Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор АО «Рик»

К.Р. Романов

14.06.2003

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Амур» В.Е. Афанасьев

15.06.2003

 

СОГЛАСОВАНО

Президент Интер-Траст

СОГЛАСОВАНО Председатель Правления банка

А.С. Линев

Н.М. Титов

17.06.2003 17.06.2003

Виза согласования документа. Реквизит, свидетельствующий о

согласовании документа внутри организации. Визирование проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату, например:

Начальник юридического отдела В.А. Сидоров

25.08.2003

При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела В.А. Сидоров

25.08.2003

Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Для визирования в этом случае лучше использовать оборотную сторону последнего листа документа. Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии), остающиеся в деле организации -автора документа.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования. В отдельных, наиболее важных случаях допускается полистное визирование документа. К такой процедуре чаще всего прибегают при визировании договоров, протоколов.

Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения подготовившего проект документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается руководителем организации.

Оттиск печати. Также как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Необходимость заверения документа печатью, как правило, устанавливается нормативными актами. Для установления определенного порядка заверения документов печатью необходимо, чтобы инструкция по делопроизводству организации содержала в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.

Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать, например:

Верно

Инспектор общего отдела М.В. Завалишина

07.06.2003 Печать

Отметка об исполнителе. Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, например:

О.А. Никонова

924-45-67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении егов дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «Вдело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ, например:

Отправлено письмо-предложение по факсу 01.04.2003 № 131/01 - 17 В дело №01 - 17 за 2003 г.

01.04.2003

или:

Издан приказ от 15.05.2003 № 42 «О создании экспертной комиссии» В дело №01 -01 за 2003 г.

Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита является: порядковый номер, дата поступления документа в организацию, при необходимости - часы и минуты.

Если отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, она выглядит следующим образом:

 

КАНЦЕЛЯРИЯ ГУУ 18.05.2003 №398

Идентификатор электронной копии документа. Реквизит

оформляется при изготовлении документа слева как нижний колонтитул и представляет собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных, например:

С:\Приказы\125

Заключение

В ходе практики были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предприятии.

Контрольные вопросы:

1. Какие Вы знаете виды бланков?

2. В чем различие между угловым и продольным расположением реквизитов?

3. Каков количественный состав реквизитов для ОРД?

4. Назовите последнюю дату изменения стандартов, касающихся требований к оформлению документов.

5. Какие поля установлены для бланков документов?

6. Что является датой приказа?

7. Что является датой акта?

8. Что является датой протокола?

 

 

Тема III. Формирование и оформление дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Дело – совокупность документов (иногда – документ), сформированных по одному признаку, помещённых в твёрдую обложку, оформленную по определённым правилам.

При правильном оформлении дел легче и быстрее можно найти необходимые документы в условиях постоянно растущего документного массива предприятия, обеспечивается их сохранность, устанавливается порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь – референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел ведётся в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре организации или по классификационным признаком.

В большинстве фирм дела формируют по названиям видов документов (акты, контракты, приказы). При большом количестве дел можно вводить другие признаки классификации, например, контракты, разделить на дела, в которых будут контракты на закупку оборудования, контракты на закупку канцелярских принадлежностей и др.

При формировании дел нужно соблюдать следующие правила:

Ø В дело помещают документы работа, по которым проведена;

Ø Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

Ø Документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

Ø Документы по одному вопросу помещаются в одно дело;

Ø В дело помещается только один экземпляр документа;

Ø Каждый документ дела должен быть правильно оформлен;

Ø В дело формируют, как правило, документы одного года;

Ø В дело нельзя подшивать документы, подлежащие возврату и черновики;

Ø Документы в деле располагают в хронологической последовательности (01.10.2004, 02.10.2004 и т.д.) или в нумерационной (№1, №2...). Но для документов временного хранения (до 10 лет включительно) допускается обратный хронологический порядок расположения.

 

Учредительные документы организации формируют в отдельное дело. Приложения и другие дополнительные документы подшивают к тем документам, к которым они относятся.

Контракты организации делятся на две группы, которые хранятся в разных делах. Первая группа – коммерческие контракты между данной организацией и другими организациями, вторая – трудовые договоры (контракты) с работниками. Приказы по личному составу также определяют от приказов по основной (производственной) деятельности.

Документы по личному составу фирмы (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы с грифом «Секретно», «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» помещают отдельно от остальных документов фирмы.

Дела с перепиской формируют в зависимости от объёма: если документов немного, то входящие и исходящие письма и факсы помещают в одно дело; далее с увеличением объёма переписки можно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов; также практикуется подшивка «письма – ответа» рядом с «письмом – запросом».

Если число предприятий - контрагентов стабильно, то можно применить объективный признак формирования документов, т.е. в одно дело помещать документы, относящиеся к одной фирме, например: «Документы (акты, контракты, переписка) о сотрудничестве с фирмой «Мелиса» за 2004 г.».

Планы и отчёты хранят в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и утверждения. Бизнес – планы, рассчитанные на несколько лет, подшивают в дело первого года, например, бизнес – план на 2005-2006 гг. будет находится в деле 2000 года.

При формировании дел используют скоросшиватель российского производства на 200 листов, а также импортные скоросшиватели и папки типа «CRONA», в которые можно подшить в 2-3 раза больше. Удобно использовать файлы в которые можно класть по одному или по несколько документов (например: в один файл положить все документы данного дела за месяц, год и т.д, в зависимости от объёма конечно), кроме того это позволяет сохранить документы аккуратными и чистыми. Большие дела могут вестись несколько лет. Поэтому для упрощения поиска документов внутри папки надо использовать разделители с указанием года. Файлы и разделители рекомендуется использовать вместе, например, в папке за несколько лет поместить разделители с указанием года, а между ними файлы по месяцам.

Важно правильно оформлять обложку дела (папки – скоросшивателя):

 

ЗАО «ГЛОБУС» Секретариат   ДЕЛО № 1-7 Документы (акты, контракты, переписка) О поставке оборудования за 2004 г. (заголовок дела) 2004г. (год) на _________лист. Хранить 5 лет Ст. 1018 ТП

 

Оформление обложки папки – файла также имеет свои особенности:

Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке – вкладыше, который помещается в специальный «карман» на корешке обложки. Такие «карманы» могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.