Порядок ведения трудовых книжек

В функции отдела кадров предприятия входит ведение трудовых книжек. Это важная составная часть работы кадровых служб, так как трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности рабочих и служащих.

На основании трудовой книжки определяется общий трудовой стаж, от которого зависит назначение работнику государственной пенсии; стаж работы в производстве с тяжелыми и вредными условиями труда, дающими право на пенсию на льготных условиях и в льготных размерах; продолжительность непрерывного трудового стажа для исчисления размера пособий по государственному социальному страхованию; стаж деятельности по специальности, определяющий в установленных случаях величину

 

 

должности оклада и т.п. Из трудовой книжки видно, как человек относится к порученной работе, его поощрения квалификационный рост, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения.

Все это требует от работников по карам точного и неуклонного осуществления порядка ведения трудовых книжек.

Настоящими нормативными актами предусмотрено, что ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя предприятия, который в свою очередь должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное ведение этих функций. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного наказания, а в предусмотренных законом случаях - и иных мер воздействия.

Порядок выдачи трудовых книжек

Трудовые книжки на предприятии как бланки строгой отчетности. Поэтому они выдаются на руки рабочим и служащим лишь при увольнении. Если в отдельных случаях работник обязан представить в ту или иную организацию сведения о месте работы, трудовом стаже и т.д. (например, о стаже работы при подаче заявления о приеме на учебу в высшее учебное заведение), то работнику по его просьбе выдается выписка из трудовой 0нижки. Выписка заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью и печатью предприятия или отдела кадров. В таком же порядке может быть выдана выписка из трудовой книжки, и по каким либо другим причинам.

При увольнении рабочих и служащих все записки о работе, награждениях и поощрениях, сделанные в трудовой книжке (вкладыше) на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя (заместителя руководителя, начальника отдела кадров) и печатью предприятия (отдела кадров). При ведении записей на русском языке и языке республики заверяются оба текста.

Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения с росписью в личной карточке (форма Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. Если же работник отсутствует в этот день на работе, то следует направить ему почтовое уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Переслать ее почтой (ценным письмом) можно только с согласия работника. На практике пересылка книжки возможна и по другому адресу, указанному трудящимся.

Трудовая книжка умершего работника выдается под расписку его ближайшим родственникам (мужу, жене, родителям, детям) или по их просьбе высылается по почте.

Не полученные при увольнении рабочими и служащими трудовые книжки отдельно хранятся в отделе кадров от остальных в течение двух лет, после чего передаются в предприятия на 50-летнее хранение.

На практике иногда предприятие задерживает выдачу трудовой книжки уволенному работнику по каким-либо причинам (не сдача материальных ценностей, за должность по подотчетным суммам и т.п.). Такие действия являются незаконными. При задержке выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.

Если же работник отказался от получения трудовой книжки, несмотря на уведомление, не явился за ней и не выразил согласие на пересылку по почте (а также в других случаях, когда отсутствует вина администрации), то его требования, о выплате среднего заработка за время задержки не подлежат удовлетворению.

Дубликат трудовой книжке

Иногда после увольнения с предприятия и получении трудовой книжки работник теряет ее. В этом случае он должен немедленно заявить о потере трудовой книжки по последнему месту работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления работнику выдается новая трудовая книжка с надписью в правом верхнем углу «Дубликат». То же самое делается и при потере вкладыша.

Законодательством не предусмотрено документальное подтверждение работником факта потери трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки (вкладыша) заполняется по общим правилам. В разделе «Сведения о работе, «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносятся в хронологическом порядке все записи, относящиеся к последнему месту работы, со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения). Эти записи заверяются подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печатью предприятия (отдела кадров).

В дубликате по возможности должны быть восстановлены и записи, имевшиеся в утерянной трудовой книжке. Если у работника сохранились какие-либо документы, подтверждающие прежнюю деятельность, то в графе 3 пишется: «Общий стаж работы до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев, дней со (слов)».

Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек не предусмотрено, но на практике допускается по просьбе работника внесение в дубликат такой записи: «Общий трудовой стаж до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев (со слов)».

После того или иного варианта записи общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, расшифровывается по отдельным

периодам. Порядок записи таков: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование предприятия, цеха (отдела), где трудился рабочий или служащий, его должность и работа. Если из представленных документов видно, что лицо переводилось в том же предприятии на другую работу, то об этом стаже делается соответствующая запись.

Далее в графе 2 пишется дата увольнения, в графе 3 - его основание, в графе 4 - наименование, дата и номер документа, откуда взяты сведения. Сам документ возвращается его владельцу. При этом в дубликат записываются только те сведения о прежней работе, которые содержатся в документе.

В суммированном стаже работы не указываются периоды, подлежащие занесению в трудовую книжку отдельной строкой, а также сведения о времени: пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах (дата зачисления - дата увольнения со службы), обучения и совпартшколах и на рабфаках. Все сведения об этом дубликате записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов.

Дубликат трудовой книжки (вкладыша) также выдается работнику, если подлинник пришел в негодность (обгорел, изорван, замазан и т.п.). На первой странице книжки делается надпись: «В замен выдан дубликат», а сама книжка возвращается владельцу и при необходимости может служить подтверждением трудового стажа.

При выдачи дубликата трудовой книжки работник делает соответствующую роспись.

Учет трудовых книжек

Вкадровом подразделении предприятия должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера), выданные вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается об этом в данной Книге.

Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в бухгалтерии предприятия, регистрируются в специальной приходно-расходной книги и выдаются работникам отдела кадров по заявке с ежемесячным отчетом об их расходовании.

Личная карточка формы Т-2

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2. Т-2 включает:

1) Ф.И.О.

2) Год рождения, месяц, число.

3) Место рождения.

4) Образование (институт такой-то, высшее, закончил в..... году, вид

обучения).

5) Специальность по диплому.

6) Квалификация по диплому.

7) Основная профессия.

8) Общий стаж работы.

9) Непрерывный стаж.

 

10) Последнее место работы.

11) Семейное положение.

12) Паспортные данные.

13) Домашний адрес.

Вторая часть личной карточки содержит сведения о воинском учете:

1) Группа учета.

2) Состав, воинское звание.

Третья часть личной карточки (оборотная сторона) содержит сведения о назначениях и перемещениях, фиксируется время отпуска.

Личная карточка заполняется сотрудниками отделами кадров после подписания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении карточки используются личные документы работника: паспорт, трудовая книжка, диплом об образовании, дипломы и аттестаты о присвоении учетных степеней и званий, военный билет, свидетельство о браке, приказ (распоряжение) о приеме на работу и т.д.

В карточку записываются общепринятый ответ на вопрос и его трудовое значение согласно классификатору.

Личные дела

- представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о
работнике.

В состав личного дела входят следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении должности;

- характеристика;

- трудовой контракт;

- копии приказов о назначении, увольнении;

- дополнительные сведения (справки).

12 Лицевой счет по заработной плате

Этот документ включает в себя:

- Табельный номер, например 308;

- номер подразделения или отдела, например 470;

- должность, например инженер 1 категории;

- в графе начисленоставят оплату по окладу, оплату сверхурочных
часов, ночных часов, если они есть, надбавку за выслугу лет, премия, и
прочие надбавки, которые предусмотрены и регламентированы
предприятием;

- в графе удержаностоят все удержания, профсоюзные взносы,
удержание на медицинское страхование;

- в графе выплаченостоит итоговая зарплата, которая выдается на
руки работнику за отработанный месяц.

 

Контрольные вопросы:

1. Какие документы зарождаются на верхнем уровне управления?

2. Какие документы зарождаются на нижнем уровне управления?

3. К какой группе документов относятся приказы?

4. К какой группе документов относятся положения?

5. Кем разрабатывается должностная инструкция?

6. Кем визируется должностная инструкция?

7. Кем утверждается должностная инструкция?

8. Назовите обязательный состав реквизитов внутренних документов.

9. Из каких частей состоит текст приказа?

10. С чего начинается распорядительная часть приказа?

 

 

Тема V. Подготовка дел к архивному хранению. Экспертиза ценности документов.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.

С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. ем системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию «Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г.,«О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов. Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются «Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов», а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами

предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

II. Подготовка документов к хранению.

Сроки хранения документов подразделяются на три градации.

 

Временного хранения – до 10 лет

 

Длительного хранения – более 10 лет

 

И постоянного хранения.

 

Соответственно, документы временного хранения хранятся в структурных подразделениях предприятия, документы длительного хранения передаются в ведомственный архивы предприятия, а документы постоянного хранения передаются в государственные архивы.

 

 

Вопросы для проверки остаточных знаний.

 

1. Основные документы управления.

 

2. Реквизиты управленческих документов, правила их оформления.

 

3. Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление.

 

4. Текущее хранение дел.

 

5. Передача документов на архивное хранение.

 

6. Справочно-информационные документы, их составление и оформление.

 

 

Контрольные вопросы.

 

1. Какие вы знаете сроки хранения документов?

 

2. Где хранятся документы «временного хранения»?

 

3. Где хранятся документы «длительного хранения»?

 

4. Где хранятся документы «постоянного хранения»?

 

5. В каком документе закреплены сроки хранения документов?

 

6. Кто утверждает номенклатуру дел?

 

 

Зачетные вопросы:

1. Делопроизводство – основа технологии управления.

2. Понятие «документационное обеспечение управления».

3. Отличие понятия ДОУ от понятия делопроизводства.

4. Определение понятия «документооборота», общие принципы и методические основы организации документооборота.

5. Структура и общая характеристика документопотоков.

6. Регистрация как составная часть технологии ДОУ.

7. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.

8. Определение понятия номенклатуры дел.

9. Хранение документов в структурных подразделениях организации.

10. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.

11. Служба ДОУ – функции и структура, права и ответственность.

12. Этапы прохождения и исполнения исходящих и внутренних документов.

13. Что такое регистрация документов? Какие задачи решаются в делопроизводстве с помощью этой операции?

14. Какие документы подлежат регистрации?

15. Каков обязательный состав реквизитов при регистрации?

16. В чем основной принцип регистрации?

17. Каковы основные правила индексации документов?

18. Охарактеризуйте применение различных видов номенклатуры дел.

19. Перечислите требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре.

20. Как образуется индекс дела в номенклатуре?

21. Классификация документов.

22. Информационные связи (блок-схема).

23. Какие документы входят в группу ОРД?

24. Организация работы с документами (блок-схема).

25. Что обеспечивает выполнение единых правил оформления документов, чему они должны соответствовать?

26. Реквизит. Расположение и размер реквизитов.

27. Организация документации.

28. Распорядительные документы.