором или телеграммой.Невозможно представить себе современную деловую жизнь без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение. Преимущество телефонного разговора nci сравнению с письмом такое же, как и устной речи перед письменной ^телефонная связь овес почивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянииД По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути к заключению договора является телефонный разговор.Неумение вести служебный телефонный разговор, является, в частности, у руководителей, пробелом в их профессиональной подготовке и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Так, американский специалист по организации управления А. Маккензи среди 15 основных причин потери времени руководителем поставил на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к телефонному разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20—30%).Залогом успешного проведения служебного телефонного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приема ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Необходимо, чтобы служебный телефонный разговор велся в спокойном тоне и вызывал положительные эмоции.

 

 

28. Международный стандарт на бумажные форматы, ISO 216, основан на метрической системе мер, и исходит от формата бумажного листа, имеющего площадь в 1 м² (Размер А0). Все форматы бумаги ISO имеют одно и то же отношение сторон, равное квадратному корню из двух, это отношение примерно равно 1:1,4142. Стандарт был принят всеми странами, за исключением Соединённых Штатов и Канады.

Стандарт ISO 269 определяет несколько стандартных конвертов, предназначенных для вкладывания в них бумаги форматов, определённых в ISO 216. Точные размеры и форматы конвертов описывает следующая таблица:

29. общ правила орг дп Д окументооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:максимальное сокращение инстанций прохождения документов исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.К качественным характеристикам документооборота относятся:характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);периодичность (стадии документооборота);направленность движения.

30. технол процесс обр вх док-в Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

 

31. технол процесс обр исх док-в Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).(22. с. 69)