Документы по личному составу.

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются кодексом законов о труде РФ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления, приема, увольнения сотрудников. Документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу. К ним относятся:

- трудовые контракты, заключенные предприятием с работником

- приказы по личному составу

- трудовые книжки

- личные карточки формы Т-2

- личные дела

- лицевые счета по заработной плате

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документа по следующей схеме:

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

 

 

ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ

 

 

Запись в трудовой оформляется личная открывается лицевой

Книжке карточка формы Т-2 счет по з/п

(личное дело)

 

Увольнение работника производится по схеме:

ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

 

 

ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ

 

запись в трудовой запись в личной

книжке карточке формы Т-2

(личное дело)

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения и предоставляет на согласование руководителя.

 

Перевод работника:

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ

 

запись в трудовой запись в личной запись о лицевом

книжке карточке ф. Т-2 счете о з/п

 

К документам по личному составу относятся также трудовыедоговора.

Трудовой договор – это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их.

На основании статьи №18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

Основные условия при заключении контракта:

1) Место работы, куда принимается работник.

2) Конкретная работа в соответствии с классификацией, которую должен выполнять работник.

3) Дата начала работы и ее окончание.

4) Оплата труда.

5) Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Также могут быть оговорены следующие условия:

1) Испытательный срок.

2) Совмещение профессий.

3) Повышение квалификации.

4) Дополнительный отпуск.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят. Контракт может заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет, а также на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты хранятся 75 лет за минусом возраста и не более 5 лет после увольнения работника при наличии приказа.

 

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР.

 

04.05.2013 Москва №……………..

 

АО «…………» в лице генерального директора Иванова И.И., именуемого в дальнейшем АО, и Петровой Г.И., именуемой в дальнейшем работник, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1) Работник Ф.И.О. принимается на работу (наименование структурного подразделения) на должность (в качестве кого), квалификация и разряд работника указывается.

2) Контракт является (по основной деятельности или по совместительству) – договором.

3) Вид контракта (оговаривается срок работы).

4) Срок действия контракта (начало и окончание работы).

5) Срок испытания (или без испытания или 3 месяца с испытательным сроком).

6) Обязанности работника (чем должен обладать работник, что он должен выполнять).

7) АО обязано организовать труд работника (обязательства со стороны организации) и создать условия для безопасного и эффективного труда.

8) Обязанности АО за выполнение тяжелой работы (молоко, дополнительный день к отпуску).

9) Гарантии на основании дополнительных мер по защите трудовых прав граждан РФ.

10) Особенности режима рабочего времени (неполный рабочий день, рабочая неделя или почасовая работа).

11) Что устанавливается работнику: должностной оклад (столько-то рублей в месяц), надбавки в процентном исчислении.

12) Работнику устанавливается отпуск продолжительностью (24 рабочих дня) + дополнительно (40 дней на сессию).

13) Другие условия контракта.

 

 

АО «………» Работник Ф.И.О.

Юридический паспортные данные

Адрес тел.

 

Должность (подпись) Ф.И.О. (подпись) Ф.И.О.

 

 

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса Л/С (№1л/с).

 

Компания «………»

 

ПРИКАЗ

 

16.03.2013 №1л/с

 

об увольнении

 

УВОЛИТЬ

(или принять, перевести, назначить)

 

Иванова И.И. по собственному желанию по статье №………………

Основание заявление Ф.И.О. от 01.05.03

 

Директор (подпись) И.О.Ф.

Юрист (подпись) И.О.Ф.

04.05.2013

 

С приказом ознакомлен (подпись) И.О.Ф.

(для кого составлялся приказ) число

 

 

Оформляются приказы на бланках предприятия для внутренних документов. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

 

 

Трудовые книжки.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока после приема на работу. Записи производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование, профессию.

 

Личная карточка формы Т-2.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2. Т-2 включает:

1) Ф.И.О.

2) Год рождения, месяц, число.

3) Место рождения.

4) Образование (институт такой-то, высшее, закончил в …..году, вид обучения).

5) Специальность по диплому.

6) Квалификация по диплому.

7) Основная профессия.

8) Общий стаж работы.

9) Непрерывный стаж.

10) Последнее место работы.

11) Семейное положение.

12) Паспортные данные.

13) Домашний адрес.

Вторая часть личной карточки содержит сведения о воинском учете:

1) Группа учета.

2) Состав, воинское звание.

Третья часть личной карточки (оборотная сторона) содержит сведения о назначениях и перемещениях, фиксируется время отпуска.

 

Личные дела.

- представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

В состав личного дела входят следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении должности;

- характеристика;

- трудовой контракт;

- копии приказов о назначении, увольнении;

- дополнительные сведения (справки).

 

 

 

УДК

 

© Подлесная Л.В. Документирование управленческой деятельности. Практикум для студентов всех специальностей и всех форм обучения. – М., МГУТУ, 2007.

 

 

. Практикум для студентов всех форм обучения по курсу «Документирование управленческой деятельности» разработано для ознакомления студентов с основными понятиями и правилами составления документов. В практикуме дан тематический план курса по часам. Практикум для студентов всех форм обучения разработано на основе учебников и ГОС стандартов.

 

 

Практикум предназначен для студентов экономических специальностей и всех форм обучения.

 

 

Автор: доцент Л.В. Подлесная

Рецензент: профессор, к.э.н. В.А. Скляревкая

 

Редактор: Свешникова Н.И.

 

ISBN

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

ВВЕДЕНИЕ

Тематический план.

Тема I. Документационное обеспечение организационной системы.

Тема II. Требования к оформлению документов.

Тема III. Формирование к оформлению дел.

Тема IV. Основные группы документов.

1. Организационные документы.

2. Распорядительные документы.

3. Информационно справочные документы.

4. Документы по личному составу.

ТемаV.Передача документов на архивное хранение.

 

Введение.

Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией это в значительной степени непрерывная череда процессов составление перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

Руководитель предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.

С документацией связана деятельность всех работников - от технических исполнителей до руководителей. Один создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третье руководствуется этими документами и на их основе принимают решения.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирование в работе, так как в ней сформулированный единые требование и требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.

 

Тема I.